Microsoft podrobne popisuje nové nástroje na správu času a úloh v Microsoft 365

Čas je jedným z najvzácnejších a najvzácnejších zdrojov a v blogovom príspevku spoločnosť Microsoft podrobne opísala všetky nové nástroje a funkcie, ktoré sú súčasťou služby Microsoft 365, aby pomohla používateľom spravovať tento zdroj s cieľom tráviť menej času prípravou na stretnutia, ochrana vášho osobného času, a organizovanie kalendára tak, aby zostal vyvážený.

Venujte menej času príprave na stretnutia

Online stretnutia a videohovory nahradili neformálne konverzácie na chodbe, návštevy v kancelárii a dokonca aj niektoré spoločenské konverzácie, ktoré ľudia vedú. Viac stretnutí znamená aj viac času potrebného na ich prípravu a zabezpečenie následných činností. Jednoduché nájdenie súborov a e-mailov, ktoré potrebujete na stretnutie, vám pomôže stráviť menej času prípravou na stretnutie.

Štatistiky schôdzí v Outlooku pre Android

Nájdite informácie, ktoré potrebujete vaše stretnuties v jednom miesto-Meeting Insights prináša e-mailové správy a súbory, ktoré môžu byť relevantné pre vaše stretnutie priamo v podrobnostiach udalosti vo vašom kalendári, takže môžete ľahko a rýchlo nájsť to, čo potrebujete. 

V Outlooku mobile nájdete Štatistiky schôdze v detailoch udalosti.

Lepšia správa pozvánok na stretnutie v programe Outlook

Teraz je jednoduchšie a rýchlejšie vidieť všetky podrobnosti o schôdzke priamo vo vašej doručenej pošte. Prepínajte medzi správami a podrobnosťami o schôdzi, pozrite si zoznam účastníkov a toho, kto sa schôdze zúčastňuje, a dokonca k nej pridajte online schôdzu, ak na ňu organizátor zabudol. Už žiadne posielanie e-mailov niekomu, aby pridal odkaz na Teams!

V Outlooku na webe si môžete priamo z doručenej pošty zobraziť správy, podrobnosti o schôdzi, odpovede účastníkov a pridať schôdzu online.

Pripojte sa k online stretnutiam jediným klepnutím

Outlook a Teams už spolu fungujú skvele ale spoločnosť Microsoft chápe, že niektorí ľudia dostávajú pozvánky na schôdze pomocou iných služieb na schôdze online. Pre nich spoločnosť Microsoft pridala možnosť JOIN jedným klepnutím v aplikácii Outlook pre mobil. Ak teraz dostanete pozvánku od niekoho, kto používa služby ako Zoom alebo Webex, stačí klepnúť na položku Pripojiť a rýchlo sa s nimi stretnúť online.

Pripojte sa jedným klepnutím k väčšine stretnutí z Outlooku pre Android.

Nastavte, aby sa všetky vaše stretnutia vytvárali online, automaticky

Keďže väčšina ľudí stále pracuje na diaľku, je dobrým zvykom mať vždy možnosť pripojiť sa k schôdzi online. Môžete to nastaviť ako predvolenú možnosť v Outlooku pre mobil a web, takže už nikdy nezabudnete pridať prepojenie na Teams. Nebojte sa, stále si môžete rezervovať izbu.

V Nastaveniach v Outlooku pre mobil a web môžete vybrať, aby sa všetky schôdze predvolene vytvorili online.

Chráňte svoj osobný čas

Štatistiky z „Budúcnosť práce“ uvádzajú, že koncept pracovného dňa 9 až 5 sa možno vytráca, no zároveň dáva ľuďom flexibilnejší rozvrh. Ľudia pracujú v čase, ktorý im vyhovuje, a pridávajú k tomu svoje osobné a rodinné záväzky. Pracovná doba sa predĺžila v ranných, večerných hodinách a cez víkendy, pretože ľudia počas pracovného dňa potrebujú čas na osobné alebo rodinné záležitosti. Keďže sa osobné a pracovné hodiny a priestory stierajú a zariadenia máte neustále vedľa seba, musíte sa uistiť, že čas určený na vaše osobné záležitosti bude započítaný.

