Microsoft detalla nuevas herramientas de gestión de tiempo y tareas en Microsoft 365

El tiempo es uno de los recursos más preciados y escasos, y en una publicación de blog, Microsoft ha detallado todas las nuevas herramientas y características que vienen con Microsoft 365 para ayudar a los usuarios a administrar este recurso, con el objetivo de pasar menos tiempo preparándose para las reuniones, protegiendo su tiempo personal, y organizar tu calendario para mantener el equilibrio.

Pase menos tiempo preparándose para las reuniones

Las reuniones en línea y las videollamadas han reemplazado las conversaciones informales en los pasillos, las visitas a la oficina e incluso algunas de las conversaciones sociales que tiene la gente. Más reuniones también significan más tiempo necesario para prepararse para ellas y garantizar que se lleven a cabo los seguimientos. Encontrar fácilmente los archivos y correos electrónicos que necesita para una reunión puede ayudarlo a dedicar menos tiempo a prepararse.

Meeting Insights en Outlook para Android

Encuentre la información que necesita para tu reunións en uno place-Meeting Insights trae los mensajes de correo electrónico y los archivos que puede ser relevante para su reunión directamente en los detalles del evento en su calendario, para que puedas encontrar fácil y rápidamente lo que necesitas. 

En Outlook Mobile, puede encontrar Meeting Insights en los detalles del evento.

Mejor gestión de invitaciones a reuniones en Outlook

Ahora es más fácil y rápido ver todos los detalles de una reunión directamente en su bandeja de entrada. Cambie entre mensajes y detalles de la reunión, vea la lista de asistentes y quién asiste a la reunión, e incluso agregue una reunión en línea si el organizador se olvidó. ¡No más enviar un correo electrónico a alguien para agregar un enlace de Teams!

En Outlook en la web, vea los mensajes, los detalles de la reunión, las respuestas de los asistentes y agregue una reunión en línea directamente desde su bandeja de entrada.

Únase a reuniones en línea con un solo toque

Outlook y Teams ya funcionan muy bien juntos pero Microsoft entiende que algunas personas reciben invitaciones a reuniones para reuniones utilizando otros servicios de reuniones en línea. Para ellos, Microsoft ha agregado una experiencia de UNIRSE con un solo toque en Outlook Mobile, ahora si recibe una invitación de alguien que usa servicios como Zoom o Webex, todo lo que necesita hacer es tocar Unirse para encontrarse rápidamente en línea.

Únase con un solo toque a la mayoría de las reuniones desde Outlook para Android.

Configure todas sus reuniones para que se creen en línea, automáticamente

Dado que la mayoría de las personas todavía trabajan de forma remota, es una buena práctica tener siempre la opción de unirse a una reunión en línea. Puede configurar esto como la opción predeterminada en Outlook móvil y web, para que nunca olvide agregar ese enlace de Teams nuevamente. No te preocupes, todavía puedes reservar una habitación también.

En Configuración en Outlook móvil y web, puede seleccionar que todas sus reuniones se creen en línea de manera predeterminada.

Proteja su tiempo personal

Perspectivas de “El futuro del trabajo” mencionan que el concepto de la jornada laboral de 9 a 5 puede estar desapareciendo, pero también dando a las personas un horario más flexible. Las personas trabajan en las horas que les convienen y agregan sus compromisos personales y familiares a la mezcla. La jornada laboral se ha incrementado en horario matutino, vespertino y los fines de semana ya que las personas dedican tiempo durante la jornada laboral a atender asuntos personales o familiares. Como las horas y los espacios personales y laborales se confunden y los dispositivos están a su lado todo el tiempo, debe asegurarse de que se tenga en cuenta el tiempo establecido para sus asuntos personales.

Añade tu calendario personal a tu cuenta de trabajo 

Asegurarse de tener tiempo para sus eventos personales puede ser complicado si tiene dos calendarios. Ahora, cuando agrega un calendario personal a Outlook en la web, las horas de esos eventos se mostrarán como ocupadas (sin detalles ni información) cuando alguien quiera programar una reunión con usted usando el Asistente para programación en Outlook, y también puede vea su calendario personal al lado de su trabajo uno o en una sola vista.

Agrega un calendario personal para que tus compañeros de trabajo sepan cuándo es tu disponibilidad real.

Comparta fácilmente franjas horarias que se adapten a sus preferencias

AI en Outlook es una capacidad clave para ayudarlo a hacer las cosas más rápido y más fácil. Una de esas capacidades clave son las respuestas sugeridas, que puede usar en Outlook móvil y web. Pronto en Outlook Mobile, verá sugerencias para Enviar disponibilidad o Programar reunión cuando alguien quiera reunirse con usted.

Pronto en Outlook Mobile, las respuestas sugeridas incluirán una manera fácil de compartir su disponibilidad.

Programe cuándo se entregan sus correos electrónicos

Con más personas aprovechando los horarios flexibles, es posible que se encuentren evaluando, respondiendo y enviando mensajes de correo electrónico en horas extrañas. Para ayudar a las personas a evitar la necesidad de estar "siempre conectadas" o molestarlas durante las vacaciones, puede programar sus correos electrónicos para que se entreguen en un mejor momento. Redacte su correo electrónico en el momento que le resulte más conveniente y recíbalo a las 9 a. m. o cuando regresen de vacaciones.

