Microsoft detaliază noi instrumente de gestionare a timpului și sarcinilor din Microsoft 365

Timpul este una dintre cele mai prețioase și mai rare resurse, iar într-o postare pe blog, Microsoft a detaliat toate noile instrumente și funcții care vin cu Microsoft 365 pentru a ajuta utilizatorii să gestioneze această resursă, cu scopul de a petrecând mai puțin timp pregătindu-se pentru întâlniri, protejarea timpului personal, și organizarea calendarului pentru a rămâne echilibrat.

Petreceți mai puțin timp pregătindu-vă pentru întâlniri

Întâlnirile online și apelurile video au înlocuit conversațiile informale de pe hol, accesul la birou și chiar unele dintre conversațiile sociale pe care oamenii le au. Mai multe întâlniri înseamnă, de asemenea, mai mult timp necesar pentru a le pregăti și pentru a asigura urmărirea. Găsirea cu ușurință a fișierelor și a e-mailurilor de care aveți nevoie pentru o întâlnire vă poate ajuta să petreceți mai puțin timp pregătindu-vă pentru aceasta.

Informații despre întâlniri în Outlook pentru Android

Găsiți informațiile de care aveți nevoie întâlnirea tas într-un singur loc-Meeting Insights aduce mesajele de e-mail și fișierele care poate fi relevant pentru întâlnirea dvs. chiar în detaliile evenimentului din calendarul dvs, astfel încât să puteți găsi ușor și rapid ceea ce aveți nevoie. 

În Outlook mobil, puteți găsi Meeting Insights în detaliile evenimentului.

Gestionarea mai bună a invitațiilor la întâlnire în Outlook

Acum este mai ușor și mai rapid să vezi toate detaliile unei întâlniri chiar în căsuța de e-mail. Comutați între mesaje și detaliile întâlnirii, vedeți lista de participanți și cine participă la întâlnire și chiar adăugați o întâlnire online dacă organizatorul a uitat. Nu mai trimiteți e-mail cuiva pentru a adăuga un link Teams!

În Outlook pe web, vedeți mesajele, detaliile întâlnirii, răspunsurile participanților și adăugați o întâlnire online direct din căsuța de e-mail.

Alăturați-vă la întâlniri online cu o singură atingere

Outlook și Teams lucrează deja excelent împreună dar Microsoft înțelege că unii oameni primesc invitații la întâlniri pentru întâlniri folosind alte servicii de întâlnire online. Pentru ei, Microsoft a adăugat o experiență JOIN cu o singură atingere în Outlook mobil, acum, dacă primiți o invitație de la cineva care utilizează servicii precum Zoom sau Webex, tot ce trebuie să faceți este să atingeți Alăturați-vă pentru a-i întâlni rapid online.

Alăturați-vă cu o singură atingere la majoritatea întâlnirilor din Outlook pentru Android.

Setați ca toate întâlnirile dvs. să fie create online, automat

Deoarece majoritatea oamenilor încă lucrează de la distanță, este o practică bună să aveți întotdeauna opțiunea de a participa la o întâlnire online. Puteți seta aceasta ca opțiune implicită în Outlook mobil și web, astfel încât să nu uitați să adăugați din nou acel link Teams. Nu vă faceți griji, puteți rezerva și o cameră.

În Setări în Outlook mobil și web, puteți selecta toate întâlnirile dvs. pentru a fi create online în mod implicit.

Protejați-vă timpul personal

Perspective de la „Viitorul muncii” menționează că conceptul zilei de lucru de la 9 la 5 poate dispărea, dar oferă oamenilor și un program mai flexibil. Oamenii lucrează la orele care le sunt convenabile și adaugă angajamentele personale și familiale la amestec. Orele de lucru au crescut dimineața, seara și în weekend, deoarece oamenii își iau timp în timpul zilei de lucru pentru a se ocupa de problemele personale sau de familie. Pe măsură ce orele și spațiile personale și de lucru se estompează, iar dispozitivele sunt tot timpul lângă tine, trebuie să te asiguri că timpul stabilit pentru problemele tale personale este luat în considerare.

