Microsoft detaljno opisuje nove alate za upravljanje vremenom i zadacima u Microsoft 365

Vrijeme je jedan od najdragocjenijih i oskudnijih resursa, a u postu na blogu Microsoft je detaljno opisao sve nove alate i značajke koje dolaze s Microsoft 365 kako bi pomogli korisnicima da upravljaju ovim resursom, s ciljem trošiti manje vremena na pripreme za sastanke, štiti vaše osobno vrijeme, i organiziranje vašeg kalendara kako biste ostali uravnoteženi.

Provedite manje vremena pripremajući se za sastanke

Online sastanci i videopozivi zamijenili su neformalne razgovore na hodniku, uredske posjete, pa čak i neke od društvenih razgovora koje ljudi vode. Više sastanaka znači i više vremena potrebnog za pripremu za njih i osiguravanje daljnjih aktivnosti. Lako pronalaženje datoteka i e-poruka koje su vam potrebne za sastanak može vam pomoći da potrošite manje vremena na pripremu za njega.

Uvidi u sastanke u Outlooku za Android

Pronađite informacije koje su vam potrebne vaš sastanaks u jednom malom-Meeting Insights donosi poruke e-pošte i datoteke koje može biti relevantno za vaš sastanak točno u pojedinostima događaja u vašem kalendaru, tako da možete lako i brzo pronaći ono što vam treba. 

U Outlooku mobile možete pronaći uvid u sastanak u pojedinostima događaja.

Bolji sastanak poziva upravljanje u Outlooku

Sada je lakše i brže vidjeti sve pojedinosti sastanka izravno u pristigloj pošti. Prebacite se između poruka i pojedinosti sastanka, pogledajte popis sudionika i tko sudjeluje na sastanku, pa čak i dodajte online sastanak ako ga je organizator zaboravio. Nema više slanja e-pošte nekome da doda vezu za Teams!

U programu Outlook na webu pogledajte poruke, pojedinosti sastanka, odgovore sudionika i dodajte mrežni sastanak izravno iz pristigle pošte.

Pridružite se online sastancima jednim dodirom

Outlook i Teams već izvrsno surađuju ali Microsoft razumije da neki ljudi primaju pozive za sastanke za sastanke pomoću drugih usluga za sastanke na mreži. Za njih je Microsoft dodao iskustvo JOIN jednim dodirom u Outlook mobile, a sada ako dobijete pozivnicu od nekoga tko koristi usluge kao što su Zoom ili Webex, sve što trebate učiniti je dodirnuti Pridruži se kako biste ih brzo upoznali na mreži.

Pridružite se većini sastanaka jednim dodirom iz Outlooka za Android.

Postavite da se svi vaši sastanci kreiraju online, automatski

Budući da većina ljudi još uvijek radi na daljinu, dobra je praksa uvijek imati mogućnost pridruživanja sastanku na mreži. Ovo možete postaviti kao zadanu opciju u Outlooku za mobilne uređaje i web, tako da nikada više ne zaboravite dodati tu vezu za Teams. Ne brinite, još uvijek možete rezervirati sobu.

U Postavkama u Outlooku za mobilne uređaje i web možete odabrati da se svi sastanci prema zadanim postavkama kreiraju na mreži.

Zaštitite svoje osobno vrijeme

Uvidi iz “Budućnost rada” spomenuti da koncept radnog dana od 9 do 5 možda blijedi, ali i da ljudima daje fleksibilniji raspored. Ljudi rade u radno vrijeme koje im odgovara i dodaju svoje osobne i obiteljske obveze. Radno vrijeme se povećalo u jutarnjim, večernjim satima i vikendom jer ljudi tijekom radnog dana odvajaju vrijeme za osobne ili obiteljske stvari. Budući da se osobno i radno vrijeme i prostori zamućuju zajedno, a uređaji su cijelo vrijeme pored vas, morate se pobrinuti da se uračuna vrijeme određeno za vaše osobne stvari.

Dodajte svoj osobni kalendar na svoj radni račun 

Pobrinuti se da imate vremena za svoje osobne događaje može biti teško ako vodite dva kalendara. Sada kada dodate osobni kalendar u Outlook na webu, vremena za te događaje bit će prikazana kao zauzeta (bez pojedinosti ili informacija) kada netko želi zakazati sastanak s vama pomoću Pomoćnika za zakazivanje u Outlooku, a možete i pogledajte svoj osobni kalendar rame uz rame sa svojim poslom jedan ili u jednom prikazu.

Dodajte osobni kalendar kako bi vaši suradnici znali kada je vaša stvarna dostupnost.

Jednostavno podijelite termine koji odgovaraju vašim željama

AI u Outlooku ključna je mogućnost koja će vam pomoći da radite stvari brže i lakše. Jedna od tih ključnih mogućnosti su predloženi odgovori, koje možete koristiti u Outlooku za mobilne uređaje i web. Uskoro ćete u Outlooku za mobilne uređaje vidjeti prijedloge za slanje dostupnosti ili zakazivanje sastanka kada se netko želi sastati s vama.

Uskoro će u Outlooku za mobilne uređaje predloženi odgovori uključivati ​​jednostavan način dijeljenja vaše dostupnosti.

Zakažite kada vam e-poruke budu isporučene

S obzirom da sve više ljudi koristi prednosti fleksibilnog rasporeda, mogli bi se naći u trijaži, odgovaranju i slanju poruka e-pošte u neparne sate. Kako biste pomogli ljudima da izbjegnu potrebu da budu "uvijek uključeni" ili da im smetaju tijekom odmora, možete zakazati isporuku e-pošte u bolje vrijeme. Sastavite svoju e-poštu u vrijeme koje vam odgovara i neka vam bude isporučeno u 9 ujutro ili kad se vrate s godišnjeg odmora.

