Cách giữ trạng thái nhóm xanh: 7 phương pháp đơn giản

Bạn đang thắc mắc làm cách nào để giữ trạng thái Nhóm của mình luôn ở trạng thái xanh?

Tôi đã làm việc với nhiều ứng dụng cộng tác và Microsoft Teams là một trong những ứng dụng khó hiểu hơn. Đôi khi, bạn có cảm giác như mình rời mắt khỏi màn hình trong một giây và trạng thái của bạn chuyển sang màu vàng.

Nếu điều này xảy ra với bạn, bạn không đơn độc. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ đi sâu vào các bước để giữ trạng thái Nhóm của bạn luôn xanh và giải thích cách duy trì khả năng liên lạc. Đi nào!

Tại sao trạng thái nhóm của tôi tự động thay đổi?

microsoft Teams được thiết kế để phản ánh tình trạng sẵn sàng theo thời gian thực của bạn. Ví dụ: nếu bạn không tương tác với ứng dụng trong một thời gian, ứng dụng sẽ cho rằng bạn vắng mặt và sẽ thay đổi trạng thái.

Tương tự, trong cuộc họp đã lên lịch, nó có thể đặt trạng thái của bạn thành 'Bận'. Hiểu những yếu tố kích hoạt này có thể giúp bạn duy trì trạng thái xanh.

Làm cách nào để giữ trạng thái nhóm của bạn luôn xanh?

Dưới đây là một số mẹo đã được thử nghiệm và chứng minh để duy trì hoạt động trên Teams. Hãy bắt đầu với những cách hiệu quả nhất:

1. Điều chỉnh cài đặt của bạn

Bạn có thể đặt trạng thái của mình là 'Có sẵn' theo cách thủ công. Đây là cách thực hiện:

1. Điều hướng đến Nhóm và nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn nằm ở góc trên cùng bên phải.

2. Bấm vào trạng thái bên cạnh hồ sơ của bạn.

3. Chọn 'Có Sẵn' từ danh sách các tùy chọn. Hành động này sẽ đặt trạng thái của bạn thành màu xanh lá cây.

Hãy nhớ rằng, cài đặt thủ công này sẽ ghi đè mọi cập nhật tự động dựa trên hoạt động hoặc lịch của bạn. Đảm bảo hoàn nguyên về cài đặt mặc định khi bạn muốn Nhóm tự động phát hiện trạng thái của bạn.

2. Sử dụng Máy lắc chuột

Máy lắc chuột là một loại ứng dụng được thiết kế để mô phỏng các chuyển động nhỏ của chuột. Điều này có thể ngăn máy tính của bạn nhận ra trạng thái không hoạt động, do đó giữ trạng thái Nhóm của bạn luôn ở trạng thái xanh. Đối với điều này, tôi khuyên bạn nên Di chuyển chuột, Đó là tự do và có sẵn trên Microsoft Store.

Sau khi tải xuống và cài đặt, hãy đảm bảo phần mềm đang chạy ở chế độ nền khi bạn không sử dụng máy tính. Nó đặc biệt hữu ích trong thời gian nghỉ ngắn hoặc khi bạn đang làm nhiều việc cùng một lúc.

Tuy nhiên, điều cần thiết là sử dụng nó một cách có trách nhiệm. Việc gây hiểu lầm cho nhóm của bạn về tình trạng sẵn sàng thực tế của bạn có thể dẫn đến khoảng cách trong giao tiếp.

3. Sử dụng Trình thay đổi trạng thái

Loại phần mềm này được thiết kế để mô phỏng các thao tác gõ phím hoặc di chuyển chuột đều đặn. Máy tính và Teams của bạn sẽ nhận ra hoạt động liên tục, do đó ngăn chặn trạng thái không hoạt động.

Một trong những ứng dụng đơn giản và hiệu quả nhất là Caffeine. Nó mô phỏng một lần nhấn phím cứ sau 59 giây theo mặc định, nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh tần số.

