微軟詳細介紹了 Microsoft 365 中的新時間和任務管理工具

時間是最寶貴和稀缺的資源之一，在一篇博文中，微軟詳細介紹了 Microsoft 365 附帶的所有新工具和功能，以幫助用戶管理此資源，旨在 花更少的時間準備會議， 保護您的私人時間， 並組織您的日曆以保持平衡。

花更少的時間準備會議

在線會議和視頻通話已經取代了非正式的走廊對話、辦公室掛號，甚至人們進行的一些社交對話。 更多的會議也意味著需要更多的時間來為他們做準備並確保後續行動的進行。 輕鬆找到會議所需的文件和電子郵件可以幫助您減少準備會議的時間。

Outlook for Android 中的會議見解

查找您需要的信息 你的會議s 在一個 地點 - Meeting Insights 帶來的電子郵件和文件 可能與您的會議相關，直接添加到您日曆上的活動詳細信息中，因此您可以輕鬆快速地找到所需的內容. 

在 Outlook 移動版中，您可以在活動詳細信息中找到會議見解。

Outlook 中更好的會議邀請管理

現在可以更輕鬆、更快捷地在收件箱中查看會議的所有詳細信息。 在消息和會議詳細信息之間切換，查看與會者列表和參加會議的人員，如果組織者忘記了，甚至可以添加在線會議。 無需再通過電子郵件向某人添加 Teams 鏈接！

在 Outlook 網頁版中查看消息、會議詳細信息、與會者的回复，並直接從您的收件箱添加在線會議。

一鍵加入在線會議

Outlook 和 Teams 已經可以很好地協同工作 但微軟了解到，有些人會收到使用其他在線會議服務的會議邀請。 對於他們來說，微軟在 Outlook 移動版中添加了一鍵加入體驗，現在如果您收到使用 Zoom 或 Webex 等服務的人的邀請，您只需點擊加入即可快速在線與他們會面。

從 Outlook for Android 一鍵加入大多數會議。

將所有會議設置為自動在線創建

由於大多數人仍在遠程工作，因此始終可以選擇在線加入會議是一種很好的做法。 您可以將此設置為 Outlook 移動版和 Web 版中的默認選項，因此您永遠不會忘記再次添加該團隊鏈接。 不用擔心，您仍然可以預訂房間。

在 Outlook 移動版和 Web 版的設置中，您可以選擇默認情況下要在線創建的所有會議。

保護您的私人時間

來自“工作的未來” 提到朝九晚五工作日的概念可能正在逐漸淡去，但也給了人們更靈活的日程安排。 人們在他們方便的時間工作，並將他們的個人和家庭承諾加入其中。 隨著人們在工作日花時間處理個人或家庭事務，早上、晚上和周末的工作時間都增加了。 由於個人和工作時間和空間模糊不清，並且設備一直在您身邊，您需要確保為您的個人事務設定的時間得到考慮。

將您的個人日曆添加到您的工作帳戶 

如果您保留兩個日曆，確保您有時間參加個人活動可能會很棘手。 現在，當您將個人日曆添加到 web 上的 Outlook 時，當有人想要使用 Outlook 中的日程安排助理與您安排會議時，這些事件的時間將顯示為忙碌（沒有詳細信息或信息），您還可以以一個或一個視圖並排查看您的個人日曆與您的工作。

添加個人日曆，以便您的同事知道您的真正空閒時間。

輕鬆共享適合您偏好的時段

Outlook 中的 AI 是一項關鍵功能，可幫助您更快、更輕鬆地完成工作。 其中一項關鍵功能是建議回复，您可以在 Outlook 移動版和 Web 版中使用。 很快，在 Outlook 移動版中，當有人想與您會面時，您將看到發送可用性或安排會議的建議。

很快，在 Outlook 移動版中，建議的回復將包括一種分享您的空閒狀態的簡單方法。

安排您的電子郵件何時送達

隨著越來越多的人利用靈活的日程安排，他們可能會發現自己在奇怪的時間進行分類、回復和發送電子郵件。 為了幫助人們避免在假期期間“始終在線”或打擾他們，您可以安排在更好的時間發送電子郵件。 在您方便的時間撰寫電子郵件，並在上午 9 點或他們度假回來時發送。

