Co je Outlook a k čemu se používá?

Outlook je e-mailový klient a organizátor od společnosti Microsoft a je součástí sady Microsoft Office. Primárně se používá jako e-mailový klient, ale obsahuje také funkce, jako je kalendář, správce kontaktů, zapisování poznámek správce úloh, deník a procházení webu.

K čemu se Outlook používá?

Microsoft Outlook je Microsoft aplikace e-mailového klienta, který se používá hlavně pro správu e-mailu. Má však také několik dalších vlastností a funkcí, které z něj dělají cenný nástroj pro každého, kdo chce organizovat své pracovní postupy nebo osobní údaje.

Některé klíčové funkce zahrnují plánování schůzek a schůzek, správu kontaktů a organizování úkolů a seznamů úkolů. Dodává se také se skvělou funkcí vyhledávání, která usnadňuje procházení e-mailů a dalších informací. V zásadě vám může pomoci zůstat organizovaný a produktivní v pracovním i osobním životě.

Správa e-mailů

Funkce Správa e-mailů aplikace Outlook je dodávána s nástroji pro uspořádání vaší e-mailové schránky. Pomocí pravidel můžete automaticky třídit e-maily, označit důležité e-maily a získat soustředěnou doručenou poštu, která vám umožní oddělit důležité e-maily.

Získáte také solidní množství organizačních funkcí pro svůj e-mail. Pomocí vlajek můžete nastavit připomenutí a uspořádat doručenou poštu pomocí barevných kategorií nebo pomocí vláken konverzace. Outlook má také skvělý systém složek pro totéž.

Kalendář a plánování

Outlook vám umožňuje plánovat schůzky, schůzky a události a udržovat v nich pořádek. Můžete nastavit připomenutí, zobrazit více kalendářů a sdílet plány s ostatními.

Nabízí také mnoho možností přizpůsobení, aby kalendář odpovídal vašemu vkusu, včetně tmavého režimu, barevného kódování a dalších. Můžete také udržovat více časových pásem, různé možnosti synchronizace, možnosti přidání vyrovnávacích pamětí schůzek a přestávek.

Contact management

Můžete uložit a uspořádat kontaktní informace, jako jsou e-mailové adresy, telefonní čísla a poštovní adresy. Outlook vám také umožní přidávat poznámky a kategorie ke kontaktům pro lepší organizaci a vyhledávání.

Existuje také několik způsobů, jak synchronizovat kontakty a importovat je a exportovat. Svůj účet Microsoft 365 můžete připojit k LinkedIn. Outlook má také složky pro kontakty a také správu duplicit.

Jaké jsou hlavní funkce aplikace Outlook?

• Asistent plánování: Snadno plánujte schůzky a schůzky s ostatními.
• Vyhledávač místností: Rezervace fyzických místností v pracovním prostoru vaší organizace v kombinaci s asistentem plánování.
• Správa kontaktů: Ukládejte, upravujte a spravujte kontakty a seznamy.
• Seznamy úkolů: Sledujte své úkoly a termíny pomocí správce úloh aplikace Outlook.
• Vyhledávání: Rychle najděte informace, které potřebujete, pomocí pokročilého vyhledávání v Outlooku k prohlížení vašich dat.
• Sdílení kalendáře: Sdílejte své kalendáře se svými spolupracovníky, abyste předešli konfliktům při plánování.
• Automatický text: Odešlete e-mail s rychlou odpovědí s textovými šablonami, které můžete vložit jedním kliknutím.
• Rychlé díly: Uložte a znovu použijte části obsahu, jako jsou názvy, jména autorů, pole a automatický text.
• Připomenutí příloh: Získejte upozornění, pokud text vašeho e-mailu zmiňuje přílohu, ale k e-mailu není připojen žádný soubor.
• Automatizace kalendáře: Automaticky načítat relevantní rezervace z cestovních itinerářů do vaší e-mailové schránky a přidat se do vašeho kalendáře.
• Klávesové zkratky: Pomocí klávesových zkratek ušetříte čas, například Ctrl + 1 pro přepnutí na poštu, Ctrl + 2 pro kalendář, Ctrl + 3 pro kontakty, Ctrl + 4 pro úkoly a další.
• Imersivní čtečka: Zaměřte se na text e-mailu a vylaďte rozhraní na pozadí a rušivé prvky.
• Přizpůsobení: Přizpůsobte si, jak se e-maily zobrazují, mimo jiné pomocí možností změnit formátování a barvy pro různé typy e-mailů.
• Psaní poznámek: Vytvářejte krátké poznámky nebo spravujte větší položky a soubory v deníku.

