Microsoft ให้รายละเอียดเครื่องมือการจัดการเวลาและงานใหม่ใน Microsoft 365

เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าและหายากที่สุด และในบล็อกโพสต์ Microsoft ได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องมือและฟีเจอร์ใหม่ทั้งหมดที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 เพื่อช่วยให้ผู้ใช้จัดการทรัพยากรนี้โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ ใช้เวลาเตรียมประชุมน้อยลง ปกป้องเวลาส่วนตัวของคุณ และจัดระเบียบปฏิทินของคุณให้สมดุล

ใช้เวลาเตรียมประชุมน้อยลง

การประชุมออนไลน์และแฮงเอาท์วิดีโอได้เข้ามาแทนที่การสนทนาในโถงทางเดินแบบไม่เป็นทางการ การเข้าพบในสำนักงาน และแม้แต่การสนทนาทางสังคมบางส่วนที่ผู้คนมี การประชุมมากขึ้นหมายถึงต้องใช้เวลามากขึ้นในการเตรียมตัวและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการติดตามผล การค้นหาไฟล์และอีเมลที่คุณต้องการสำหรับการประชุมอย่างง่ายดายจะช่วยให้คุณใช้เวลาเตรียมการน้อยลง

ข้อมูลเชิงลึกการประชุมใน Outlook สำหรับ Android

ค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับ การประชุมของคุณs ในหนึ่ง สถานที่-Meeting Insights นำข้อความอีเมลและไฟล์ที่ อาจเกี่ยวข้องกับการประชุมของคุณในรายละเอียดกิจกรรมในปฏิทินของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว. 

ใน Outlook Mobile คุณสามารถค้นหา Meeting Insights ได้ในรายละเอียดกิจกรรม

การประชุมที่ดีกว่าเชิญการจัดการใน Outlook

ตอนนี้การดูรายละเอียดทั้งหมดสำหรับการประชุมในกล่องจดหมายของคุณทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น สลับระหว่างข้อความและรายละเอียดการประชุม ดูรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่เข้าร่วมการประชุม หรือแม้แต่เพิ่มการประชุมออนไลน์หากผู้จัดลืม ไม่ต้องส่งอีเมลถึงใครเพื่อโปรดเพิ่มลิงก์ Teams อีกต่อไป!

ใน Outlook บนเว็บ จะเห็นข้อความ รายละเอียดการประชุม การตอบกลับของผู้เข้าร่วมประชุม และเพิ่มการประชุมออนไลน์ได้จากกล่องขาเข้าของคุณ

เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว

Outlook และ Teams ทำงานร่วมกันได้ดี แต่ Microsoft เข้าใจดีว่าบางคนได้รับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยใช้บริการการประชุมออนไลน์อื่นๆ สำหรับพวกเขา Microsoft ได้เพิ่มประสบการณ์ JOIN แบบแตะครั้งเดียวใน Outlook Mobile ตอนนี้หากคุณได้รับคำเชิญจากผู้ที่ใช้บริการเช่น Zoom หรือ Webex สิ่งที่คุณต้องทำคือแตะเข้าร่วมเพื่อพบกับพวกเขาทางออนไลน์อย่างรวดเร็ว

เข้าร่วมการประชุมส่วนใหญ่ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียวจาก Outlook สำหรับ Android

ตั้งค่าให้สร้างการประชุมทั้งหมดของคุณทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ

เนื่องจากคนส่วนใหญ่ยังคงทำงานจากทางไกล จึงควรมีตัวเลือกในการเข้าร่วมการประชุมออนไลน์อยู่เสมอ คุณสามารถตั้งค่านี้เป็นตัวเลือกเริ่มต้นใน Outlook Mobile และเว็บ ดังนั้นคุณจะไม่ลืมเพิ่มลิงก์ Teams นั้นอีก ไม่ต้องกังวล คุณยังสามารถจองห้องพักได้เช่นกัน

ในการตั้งค่าใน Outlook Mobile และเว็บ คุณสามารถเลือกการประชุมทั้งหมดของคุณที่จะสร้างแบบออนไลน์ได้ตามค่าเริ่มต้น

ปกป้องเวลาส่วนตัวของคุณ

ข้อมูลเชิงลึกจาก “อนาคตของการทำงาน” กล่าวถึงแนวคิดของวันทำงาน 9 ถึง 5 วันอาจจะจางหายไป แต่ยังให้ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นมากขึ้นแก่ผู้คน คนกำลังทำงานในเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขาและเพิ่มความมุ่งมั่นส่วนตัวและครอบครัวของพวกเขาในการผสม ชั่วโมงทำงานเพิ่มขึ้นในตอนเช้า เวลาเย็น และวันหยุดสุดสัปดาห์ เนื่องจากผู้คนใช้เวลาระหว่างวันทำงานเพื่อดูแลเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องครอบครัว เนื่องจากเวลาส่วนตัวและพื้นที่ทำงาน และพื้นที่พร่ามัว และอุปกรณ์ต่างๆ อยู่เคียงข้างคุณตลอดเวลา คุณต้องแน่ใจว่าเวลาที่ตั้งค่าไว้สำหรับเรื่องส่วนตัวของคุณได้รับการพิจารณา

