Microsoft beskriver nye tids- og opgavestyringsværktøjer i Microsoft 365

Tid er en af ​​de mest dyrebare og knappe ressourcer, og i et blogindlæg har Microsoft beskrevet alle de nye værktøjer og funktioner, der følger med Microsoft 365 for at hjælpe brugere med at administrere denne ressource, med det formål at bruge mindre tid på at forberede møder, beskytte din personlige tid, og organisere din kalender for at forblive afbalanceret.

Brug mindre tid på at forberede møder

Onlinemøder og videoopkald har erstattet de uformelle samtaler på gangen, drop-ins på kontoret og endda nogle af de sociale samtaler, folk har. Flere møder betyder også mere tid til at forberede sig på dem og sikre opfølgninger. Nemt at finde de filer og e-mails, du har brug for til et møde, kan hjælpe dig med at bruge mindre tid på at forberede det.

Mødeindsigt i Outlook til Android

Find de oplysninger, du har brug for dit mødes i en placere—Meeting Insights bringer e-mail-beskeder og filer, der kan være relevant for dit møde lige ind i begivenhedsdetaljerne i din kalender, så du nemt og hurtigt kan finde det, du skal bruge. 

I Outlook mobil kan du finde Meeting Insights i begivenhedsdetaljerne.

Bedre ledelse af mødeinvitationer i Outlook

Nu er det nemmere og hurtigere at se alle detaljerne for et møde direkte i din indbakke. Skift mellem beskeder og mødedetaljer, se deltagerlisten og hvem der deltager i mødet, og føj endda et onlinemøde til det, hvis arrangøren har glemt det. Ikke mere at sende en e-mail til nogen for at tilføje et Teams-link!

I Outlook på nettet kan du se beskeder, mødedetaljer, deltagernes svar og tilføje et onlinemøde direkte fra din indbakke.

Deltag i onlinemøder med et enkelt tryk

Outlook og Teams fungerer allerede godt sammen men Microsoft forstår, at nogle mennesker modtager mødeinvitationer til møder ved hjælp af andre onlinemødetjenester. For dem har Microsoft tilføjet en JOIN-oplevelse med et enkelt tryk i Outlook mobil. Hvis du nu får en invitation fra en, der bruger tjenester som Zoom eller Webex, skal du blot trykke på Join for hurtigt at møde dem online.

Deltag i de fleste møder fra Outlook til Android med et enkelt tryk.

Indstil alle dine møder til at blive oprettet online, automatisk

Da de fleste stadig arbejder eksternt, er det en god praksis altid at have mulighed for at deltage i et møde online. Du kan indstille dette som standardindstillingen i Outlook mobil og web, så du aldrig glemmer at tilføje Teams-linket igen. Bare rolig, du kan stadig også reservere et værelse.

I Indstillinger i Outlook mobil og web kan du som standard vælge, at alle dine møder skal oprettes online.

Beskyt din personlige tid

Indsigt fra "Fremtidens arbejde” nævne, at konceptet med 9 til 5 arbejdsdage kan være ved at forsvinde, men også give folk en mere fleksibel tidsplan. Folk arbejder på de timer, der er passende for dem, og tilføjer deres personlige og familiemæssige forpligtelser til blandingen. Arbejdstiden er steget om morgenen, om aftenen og i weekenden, da folk tager sig tid i løbet af arbejdsdagen til at tage sig af personlige eller familiemæssige forhold. Da personlige og arbejdstimer og rum sløres sammen, og enheder er ved siden af ​​dig hele tiden, skal du sørge for, at der tages højde for den fastsatte tid til dine personlige forhold.

Føj din personlige kalender til din arbejdskonto 

Det kan være svært at sørge for, at du har tid til dine personlige begivenheder, hvis du har to kalendere. Når du nu tilføjer en personlig kalender til Outlook på nettet, vil tidspunkterne for disse begivenheder blive vist som optaget (uden detaljer eller information), når nogen vil planlægge et møde med dig ved hjælp af planlægningsassistenten i Outlook, og du kan også se din personlige kalender side om side til dit arbejde én eller i én visning.

Tilføj en personlig kalender, så dine kolleger ved, hvornår din reelle tilgængelighed er.

Del nemt tidsintervaller, der passer til dine præferencer

AI i Outlook er en nøglefunktion, der hjælper dig med at gøre tingene hurtigere og nemmere. En af disse nøglefunktioner er foreslåede svar, som du kan bruge i Outlook mobil og web. Snart vil du i Outlook mobil se forslag til at sende tilgængelighed eller planlægge et møde, når nogen vil mødes med dig.

Snart vil foreslåede svar i Outlook Mobile inkludere en nem måde at dele din tilgængelighed på.

Planlæg, hvornår dine e-mails er leveret

Da flere mennesker drager fordel af fleksible tidsplaner, kan de finde på at triage, svare og sende e-mails på skæve tidspunkter. For at hjælpe folk med at undgå behovet for at være "altid tændt" eller genere dem under ferier, kan du planlægge dine e-mails til at blive leveret på et bedre tidspunkt. Skriv din e-mail på det tidspunkt, der passer dig, og få den leveret kl. 9, eller når de er tilbage fra ferie.