Adăugați calendarul dvs. personal la contul dvs. de serviciu 

A se asigura că aveți timp pentru evenimentele personale poate fi dificil dacă păstrați două calendare. Acum, când adăugați un calendar personal la Outlook pe web, orele pentru acele evenimente vor fi afișate ca ocupate (fără detalii sau informații) atunci când cineva dorește să programeze o întâlnire cu dvs. folosind Asistentul de programare din Outlook și, de asemenea, puteți vedeți calendarul dvs. personal alăturat cu munca dvs. una sau într-o singură vizualizare.

Adăugați un calendar personal, astfel încât colegii să știe când este disponibilitatea dvs. reală.

Partajați cu ușurință intervalele de timp care se potrivesc preferințelor dvs

AI în Outlook este o capacitate cheie pentru a vă ajuta să faceți lucrurile mai rapid și mai ușor. Una dintre aceste capabilități cheie este răspunsurile sugerate, pe care le puteți utiliza în Outlook mobil și web. În curând, în Outlook mobil, veți vedea sugestii pentru a trimite disponibilitatea sau a programa o întâlnire atunci când cineva dorește să se întâlnească cu dvs.

În curând, în Outlook mobil, răspunsurile sugerate vor include o modalitate simplă de a vă împărtăși disponibilitatea.

Programați când sunt livrate e-mailurile dvs

Cu mai mulți oameni care profită de programele flexibile, s-ar putea trezi că trimit, răspund și trimit mesaje de e-mail la ore ciudate. Pentru a ajuta oamenii să evite nevoia de a fi „întotdeauna activați” sau să îi deranjeze în timpul vacanțelor, vă puteți programa e-mailurile pentru a fi livrate la un moment mai bun. Compuneți-vă e-mailul la ora care vă convine și primiți-l la ora 9 dimineața sau când se întorc din vacanță.

Programează-ți mesajul pentru a fi trimis mai târziu la un moment mai bun și mesajul tău să fie trimis mai târziu, la un moment mai bun.

Amânați un mesaj de e-mail pentru mai târziu, când vă puteți ocupa de el

Uneori citiți un e-mail la care trebuie să răspundeți sau să luați o acțiune, dar pur și simplu nu este momentul potrivit pentru asta sau nu aveți informațiile pentru el sau poate are legătură cu ceva ce trebuie să faceți mai târziu. Pentru a vă ajuta să tratați mesajele de e-mail la momentul potrivit, le puteți amâna, astfel încât să fie din nou în partea de sus a căsuței de e-mail când aveți nevoie de ele. Faceți acest lucru făcând clic dreapta pe mesaj în Outlook pe web sau glisând pe mesaj în Outlook mobil.

Pentru ajutor suplimentar despre cum să vă protejați timpul personal și să fiți atenți la ceilalți, asigurați-vă că verificați ce MyAnalytics în Outlook pot face.

Gestionați-vă calendarul pentru a rămâne echilibrat

Pe măsură ce oamenii caută modalități de a menține un sentiment de bunăstare și de a fi echilibrați într-un program de lucru mai flexibil, este esențial să vă planificați munca și să faceți spațiu pentru îngrijire personală în calendarul dvs. A face lucrurile la un moment convenabil și a vă asigura că vă planificați și acordați prioritate sarcinilor și pauzelor în calendar vă poate ajuta să vă simțiți mai controlați și echilibrați.

Creați cu ușurință o sarcină dintr-un mesaj de e-mail mobil

O mulțime de mesaje de e-mail poartă cu ele un element de acțiune și posibilitatea de a le adăuga ca sarcină vă ajută să vă planificați ziua mai eficient și să vă faceți timp pentru ele. Toate sarcinile dvs. sunt sincronizate și disponibile peste tot Microsoft 365, astfel încât să puteți crea o sarcină din Outlook pentru iOS și apoi să o gestionați în Outlook sau To Do. Aceste noi sarcini vor folosi același subiect de e-mail și vor include e-mailul original și un link către conversația din Outlook pentru referință rapidă de la To Do.

