Microsoft giới thiệu chi tiết về các công cụ Quản lý Thời gian và Tác vụ mới trong Microsoft 365

Thời gian là một trong những nguồn tài nguyên quý giá và khan hiếm nhất, và trong một bài đăng trên blog, Microsoft đã trình bày chi tiết tất cả các công cụ và tính năng mới đi kèm với Microsoft 365 để giúp người dùng quản lý tài nguyên này, với mục đích dành ít thời gian hơn để chuẩn bị cho các cuộc họp, bảo vệ thời gian cá nhân của bạn, và sắp xếp lịch của bạn để luôn cân bằng.

Dành ít thời gian hơn để chuẩn bị cho các cuộc họp

Các cuộc họp trực tuyến và cuộc gọi điện video đã thay thế các cuộc trò chuyện không chính thức ở hành lang, các cuộc trò chuyện tại văn phòng và thậm chí một số cuộc trò chuyện xã hội mà mọi người có. Nhiều cuộc họp hơn cũng có nghĩa là cần nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho chúng và đảm bảo các cuộc tiếp theo diễn ra. Dễ dàng tìm thấy các tệp và email bạn cần cho một cuộc họp có thể giúp bạn dành ít thời gian hơn để chuẩn bị cho cuộc họp.

Thông tin chi tiết về cuộc họp trong Outlook cho Android

Tìm thông tin bạn cần cuộc họp của bạns trong một nơi-Thông tin chi tiết về cuộc họp mang đến các thông báo email và tệp có thể liên quan đến cuộc họp của bạn ngay trong chi tiết sự kiện trên lịch của bạn, vì vậy bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần. 

Trong Outlook mobile, bạn có thể tìm thấy Thông tin chi tiết về cuộc họp trong chi tiết sự kiện.

Quản lý lời mời họp tốt hơn trong Outlook

Giờ đây, việc xem tất cả thông tin chi tiết về cuộc họp ngay trong hộp thư đến của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Chuyển đổi giữa các tin nhắn và chi tiết cuộc họp, xem danh sách người tham dự và những người đang tham gia cuộc họp, và thậm chí thêm cuộc họp trực tuyến vào đó nếu người tổ chức quên. Không cần gửi email cho ai đó nữa để thêm liên kết Nhóm!

Trong Outlook trên web, hãy xem thư, chi tiết cuộc họp, phản hồi của người tham dự và thêm cuộc họp trực tuyến ngay từ hộp thư đến của bạn.

Tham gia các cuộc họp trực tuyến chỉ bằng một lần nhấn

Outlook và Nhóm đã hoạt động hiệu quả cùng nhau nhưng Microsoft hiểu rằng một số người nhận được lời mời họp cho các cuộc họp bằng cách sử dụng các dịch vụ họp trực tuyến khác. Đối với họ, Microsoft đã thêm trải nghiệm THAM GIA bằng một lần chạm trong Outlook mobile, giờ đây nếu bạn nhận được lời mời từ ai đó sử dụng các dịch vụ như Zoom hoặc Webex, tất cả những gì bạn cần làm là chạm vào Tham gia để nhanh chóng gặp họ trực tuyến.

Tham gia hầu hết các cuộc họp bằng một lần nhấn từ Outlook cho Android.

Đặt tất cả các cuộc họp của bạn được tạo trực tuyến, tự động

Vì hầu hết mọi người vẫn đang làm việc từ xa, nên bạn luôn có tùy chọn tham gia cuộc họp trực tuyến. Bạn có thể đặt tùy chọn này làm tùy chọn mặc định trong Outlook mobile và web, vì vậy bạn không bao giờ quên thêm lại liên kết Nhóm đó. Đừng lo lắng, bạn vẫn có thể đặt phòng.

Trong Cài đặt trong Outlook di động và web, bạn có thể chọn tất cả các cuộc họp của mình sẽ được tạo trực tuyến theo mặc định.

Bảo vệ thời gian cá nhân của bạn

Thông tin chi tiết từ “Tương lai của công việc”Đề cập rằng khái niệm về ngày làm việc từ 9 đến 5 ngày có thể không còn nữa, nhưng cũng mang lại cho mọi người một lịch trình linh hoạt hơn. Mọi người đang làm việc vào những giờ thuận tiện cho họ và thêm cam kết cá nhân và gia đình của họ vào hỗn hợp. Giờ làm việc tăng vào các giờ buổi sáng, buổi tối và cuối tuần do mọi người dành thời gian trong ngày làm việc để giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc gia đình. Vì thời gian và không gian cá nhân và làm việc mờ đi cùng nhau và các thiết bị luôn bên cạnh bạn, bạn cần đảm bảo tính đến thời gian dành cho các vấn đề cá nhân của mình.