Programe su mensaje para que se envíe más tarde en un mejor momento y su mensaje para que se envíe más tarde en un mejor momento.

Posponer un mensaje de correo electrónico para más tarde cuando pueda manejarlo

A veces, lee un correo electrónico que necesita responder o realizar una acción, pero simplemente no es el momento adecuado para eso o no tiene la información para ello, o tal vez está relacionado con algo que debe hacer más adelante. Para ayudarlo a manejar los mensajes de correo electrónico en el momento adecuado, puede posponerlos para que estén nuevamente en la parte superior de su bandeja de entrada cuando los necesite. Haga esto haciendo clic con el botón derecho en el mensaje en Outlook en la web o deslizando el dedo sobre el mensaje en Outlook móvil.

Para obtener ayuda adicional sobre cómo proteger su tiempo personal y ser consciente de los demás, asegúrese de comprobar qué MyAnalytics en Outlook puede hacer.

Administra tu calendario para mantener el equilibrio

A medida que las personas buscan formas de mantener una sensación de bienestar y equilibrio dentro de un horario de trabajo más flexible, es clave asegurarse de planificar su trabajo y dejar espacio para el cuidado personal en su calendario. Hacer las cosas en un momento conveniente y asegurarse de planificar y priorizar sus tareas y descansos en su calendario puede ayudarlo a sentirse más en control y equilibrado.

Cree fácilmente una tarea desde un mensaje de correo electrónico móvil

Muchos mensajes de correo electrónico contienen un elemento de acción y poder agregarlos como una tarea lo ayuda a planificar su día de manera más eficiente y hacer tiempo para ellos. Todas sus tareas están sincronizadas y disponibles en todo Microsoft 365, para que pueda crear una tarea desde Outlook para iOS y luego administrarla en Outlook o To Do. Estas nuevas tareas usarán el mismo asunto del correo electrónico e incluirán el correo electrónico original y un enlace a la conversación en Outlook para una referencia rápida desde To Do.

Agregue fácilmente una tarea a Tareas pendientes desde Outlook móvil.

Resalte parte de un mensaje de correo electrónico y agréguelo como una tarea

A veces, el asunto de un correo electrónico no es lo suficientemente detallado como para crearlo como una tarea y Microsoft debe ser un poco más específico cuando agrega un correo electrónico como tarea para que Microsoft sepa exactamente lo que Microsoft debe hacer rápidamente.

Seleccione una parte del mensaje para agregarlo como una tarea, el mensaje de correo electrónico siempre se adjunta a él.

Planifique con anticipación cuándo deben completarse sus tareas

Planificar, priorizar y asegurarse de reservar tiempo para completar sus tareas puede ayudarlo a mantenerse organizado, en control de su día y de lo que debe hacerse. En Outlook en la web, use Mi día en el calendario para asegurarse de que está asignando tiempo para completar las tareas que son importantes en su día y semana.

Arrastra y suelta una tarea de Mi día en tu calendario para convertirla en un evento con tiempo bloqueado y recordatorios.

Obtenga ayuda de Cortana mientras se prepara para su día

Cortana puede ayudarlo a prepararse para su día y mantenerse al tanto de los compromisos y reuniones con el Correo electrónico informativo de Cortana. Recibirá un mensaje de correo electrónico personalizado cerca del comienzo de su jornada laboral cuando Cortana encuentre recomendaciones procesables de documentos para que los revise antes de sus reuniones y solicitudes pendientes de correos electrónicos anteriores a los que quizás desee dar seguimiento. Este correo electrónico también le facilitará la reserva de "tiempo de enfoque" durante su jornada laboral para un trabajo concentrado ininterrumpido con las notificaciones de Microsoft Teams silenciadas.

El correo electrónico informativo contiene recomendaciones personalizadas y acciones que puede realizar directamente en su bandeja de entrada.

Obtenga un pequeño descanso entre reuniones haciéndolas más cortas de forma predeterminada

En un momento en que la cantidad de reuniones se ha disparado y es probable que tenga muchos días de reuniones consecutivos, podría ser una buena idea tomar un pequeño respiro entre ellos. Puede configurar todas sus reuniones para que finalicen temprano en Outlook en la web o Outlook para Windows, retroceda de 5 a 15 minutos para estirarse o tomar un café.

Configure las citas y los eventos para que finalicen antes de forma predeterminada en la configuración del calendario en Outlook para Windows y la web.

Ponte al día con Play My Emails en Outlook para Android

La clasificación de su bandeja de entrada puede tomar tiempo en su día, por lo que es genial cuando puede escuchar y responder a su correo electrónico mientras está ocupado con otras cosas. Deje que Cortana lea sus nuevos mensajes de correo electrónico para que pueda escuchar con manos libres, mantenerse conectado y saber rápidamente si alguien ha realizado un cambio en su calendario. Obtenga más información al respecto aquí.

También puede unirse a una reunión de Teams desde Outlook con comandos de voz.

Actualice el horario de sus reuniones para que sus compañeros de trabajo sepan cuándo está disponible

Dado que las reuniones continúan ocupando una gran parte de sus días, asegúrese de actualizar el horario de sus reuniones para que coincida con su disponibilidad deseada, de esta manera, los compañeros de trabajo tienen la mejor información sobre su disponibilidad para reunirse. Puede configurar esto en la Configuración del calendario en Outlook en la web o en las Opciones del calendario en Outlook para Windows en "Horario laboral".