Η Microsoft προσφέρει περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την αυτόματη διαγραφή εγγραφών συσκέψεων του Microsoft Teams

Πρόσφατα αναφέραμε ότι η Microsoft σχεδιάζει να προσφέρει μια δυνατότητα όπου Οι εγγραφές του Microsoft Teams θα διαγραφούν αυτόματα μετά από μια καθορισμένη περίοδο, εκτός εάν πραγματοποιηθεί άλλη ενέργεια, είναι ένας καλός σύντροφος της δυνατότητας αυτόματης εγγραφής συσκέψεων της Ομάδας της Microsoft.

Τώρα η Microsoft έχει προσφέρει περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη δυνατότητα και την κυκλοφορία της.

Η Microsoft λέει ότι οι νέες εγγραφές θα λήξουν αυτόματα 60 ημέρες μετά την εγγραφή τους, εάν δεν ληφθούν μέτρα. Η προεπιλογή των 60 ημερών επιλέχθηκε καθώς, κατά μέσο όρο σε όλους τους ενοικιαστές, οι περισσότερες εγγραφές συσκέψεων δεν παρακολουθούνται ποτέ ξανά μετά από 60 ημέρες. Ωστόσο, αυτή η ρύθμιση μπορεί να τροποποιηθεί εάν επιθυμείτε διαφορετικό χρονοδιάγραμμα λήξης.

Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ημέρες λήξης σε επίπεδο μισθωτή, θα υπάρχουν δύο διαθέσιμες μέθοδοι.

1. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PowerShell για να τροποποιήσετε το "MeetingRecordingExpirationDays". Αυτό μπορεί να γίνει ανά πάσα στιγμή, καθώς η ρύθμιση είναι παρούσα στο PowerShell σήμερα, παρόλο που η δυνατότητα δεν είναι ακόμη ενεργοποιημένη. Ένα παράδειγμα εντολής είναι: "Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -MeetingRecordingExpirationDays 50"
2. Καθώς αυτή η λειτουργία κυκλοφορεί, μια νέα ρύθμιση θα είναι διαθέσιμη στο κέντρο διαχείρισης των ομάδων.

Οι χρήστες (εκτός από χρήστες με άδειες A1) μπορούν επίσης να τροποποιήσουν την ημερομηνία λήξης για τυχόν εγγραφές στις οποίες έχουν δικαιώματα επεξεργασίας/διαγραφής, χρησιμοποιώντας το παράθυρο λεπτομερειών αρχείων στο OneDrive ή το SharePoint. Οι χρήστες A1 θα λάβουν μια προεπιλογή λήξης 30 ημερών που μπορεί να μειωθεί αλλά όχι να αυξηθεί. Για να διατηρήσουν εγγραφές για περισσότερες από 30 ημέρες, οι χρήστες A1 θα πρέπει να πραγματοποιήσουν λήψη του αρχείου σε έναν μη συγχρονισμένο φάκελο.

Είτε σε επίπεδο μισθωτή είτε σε επίπεδο χρήστη (εξαιρουμένων των χρηστών A1 όπως σημειώθηκε παραπάνω), το χρονοδιάγραμμα λήξης μπορεί να κυμαίνεται από μία ημέρα έως αρκετά χρόνια ή ακόμη και να οριστεί να μην λήγει ποτέ αυτόματα.

Πρόσθετες διευκρινίσεις:

• Η ρύθμιση λήξης δεν είναι ρύθμιση διατήρησης. Για παράδειγμα, ο ορισμός λήξης 30 ημερών σε ένα αρχείο θα ενεργοποιήσει μια αυτόματη διαγραφή 30 ημέρες μετά τη δημιουργία του αρχείου, αλλά δεν θα εμποδίσει ένα διαφορετικό σύστημα ή χρήστη να διαγράψει αυτό το αρχείο πριν από αυτό το χρονοδιάγραμμα.
• Όταν μια εγγραφή διαγραφεί λόγω της ρύθμισης λήξης, ο τελικός χρήστης θα ειδοποιηθεί μέσω email. Ο μισθωτής του SharePoint ή ο διαχειριστής του ιστότοπου ή ο τελικός χρήστης με δικαιώματα επεξεργασίας/διαγραφής θα μπορεί να ανακτήσει το αρχείο από τον κάδο ανακύκλωσης για έως και 90 ημέρες.
• Τυχόν πολιτικές διατήρησης/διαγραφής/νόμιμης αναμονής που έχετε ορίσει στο Κέντρο Συμμόρφωσης θα παρακάμψουν αυτήν τη δυνατότητα. Με άλλα λόγια, εάν υπάρχει διένεξη μεταξύ της καθορισμένης ρύθμισης πολιτικής συμμόρφωσης και της ρύθμισης λήξης, το χρονοδιάγραμμα της πολιτικής συμμόρφωσης κερδίζει πάντα.
• Ο διαχειριστής δεν έχει τη δυνατότητα να παρακάμψει τις δυνατότητες τροποποίησης του τελικού χρήστη.
• Αυτό δεν θα επηρεάσει τυχόν υπάρχουσες εγγραφές συσκέψεων που δημιουργήθηκαν πριν από την ανάπτυξη της δυνατότητας. Επίσης, τυχόν αλλαγές στην προεπιλεγμένη ημερομηνία στην κονσόλα διαχειριστή θα ισχύουν μόνο για τις νεοδημιουργημένες εγγραφές συσκέψεων μετά την πραγματοποίηση της αλλαγής.
• Η ρύθμιση ημερών λήξης στο Teams ελέγχεται μόνο μέσω του MeetingRecordingExpirationDays. Το CallRecordingExpirationDays αυτή τη στιγμή αγνοείται.
• Ο ελάχιστος αριθμός ημερών που μπορεί να οριστεί στις MeetingRecordingExpirationDays είναι 1 και ο μέγιστος είναι 99,999 (π.χ. 273 έτη).
• Αυτή η δυνατότητα δεν επηρεάζει τις εγγραφές συσκέψεων που είναι αποθηκευμένες στο Microsoft Stream (κλασική ροή), αλλά θα επηρεάσει τις εγγραφές που είναι αποθηκευμένες στο νέο Stream (χτισμένο σε OneDrive και SharePoint).
• Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για εγγραφές συσκέψεων Teams που δημιουργούνται από την υπηρεσία Teams στο OneDrive και στο SharePoint. Δεν είναι διαθέσιμο για άλλους τύπους αρχείων στο OneDrive και στο SharePoint.

Τι πρέπει να κάνετε για να προετοιμάσετε:

Η λειτουργία θα κυκλοφορήσει στα τέλη Σεπτεμβρίου έως τα μέσα Νοεμβρίου.

Εάν θέλετε η προεπιλεγμένη λήξη να είναι διαφορετική από 60 ημέρες, τροποποιήστε την μέσω του PowerShell ή (εφόσον είναι διαθέσιμη) στο κέντρο διαχείρισης.

Οι διαχειριστές του Microsoft Teams μπορούν να μάθουν περισσότερα για τη δυνατότητα σε αυτά FAQs.