Pridajte svoj osobný kalendár do svojho pracovného účtu 

Uistiť sa, že máte čas na svoje osobné udalosti, môže byť zložité, ak si vediete dva kalendáre. Keď teraz pridáte osobný kalendár do Outlooku na webe, časy pre tieto udalosti sa zobrazia ako zaneprázdnené (bez podrobností alebo informácií), keď si s vami bude chcieť niekto naplánovať schôdzku pomocou Asistenta plánovania v Outlooku. pozrite si svoj osobný kalendár vedľa svojho pracovného jedného alebo jedného zobrazenia.

Pridajte si osobný kalendár, aby vaši spolupracovníci vedeli, kedy je vaša skutočná dostupnosť.

Ľahko zdieľajte časové úseky, ktoré vyhovujú vašim preferenciám

Umelá inteligencia v programe Outlook je kľúčovou funkciou, ktorá vám pomôže robiť veci rýchlejšie a jednoduchšie. Jednou z týchto kľúčových funkcií sú navrhované odpovede, ktoré môžete použiť v Outlooku pre mobil a na webe. Čoskoro v Outlooku pre mobil uvidíte návrhy na odoslanie dostupnosti alebo naplánovanie stretnutia, keď sa s vami chce niekto stretnúť.

Čoskoro v Outlooku mobile budú navrhované odpovede obsahovať jednoduchý spôsob zdieľania vašej dostupnosti.

Naplánujte si doručenie e-mailov

Keď viac ľudí využíva flexibilné rozvrhy, môžu sa ocitnúť v triedení, odpovedaní a odosielaní e-mailových správ v nepárnych hodinách. Ak chcete ľuďom pomôcť vyhnúť sa potrebe byť „vždy zapnutý“ alebo ich obťažovať počas prázdnin, môžete si naplánovať doručenie e-mailov na lepší čas. Napíšte svoj e-mail v čase, ktorý vám vyhovuje, a nechajte si ho doručiť o 9:XNUMX alebo keď sa vrátia z dovolenky.

Naplánujte si odoslanie správy neskôr v lepšom čase a odoslanie správy neskôr v lepšom čase.

Odložte e-mailovú správu na neskôr, keď sa ňou budete môcť zaoberať

Niekedy si prečítate e-mail, na ktorý potrebujete odpovedať alebo vykonať akciu, ale jednoducho na to nie je vhodný čas alebo na to nemáte informácie alebo možno súvisí s niečím, čo musíte urobiť neskôr. Aby ste sa mohli vysporiadať s e-mailovými správami v správnom čase, môžete ich odložiť, aby boli späť v hornej časti priečinka doručenej pošty, keď ich budete potrebovať. Urobte to kliknutím pravým tlačidlom myši na správu v Outlooku na webe alebo potiahnutím prstom po správe v Outlooku pre mobil.

Ak potrebujete ďalšiu pomoc, ako si chrániť svoj osobný čas a všímať si ostatných, skontrolujte si čo MyAnalytics v programe Outlook môcť urobiť.

Spravujte svoj kalendár, aby ste zostali v rovnováhe

Keďže ľudia hľadajú spôsoby, ako si udržať pocit pohody a byť v rovnováhe v rámci flexibilnejšieho pracovného harmonogramu, je dôležité, aby ste si naplánovali prácu a vytvorili si vo svojom kalendári priestor na starostlivosť o seba. Robiť veci vo vhodnom čase a uistiť sa, že si naplánujete a uprednostníte svoje úlohy a prestávky v kalendári, vám môže pomôcť cítiť sa lepšie a vyrovnanejšie.

Jednoducho vytvorte úlohu z mobilnej e-mailovej správy

Veľa e-mailových správ obsahuje nejakú akciu a možnosť pridať si ich ako úlohu vám pomôže naplánovať si deň efektívnejšie a nájsť si na ne čas. Všetky vaše úlohy sú synchronizované a dostupné naprieč Microsoft 365, takže môžete vytvoriť úlohu z Outlooku pre iOS a potom ju spravovať v Outlooku alebo Úlohách. Tieto nové úlohy budú používať rovnaký predmet e-mailu a budú obsahovať pôvodný e-mail a prepojenie na konverzáciu v programe Outlook pre rýchlu referenciu z Úlohy.

