Microsoft descrive i nuovi strumenti di gestione del tempo e delle attività in Microsoft 365

Il tempo è una delle risorse più preziose e scarse e, in un post sul blog, Microsoft ha dettagliato tutti i nuovi strumenti e funzionalità forniti con Microsoft 365 per aiutare gli utenti a gestire questa risorsa, con l'obiettivo di dedicare meno tempo alla preparazione delle riunioni, proteggere il tuo tempo personale, e organizzare il tuo calendario per rimanere in equilibrio.

Dedica meno tempo a prepararti per le riunioni

Le riunioni online e le videochiamate hanno sostituito le conversazioni informali in corridoio, le visite in ufficio e persino alcune delle conversazioni sociali che le persone hanno. Più riunioni significano anche più tempo necessario per prepararsi e garantire che avvengano i follow-up. Trovare facilmente i file e le e-mail di cui hai bisogno per una riunione può aiutarti a dedicare meno tempo alla preparazione.

Approfondimenti sulle riunioni in Outlook per Android

Trova le informazioni di cui hai bisogno il tuo incontros in un'unica posto-Meeting Insights porta i messaggi e-mail e i file che potrebbe essere rilevante per la tua riunione direttamente nei dettagli dell'evento sul tuo calendario, così puoi trovare facilmente e rapidamente ciò di cui hai bisogno. 

In Outlook mobile, puoi trovare Meeting Insights nei dettagli dell'evento.

Better Meeting Invita la gestione in Outlook

Ora è più facile e veloce vedere tutti i dettagli di una riunione direttamente nella tua casella di posta. Passa dai messaggi ai dettagli della riunione, visualizza l'elenco dei partecipanti e chi sta partecipando alla riunione e aggiungi persino una riunione online se l'organizzatore l'ha dimenticato. Non è più necessario inviare un'e-mail a qualcuno per aggiungere un collegamento Teams!

In Outlook sul Web visualizza i messaggi, i dettagli della riunione, le risposte dei partecipanti e aggiungi una riunione online direttamente dalla Posta in arrivo.

Partecipa alle riunioni online con un solo tocco

Outlook e Teams funzionano già perfettamente insieme ma Microsoft sa che alcune persone ricevono inviti a riunioni per riunioni che utilizzano altri servizi di riunione online. Per loro, Microsoft ha aggiunto un'esperienza JOIN con un tocco in Outlook mobile, ora se ricevi un invito da qualcuno che utilizza servizi come Zoom o Webex, tutto ciò che devi fare è toccare Unisciti per incontrarli rapidamente online.

Partecipa con un solo tocco alla maggior parte delle riunioni da Outlook per Android.

Imposta tutte le tue riunioni da creare online, automaticamente

Poiché la maggior parte delle persone lavora ancora in remoto, è buona norma avere sempre la possibilità di partecipare a una riunione online. Puoi impostarla come opzione predefinita in Outlook mobile e Web, in modo da non dimenticare mai di aggiungere nuovamente il collegamento Teams. Non preoccuparti, puoi comunque prenotare anche una stanza.

In Impostazioni in Outlook mobile e Web, puoi selezionare tutte le riunioni da creare online per impostazione predefinita.

Proteggi il tuo tempo personale

Approfondimenti da “Il futuro del lavoro” menzionare che il concetto di giornata lavorativa dalle 9 alle 5 potrebbe svanire, ma anche dare alle persone un programma più flessibile. Le persone lavorano negli orari che sono per loro convenienti e aggiungono i loro impegni personali e familiari al mix. L'orario di lavoro è aumentato al mattino, alla sera e nei fine settimana poiché le persone si prendono del tempo durante la giornata lavorativa per occuparsi di questioni personali o familiari. Poiché le ore e gli spazi personali e di lavoro si confondono e i dispositivi sono sempre accanto a te, devi assicurarti che il tempo impostato per le tue questioni personali sia tenuto in considerazione.

Aggiungi il tuo calendario personale al tuo account di lavoro 

Assicurati di avere il tempo per i tuoi eventi personali può essere complicato se tieni due calendari. Ora, quando aggiungi un calendario personale a Outlook sul Web, gli orari di tali eventi verranno visualizzati come occupati (senza dettagli o informazioni) quando qualcuno vuole pianificare una riunione con te utilizzando l'Assistente pianificazione in Outlook e puoi anche guarda il tuo calendario personale fianco a fianco con il tuo lavoro o in una vista.

Aggiungi un calendario personale in modo che i tuoi colleghi sappiano quando è la tua reale disponibilità.

Condividi facilmente le fasce orarie che si adattano alle tue preferenze

L'intelligenza artificiale in Outlook è una funzionalità chiave per aiutarti a fare le cose più velocemente e più facilmente. Una di queste funzionalità chiave sono le risposte suggerite, che puoi usare in Outlook mobile e Web. Presto in Outlook mobile vedrai suggerimenti per Invia disponibilità o Pianifica riunione quando qualcuno vuole incontrarti.

Presto in Outlook mobile, le risposte suggerite includeranno un modo semplice per condividere la tua disponibilità.

Pianifica quando le tue e-mail vengono consegnate

Con più persone che sfruttano orari flessibili, potrebbero ritrovarsi a valutare, rispondere e inviare messaggi di posta elettronica a orari dispari. Per aiutare le persone a evitare la necessità di essere "sempre attive" o infastidirle durante le vacanze, puoi programmare la consegna delle tue e-mail in un momento migliore. Componi la tua email all'orario che ti è più comodo e ricevila alle 9 del mattino o al rientro dalle vacanze.

