Microsoft stellt neue Zeit- und Aufgabenverwaltungstools in Microsoft 365 vor

Zeit ist eine der wertvollsten und knappsten Ressourcen, und in einem Blog-Beitrag hat Microsoft alle neuen Tools und Funktionen, die mit Microsoft 365 geliefert werden, detailliert beschrieben, um Benutzern bei der Verwaltung dieser Ressource zu helfen, mit dem Ziel weniger Zeit für die Vorbereitung von Meetings aufwenden, Schutz Ihrer persönlichen Zeit, und organisieren Sie Ihren Kalender, um ausgeglichen zu bleiben.

Verbringen Sie weniger Zeit mit der Vorbereitung auf Besprechungen

Online-Meetings und Videoanrufe haben die informellen Gespräche auf dem Flur, die Besuche im Büro und sogar einige der sozialen Gespräche ersetzt, die Menschen führen. Mehr Meetings bedeuten auch mehr Zeit, die benötigt wird, um sich darauf vorzubereiten und sicherzustellen, dass Follow-ups stattfinden. Durch das einfache Auffinden der Dateien und E-Mails, die Sie für ein Meeting benötigen, können Sie weniger Zeit für die Vorbereitung darauf aufwenden.

Meeting-Einblicke in Outlook für Android

Finden Sie die Informationen, die Sie benötigen Ihr Treffens in einem Ort-Meeting Insights bringt die E-Mail-Nachrichten und Dateien, die für Ihr Meeting relevant sein könnten, direkt in die Eventdetails in Ihrem Kalender, damit Sie schnell und einfach finden, was Sie brauchen. 

In Outlook Mobile finden Sie Meeting Insights in den Ereignisdetails.

Bessere Verwaltung von Besprechungseinladungen in Outlook

Jetzt ist es einfacher und schneller, alle Details für ein Meeting direkt in Ihrem Posteingang anzuzeigen. Wechseln Sie zwischen Nachrichten und Meeting-Details, sehen Sie sich die Teilnehmerliste und die Teilnehmer des Meetings an und fügen Sie sogar ein Online-Meeting hinzu, falls der Organisator es vergessen hat. Sie müssen niemanden mehr per E-Mail bitten, einen Teams-Link hinzuzufügen!

Sehen Sie sich in Outlook im Web Nachrichten, Besprechungsdetails und Antworten der Teilnehmer an und fügen Sie eine Onlinebesprechung direkt aus Ihrem Posteingang hinzu.

Treten Sie mit einem Fingertipp Online-Meetings bei

Outlook und Teams arbeiten bereits hervorragend zusammen Microsoft geht jedoch davon aus, dass einige Personen Besprechungseinladungen für Besprechungen erhalten, die andere Online-Besprechungsdienste verwenden. Für sie hat Microsoft eine One-Tap-Join-Erfahrung in Outlook Mobile hinzugefügt. Wenn Sie jetzt eine Einladung von jemandem erhalten, der Dienste wie Zoom oder Webex nutzt, müssen Sie nur noch auf Join tippen, um sie schnell online zu treffen.

Nehmen Sie in Outlook für Android an den meisten Meetings mit nur einem Fingertipp teil.

Legen Sie fest, dass alle Ihre Meetings automatisch online erstellt werden

Da die meisten Menschen immer noch remote arbeiten, ist es eine gute Praxis, immer die Möglichkeit zu haben, online an einem Meeting teilzunehmen. Sie können dies als Standardoption in Outlook Mobile und Web festlegen, damit Sie nie wieder vergessen, diesen Teams-Link hinzuzufügen. Keine Sorge, Sie können auch noch ein Zimmer buchen.

In den Einstellungen in Outlook Mobile und Web können Sie alle Ihre Meetings auswählen, die standardmäßig online erstellt werden sollen.

Schützen Sie Ihre persönliche Zeit

Einblicke aus „Die Zukunft der Arbeit“ Erwähnen Sie, dass das Konzept des Arbeitstages von 9 bis 5 Uhr möglicherweise verblasst, den Menschen aber auch einen flexibleren Zeitplan bietet. Die Menschen arbeiten zu den Zeiten, die für sie bequem sind, und fügen ihre persönlichen und familiären Verpflichtungen hinzu. Die Arbeitszeiten am Morgen, in den Abendstunden und an den Wochenenden haben zugenommen, da sich die Menschen während des Arbeitstages Zeit nehmen, um sich um persönliche oder familiäre Angelegenheiten zu kümmern. Da Privat- und Arbeitszeiten und -räume verschwimmen und Geräte die ganze Zeit neben Ihnen sind, müssen Sie sicherstellen, dass die Zeit, die Sie für Ihre persönlichen Angelegenheiten festgelegt haben, berücksichtigt wird.