Planlæg din besked til at blive sendt senere på et bedre tidspunkt e din besked skal sendes senere på et bedre tidspunkt.

Udsæt en e-mail-besked til senere, når du kan håndtere den

Nogle gange læser du en e-mail, som du har brug for at svare eller foretage en handling på, men det er bare ikke det rigtige tidspunkt til det, eller du har ikke oplysningerne til det, eller måske er det relateret til noget, du skal gøre senere. For at hjælpe dig med at håndtere e-mails på det rigtige tidspunkt kan du udsætte dem, så de er tilbage øverst i din indbakke, når du har brug for dem. Gør dette ved at højreklikke på beskeden i Outlook på nettet eller stryge på beskeden i Outlook mobil.

For yderligere hjælp til at beskytte din personlige tid og være opmærksom på andre, så sørg for at tjekke hvad MyAnalytics i Outlook kan gøre.

Administrer din kalender for at holde balancen

Mens folk leder efter måder at bevare en følelse af velvære og være afbalanceret på inden for en mere fleksibel arbejdsplan, er det vigtigt at sørge for, at du planlægger dit arbejde og giver plads til egenomsorg i din kalender. At få tingene gjort på et passende tidspunkt og sørge for at planlægge og prioritere dine opgaver og pauser i din kalender kan hjælpe dig med at føle dig mere i kontrol og afbalanceret.

Opret nemt en opgave fra en mobil e-mail

Mange e-mail-beskeder har et handlingspunkt med sig, og at kunne tilføje dem som en opgave hjælper dig med at planlægge din dag mere effektivt og få tid til dem. Alle dine opgaver er synkroniseret og tilgængelige på tværs Microsoft 365, så du kan oprette en opgave fra Outlook til iOS og derefter administrere den i Outlook eller To Do. Disse nye opgaver vil bruge det samme e-mail-emne og inkludere den originale e-mail og et link til samtalen i Outlook til hurtig reference fra To Do.

Føj nemt en opgave til To Do fra Outlook mobil.

Fremhæv en del af en e-mail, og tilføj den som en opgave

Nogle gange er emnet for en e-mail ikke detaljeret nok til at blive oprettet som en opgave, og Microsoft skal være lidt mere specifik, når Microsoft tilføjer en e-mail som en opgave, så Microsoft ved præcis, hvad Microsoft skal gøre hurtigt.

Vælg en del af meddelelsen for at tilføje, at e-mailbeskeden altid er knyttet til den som en opgave.

Planlæg, hvornår dine opgaver skal udføres på forhånd

Planlægning, prioritering og sikring af, at du blokerer tid til at fuldføre dine opgaver, kan hjælpe dig med at holde dig organiseret, have kontrol over din dag, og hvad der skal gøres. I Outlook på nettet skal du bruge Min dag i kalenderen for at sikre dig, at du tildeler tid til at udføre de opgaver, der er vigtige i din dag og uge.

Træk og slip en opgave fra Min dag til din kalender for at gøre den til en begivenhed med blokeret tid og påmindelser.

Få hjælp fra Cortana, mens du forbereder din dag

Cortana kan hjælpe dig med at forberede dig til din dag og holde styr på forpligtelser og møder med Briefing-e-mail fra Cortana. Du får en personlig e-mail-besked nær starten af ​​din arbejdsdag, når Cortana finder handlingsanbefalinger af dokumenter, som du kan gennemgå forud for dine møder og afventende anmodninger fra tidligere e-mails, som du måske vil følge op på. Denne e-mail vil også gøre det nemt for dig at reservere "fokustid" i løbet af din arbejdsdag til uafbrudt fokuseret arbejde med Microsoft Teams-meddelelser slået fra.

Briefing-e-mailen indeholder personlige anbefalinger og handlinger, du kan foretage direkte i din indbakke.

Få en lille pause mellem møderne ved at gøre dem kortere som standard

I en tid, hvor din mødebelastning er steget i vejret og sandsynligvis har mange mødedage i træk, kan det være en god idé at få en kort pust imellem dem. Du kan indstille alle dine møder til at slutte tidligt i Outlook på nettet eller Outlook til Windows, vende tilbage 5-15 minutter for at strække dig eller få en kop kaffe.

Indstil aftaler og begivenheder til at slutte tidligt som standard i Kalenderindstillinger i Outlook til Windows og web.

Hold dig opdateret med Afspil mine e-mails i Outlook til Android

Triaging af din indbakke kan tage tid i din dag, så det er fantastisk, når du kan lytte og svare på din e-mail, mens du har travlt med at gøre andre ting. Lad Cortana læse dine nye e-mail-beskeder op, så du kan lytte håndfrit, holde forbindelsen og hurtigt lære, om nogen har lavet en ændring i din kalender. Lær mere om det link..

Du kan også deltage i et Teams-møde fra Outlook med stemmekommandoer.

Opdater dine mødetider for at give kollegerne besked, når du er ledig

Da møder fortsætter med at tage en stor del af dine dage, skal du sørge for at opdatere dine mødetider, så de matcher din ønskede tilgængelighed, på denne måde har kolleger de bedste oplysninger om din tilgængelighed til at mødes. Du kan konfigurere dette i kalenderindstillingerne i Outlook på nettet eller i kalenderindstillingerne i Outlook til Windows under "Arbejdstider".