Jaká je výhoda Outlooku?

Outlook poskytuje centralizovanou platformu pro správu e-mailů, komunikace, plánování a všech dalších dat, která můžete potřebovat. Integruje se s dalšími aplikacemi Microsoft Office a lze jej použít ke sdílení pracovních postupů s ostatními a ke spolupráci napříč různými pracovními prostory.

Je to rozhodně řez nad vašimi běžnými e-mailovými službami. Použití specializovaného klienta, jako je Outlook, vám pomůže udělat mnohem více práce. Obsahuje funkce více aplikací a služeb v jednom. S novějšími Office 365 se také integruje s cloudovými službami Microsoft OneDrive, abyste získali ještě více funkcí a lepší synchronizaci.

Microsoft Outlook přichází s řadou funkcí a integrací. To znamená, že své úkoly zvládnete s menším počtem kliknutí a za kratší dobu.

Jak bezpečný je Outlook?

Outlook je dodáván se standardními funkcemi zabezpečení, jako je šifrování a dvoufaktorové ověřování. Využívá oportunistické zabezpečení Transport Layer Security (TLS). Tím se zašifruje spojení, přes které odesíláte e-mail, což znamená, že jej nelze na cestě zachytit. Šifrování TLS však nemůže zabránit přeposílání.

Proto mohou uživatelé Outlooku s předplatným Microsoft 365 Family nebo Microsoft 365 Personal používat funkci Šifrovat. E-maily odeslané pomocí této funkce lze dešifrovat pouze v případě, že příjemce používá Outlook.com, aplikaci Outlook nebo aplikaci Mail v systému Windows 10 a 11. Ostatní uživatelé budou k dekódování e-mailu potřebovat dočasné heslo. Verze Microsoft 365 má také funkci „Zabránit přeposílání“, která zajišťuje, že váš e-mail nelze kopírovat ani přeposílat.

Jak se naučit Outlook?

Microsoft Outlook se může zpočátku zdát děsivý, ale s trochou trpělivosti je to docela jednoduché. Jedním z nejlepších způsobů, jak si jej vyzvednout, je použít jej sami a objevit jeho vlastnosti. Můžete se seznámit s rozhraním a navigací aplikace Outlook. Dobrým způsobem, jak začít, je prozkoumat různé funkce a nabídky, jako je kalendář, kontakty a seznam úkolů. Můžete to pomalu začít začleňovat do své každodenní rutiny.

Chcete-li dále zlepšit své dovednosti v aplikaci Outlook, můžete absolvovat kurz nebo výukový program na toto téma. Zatímco mnoho kurzů je dostupných online, zdarma a placených, nejlepší způsob, jak začít, je s Oficiální školení Outlooku společnosti Microsoft materiálů. Existuje spousta výukových programů a vysvětlení týkajících se aplikace Outlook na různých platformách. Pokud plánujete používat novější Microsoft 365, může být dobré vzít si kompletního úředníka Školení Microsoft 365 také. Existuje také mnoho online výukových programů a videí dostupných ze zdrojů třetích stran. Můžete se podívat na YouTube, kde najdete konkrétnější výukové programy funkcí.

Jaký je rozdíl mezi Outlookem a Office 365?

