Microsoft beskriver nya verktyg för tids- och uppgiftshantering i Microsoft 365

Tid är en av de mest värdefulla och knappa resurserna, och i ett blogginlägg har Microsoft beskrivit alla nya verktyg och funktioner som följer med Microsoft 365 för att hjälpa användare att hantera denna resurs, med syftet att spenderar mindre tid på att förbereda möten, skydda din personliga tid, och organisera din kalender för att hålla balansen.

Lägg mindre tid på att förbereda möten

Onlinemöten och videosamtal har ersatt de informella samtalen i korridoren, kontorets drop-ins och till och med några av de sociala samtalen människor har. Fler möten innebär också mer tid som behövs för att förbereda sig för dem och se till att uppföljningar sker. Att enkelt hitta de filer och e-postmeddelanden du behöver för ett möte kan hjälpa dig att lägga mindre tid på att förbereda sig för det.

Meeting Insights i Outlook för Android

Hitta den information du behöver ditt mötes i en plats-Meeting Insights ger e-postmeddelanden och filer som kan vara relevant för ditt möte direkt i händelseinformationen i din kalender, så att du enkelt och snabbt kan hitta det du behöver. 

I Outlook mobil kan du hitta Meeting Insights i händelseinformationen.

Bättre hantering av mötesinbjudningar i Outlook

Nu är det enklare och snabbare att se alla detaljer för ett möte direkt i din inkorg. Växla mellan meddelanden och mötesdetaljer, se deltagarlistan och vem som deltar i mötet och lägg till ett onlinemöte till det om arrangören glömt. Du behöver inte längre mejla någon för att lägga till en Teams-länk!

I Outlook på webben se meddelanden, mötesdetaljer, deltagarnas svar och lägg till ett onlinemöte direkt från din inkorg.

Gå med i onlinemöten med ett tryck

Outlook och Teams fungerar redan utmärkt tillsammans men Microsoft förstår att vissa personer får mötesinbjudningar till möten med andra onlinemötestjänster. För dem har Microsoft lagt till en JOIN-upplevelse med ett tryck i Outlook mobil, nu om du får en inbjudan från någon som använder tjänster som Zoom eller Webex är allt du behöver göra att trycka på Gå med för att snabbt träffa dem online.

Gå med i de flesta möten från Outlook för Android med ett tryck.

Ställ in att alla dina möten skapas online, automatiskt

Eftersom de flesta fortfarande arbetar på distans är det bra att alltid ha möjlighet att gå med i ett möte online. Du kan ställa in detta som standardalternativ i Outlook mobil och webb, så att du aldrig glömmer att lägga till Teams-länken igen. Oroa dig inte, du kan fortfarande boka ett rum också.

I Inställningar i Outlook mobil och webb kan du välja att alla dina möten ska skapas online som standard.

Skydda din personliga tid

Insikter från "Arbetets framtid” nämna att konceptet med 9 till 5 arbetsdagar kan tyna bort, men också ge människor ett mer flexibelt schema. Människor arbetar på de tider som är lämpliga för dem och lägger till sina personliga och familjeåtaganden till mixen. Arbetstiden har ökat på morgonen, kvällen och helgerna eftersom människor tar tid under arbetsdagen för att ta hand om personliga eller familjeärenden. Eftersom personliga och arbetstider och utrymmen suddas ut och enheter är bredvid dig hela tiden, måste du se till att den tid som ställts in för dina personliga angelägenheter redovisas.

Lägg till din personliga kalender på ditt jobbkonto 

Att se till att du har tid för dina personliga händelser kan vara knepigt om du håller två kalendrar. Nu när du lägger till en personlig kalender till Outlook på webben kommer tiderna för dessa händelser att visas som upptagna (utan detaljer eller information) när någon vill schemalägga ett möte med dig med hjälp av Schemaläggningsassistenten i Outlook, och du kan också se din personliga kalender sida vid sida med ditt arbete en eller i en vy.

Lägg till en personlig kalender så att dina medarbetare vet när din verkliga tillgänglighet är.

Dela enkelt tidsluckor som passar dina preferenser

AI i Outlook är en nyckelfunktion som hjälper dig att göra saker snabbare och enklare. En av dessa nyckelfunktioner är förslag på svar, som du kan använda i Outlook mobil och webb. Snart i Outlook mobil kommer du att se förslag på att skicka tillgänglighet eller schemalägga möte när någon vill träffa dig.

Snart i Outlook Mobile kommer förslag på svar att innehålla ett enkelt sätt att dela din tillgänglighet.

Schemalägg när dina e-postmeddelanden levereras

Med fler människor som drar fördel av flexibla scheman, kan de finna sig själva att triagera, svara och skicka e-postmeddelanden vid udda tider. För att hjälpa människor att undvika behovet av att vara "alltid på" eller störa dem under semestern, kan du schemalägga dina e-postmeddelanden så att de levereras vid en bättre tidpunkt. Skriv din e-post vid den tid som passar dig och få den levererad klockan 9 eller när de är tillbaka från semestern.

Schemalägg ditt meddelande att skickas senare vid en bättre tidpunkt e ditt meddelande att skickas senare vid en bättre tidpunkt.

