Microsoft geeft details over nieuwe tools voor tijd- en taakbeheer in Microsoft 365

Tijd is een van de meest kostbare en schaarse bronnen, en in een blogpost heeft Microsoft alle nieuwe tools en functies beschreven die bij Microsoft 365 worden geleverd om gebruikers te helpen deze bron te beheren, met als doel minder tijd besteden aan het voorbereiden van vergaderingen, het beschermen van uw persoonlijke tijd, en het organiseren van uw agenda om in balans te blijven.

Besteed minder tijd aan het voorbereiden van vergaderingen

Online vergaderingen en videogesprekken hebben de informele ganggesprekken, de kantoorbezoekers en zelfs enkele van de sociale gesprekken die mensen voeren, vervangen. Meer vergaderingen betekenen ook dat er meer tijd nodig is om ze voor te bereiden en ervoor te zorgen dat er follow-ups plaatsvinden. Door eenvoudig de bestanden en e-mails te vinden die u nodig hebt voor een vergadering, kunt u minder tijd besteden aan de voorbereiding ervan.

Vergaderinzichten in Outlook voor Android

Vind de informatie die je nodig hebt voor jouw ontmoetings in een plaats-Meeting Insights brengt de e-mailberichten en bestanden die kan relevant zijn voor uw vergadering, rechtstreeks naar de details van het evenement in uw agenda, zodat u gemakkelijk en snel kunt vinden wat u nodig heeft. 

In Outlook mobiel vind je Meeting Insights in de afspraakdetails.

Beter beheer van vergaderuitnodigingen in Outlook

Nu is het gemakkelijker en sneller om alle details voor een vergadering rechtstreeks in je inbox te zien. Schakel tussen berichten en vergaderdetails, bekijk de deelnemerslijst en wie de vergadering bijwoont, en voeg er zelfs een onlinevergadering aan toe als de organisator het vergeten is. Nooit meer iemand e-mailen om een ​​Teams-link toe te voegen!

In Outlook op het web kunt u berichten, details van vergaderingen en reacties van deelnemers bekijken en rechtstreeks vanuit uw inbox een onlinevergadering toevoegen.

Neem met één tik deel aan onlinevergaderingen

Outlook en Teams werken al geweldig samen maar Microsoft begrijpt dat sommige mensen uitnodigingen voor vergaderingen ontvangen voor vergaderingen die andere online vergaderservices gebruiken. Voor hen heeft Microsoft een JOIN-ervaring met één tik toegevoegd in Outlook mobiel. Als u nu een uitnodiging krijgt van iemand die services zoals Zoom of Webex gebruikt, hoeft u alleen maar op Join te tikken om ze snel online te ontmoeten.

Neem met één tik deel aan de meeste vergaderingen vanuit Outlook voor Android.

Stel in dat al uw vergaderingen automatisch online worden gemaakt

Aangezien de meeste mensen nog steeds op afstand werken, is het een goede gewoonte om altijd de mogelijkheid te hebben om online aan een vergadering deel te nemen. U kunt dit instellen als de standaardoptie in Outlook mobiel en web, zodat u nooit vergeet die Teams-link opnieuw toe te voegen. Geen zorgen, je kunt ook nog een kamer boeken.

In Instellingen in Outlook mobiel en web kunt u al uw vergaderingen selecteren die standaard online moeten worden gemaakt.

Bescherm uw persoonlijke tijd

Inzichten van “De toekomst van werk” vermelden dat het concept van de werkdag van 9 tot 5 misschien aan het vervagen is, maar mensen ook een flexibeler schema geeft. Mensen werken op de uren die hen goed uitkomen en voegen daar hun persoonlijke en familiale verplichtingen aan toe. De werkuren zijn 's ochtends, 's avonds en in het weekend toegenomen, omdat mensen tijdens de werkdag de tijd nemen om zich bezig te houden met persoonlijke of gezinsaangelegenheden. Omdat persoonlijke en werkuren en ruimtes samenvloeien en apparaten de hele tijd naast u staan, moet u ervoor zorgen dat de tijd die is ingesteld voor uw persoonlijke zaken, wordt verantwoord.