Thêm lịch cá nhân của bạn vào tài khoản công việc của bạn 

Việc đảm bảo bạn có thời gian cho các sự kiện cá nhân có thể rất khó nếu bạn giữ hai lịch. Giờ đây, khi bạn thêm lịch cá nhân vào Outlook trên web, thời gian cho các sự kiện đó sẽ được hiển thị là bận (không có chi tiết hoặc thông tin) khi ai đó muốn lên lịch họp với bạn bằng Trợ lý lập lịch trong Outlook và bạn cũng có thể xem lịch cá nhân của bạn song song với công việc của bạn một hoặc trong một chế độ xem.

Thêm lịch cá nhân để đồng nghiệp của bạn biết khi nào khả năng rảnh rỗi thực sự của bạn.

Dễ dàng chia sẻ các khoảng thời gian phù hợp với sở thích của bạn

AI trong Outlook là khả năng quan trọng giúp bạn làm mọi việc nhanh hơn và dễ dàng hơn. Một trong những khả năng chính đó là trả lời gợi ý, bạn có thể sử dụng trong Outlook mobile và web. Ngay trong Outlook mobile, bạn sẽ thấy các đề xuất để Gửi tính sẵn sàng hoặc Lên lịch họp khi ai đó muốn gặp bạn.

Sắp có trong Outlook mobile, các câu trả lời được đề xuất sẽ bao gồm một cách dễ dàng để chia sẻ tính khả dụng của bạn.

Lên lịch khi email của bạn được gửi

Với việc ngày càng có nhiều người tận dụng lịch trình linh hoạt, họ có thể thấy mình sắp xếp, trả lời và gửi email vào những giờ lẻ. Để giúp mọi người tránh phải “luôn bật” hoặc làm phiền họ trong các kỳ nghỉ, bạn có thể lên lịch gửi email của mình vào thời điểm tốt hơn. Soạn email vào thời điểm thuận tiện cho bạn và gửi email lúc 9 giờ sáng hoặc khi họ đi nghỉ về.

Lên lịch gửi tin nhắn của bạn sau vào thời điểm tốt hơn e tin nhắn của bạn sẽ được gửi sau vào thời điểm tốt hơn.

Báo lại một email để sau này khi bạn có thể xử lý nó

Đôi khi bạn đọc một email mà bạn cần trả lời hoặc thực hiện hành động nhưng không phải là thời điểm thích hợp cho việc đó hoặc bạn không có thông tin cho nó, hoặc có thể nó liên quan đến việc bạn cần làm sau này. Để giúp bạn xử lý email vào đúng thời điểm, bạn có thể tạm ẩn chúng để chúng quay lại đầu hộp thư đến khi bạn cần. Thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào thư trong Outlook trên web hoặc vuốt vào thư trong Outlook mobile.

Để được trợ giúp thêm về cách bảo vệ thời gian cá nhân của bạn và chú ý đến người khác, hãy nhớ kiểm tra những gì MyAnalytics trong Outlook có thể làm được.

Quản lý lịch của bạn để luôn cân bằng

Khi mọi người tìm cách duy trì cảm giác khỏe mạnh và cân bằng trong một lịch trình làm việc linh hoạt hơn, hãy đảm bảo rằng bạn lên kế hoạch cho công việc và dành không gian cho việc chăm sóc bản thân vào lịch của mình. Hoàn thành công việc vào thời điểm thuận tiện và đảm bảo bạn lập kế hoạch và ưu tiên các công việc cũng như thời gian nghỉ trong lịch có thể giúp bạn kiểm soát và cân bằng hơn.

Dễ dàng tạo một công việc từ một email trên điện thoại di động

Rất nhiều email có mục hành động bên mình và việc có thể thêm chúng làm nhiệm vụ sẽ giúp bạn lập kế hoạch trong ngày hiệu quả hơn và dành thời gian cho chúng. Tất cả các nhiệm vụ của bạn đều được đồng bộ hóa và có sẵn trên Microsoft 365, vì vậy bạn có thể tạo một nhiệm vụ từ Outlook cho iOS và sau đó quản lý nó trong Outlook hoặc To Do. Các tác vụ mới này sẽ sử dụng cùng một chủ đề email và bao gồm email gốc và liên kết đến cuộc hội thoại trong Outlook để tham khảo nhanh từ Việc cần làm.