安排您的消息稍後在更好的時間發送 e 您的消息將在以後的更好時間發送。

暫停電子郵件以供以後處理

有時，您閱讀了一封需要回复或採取行動的電子郵件，但現在不是正確的時間，或者您沒有相關信息，或者可能與您以後需要做的事情有關。 為了幫助您在正確的時間處理電子郵件，您可以將它們暫停，以便在您需要它們時它們會回到您的收件箱頂部。 通過右鍵單擊 web 上的 Outlook 中的郵件或在 Outlook 移動版中輕掃郵件來執行此操作。

如需有關如何保護您的個人時間和照顧他人的更多幫助，請務必檢查 Outlook 中的 MyAnalytics 可以做。

管理您的日曆以保持平衡

當人們在更靈活的工作日程中尋找保持幸福感和平衡的方法時，確保您計劃工作並在日曆中留出自我照顧的空間是關鍵。 在方便的時間完成工作，並確保您計劃並優先考慮您的任務和日曆中的休息時間，可以幫助您感覺更好地控制和平衡。

從移動電子郵件輕鬆創建任務

許多電子郵件都帶有一個操作項，並且能夠將它們添加為一項任務可以幫助您更有效地計劃您的一天並為它們騰出時間。 您的所有任務都已同步並可用於 微軟365，因此您可以從 Outlook for iOS 創建任務，然後在 Outlook 或待辦事項中管理它。 這些新任務將使用相同的電子郵件主題，並包括原始電子郵件和 Outlook 中對話的鏈接，以便從待辦事項中快速參考。

從 Outlook 移動輕鬆將任務添加到待辦事項。

突出顯示電子郵件的一部分並將其添加為任務

有時，電子郵件的主題不夠詳細，無法創建為任務，當 Microsoft 將電子郵件添加為任務時，Microsoft 需要更具體一些，以便 Microsoft 確切知道 Microsoft 需要快速執行哪些操作。

選擇消息的一部分以將其添加為任務，電子郵件始終附加到它。

計劃您的任務何時需要提前完成

計劃、確定優先級並確保您抽出時間來完成任務可以幫助您保持井井有條，控制您的一天以及需要完成的工作。 在 Outlook 網頁版中，使用日曆中的“我的一天”以確保您分配時間來完成您一天和一周中重要的任務。

將“我的一天”中的任務拖放到您的日曆中，以將它們變成具有阻塞時間和提醒的事件。

在為新的一天做準備時從 Cortana 獲得幫助

Cortana 可以幫助你為你的一天做好準備，並與 來自 Cortana 的簡報電子郵件. 你將在工作日開始時收到一封個性化的電子郵件，當 Cortana 找到可操作的文檔建議供你在會議之前查看，以及你可能想要跟進的先前電子郵件中的待處理請求時，你會收到一封個性化的電子郵件。 這封電子郵件還可以讓您在工作日輕鬆保留“專注時間”，以便在 Microsoft Teams 通知靜音的情況下不間斷地專注工作。

簡報電子郵件包含您可以直接在收件箱中執行的個性化建議和操作。

默認情況下縮短會議時間，在會議之間稍作休息

在您的會議負荷猛增並且可能有很多背靠背會議日的時候，在他們之間稍作休息可能是個好主意。 您可以在 Outlook 網頁版或 Outlook for Windows 中將所有會議設置為提前結束，然後花 5 到 15 分鐘休息或喝杯咖啡。

在 Outlook for Windows 和 web 的日曆設置中將約會和事件設置為提前結束。

趕上在 Outlook for Android 中播放我的電子郵件

對收件箱進行分類可能需要您一天中的時間，因此當您在忙於其他事情時可以收聽和回复您的電子郵件非常棒。 讓 Cortana 讀出你的新電子郵件，這樣你就可以免提收聽、保持聯繫，并快速了解是否有人對你的日曆進行了更改。 了解更多 這裡.

您還可以使用語音命令從 Outlook 加入 Teams 會議。

更新您的會議時間，讓同事知道您何時有空

隨著會議繼續佔據您一天中的大部分時間，請確保您更新會議時間以匹配您所需的可用性，這樣同事就可以獲得有關您是否可以開會的最佳信息。 您可以在 Outlook 網頁版的日曆設置或 Outlook for Windows 的日曆選項中的“工作時間”下進行設置。