Fügen Sie Ihrem Arbeitskonto Ihren persönlichen Kalender hinzu 

Sicherzustellen, dass Sie die Zeit für Ihre persönlichen Ereignisse haben, kann schwierig sein, wenn Sie zwei Kalender führen. Wenn Sie Outlook im Web jetzt einen persönlichen Kalender hinzufügen, werden die Zeiten für diese Ereignisse als besetzt (ohne Details oder Informationen) angezeigt, wenn jemand mithilfe des Planungsassistenten in Outlook eine Besprechung mit Ihnen planen möchte, und Sie können dies auch tun Sehen Sie Ihren persönlichen Kalender neben Ihrer Arbeit oder in einer Ansicht.

Fügen Sie einen persönlichen Kalender hinzu, damit Ihre Kollegen wissen, wann Sie wirklich verfügbar sind.

Teilen Sie ganz einfach Zeitfenster, die Ihren Vorlieben entsprechen

KI in Outlook ist eine Schlüsselfunktion, mit der Sie Dinge schneller und einfacher erledigen können. Eine dieser Schlüsselfunktionen sind vorgeschlagene Antworten, die Sie in Outlook Mobile und Web verwenden können. In Kürze werden Sie in Outlook Mobile Vorschläge zum Senden von Verfügbarkeit oder zum Planen einer Besprechung sehen, wenn jemand Sie treffen möchte.

Bald werden in Outlook Mobile vorgeschlagene Antworten eine einfache Möglichkeit beinhalten, Ihre Verfügbarkeit zu teilen.

Planen Sie, wann Ihre E-Mails zugestellt werden

Da immer mehr Menschen die Vorteile flexibler Zeitpläne nutzen, finden sie möglicherweise heraus, dass sie E-Mail-Nachrichten zu ungewöhnlichen Zeiten sichten, beantworten und versenden. Damit die Leute nicht „immer online“ sein müssen oder sie während der Ferien stören, können Sie Ihre E-Mails so planen, dass sie zu einem besseren Zeitpunkt zugestellt werden. Verfassen Sie Ihre E-Mail zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt und lassen Sie sie um 9 Uhr morgens oder nach der Rückkehr aus dem Urlaub zustellen.

Planen Sie, dass Ihre Nachricht später zu einem besseren Zeitpunkt gesendet wird e Ihre Nachricht soll später zu einem besseren Zeitpunkt gesendet werden.

Verschieben Sie eine E-Mail-Nachricht für später, wenn Sie damit fertig sind

Manchmal lesen Sie eine E-Mail, auf die Sie antworten oder Maßnahmen ergreifen müssen, aber es ist einfach nicht der richtige Zeitpunkt dafür oder Sie haben nicht die Informationen dafür, oder vielleicht hängt sie mit etwas zusammen, das Sie später tun müssen. Damit Sie E-Mail-Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt bearbeiten können, können Sie sie zurückstellen, damit sie wieder ganz oben in Ihrem Posteingang angezeigt werden, wenn Sie sie benötigen. Klicken Sie dazu in Outlook im Web mit der rechten Maustaste auf die Nachricht oder wischen Sie in Outlook Mobile über die Nachricht.

Für zusätzliche Hilfe, wie Sie Ihre persönliche Zeit schützen und auf andere achten können, überprüfen Sie bitte, was MyAnalytics in Outlook tun können.

Verwalten Sie Ihren Kalender, um ausgeglichen zu bleiben

Da die Menschen nach Möglichkeiten suchen, sich innerhalb eines flexibleren Arbeitsplans wohl zu fühlen und ausgeglichen zu sein, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Arbeit planen und in Ihrem Kalender Platz für die Selbstfürsorge schaffen. Wenn Sie Dinge zu einem geeigneten Zeitpunkt erledigen und sicherstellen, dass Sie Ihre Aufgaben und Pausen in Ihrem Kalender planen und priorisieren, können Sie sich besser unter Kontrolle und ausgeglichener fühlen.

Erstellen Sie ganz einfach eine Aufgabe aus einer mobilen E-Mail-Nachricht

Viele E-Mail-Nachrichten enthalten ein Aktionselement, und die Möglichkeit, sie als Aufgabe hinzuzufügen, hilft Ihnen, Ihren Tag effizienter zu planen und sich Zeit dafür zu nehmen. Alle Ihre Aufgaben werden synchronisiert und sind überall verfügbar Microsoft 365, sodass Sie in Outlook für iOS eine Aufgabe erstellen und diese dann in Outlook oder To Do verwalten können. Diese neuen Aufgaben verwenden denselben E-Mail-Betreff und enthalten die ursprüngliche E-Mail und einen Link zur Konversation in Outlook zum schnellen Nachschlagen in To Do.