Zakažite da se vaša poruka pošalje kasnije u bolje vrijeme e da vaša poruka bude poslana kasnije u bolje vrijeme.

Odgodite poruku e-pošte za kasnije kada je možete riješiti

Ponekad pročitate e-poruku na koju trebate odgovoriti ili poduzeti radnju, ali jednostavno nije pravo vrijeme za to ili nemate informacije za to, ili je možda povezano s nečim što trebate učiniti kasnije. Kako biste lakše riješili poruke e-pošte u pravo vrijeme, možete ih odgoditi tako da se vrate na vrh vaše pristigle pošte kada vam zatrebaju. Učinite to tako da desnom tipkom miša kliknete poruku u Outlooku na webu ili prijeđete prstom po poruci u Outlooku za mobilne uređaje.

Za dodatnu pomoć o tome kako zaštititi svoje osobno vrijeme i voditi računa o drugima, svakako provjerite što MyAnalytics u Outlooku mogu.

Upravljajte svojim kalendarom da biste ostali uravnoteženi

Budući da ljudi traže načine za održavanje osjećaja dobrobiti i ravnoteže unutar fleksibilnijeg radnog rasporeda, ključno je da planirate svoj posao i da u kalendaru napravite prostor za brigu o sebi. Obavljanje poslova u prikladno vrijeme i planiranje i određivanje prioriteta zadataka i pauza u kalendaru može vam pomoći da se osjećate bolje i uravnoteženije.

Jednostavno izradite zadatak iz mobilne poruke e-pošte

Puno poruka e-pošte sa sobom nosi radnju, a mogućnost da ih dodate kao zadatak pomaže vam da učinkovitije planirate svoj dan i odvojite vrijeme za njih. Svi vaši zadaci sinkronizirani su i dostupni Microsoft 365, tako da možete stvoriti zadatak iz Outlooka za iOS, a zatim njime upravljati u Outlooku ili To Do. Ovi novi zadaci koristit će isti predmet e-pošte i uključivati ​​izvornu e-poruku i vezu na razgovor u Outlooku za brzu referencu iz To Do.

Jednostavno dodajte zadatak u To Do iz Outlook mobile.

Označite dio poruke e-pošte i dodajte ga kao zadatak

Ponekad predmet e-pošte nije dovoljno detaljan da bi se stvorio kao zadatak i Microsoft mora biti malo konkretniji kada Microsoft doda e-poštu kao zadatak kako bi Microsoft znao točno što Microsoft treba brzo učiniti.

Odaberite dio poruke da biste dodali da je poruka e-pošte uvijek priložena kao zadatak.

Planirajte kada svoje zadatke treba dovršiti unaprijed

Planiranje, određivanje prioriteta i osiguravanje da blokirate vrijeme za dovršetak zadataka može vam pomoći da ostanete organizirani, imate kontrolu nad svojim danom i što trebate učiniti. U Outlooku na webu upotrijebite Moj dan u kalendaru kako biste bili sigurni da ste dodijelili vrijeme za dovršavanje zadataka koji su važni u vašem danu i tjednu.

Povucite i ispustite zadatak iz Moj dan u svoj kalendar da biste ga pretvorili u događaj s blokiranim vremenom i podsjetnicima.

Zatražite pomoć od Cortane dok se pripremate za svoj dan

Cortana vam može pomoći da se pripremite za svoj dan i ostanete u toku s obvezama i sastancima s Informativni e-mail iz Cortane. Primit ćete personaliziranu poruku e-pošte blizu početka svog radnog dana kada Cortana pronađe korisne preporuke dokumenata koje možete pregledati prije sastanaka i zahtjeve na čekanju iz prethodnih e-poruka koje biste možda željeli pratiti. Ova će vam e-poruka također olakšati rezerviranje "vrijeme za fokusiranje" tijekom radnog dana za neprekinuti fokusirani rad uz utišane obavijesti Microsoft Teams.

E-poruka za briefing sadrži personalizirane preporuke i radnje koje možete poduzeti izravno u pristigloj pošti.

Napravite malu pauzu između sastanaka tako da ih prema zadanim postavkama skrate

U vrijeme kada vam je opterećenje na sastancima naglo poraslo i vjerojatno ćete imati mnogo uzastopnih dana sastanaka, kratka predaha između njih mogla bi biti dobra ideja. Možete postaviti sve svoje sastanke da završe ranije u Outlooku na webu ili Outlooku za Windows, vratite se 5-15 minuta da se protegnete ili popijete kavu.

Postavite termine i događaje da završe ranije kao zadani u postavkama kalendara u Outlooku za Windows i web.

Pratite Play My Emails u Outlooku za Android

Provjera pristigle pošte može potrajati tijekom dana pa je sjajno kada možete slušati i odgovarati na svoju e-poštu dok ste zauzeti drugim stvarima. Dopustite Cortani da čita vaše nove poruke e-pošte kako biste mogli slušati bez upotrebe ruku, ostati povezani i brzo saznati je li netko promijenio vaš kalendar. Saznajte više o tome ovdje.

Također se možete pridružiti sastanku Teams iz Outlooka glasovnim naredbama.

Ažurirajte svoje vrijeme sastanaka kako biste obavijestili kolege kada ste dostupni

Budući da sastanci i dalje zauzimaju velik dio vaših dana, provjerite jeste li ažurirali svoje sate kako bi odgovarali vašoj željenoj dostupnosti, tako da suradnici imaju najbolje informacije o vašoj dostupnosti za susret. To možete postaviti u postavkama kalendara u Outlooku na webu ili u opcijama kalendara u Outlooku za Windows pod "Radno vrijeme".