เพิ่มปฏิทินส่วนตัวของคุณไปยังบัญชีงานของคุณ 

การทำให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาสำหรับกิจกรรมส่วนตัวของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยากหากคุณเก็บปฏิทินไว้สองปฏิทิน ตอนนี้ เมื่อคุณเพิ่มปฏิทินส่วนบุคคลลงใน Outlook บนเว็บ เวลาสำหรับกิจกรรมเหล่านั้นจะแสดงเป็นไม่ว่าง (โดยไม่มีรายละเอียดหรือข้อมูล) เมื่อมีคนต้องการจัดกำหนดการประชุมกับคุณโดยใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการใน Outlook และคุณยังสามารถ ดูปฏิทินส่วนตัวของคุณเคียงข้างกันกับงานของคุณอย่างใดอย่างหนึ่งหรือในมุมมองเดียว

เพิ่มปฏิทินส่วนตัวเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณว่างจริงเมื่อไร

แบ่งปันช่วงเวลาที่เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย

AI ใน Outlook เป็นความสามารถหลักที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้เร็วและง่ายขึ้น หนึ่งในความสามารถหลักเหล่านี้คือการตอบกลับที่แนะนำ ซึ่งคุณสามารถใช้ใน Outlook Mobile และเว็บได้ เร็วๆ นี้ใน Outlook Mobile คุณจะเห็นคำแนะนำในการส่งความพร้อมใช้งานหรือกำหนดการประชุมเมื่อมีคนต้องการพบคุณ

เร็วๆ นี้ใน Outlook Mobile การตอบกลับที่แนะนำจะมีวิธีง่ายๆ ในการแชร์ความพร้อมใช้งานของคุณ

กำหนดเวลาส่งอีเมลของคุณ

เนื่องจากผู้คนจำนวนมากขึ้นใช้ประโยชน์จากตารางเวลาที่ยืดหยุ่น พวกเขาจึงอาจพบว่าตนเองกำลังคัดแยก ตอบกลับ และส่งข้อความอีเมลในเวลาที่ไม่ปกติ เพื่อช่วยให้ผู้คนหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการ "ใช้งานตลอดเวลา" หรือรบกวนพวกเขาในช่วงวันหยุดพักร้อน คุณกำหนดเวลาให้ส่งอีเมลได้ในเวลาที่ดีขึ้น เขียนอีเมลในเวลาที่คุณสะดวก แล้วให้ส่งตอน 9 น. หรือกลับจากวันหยุดพักร้อน

กำหนดเวลาส่งข้อความของคุณในภายหลังในเวลาที่ดีกว่า e ข้อความของคุณจะถูกส่งในภายหลังในเวลาที่ดีขึ้น

เลื่อนข้อความอีเมลในภายหลังเมื่อคุณสามารถจัดการกับมันได้

บางครั้ง คุณอ่านอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับหรือดำเนินการใดๆ แต่ยังไม่ถึงเวลาที่เหมาะสม หรือคุณไม่มีข้อมูล หรืออาจเกี่ยวข้องกับบางสิ่งที่คุณต้องทำในภายหลัง เพื่อช่วยคุณจัดการกับข้อความอีเมลในเวลาที่เหมาะสม คุณสามารถปิดเสียงเตือนชั่วคราวเพื่อให้กลับมาอยู่ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายเมื่อคุณต้องการ ทำได้โดยคลิกขวาที่ข้อความใน Outlook บนเว็บ หรือปัดข้อความใน Outlook Mobile

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปกป้องเวลาส่วนตัวและการเอาใจใส่ผู้อื่น อย่าลืมตรวจสอบสิ่งที่ MyAnalytics ใน Outlook ทำได้.

จัดการปฏิทินของคุณให้สมดุล

ในขณะที่ผู้คนมองหาวิธีที่จะรักษาความรู้สึกเป็นอยู่ที่ดีและมีความสมดุลภายในตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น คุณต้องแน่ใจว่าคุณวางแผนงานและจัดพื้นที่สำหรับการดูแลตนเองในปฏิทินของคุณเป็นกุญแจสำคัญ การทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นในเวลาที่สะดวก และให้แน่ใจว่าคุณวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานและช่วงพักในปฏิทินของคุณ จะช่วยให้คุณรู้สึกควบคุมและมีความสมดุลมากขึ้น

สร้างงานได้ง่ายๆ จากข้อความอีเมลบนมือถือ

ข้อความอีเมลจำนวนมากมีรายการการดำเนินการและสามารถเพิ่มเป็นงานช่วยให้คุณวางแผนวันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและให้เวลากับพวกเขา งานทั้งหมดของคุณซิงค์และพร้อมใช้งานใน Microsoft 365เพื่อให้คุณสามารถสร้างงานจาก Outlook สำหรับ iOS แล้วจัดการใน Outlook หรือ To Do งานใหม่เหล่านี้จะใช้หัวเรื่องอีเมลเดียวกันและรวมอีเมลต้นฉบับและลิงก์ไปยังการสนทนาใน Outlook เพื่อการอ้างอิงอย่างรวดเร็วจากสิ่งที่ต้องทำ