Fügen Sie einfach eine Aufgabe zu To Do von Outlook Mobile hinzu.

Markieren Sie einen Teil einer E-Mail-Nachricht und fügen Sie ihn als Aufgabe hinzu

Manchmal ist der Betreff einer E-Mail nicht detailliert genug, um als Aufgabe erstellt zu werden, und Microsoft muss etwas genauer sein, wenn Microsoft eine E-Mail als Aufgabe hinzufügt, damit Microsoft genau weiß, was Microsoft schnell tun muss.

Wählen Sie einen Teil der Nachricht aus, um ihn als Aufgabe hinzuzufügen, die E-Mail-Nachricht ist immer daran angehängt.

Planen Sie im Voraus, wann Ihre Aufgaben erledigt werden müssen

Das Planen, Priorisieren und Sicherstellen, dass Sie Zeit für die Erledigung Ihrer Aufgaben blockieren, kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und die Kontrolle über Ihren Tag und die zu erledigenden Aufgaben zu behalten. Verwenden Sie in Outlook im Web Mein Tag im Kalender, um sicherzustellen, dass Sie Zeit zuweisen, um die Aufgaben zu erledigen, die in Ihrem Tag und Ihrer Woche wichtig sind.

Ziehen Sie eine Aufgabe aus „Mein Tag“ per Drag-and-Drop in Ihren Kalender, um sie in ein Ereignis mit blockierter Zeit und Erinnerungen umzuwandeln.

Holen Sie sich Hilfe von Cortana, während Sie sich auf Ihren Tag vorbereiten

Cortana kann Ihnen dabei helfen, sich auf Ihren Tag vorzubereiten und mit dem den Überblick über Verpflichtungen und Besprechungen zu behalten Briefing-E-Mail von Cortana. Sie erhalten kurz vor Beginn Ihres Arbeitstages eine personalisierte E-Mail-Nachricht, wenn Cortana umsetzbare Empfehlungen für Dokumente findet, die Sie vor Ihren Besprechungen überprüfen können, und ausstehende Anfragen aus früheren E-Mails, die Sie möglicherweise weiterverfolgen möchten. Diese E-Mail macht es Ihnen auch leicht, während Ihres Arbeitstages „Fokuszeit“ für ununterbrochene konzentrierte Arbeit mit stummgeschalteten Microsoft Teams-Benachrichtigungen zu reservieren.

Die Briefing-E-Mail enthält personalisierte Empfehlungen und Aktionen, die Sie direkt in Ihrem Posteingang ausführen können.

Holen Sie sich eine kleine Pause zwischen Meetings, indem Sie sie standardmäßig kürzer machen

In einer Zeit, in der Ihre Besprechungslast in die Höhe geschossen ist und Sie wahrscheinlich viele aufeinanderfolgende Besprechungstage haben, könnte es eine gute Idee sein, zwischen ihnen eine kurze Verschnaufpause einzulegen. Sie können alle Ihre Besprechungen in Outlook im Web oder Outlook für Windows so einstellen, dass sie vorzeitig enden, 5-15 Minuten zurückkommen, um sich zu dehnen oder einen Kaffee zu trinken.

Legen Sie in den Kalendereinstellungen in Outlook für Windows und Web fest, dass Termine und Ereignisse standardmäßig vorzeitig enden.

Bleiben Sie mit Play My Emails in Outlook für Android auf dem Laufenden

Das Sichten Ihres Posteingangs kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher ist es großartig, wenn Sie Ihre E-Mails anhören und beantworten können, während Sie mit anderen Dingen beschäftigt sind. Lassen Sie Cortana Ihre neuen E-Mail-Nachrichten vorlesen, damit Sie freihändig zuhören, in Verbindung bleiben und schnell erfahren können, ob jemand eine Änderung an Ihrem Kalender vorgenommen hat. Erfahren Sie mehr darüber Hier .

Sie können einer Teams-Besprechung auch über Outlook mit Sprachbefehlen beitreten.

Aktualisieren Sie Ihre Besprechungszeiten, um Kollegen wissen zu lassen, wann Sie verfügbar sind

Da Besprechungen weiterhin einen großen Teil Ihrer Tage einnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Besprechungszeiten an Ihre gewünschte Verfügbarkeit anpassen. Auf diese Weise haben Kollegen die besten Informationen über Ihre Verfügbarkeit, um sich zu treffen. Dies können Sie in den Kalendereinstellungen in Outlook im Web oder in den Kalenderoptionen in Outlook für Windows unter „Arbeitszeit“ einrichten.