Jednoducho pridajte úlohu do Úlohy z Outlooku pre mobil.

Zvýraznite časť e-mailovej správy a pridajte ju ako úlohu

Niekedy predmet e-mailu nie je dostatočne podrobný na to, aby bol vytvorený ako úloha, a spoločnosť Microsoft musí byť trochu konkrétnejšia, keď spoločnosť Microsoft pridá e-mail ako úlohu, aby spoločnosť Microsoft presne vedela, čo musí rýchlo urobiť.

Vyberte časť správy, ak chcete pridať, že ako úloha bude e-mailová správa vždy pripojená k nej.

Naplánujte si vopred, kedy je potrebné splniť vaše úlohy

Plánovanie, stanovovanie priorít a uistenie sa, že blokujete čas na dokončenie úloh, vám môže pomôcť udržať si poriadok, mať kontrolu nad svojím dňom a nad tým, čo je potrebné urobiť. V Outlooku na webe použite Môj deň v kalendári, aby ste sa uistili, že prideľujete čas na dokončenie úloh, ktoré sú dôležité počas vášho dňa a týždňa.

Presuňte úlohu z položky Môj deň do kalendára a premeňte ju na udalosť so zablokovaným časom a pripomienkami.

Získajte pomoc od Cortany, keď sa pripravujete na svoj deň

Cortana vám môže pomôcť pripraviť sa na váš deň a udržať si prehľad o záväzkoch a stretnutiach s Prehľadný e-mail od Cortany. Prispôsobenú e-mailovú správu dostanete na začiatku vášho pracovného dňa, keď Cortana nájde použiteľné odporúčania dokumentov, ktoré si môžete skontrolovať pred vašimi stretnutiami a čakajúce žiadosti z predchádzajúcich e-mailov, na ktoré by ste možno chceli nadviazať. Tento e-mail vám tiež uľahčí vyhradiť si „čas na sústredenie“ počas pracovného dňa na neprerušovanú sústredenú prácu so stlmenými upozorneniami aplikácie Microsoft Teams.

E-mail s brífingom obsahuje prispôsobené odporúčania a akcie, ktoré môžete vykonať priamo vo svojej doručenej pošte.

Doprajte si malú prestávku medzi stretnutiami tým, že ich predvolene skrátite

V čase, keď vaša záťaž na stretnutia raketovo stúpla a pravdepodobne budete mať veľa dní po sebe idúcich stretnutiach, môže byť dobrý nápad dať si medzi nimi krátky oddych. V Outlooku na webe alebo Outlooku pre Windows môžete nastaviť, aby sa všetky schôdze končili skôr, vráťte sa o 5 až 15 minút na pretiahnutie sa alebo si dajte kávu.

V nastaveniach kalendára v Outlooku pre Windows a na webe nastavte schôdzky a udalosti tak, aby sa predvolene končili skôr.

Dobehnite s Play My Emails v Outlooku pre Android

Sledovanie vašej doručenej pošty môže počas dňa zabrať určitý čas, takže je skvelé, keď môžete počúvať a odpovedať na svoje e-maily, zatiaľ čo ste zaneprázdnení inými vecami. Nechajte Cortanu čítať vaše nové e-mailové správy, aby ste mohli počúvať bez použitia rúk, zostať v spojení a rýchlo zistiť, či niekto urobil zmenu vo vašom kalendári. Zistite o tom viac tu.

K schôdzi cez Teams sa môžete pripojiť aj z Outlooku pomocou hlasových príkazov.

Aktualizujte si hodiny schôdze, aby kolegovia vedeli, kedy ste k dispozícii

Keďže stretnutia naďalej zaberajú veľkú časť vašich dní, uistite sa, že aktualizujete svoje hodiny stretnutí tak, aby zodpovedali vašej požadovanej dostupnosti, aby mali spolupracovníci tie najlepšie informácie o vašej dostupnosti na stretnutie. Môžete to nastaviť v nastaveniach kalendára v Outlooku na webe alebo v možnostiach kalendára v Outlooku pre Windows v časti „Pracovný čas“.