Voeg uw persoonlijke agenda toe aan uw werkaccount 

Het kan lastig zijn om ervoor te zorgen dat u tijd heeft voor uw persoonlijke evenementen als u twee agenda's bijhoudt. Wanneer u nu een persoonlijke agenda toevoegt aan Outlook op het web, worden de tijden voor die afspraken weergegeven als bezet (zonder details of informatie) wanneer iemand een vergadering met u wil plannen met behulp van de Planningsassistent in Outlook, en u kunt ook bekijk uw persoonlijke agenda naast uw werk één of in één weergave.

Voeg een persoonlijke agenda toe zodat je collega's weten wanneer je echt beschikbaar bent.

Deel eenvoudig tijdvakken die bij uw voorkeuren passen

AI in Outlook is een belangrijke mogelijkheid om u te helpen dingen sneller en gemakkelijker te doen. Een van die belangrijkste mogelijkheden zijn de voorgestelde antwoorden, die u kunt gebruiken in Outlook mobiel en internet. Binnenkort ziet u in Outlook Mobile suggesties voor het verzenden van beschikbaarheid of het plannen van een vergadering wanneer iemand u wil ontmoeten.

Binnenkort zullen voorgestelde antwoorden in Outlook Mobile een gemakkelijke manier bevatten om uw beschikbaarheid te delen.

Plan wanneer uw e-mails worden afgeleverd

Nu meer mensen profiteren van flexibele schema's, kunnen ze op oneven tijden e-mailberichten sorteren, beantwoorden en verzenden. Om mensen te helpen voorkomen dat ze "altijd aan" moeten zijn of ze tijdens vakanties lastig moeten vallen, kunt u plannen dat uw e-mails op een beter tijdstip worden bezorgd. Stel uw e-mail samen op het tijdstip dat u het beste uitkomt en laat het bezorgen om 9 uur of wanneer ze terug zijn van vakantie.

Plan uw bericht om later op een beter tijdstip te worden verzonden e uw bericht om later op een beter tijdstip te worden verzonden.

Snooze een e-mailbericht voor later wanneer u het kunt afhandelen

Soms lees je een e-mail waarop je moet reageren of actie moet ondernemen, maar het is gewoon niet het juiste moment daarvoor of je hebt er de informatie niet voor, of misschien is het gerelateerd aan iets dat je later moet doen. Om je te helpen e-mailberichten op het juiste moment af te handelen, kun je ze snoozen, zodat ze weer bovenaan je inbox staan ​​wanneer je ze nodig hebt. Doe dit door met de rechtermuisknop op het bericht te klikken in Outlook op het web of door op het bericht te vegen in Outlook mobiel.

Voor extra hulp over hoe u uw persoonlijke tijd kunt beschermen en rekening kunt houden met anderen, moet u controleren wat MijnAnalytics in Outlook kan doen.

Beheer je agenda om in balans te blijven

Als mensen op zoek zijn naar manieren om een ​​gevoel van welzijn te behouden en in balans te blijven binnen een flexibeler werkschema, is het essentieel om ervoor te zorgen dat u uw werk plant en ruimte maakt voor zelfzorg in uw agenda. Door dingen gedaan te krijgen op een geschikt moment en ervoor te zorgen dat u uw taken en pauzes in uw agenda plant en prioriteert, kunt u meer controle en balans krijgen.

Maak eenvoudig een taak vanuit een mobiel e-mailbericht

Veel e-mailberichten bevatten een actie-item en als u ze als taak kunt toevoegen, kunt u uw dag efficiënter plannen en er tijd voor vrijmaken. Al je taken worden gesynchroniseerd en zijn overal beschikbaar Microsoft 365, zodat u een taak kunt maken vanuit Outlook voor iOS en deze vervolgens kunt beheren in Outlook of Taken. Deze nieuwe taken gebruiken hetzelfde e-mailonderwerp en bevatten de originele e-mail en een link naar het gesprek in Outlook voor een snelle verwijzing vanuit To Do.

