A Microsoft detalha novas ferramentas de gerenciamento de tempo e tarefas no Microsoft 365

O tempo é um dos recursos mais preciosos e escassos, e em uma postagem no blog, a Microsoft detalhou todas as novas ferramentas e recursos que acompanham o Microsoft 365 para ajudar os usuários a gerenciar esse recurso, com o objetivo de gastando menos tempo se preparando para reuniões, protegendo seu tempo pessoal, e organizar seu calendário para se manter equilibrado.

Gaste menos tempo se preparando para reuniões

As reuniões online e as videochamadas substituíram as conversas informais no corredor, as visitas no escritório e até algumas das conversas sociais que as pessoas têm. Mais reuniões também significam mais tempo necessário para se preparar para elas e garantir que os acompanhamentos aconteçam. Encontrar facilmente os arquivos e e-mails de que você precisa para uma reunião pode ajudá-lo a gastar menos tempo se preparando para isso.

Insights de reunião no Outlook para Android

Encontre as informações que você precisa para seu encontros num lugar-Meeting Insights traz as mensagens de e-mail e arquivos que pode ser relevante para sua reunião diretamente nos detalhes do evento em seu calendário, para que você possa encontrar com facilidade e rapidez o que precisa. 

No Outlook Mobile, você pode encontrar o Meeting Insights nos detalhes do evento.

Melhor gerenciamento de convites para reuniões no Outlook

Agora ficou mais fácil e rápido ver todos os detalhes de uma reunião diretamente na sua caixa de entrada. Alterne entre mensagens e detalhes da reunião, veja a lista de participantes e quem está participando da reunião e até adicione uma reunião online se o organizador esquecer. Chega de enviar e-mail para alguém para adicionar um link do Teams!

No Outlook na Web, veja as mensagens, os detalhes da reunião, as respostas dos participantes e adicione uma reunião online diretamente da sua caixa de entrada.

Participe de reuniões online com um toque

O Outlook e o Teams já funcionam muito bem juntos mas a Microsoft entende que algumas pessoas recebem convites para reuniões usando outros serviços de reunião online. Para eles, a Microsoft adicionou uma experiência de JOIN com um toque no Outlook mobile, agora, se você receber um convite de alguém que usa serviços como Zoom ou Webex, tudo o que você precisa fazer é tocar em Join para encontrá-los online rapidamente.

Participe com um toque na maioria das reuniões do Outlook para Android.

Defina todas as suas reuniões para serem criadas online, automaticamente

Como a maioria das pessoas ainda está trabalhando remotamente, é uma boa prática sempre ter a opção de participar de uma reunião online. Você pode definir isso como a opção padrão no Outlook Mobile e na Web, para nunca mais esquecer de adicionar o link do Teams novamente. Não se preocupe, você ainda pode reservar um quarto também.

Em Configurações no Outlook Mobile e Web, você pode selecionar todas as suas reuniões para serem criadas online por padrão.

Proteja seu tempo pessoal

Informações de “O futuro do trabalho” mencionam que o conceito da jornada de trabalho das 9 às 5 pode estar desaparecendo, mas também dando às pessoas um horário mais flexível. As pessoas estão trabalhando nas horas que lhes são convenientes e acrescentando seus compromissos pessoais e familiares à mistura. As horas de trabalho aumentaram de manhã, à noite e nos fins de semana, pois as pessoas dedicam tempo durante a jornada de trabalho para cuidar de assuntos pessoais ou familiares. À medida que as horas e os espaços pessoais e de trabalho se confundem e os dispositivos estão ao seu lado o tempo todo, você precisa garantir que o tempo definido para seus assuntos pessoais seja considerado.

Adicione seu calendário pessoal à sua conta de trabalho 

Garantir que você tenha tempo para seus eventos pessoais pode ser complicado se você mantiver dois calendários. Agora, quando você adiciona um calendário pessoal ao Outlook na Web, os horários desses eventos serão mostrados como ocupados (sem detalhes ou informações) quando alguém quiser agendar uma reunião com você usando o Assistente de Agendamento no Outlook, e você também pode veja seu calendário pessoal lado a lado com seu trabalho ou em uma visualização.

Adicione um calendário pessoal para que seus colegas de trabalho saibam quando é sua real disponibilidade.

Compartilhe facilmente os horários de acordo com suas preferências

A IA no Outlook é um recurso essencial para ajudá-lo a fazer as coisas com mais rapidez e facilidade. Um desses recursos principais são as respostas sugeridas, que você pode usar no Outlook para dispositivos móveis e na Web. Em breve no Outlook mobile, você verá sugestões para Enviar Disponibilidade ou Agendar Reunião quando alguém quiser se encontrar com você.

Em breve no Outlook Mobile, as respostas sugeridas incluirão uma maneira fácil de compartilhar sua disponibilidade.

Agende quando seus e-mails são entregues

Com mais pessoas aproveitando os horários flexíveis, elas podem se encontrar fazendo triagem, respondendo e enviando mensagens de e-mail em horários estranhos. Para ajudar as pessoas a evitar a necessidade de estar “sempre ligado” ou incomodá-las durante as férias, você pode programar seus e-mails para serem entregues em um horário melhor. Escreva seu e-mail no horário que for mais conveniente para você e receba-o às 9h ou quando estiver de volta das férias.