Outlook i Office 365 jsou produkty společnosti Microsoft. Outlook je e-mailový klient, který je nyní správcem osobních informací a je součástí sady Microsoft Office. Office 365 je na druhé straně předplatitelská služba, která poskytuje přístup k řadě aplikací a služeb společnosti Microsoft.

Patří mezi ně sada nástrojů pro produktivitu Office (jako jsou Word, Excel a PowerPoint) a cloudové úložiště a služby pro spolupráci (jako OneDrive a SharePoint). Představte si to jako Microsoft Office, kromě toho, že je online a přichází jako předplatné.

Outlook je součástí předplatného Office 365, ale můžete si Outlook zakoupit i jako samostatnou aplikaci. To znamená, že můžete používat Outlook bez předplatného Office 365. Předplatné Office 365 však přidalo výhody, jako jsou pravidelné aktualizace a přístup k nejnovějším funkcím.

Jaký je rozdíl mezi Outlookem a Microsoft Exchange?

Aplikace Outlook a Microsoft Exchange jsou často diskutovány a používány společně, ale jsou určeny pro různé účely. Outlook je e-mailový klient používaný ke správě e-mailů, kalendáře a kontaktů. Microsoft Exchange je poštovní server používaný pro správu e-mailů, kalendáře a kontaktů ve větším měřítku.

Oba znějí podobně, ale Outlook je zaměřen spíše na osobní použití a použití v malých firmách a má více funkcí pro osobní organizaci. Microsoft Exchange je podnikové řešení vytvořené pro střední až velké organizace. Umožňuje více uživatelům přístup a správu e-mailu, kalendáře a kontaktů se zavedenými administrativními systémy.

Pokud se chcete rozhodnout mezi těmito dvěma, měli byste nejprve zvážit velikost svého provozu. Pokud chcete e-mailového klienta jen pro sebe nebo pro malou skupinu lidí, Outlook postačí. Microsoft Exchange je lepší řešení, pokud chcete přinést e-mail a další funkce a správu pro velkou skupinu lidí a vyžadujete kontrolu.

Jaký je rozdíl mezi Gmailem a Outlookem?

Gmail a Outlook jsou e-mailové služby a klienti pro správu e-mailu, kalendáře a kontaktů. Gmail je produkt Google společnosti Google, bezplatná e-mailová služba nabízející integraci s dalšími službami Google. Dodává se také s bezplatným 15GB úložištěm pro všechny účty od roku 2023.

Outlook je produkt společnosti Microsoft a v současnosti je součástí sady aplikací Microsoft Office a Office 365. Nabízí podobné funkce jako Gmail, ale přichází také s dalšími funkcemi zaměřenými na spolupráci a týmy. Gmail je ve svém jádru spíše osobní produkt. Můžeš používat doručenou poštu Gmailu v aplikaci Outlook, ale v Gmailu nemůžete použít e-mailovou adresu Outlooku.

Gmail i Outlook mají bezplatné verze, i když bezplatná verze Outlooku není tak dobře vybavená jako Gmail. Placená verze Outlooku je k dispozici buď jako součást jednorázového nákupu Microsoft Office, nebo jako součást předplatného Office 365. Placená verze Gmailu je součástí G Suite, podobně jako Office 365.

Jaká je nevýhoda používání Outlooku pro Gmail?

Používání Gmailu s aplikací Outlook může u některých uživatelů způsobit pomalejší výkon nebo problémy se synchronizací. Některé funkce Gmailu, jako jsou štítky a filtry, navíc nemusí být dostupné nebo fungovat tak dobře, když je používáte s aplikací Outlook. Outlook není příliš skvělý s integracemi a doplňky třetích stran, na rozdíl od Gmailu.

Používání Gmailu s aplikací Outlook vyžaduje další nastavení a konfiguraci. Gmail je poměrně jednoduchý a snadno se nastavuje. Pokud však chcete používat Gmail v Outlooku, budete muset strávit nějaký čas jeho nastavováním a riskovat, že některé funkce nebudou správně fungovat.