เพิ่มงานไปยัง To Do จาก Outlook Mobile ได้อย่างง่ายดาย

เน้นส่วนของข้อความอีเมลและเพิ่มเป็นงาน

บางครั้งหัวเรื่องของอีเมลไม่มีรายละเอียดเพียงพอที่จะสร้างเป็นงาน และ Microsoft จำเป็นต้องเจาะจงมากกว่านี้เล็กน้อยเมื่อ Microsoft เพิ่มอีเมลเป็นงาน เพื่อให้ Microsoft รู้ว่า Microsoft จำเป็นต้องทำอะไรอย่างรวดเร็ว

เลือกส่วนหนึ่งของข้อความเพื่อเพิ่มว่าเป็นงาน ข้อความอีเมลจะแนบมาด้วยเสมอ

วางแผนว่างานของคุณต้องเสร็จล่วงหน้าเมื่อใด

การวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และทำให้แน่ใจว่าคุณบล็อกเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบ ควบคุมวันของคุณ และสิ่งที่ต้องทำ ใน Outlook บนเว็บ ให้ใช้วันของฉันในปฏิทินเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังกำหนดเวลาเพื่อทำงานที่สำคัญในแต่ละวันและสัปดาห์ของคุณ

ลากและวางงานจาก My Day ลงในปฏิทินของคุณเพื่อเปลี่ยนเป็นกิจกรรมที่มีเวลาและการเตือนความจำที่ถูกปิดกั้น

รับความช่วยเหลือจาก Cortana เมื่อคุณเตรียมพร้อมสำหรับวันของคุณ

Cortana สามารถช่วยคุณเตรียมความพร้อมสำหรับวันของคุณและอยู่เหนือภาระผูกพันและการประชุมกับ อีเมลสรุปจาก Cortana. คุณจะได้รับข้อความอีเมลที่เป็นส่วนตัวเมื่อใกล้เริ่มต้นวันทำงานของคุณเมื่อ Cortana พบคำแนะนำในการดำเนินการของเอกสารเพื่อให้คุณตรวจสอบก่อนการประชุมและคำขอที่รอดำเนินการจากอีเมลก่อนหน้าที่คุณอาจต้องการติดตาม อีเมลนี้ยังช่วยให้คุณจอง “เวลาโฟกัส” ระหว่างวันทำงานได้อย่างง่ายดายเพื่อการทำงานที่มุ่งเน้นอย่างต่อเนื่องโดยปิดเสียงการแจ้งเตือนของ Microsoft Teams

อีเมลสรุปประกอบด้วยคำแนะนำส่วนบุคคลและการดำเนินการที่คุณดำเนินการได้โดยตรงในกล่องจดหมายของคุณ

หยุดพักระหว่างการประชุมโดยทำให้สั้นลงตามค่าเริ่มต้น

ในช่วงเวลาที่ภาระการประชุมของคุณพุ่งสูงขึ้นและมีแนวโน้มว่าจะมีการประชุมติดต่อกันหลายวัน การเว้นช่วงสั้นๆ ระหว่างพวกเขาอาจเป็นความคิดที่ดี คุณสามารถตั้งค่าให้การประชุมทั้งหมดของคุณสิ้นสุดในช่วงต้นของ Outlook บนเว็บหรือ Outlook สำหรับ Windows ย้อนกลับไป 5-15 นาทีเพื่อยืดเวลาหรือดื่มกาแฟ

ตั้งค่าการนัดหมายและกิจกรรมให้สิ้นสุดก่อนกำหนดในการตั้งค่าปฏิทินใน Outlook สำหรับ Windows และเว็บ

ติดตาม Play My Emails ใน Outlook สำหรับ Android

การพิจารณากล่องขาเข้าของคุณอาจต้องใช้เวลาในแต่ละวัน ดังนั้น เป็นการดีเมื่อคุณได้ฟังและตอบกลับอีเมลของคุณในขณะที่คุณยุ่งอยู่กับการทำอย่างอื่น ให้ Cortana อ่านข้อความอีเมลใหม่ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถฟังแบบแฮนด์ฟรี เชื่อมต่ออยู่เสมอ และเรียนรู้อย่างรวดเร็วว่ามีใครทำการเปลี่ยนแปลงในปฏิทินของคุณหรือไม่ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมัน Good Farm Animal Welfare Awards.

คุณยังสามารถเข้าร่วมการประชุม Teams จาก Outlook ด้วยคำสั่งเสียงได้อีกด้วย

อัพเดทเวลาประชุมของคุณเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณว่างหรือไม่

เนื่องจากการประชุมยังคงเป็นส่วนสำคัญในแต่ละวันของคุณ อย่าลืมอัปเดตเวลาการประชุมให้ตรงกับเวลาที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้เพื่อนร่วมงานจะได้รับข้อมูลที่ดีที่สุดเกี่ยวกับความพร้อมของคุณในการพบปะ คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ในการตั้งค่าปฏิทินใน Outlook บนเว็บหรือในตัวเลือกปฏิทินใน Outlook สำหรับ Windows ภายใต้ "ชั่วโมงทำงาน"