Adăugați cu ușurință o sarcină la To Do din Outlook mobil.

Evidențiați o parte dintr-un mesaj de e-mail și adăugați-o ca sarcină

Uneori, subiectul unui e-mail nu este suficient de detaliat pentru a fi creat ca sarcină și Microsoft trebuie să fie puțin mai specific atunci când Microsoft adaugă un e-mail ca sarcină, astfel încât Microsoft să știe exact ce trebuie să facă Microsoft rapid.

Selectați o parte a mesajului pentru a adăuga aceasta ca sarcină, mesajul de e-mail este întotdeauna atașat acesteia.

Planificați în avans când trebuie finalizate sarcinile dvs

Planificarea, prioritizarea și asigurarea că blocați timpul pentru a vă finaliza sarcinile vă pot ajuta să rămâneți organizat, să aveți control asupra zilei și a ceea ce trebuie făcut. În Outlook pe web, utilizați Ziua mea în calendar pentru a vă asigura că alocați timp pentru a finaliza sarcinile care sunt importante în ziua și săptămâna dvs.

Trageți și plasați o sarcină din Ziua mea în calendarul dvs. pentru a le transforma într-un eveniment cu timp și memento-uri blocate.

Obțineți ajutor de la Cortana în timp ce vă pregătiți pentru ziua dvs

Cortana vă poate ajuta să vă pregătiți pentru ziua și să rămâneți la curent cu angajamentele și întâlnirile cu E-mail de informare de la Cortana. Veți primi un mesaj de e-mail personalizat aproape de începutul zilei de lucru, atunci când Cortana găsește recomandări de documente care să poată fi analizate înainte de întâlniri și solicitări în așteptare din e-mailurile anterioare pe care ați putea dori să le urmăriți. Acest e-mail vă va facilita, de asemenea, să rezervați „timp de concentrare” în timpul zilei de lucru pentru lucrul concentrat neîntrerupt, cu notificările Microsoft Teams oprite.

E-mailul Briefing conține recomandări și acțiuni personalizate pe care le puteți întreprinde direct în căsuța dvs. de e-mail.

Obțineți o mică pauză între întâlniri, făcându-le mai scurte în mod implicit

Într-o perioadă în care volumul întâlnirilor tale a crescut vertiginos și probabil că au multe zile de întâlnire consecutive, să te relaxezi între ele ar putea fi o idee bună. Puteți seta toate întâlnirile să se încheie mai devreme în Outlook pe web sau Outlook pentru Windows, reveniți cu 5-15 minute pentru a vă întinde sau a lua o cafea.

Setați întâlnirile și evenimentele să se încheie mai devreme ca implicit în Setările calendarului din Outlook pentru Windows și web.

Fiți din urmă cu Play My Emails în Outlook pentru Android

Triarea căsuței de e-mail poate dura timp în ziua dvs., așa că este grozav când puteți asculta și răspunde la e-mailul dvs. în timp ce sunteți ocupat cu alte lucruri. Lăsați Cortana să vă citească noile mesaje de e-mail, astfel încât să puteți asculta fără mâini, să rămâneți conectat și să aflați rapid dacă cineva a făcut o schimbare în calendarul dvs. Aflați mai multe despre el aici.

De asemenea, vă puteți alătura unei întâlniri Teams din Outlook cu comenzi vocale.

Actualizați-vă orele de întâlnire pentru a le informa colegilor când sunteți disponibil

Întrucât întâlnirile continuă să ocupe o mare parte din zilele dvs., asigurați-vă că actualizați orele de întâlnire pentru a se potrivi cu disponibilitatea dorită, astfel colegii să aibă cele mai bune informații despre disponibilitatea dvs. de a se întâlni. Puteți configura acest lucru în Setările calendarului din Outlook pe web sau în Opțiunile calendarului din Outlook pentru Windows, sub „Ore de lucru”.