Pianifica il tuo messaggio da inviare più tardi in un momento migliore e il tuo messaggio da inviare più tardi in un momento migliore.

Posticipa un messaggio e-mail per dopo quando puoi gestirlo

A volte leggi un'e-mail a cui devi rispondere o su cui intraprendere un'azione, ma semplicemente non è il momento giusto o non hai le informazioni per farlo, o forse è correlato a qualcosa che devi fare in seguito. Per aiutarti a gestire i messaggi di posta elettronica al momento giusto, puoi posticiparli in modo che tornino in cima alla tua casella di posta quando ne hai bisogno. A tale scopo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio in Outlook sul Web o scorrendo il messaggio in Outlook mobile.

Per ulteriore aiuto su come proteggere il tuo tempo personale e prestare attenzione agli altri, assicurati di controllare cosa MyAnalytics in Outlook può fare.

Gestisci il tuo calendario per rimanere in equilibrio

Mentre le persone cercano modi per mantenere un senso di benessere ed essere equilibrati all'interno di un programma di lavoro più flessibile, assicurarsi di pianificare il proprio lavoro e di creare spazio per la cura di sé nel proprio calendario è fondamentale. Fare le cose in un momento opportuno e assicurarti di pianificare e dare priorità alle tue attività e alle pause nel tuo calendario può aiutarti a sentirti più in controllo ed equilibrato.

Crea facilmente un'attività da un messaggio di posta elettronica mobile

Molti messaggi di posta elettronica portano con sé un'azione e la possibilità di aggiungerli come attività ti aiuta a pianificare la tua giornata in modo più efficiente e a trovare il tempo per loro. Tutte le tue attività sono sincronizzate e disponibili Microsoft 365, in modo da poter creare un'attività da Outlook per iOS e quindi gestirla in Outlook o To Do. Queste nuove attività utilizzeranno lo stesso oggetto dell'e-mail e includeranno l'e-mail originale e un collegamento alla conversazione in Outlook per un rapido riferimento da Da fare.

Aggiungi facilmente un'attività a Da fare da Outlook mobile.

Evidenzia parte di un messaggio e-mail e aggiungilo come attività

A volte l'oggetto di un'e-mail non è sufficientemente dettagliato per essere creato come attività e Microsoft deve essere un po' più specifico quando Microsoft aggiunge un'e-mail come attività, in modo che Microsoft sappia esattamente cosa deve fare rapidamente.

Seleziona una parte del messaggio per aggiungere che come attività, il messaggio di posta elettronica è sempre allegato ad esso.

Pianifica quando le tue attività devono essere completate in anticipo

Pianificare, stabilire le priorità e assicurarti di bloccare il tempo per completare le tue attività può aiutarti a rimanere organizzato, ad avere il controllo della tua giornata e di ciò che deve essere fatto. In Outlook sul Web, usa La mia giornata nel calendario per assicurarti di assegnare del tempo per completare le attività importanti della tua giornata e della tua settimana.

Trascina un'attività da La mia giornata nel tuo calendario per trasformarla in un evento con orario e promemoria bloccati.

Fatti aiutare da Cortana mentre ti prepari per la tua giornata

Cortana può aiutarti a prepararti per la tua giornata e a tenere il passo con gli impegni e gli incontri con il Email informativa da Cortana. Riceverai un messaggio e-mail personalizzato verso l'inizio della tua giornata lavorativa quando Cortana troverà consigli utili sui documenti da esaminare prima delle tue riunioni e richieste in sospeso da e-mail precedenti a cui potresti voler dare seguito. Questa e-mail ti consentirà inoltre di prenotare facilmente il "tempo di concentrazione" durante la giornata lavorativa per un lavoro concentrato ininterrotto con le notifiche di Microsoft Teams silenziate.

L'e-mail di briefing contiene consigli personalizzati e azioni che puoi intraprendere direttamente nella tua casella di posta.

Fai una piccola pausa tra le riunioni accorciandole per impostazione predefinita

In un momento in cui il carico di riunioni è salito alle stelle e probabilmente ci sono molti giorni di riunioni consecutivi, prendere una breve pausa tra di loro potrebbe essere una buona idea. Puoi impostare la fine anticipata di tutte le riunioni in Outlook sul Web o Outlook per Windows, recuperare 5-15 minuti per allungare o prendere un caffè.

Imposta gli appuntamenti e gli eventi in modo che terminino anticipatamente come impostazione predefinita nelle Impostazioni del calendario in Outlook per Windows e Web.

Resta al passo con Play My Emails in Outlook per Android

La valutazione della tua casella di posta può richiedere tempo nella tua giornata, quindi è fantastico quando puoi ascoltare e rispondere alle tue e-mail mentre sei impegnato a fare altre cose. Consenti a Cortana di leggere ad alta voce i tuoi nuovi messaggi di posta elettronica in modo da poter ascoltare a mani libere, rimanere in contatto e scoprire rapidamente se qualcuno ha apportato una modifica al tuo calendario. Scopri di più a riguardo qui.

Puoi anche partecipare a una riunione di Teams da Outlook con i comandi vocali.

Aggiorna gli orari delle riunioni per far sapere ai colleghi quando sei disponibile

Poiché le riunioni continuano a richiedere gran parte delle tue giornate, assicurati di aggiornare gli orari delle riunioni in modo che corrispondano alla disponibilità desiderata, in questo modo i colleghi avranno le migliori informazioni sulla tua disponibilità per incontrarsi. Puoi configurarlo nelle Impostazioni del calendario in Outlook sul Web o nelle Opzioni del calendario in Outlook per Windows in "Orario di lavoro".