Agende sua mensagem para ser enviada mais tarde em melhor hora e sua mensagem para ser enviada mais tarde em melhor hora.

Adiar uma mensagem de e-mail para mais tarde, quando puder lidar com ela

Às vezes, você lê um e-mail que precisa responder ou executar uma ação, mas não é o momento certo para isso ou você não tem as informações para isso, ou talvez esteja relacionado a algo que você precisa fazer mais tarde. Para ajudá-lo a lidar com as mensagens de e-mail no momento certo, você pode adiá-las para que voltem ao topo da sua caixa de entrada quando você precisar delas. Faça isso clicando com o botão direito do mouse na mensagem no Outlook na Web ou passando o dedo na mensagem no Outlook Mobile.

Para obter ajuda adicional sobre como proteger seu tempo pessoal e estar atento aos outros, certifique-se de verificar o que MyAnalytics no Outlook pode fazer.

Gerencie seu calendário para se manter equilibrado

À medida que as pessoas procuram maneiras de manter uma sensação de bem-estar e equilíbrio dentro de um horário de trabalho mais flexível, é essencial planejar seu trabalho e criar espaço para o autocuidado em seu calendário. Fazer as coisas em um horário conveniente e garantir que você planeje e priorize suas tarefas e intervalos em seu calendário pode ajudá-lo a se sentir mais no controle e equilibrado.

Crie facilmente uma tarefa a partir de uma mensagem de e-mail móvel

Muitas mensagens de e-mail carregam um item de ação com elas e poder adicioná-las como uma tarefa ajuda você a planejar seu dia com mais eficiência e a ter tempo para elas. Todas as suas tarefas são sincronizadas e disponíveis em Microsoft 365, para que você possa criar uma tarefa do Outlook para iOS e gerenciá-la no Outlook ou no To Do. Essas novas tarefas usarão o mesmo assunto de email e incluirão o email original e um link para a conversa no Outlook para referência rápida do To Do.

Adicione facilmente uma tarefa ao To Do do Outlook Mobile.

Realce parte de uma mensagem de e-mail e adicione-a como uma tarefa

Às vezes, o assunto de um email não é detalhado o suficiente para ser criado como uma tarefa e a Microsoft precisa ser um pouco mais específica quando a Microsoft adiciona um email como uma tarefa para que a Microsoft saiba exatamente o que a Microsoft precisa fazer rapidamente.

Selecione uma parte da mensagem para adicioná-la como uma tarefa, a mensagem de e-mail é sempre anexada a ela.

Planeje quando suas tarefas precisam ser concluídas com antecedência

Planejar, priorizar e garantir que você reserve tempo para concluir suas tarefas pode ajudá-lo a se manter organizado, no controle do seu dia e do que precisa ser feito. No Outlook na Web, use Meu Dia no calendário para garantir que você esteja atribuindo tempo para concluir as tarefas importantes no seu dia e semana.

Arraste e solte uma tarefa de Meu Dia em seu calendário para transformá-la em um evento com horário e lembretes bloqueados.

Obtenha ajuda da Cortana enquanto se prepara para o seu dia

A Cortana pode ajudá-lo a se preparar para o seu dia e ficar por dentro dos compromissos e reuniões com o E-mail de resumo da Cortana. Você receberá uma mensagem de email personalizada perto do início do seu dia de trabalho quando a Cortana encontrar recomendações acionáveis ​​de documentos para você revisar antes de suas reuniões e solicitações pendentes de emails anteriores que você pode querer acompanhar. Este e-mail também facilitará a reserva de “tempo de foco” durante seu dia de trabalho para trabalho focado ininterrupto com as notificações do Microsoft Teams silenciadas.

O e-mail Briefing contém recomendações personalizadas e ações que você pode realizar diretamente na sua caixa de entrada.

Faça uma pequena pausa entre as reuniões, tornando-as mais curtas por padrão

Em um momento em que sua carga de reuniões disparou e provavelmente haverá muitos dias consecutivos de reuniões, fazer um breve intervalo entre eles pode ser uma boa ideia. Você pode definir todas as suas reuniões para terminar mais cedo no Outlook na Web ou no Outlook para Windows, voltar de 5 a 15 minutos para alongar ou tomar um café.

Defina compromissos e eventos para terminar antecipadamente como padrão nas configurações de calendário no Outlook para Windows e na Web.

Acompanhe o Play My Emails no Outlook para Android

A triagem de sua caixa de entrada pode levar algum tempo do seu dia, por isso é ótimo quando você pode ouvir e responder ao seu e-mail enquanto está ocupado fazendo outras coisas. Deixe a Cortana ler suas novas mensagens de email para que você possa ouvir com as mãos livres, ficar conectado e saber rapidamente se alguém fez uma alteração no seu calendário. Saiba mais sobre isso aqui.

Você também pode ingressar em uma reunião do Teams do Outlook com comandos de voz.

Atualize seu horário de reunião para informar aos colegas de trabalho quando você estiver disponível

Como as reuniões continuam ocupando grande parte dos seus dias, certifique-se de atualizar o horário das reuniões para corresponder à disponibilidade desejada, dessa forma os colegas de trabalho têm as melhores informações sobre sua disponibilidade para se encontrar. Você pode configurar isso nas configurações de calendário no Outlook na Web ou nas opções de calendário no Outlook para Windows em "Horário de trabalho".