Voeg eenvoudig een taak toe aan Taken vanuit Outlook mobiel.

Markeer een deel van een e-mailbericht en voeg het toe als een taak

Soms is het onderwerp van een e-mail niet gedetailleerd genoeg om als taak te worden gemaakt en moet Microsoft iets specifieker zijn wanneer Microsoft een e-mail als taak toevoegt, zodat Microsoft precies weet wat Microsoft snel moet doen.

Selecteer een deel van het bericht om dat als taak toe te voegen, het e-mailbericht wordt er altijd aan toegevoegd.

Plan van tevoren wanneer uw taken moeten worden voltooid

Door te plannen, prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat u tijd blokkeert om uw taken te voltooien, kunt u georganiseerd blijven, controle houden over uw dag en wat er moet gebeuren. Gebruik in Outlook op het web Mijn dag in de agenda om ervoor te zorgen dat u tijd vrijmaakt voor het voltooien van de taken die belangrijk zijn in uw dag en week.

Sleep een taak van My Day naar je agenda om er een evenement van te maken met geblokkeerde tijd en herinneringen.

Krijg hulp van Cortana terwijl je je voorbereidt op je dag

Cortana kan u helpen uw dag voor te bereiden en op de hoogte te blijven van toezeggingen en vergaderingen met de Briefing-e-mail van Cortana. U ontvangt een persoonlijk e-mailbericht aan het begin van uw werkdag wanneer Cortana bruikbare aanbevelingen van documenten vindt die u voorafgaand aan uw vergaderingen en in behandeling zijnde verzoeken van eerdere e-mails die u mogelijk wilt opvolgen, kunt bekijken. Deze e-mail maakt het u ook gemakkelijk om tijdens uw werkdag "focustijd" te reserveren voor ononderbroken gefocust werk met uitgeschakelde Microsoft Teams-meldingen.

De Briefing-e-mail bevat gepersonaliseerde aanbevelingen en acties die u rechtstreeks in uw inbox kunt ondernemen.

Zorg voor een kleine pauze tussen vergaderingen door ze standaard korter te maken

In een tijd waarin uw vergaderbelasting enorm is gestegen en er waarschijnlijk veel opeenvolgende vergaderdagen zijn, kan een korte adempauze een goed idee zijn. U kunt instellen dat al uw vergaderingen eerder eindigen in Outlook op het web of Outlook voor Windows, 5-15 minuten terugkrijgen om uit te rekken of een kopje koffie te drinken.

Stel afspraken en gebeurtenissen in om standaard vroeg te eindigen in Agenda-instellingen in Outlook voor Windows en het web.

Blijf bij met Play My Emails in Outlook voor Android

Het doorzoeken van je inbox kan tijd in beslag nemen, dus het is geweldig als je kunt luisteren en reageren op je e-mail terwijl je bezig bent met andere dingen. Laat Cortana uw nieuwe e-mailberichten voorlezen, zodat u handsfree kunt luisteren, verbonden kunt blijven en snel kunt zien of iemand een wijziging in uw agenda heeft aangebracht. Leer er meer over hier.

U kunt ook deelnemen aan een Teams-vergadering vanuit Outlook met spraakopdrachten.

Werk uw vergaderuren bij om collega's te laten weten wanneer u beschikbaar bent

Aangezien vergaderingen een groot deel van uw dagen in beslag nemen, moet u ervoor zorgen dat u uw vergaderuren bijwerkt zodat ze overeenkomen met uw gewenste beschikbaarheid, zodat collega's de beste informatie hebben over uw beschikbaarheid om af te spreken. U kunt dit instellen in de Agenda-instellingen in Outlook op het web of in de Agenda-opties in Outlook voor Windows onder "Werkuren".