Skjut upp ett e-postmeddelande till senare när du kan hantera det

Ibland läser du ett e-postmeddelande som du behöver svara eller vidta en åtgärd på men det är helt enkelt inte rätt tid för det eller så har du inte informationen för det, eller så kanske det är relaterat till något du behöver göra senare. För att hjälpa dig att hantera e-postmeddelanden vid rätt tidpunkt kan du snooze dem så att de är tillbaka överst i din inkorg när du behöver dem. Gör detta genom att högerklicka på meddelandet i Outlook på webben eller svepa på meddelandet i Outlook mobil.

För ytterligare hjälp om hur du skyddar din personliga tid och var uppmärksam på andra, se till att kontrollera vad MyAnalytics i Outlook kan göra.

Hantera din kalender för att hålla balansen

När människor letar efter sätt att upprätthålla en känsla av välbefinnande och vara balanserad inom ett mer flexibelt arbetsschema, är det viktigt att se till att du planerar ditt arbete och gör plats för egenvård i din kalender. Att få saker gjorda vid en lämplig tidpunkt och se till att du planerar och prioriterar dina uppgifter och pauser i din kalender kan hjälpa dig att känna dig mer i kontroll och balanserad.

Skapa enkelt en uppgift från ett mobilt e-postmeddelande

Många e-postmeddelanden har en åtgärd med sig och att kunna lägga till dem som en uppgift hjälper dig att planera din dag mer effektivt och få tid för dem. Alla dina uppgifter är synkroniserade och tillgängliga överallt Microsoft 365, så att du kan skapa en uppgift från Outlook för iOS och sedan hantera den i Outlook eller Att göra. Dessa nya uppgifter kommer att använda samma e-postämne och inkluderar det ursprungliga e-postmeddelandet och en länk till konversationen i Outlook för snabb referens från Att göra.

Lägg enkelt till en uppgift till Att göra från Outlook mobil.

Markera en del av ett e-postmeddelande och lägg till det som en uppgift

Ibland är ämnet för ett e-postmeddelande inte tillräckligt detaljerat för att skapas som en uppgift och Microsoft måste vara lite mer specifik när Microsoft lägger till ett e-postmeddelande som en uppgift så att Microsoft vet exakt vad Microsoft behöver göra snabbt.

Välj en del av meddelandet för att lägga till att e-postmeddelandet alltid är bifogat som en uppgift.

Planera när dina uppgifter behöver slutföras i förväg

Att planera, prioritera och se till att du blockerar tid för att slutföra dina uppgifter kan hjälpa dig att hålla ordning, ha kontroll över din dag och vad som behöver göras. I Outlook på webben, använd Min dag i kalendern för att se till att du tilldelar tid för att slutföra de uppgifter som är viktiga i din dag och vecka.

Dra och släpp en uppgift från My Day till din kalender för att förvandla den till en händelse med blockerad tid och påminnelser.

Få hjälp av Cortana när du förbereder dig för din dag

Cortana kan hjälpa dig att förbereda dig för din dag och hålla koll på åtaganden och möten med Briefingmail från Cortana. Du kommer att få ett personligt e-postmeddelande i början av din arbetsdag när Cortana hittar handlingsrekommendationer av dokument som du kan granska inför dina möten och väntande förfrågningar från tidigare e-postmeddelanden som du kanske vill följa upp. Det här e-postmeddelandet gör det också enkelt för dig att reservera "fokustid" under din arbetsdag för oavbrutet fokuserat arbete med tysta Microsoft Teams-aviseringar.

Briefing-e-postmeddelandet innehåller personliga rekommendationer och åtgärder som du kan vidta direkt i din inkorg.

Få en liten paus mellan mötena genom att göra dem kortare som standard

I en tid när ditt mötesmängd har skjutit i höjden och sannolikt kommer att ha många mötesdagar mot varandra, kan det vara en bra idé att ta en kort paus mellan dem. Du kan ställa in att alla dina möten ska avslutas tidigt i Outlook på webben eller Outlook för Windows, komma tillbaka 5-15 minuter för att stretcha eller ta en kaffe.

Ställ in möten och händelser så att de slutar tidigt som standard i Kalenderinställningar i Outlook för Windows och webben.

Kom ikapp med Spela mina e-postmeddelanden i Outlook för Android

Att trimma din inkorg kan ta tid under dagen så det är fantastiskt när du kan lyssna och svara på din e-post medan du är upptagen med andra saker. Låt Cortana läsa upp dina nya e-postmeddelanden så att du kan lyssna handsfree, hålla kontakten och snabbt ta reda på om någon har gjort en ändring i din kalender. Läs mer om det här..

Du kan också gå med i ett Teams-möte från Outlook med röstkommandon.

Uppdatera dina mötestider för att meddela kollegor när du är tillgänglig

Eftersom möten fortsätter att ta en stor del av dina dagar, se till att du uppdaterar dina mötestider för att matcha din önskade tillgänglighet, på så sätt har kollegor den bästa informationen om din tillgänglighet för att träffas. Du kan ställa in detta i kalenderinställningarna i Outlook på webben eller i kalenderalternativen i Outlook för Windows under "Arbetstid".