Dễ dàng thêm công việc cần làm từ Outlook mobile.

Đánh dấu một phần của email và thêm nó làm nhiệm vụ

Đôi khi chủ đề của email không đủ chi tiết để được tạo như một nhiệm vụ và Microsoft cần phải cụ thể hơn một chút khi Microsoft thêm email làm nhiệm vụ để Microsoft biết chính xác những gì Microsoft cần làm nhanh chóng.

Chọn một phần của thư để thêm phần đó làm nhiệm vụ, thư email luôn được đính kèm với phần đó.

Lập kế hoạch khi nhiệm vụ của bạn cần hoàn thành trước

Lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và đảm bảo bạn dành thời gian để hoàn thành công việc của mình có thể giúp bạn luôn có tổ chức, kiểm soát được ngày của mình và những việc cần phải làm. Trong Outlook trên web, sử dụng Ngày của tôi trong lịch để đảm bảo bạn đang ấn định thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong ngày và trong tuần của mình.

Kéo và thả một công việc từ Ngày của tôi vào lịch của bạn để biến chúng thành một sự kiện với thời gian và lời nhắc bị chặn.

Nhận trợ giúp từ Cortana khi bạn chuẩn bị cho ngày của mình

Cortana có thể giúp bạn chuẩn bị cho ngày của mình và luôn cập nhật các cam kết và cuộc họp với Email tóm tắt từ Cortana. Bạn sẽ nhận được một thông báo email được cá nhân hóa vào gần đầu ngày làm việc của mình khi Cortana tìm thấy các đề xuất tài liệu có thể hành động để bạn xem xét trước cuộc họp và các yêu cầu đang chờ xử lý từ các email trước mà bạn có thể muốn theo dõi. Email này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng đặt trước “thời gian tập trung” trong ngày làm việc của mình để công việc tập trung không bị gián đoạn với thông báo Microsoft Teams được tắt tiếng.

Email tóm tắt chứa các đề xuất và hành động được cá nhân hóa mà bạn có thể thực hiện trực tiếp trong hộp thư đến của mình.

Nghỉ ngơi một chút giữa các cuộc họp bằng cách làm cho chúng ngắn hơn theo mặc định

Trong thời điểm mà khối lượng cuộc họp của bạn tăng vọt và có khả năng có nhiều ngày họp liên tục, việc nghỉ ngơi giữa chúng có thể là một ý tưởng hay. Bạn có thể đặt tất cả các cuộc họp của mình kết thúc sớm trong Outlook trên web hoặc Outlook cho Windows, lùi lại 5-15 phút để thư giãn hoặc uống cà phê.

Đặt các cuộc hẹn và sự kiện kết thúc sớm theo mặc định trong Cài đặt Lịch trong Outlook cho Windows và web.

Bắt kịp với Play Email của tôi trong Outlook cho Android

Việc xử lý hộp thư đến có thể mất nhiều thời gian trong ngày của bạn, vì vậy thật tuyệt khi bạn có thể nghe và trả lời email của mình trong khi bận làm việc khác. Cho phép Cortana đọc email mới của bạn để bạn có thể nghe rảnh tay, giữ kết nối và nhanh chóng tìm hiểu xem ai đó đã thực hiện thay đổi đối với lịch của bạn. Tìm hiểu thêm về nó tại đây.

Bạn cũng có thể tham gia cuộc họp Nhóm từ Outlook bằng lệnh thoại.

Cập nhật giờ họp của bạn để cho đồng nghiệp biết khi nào bạn rảnh

Khi các cuộc họp tiếp tục diễn ra trong ngày của bạn, hãy đảm bảo bạn cập nhật giờ họp để phù hợp với tình trạng rảnh rỗi mong muốn, bằng cách này đồng nghiệp có thông tin tốt nhất về tình trạng rảnh rỗi của bạn để gặp mặt. Bạn có thể thiết lập điều này trong Cài đặt Lịch trong Outlook trên web hoặc trong Tùy chọn Lịch trong Outlook cho Windows trong “Giờ làm việc”.