Sau khi thiết lập, hãy chạy phần mềm ở chế độ nền để duy trì trạng thái Nhóm của bạn. Giống như bất kỳ công cụ mô phỏng hoạt động nào, bạn nên sử dụng nó một cách có trách nhiệm. Luôn trao đổi với nhóm của bạn về tình trạng sẵn sàng thực tế của bạn để tránh mọi hiểu lầm.

Ngoài ra, nếu bộ phận CNTT của công ty bạn nhận ra loại ứng dụng này trên PC ở cơ quan của bạn, bạn có thể bị gắn cờ.

4. Ngăn PC chuyển sang chế độ ngủ

Bạn cũng có thể điều chỉnh cài đặt nguồn để đảm bảo máy tính của bạn không ở chế độ ngủ. Bằng cách này, bạn sẽ có trạng thái xanh ngay cả trong thời gian không hoạt động.

Đây là cách:

1. Điều hướng đến 'Bắt đầu' trình đơn và chọn 'Cài Đặt'.

2. Chọn 'WELFARE'.

3. Nhấp vào 'Power & Sleep'.

4. Dưới 'Màn'Và'Ngủ' tùy chọn, đặt thời gian thành 'Không bao giờ' hoặc thời lượng kéo dài.

Điều này đảm bảo rằng PC của bạn vẫn hoạt động, ngăn Teams phát hiện tình trạng không hoạt động.

Tuy nhiên, mặc dù phương pháp này có hiệu quả, bạn nên biết về mức tiêu thụ điện năng. Lời khuyên của tôi là hãy hoàn nguyên về cài đặt chế độ ngủ thông thường khi không sử dụng Teams để tiết kiệm năng lượng.

5. Tổ chức một cuộc họp riêng

Việc tổ chức một cuộc họp riêng tư đảm bảo trạng thái của bạn vẫn là 'Đang họp', báo hiệu cho đồng nghiệp rằng bạn đang bận. Đó là một cách tinh tế để quản lý tính khả dụng của bạn mà không cần ngoại tuyến.

Đây là cách để đạt được điều này:

1. Trong Microsoft Teams, hãy nhấp vào 'Trò chuyện' tab trên thanh bên trái, sau đó là biểu tượng video.

2. Từ đó, đặt chi tiết cuộc họp và nhấp vào 'bắt đầu cuộc họp'.

3. Nhấp vào 'Tham gia ngay' trong cửa sổ mới.

Bạn có thể đặt thời lượng cuộc họp để bao gồm khoảng thời gian bạn muốn có vẻ hoạt động. Điều này có thể xảy ra trong một nhiệm vụ cụ thể hoặc trong khung thời gian khi bạn đang làm việc mà không bị gián đoạn.

Mặc dù phương pháp này có thể hiệu quả nhưng bạn không nên dựa vào nó quá nhiều. Lạm dụng cách tiếp cận này có thể tạo ấn tượng rằng bạn luôn tham gia các cuộc họp.

6. Chia đôi màn hình

Với tính năng chia đôi màn hình, bạn sẽ không bị bất hoạt khi làm việc trên các ứng dụng khác. Để dùng nó, chỉ cần kéo cửa sổ Microsoft Teams sang một bên màn hình của bạn. Mặt khác, bạn có thể mở một ứng dụng hoặc cửa sổ trình duyệt khác.

Hơn nữa, tính năng này cho phép bạn thực hiện đa nhiệm một cách hiệu quả. Nó đặc biệt hữu ích trong các phiên hợp tác mà bạn có thể cần tham khảo các tài liệu hoặc trang web khác.

Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo cửa sổ Nhóm đủ lớn để đăng ký hoạt động. Nếu nó được thu nhỏ hoặc quá nhỏ, ứng dụng có thể không phát hiện được sự hiện diện của bạn, thay đổi trạng thái của bạn thành 'Vắng mặt' hoặc 'Không hoạt động'.

