Microsoft ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบบันทึกการประชุม Microsoft Teams โดยอัตโนมัติ

เราเพิ่งรายงานว่า Microsoft กำลังวางแผนที่จะนำเสนอคุณลักษณะที่ การบันทึกของ Microsoft Teams จะถูกลบโดยอัตโนมัติ หลังจากระยะเวลาที่กำหนด เว้นแต่จะมีการดำเนินการอื่น ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดีของคุณลักษณะการบันทึกการประชุมอัตโนมัติของ Microsoft Team

ตอนนี้ Microsoft ได้เสนอรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและการเปิดตัว

Microsoft กล่าวว่าการบันทึกใหม่จะหมดอายุโดยอัตโนมัติ 60 วันหลังจากบันทึกหากไม่มีการดำเนินการใด ๆ ค่าเริ่มต้น 60 วันถูกเลือกโดยโดยเฉลี่ยจากผู้เช่าทั้งหมด บันทึกการประชุมส่วนใหญ่จะไม่มีการดูอีกเลยหลังจาก 60 วัน อย่างไรก็ตาม การตั้งค่านี้สามารถแก้ไขได้หากต้องการไทม์ไลน์การหมดอายุอื่น

เมื่อต้องการเปลี่ยนวันหมดอายุเริ่มต้นที่ระดับผู้เช่า จะมีสองวิธีที่สามารถใช้ได้

1. คุณสามารถใช้ PowerShell เพื่อแก้ไข "MeetingRecordingExpirationDays" ซึ่งสามารถทำได้ทุกเมื่อ เนื่องจากการตั้งค่านี้มีอยู่ใน PowerShell ในปัจจุบัน แม้ว่าคุณลักษณะนี้จะยังไม่ได้เปิดใช้งานก็ตาม คำสั่งตัวอย่างคือ: “Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -MeetingRecordingExpirationDays 50”
2. เมื่อเปิดตัวฟีเจอร์นี้ การตั้งค่าใหม่จะพร้อมใช้งานในศูนย์การจัดการ Teams

ผู้ใช้ (ยกเว้นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ใช้งาน A1) ยังสามารถแก้ไขวันหมดอายุสำหรับการบันทึกใดๆ ที่พวกเขามีสิทธิ์ในการแก้ไข/ลบ โดยใช้บานหน้าต่างรายละเอียดไฟล์ใน OneDrive หรือ SharePoint ผู้ใช้ A1 จะได้รับค่าเริ่มต้นการหมดอายุ 30 วันที่ลดลงแต่ไม่สามารถเพิ่มขึ้นได้ หากต้องการเก็บบันทึกไว้นานกว่า 30 วัน ผู้ใช้ A1 จะต้องดาวน์โหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ไม่ซิงค์

ที่ระดับผู้เช่าหรือระดับผู้ใช้ (ยกเว้นผู้ใช้ A1 ตามที่ระบุไว้ข้างต้น) ไทม์ไลน์การหมดอายุสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่หนึ่งวันจนถึงหลายปี หรือแม้แต่ตั้งค่าให้ไม่มีวันหมดอายุโดยอัตโนมัติ

คำชี้แจงเพิ่มเติม:

• การตั้งค่าการหมดอายุไม่ใช่การตั้งค่าการเก็บรักษา ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าการหมดอายุ 30 วันในไฟล์จะทริกเกอร์การลบอัตโนมัติ 30 วันหลังจากสร้างไฟล์ แต่จะไม่ป้องกันระบบหรือผู้ใช้อื่นจากการลบไฟล์นั้นก่อนกำหนดนั้น
• เมื่อการบันทึกถูกลบเนื่องจากการตั้งค่าการหมดอายุ ผู้ใช้จะได้รับแจ้งทางอีเมล ผู้เช่า SharePoint หรือผู้ดูแลไซต์ หรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไข/ลบ จะสามารถเรียกไฟล์จากถังรีไซเคิลได้นานถึง 90 วัน
• นโยบายการเก็บรักษา/การลบ/การระงับทางกฎหมายใดๆ ที่คุณกำหนดไว้ในศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะแทนที่คุณลักษณะนี้ กล่าวคือ หากมีข้อขัดแย้งระหว่างการตั้งค่านโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตั้งค่าการหมดอายุ ไทม์ไลน์ของนโยบายการปฏิบัติตามจะชนะเสมอ
• ผู้ดูแลระบบไม่มีความสามารถในการแทนที่ความสามารถในการแก้ไขของผู้ใช้ปลายทาง
• การดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลต่อการบันทึกการประชุมที่มีอยู่ใดๆ ที่สร้างขึ้นก่อนที่จะปรับใช้คุณลักษณะ นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงวันที่เริ่มต้นในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะมีผลกับบันทึกการประชุมที่สร้างขึ้นใหม่หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้วเท่านั้น
• การตั้งค่าวันหมดอายุใน Teams จะถูกควบคุมผ่าน MeetingRecordingExpirationDays เท่านั้น CallRecordingExpirationDays กำลังถูกละเว้น
• จำนวนวันขั้นต่ำที่สามารถตั้งค่าใน MeetingRecordingExpirationDays คือ 1 และสูงสุดคือ 99,999 (เช่น 273 ปี)
• ฟีเจอร์นี้ไม่ส่งผลกระทบต่อการบันทึกการประชุมที่จัดเก็บไว้ใน Microsoft Stream (สตรีมแบบคลาสสิก) แต่จะมีผลกับการบันทึกที่จัดเก็บไว้ในสตรีมใหม่ (สร้างบน OneDrive และ SharePoint)
• ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานสำหรับการบันทึกการประชุม Teams ที่สร้างโดยบริการ Teams ใน OneDrive และ SharePoint เท่านั้น ไม่พร้อมใช้งานสำหรับไฟล์ประเภทอื่นใน OneDrive และ SharePoint

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเตรียม:

คุณลักษณะนี้จะเปิดตัวในช่วงปลายเดือนกันยายนถึงกลางเดือนพฤศจิกายน

หากคุณต้องการให้การหมดอายุเริ่มต้นแตกต่างจาก 60 วัน ให้แก้ไขผ่าน PowerShell หรือ (เมื่อมี) ในศูนย์การจัดการ

ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะเหล่านี้ได้ คำถามที่พบบ่อย.