7. Phương pháp vật lý

Ngoài ra, bạn có thể sáng tạo và sử dụng nhiều phương pháp vật lý khác nhau để giữ cho trạng thái của mình luôn xanh, chẳng hạn như:

• Đặt đồng hồ analog dưới chuột
• Sử dụng đồ chơi chim uống nước để bấm phím
• Đặt nút chai rượu vang giữa bàn phím và màn hình máy tính xách tay của bạn để giữ một phím được nhấn.

Mẹo để luôn xanh trong nhóm

Bạn muốn biết làm thế nào để giữ xanh mãi mãi? Theo kinh nghiệm của tôi, những điều này sẽ có tác dụng:

• Giờ nghỉ thông thường: Nghỉ giải lao ngắn thay vì nghỉ giải lao dài. Điều này đảm bảo bạn tương tác với Teams thường xuyên, giữ trạng thái ở trạng thái xanh.
• Thông báo: Bật thông báo trên màn hình. Bằng cách này, ngay cả khi bạn đang làm việc trên một ứng dụng khác, bạn vẫn có thể nhanh chóng trả lời tin nhắn.
• Giữ trạng thái đăng nhập: Ngay cả khi bạn không tích cực sử dụng Teams, hãy duy trì trạng thái đăng nhập. Điều này làm tăng khả năng trạng thái của bạn vẫn ở trạng thái xanh.
• Tránh không hoạt động kéo dài: Nếu bạn không sử dụng máy tính trong thời gian dài, Teams có thể thay đổi trạng thái của bạn thành 'Vắng mặt'. Thường xuyên tương tác với ứng dụng để ngăn chặn điều này.
• Kiểm tra lịch của bạn: Nhóm đồng bộ hóa với lịch của bạn. Nếu bạn đã lên lịch một cuộc họp, nó có thể thay đổi trạng thái của bạn. Đảm bảo không có sự kiện xung đột nào trong lịch của bạn.
• Điện thoại di động App: Cài đặt ứng dụng di động Teams. Ngay cả khi bạn không sử dụng máy tính để bàn, bạn vẫn có thể duy trì hoạt động khi đang di chuyển, đảm bảo trạng thái xanh.
• Sử dụng thông báo trạng thái: Đặt thông báo trạng thái tùy chỉnh trong Teams để thông báo cho người khác khi bạn vắng nhà trong thời gian ngắn.

Tài Nguyên Bổ Sung

Đối với những người muốn tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, đây là một số tài nguyên có giá trị để hiểu rõ hơn:

• Tài liệu chính thức của Microsoft Teams: Hướng dẫn riêng của Microsoft cung cấp rất nhiều thông tin về cách quản lý trạng thái, hiểu các chỉ báo hiện diện, v.v.
• Diễn đàn đội: Các cộng đồng như Cộng đồng công nghệ của Microsoft cung cấp không gian để người dùng chia sẻ các mẹo, thủ thuật và thủ thuật của riêng họ.

Bạn cũng có thể quan tâm:

• Cách khôi phục bản ghi cuộc họp Microsoft Teams đã hết hạn và bị xóa trong 4 bước đơn giản
• Cuộc họp nhóm không hiển thị trong Outlook: Cách khắc phục

Kết luận

Vì vậy, bây giờ bạn đã biết cách giữ trạng thái Nhóm của mình luôn xanh! Có nhiều phương pháp khác nhau, cả phần mềm và vật lý, để đạt được điều này. Tuy nhiên, bạn nên chọn một công việc phù hợp với đạo đức làm việc và chính sách của công ty.

Bằng cách làm theo các bước và mẹo được đề cập ở trên, bạn sẽ luôn có thể liên lạc được, nuôi dưỡng niềm tin và nâng cao năng suất của nhóm. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với Microsoft Teams trong phần bình luận bên dưới!