Microsoft podrobně popisuje nové nástroje Time and Task Management v Microsoft 365

Čas je jedním z nejcennějších a nejvzácnějších zdrojů a v příspěvku na blogu společnost Microsoft podrobně popsala všechny nové nástroje a funkce, které jsou součástí Microsoft 365, aby uživatelům pomohly tento zdroj spravovat s cílem tráví méně času přípravou na schůzky, chránit svůj osobní čas, a uspořádání kalendáře tak, aby zůstal vyvážený.

Věnujte méně času přípravám na schůzky

Online schůzky a videohovory nahradily neformální konverzace na chodbě, návštěvy v kanceláři a dokonce i některé společenské konverzace, které lidé vedou. Více schůzek také znamená více času potřebného k jejich přípravě a zajištění následných akcí. Snadné nalezení souborů a e-mailů, které na schůzku potřebujete, vám pomůže strávit méně času přípravou na schůzku.

Statistiky schůzek v Outlooku pro Android

Najděte informace, které potřebujete vaše setkánís v jednom místo-Meeting Insights přináší e-mailové zprávy a soubory může být relevantní pro vaši schůzku přímo v detailech události ve vašem kalendáři, takže můžete snadno a rychle najít to, co potřebujete. 

V Outlooku mobile najdete Meeting Insights v detailech události.

Lepší správa schůzky Pozvání v aplikaci Outlook

Nyní je snazší a rychlejší zobrazit všechny podrobnosti o schůzce přímo ve vaší doručené poště. Přepínejte mezi zprávami a podrobnostmi o schůzce, prohlédněte si seznam účastníků a toho, kdo se schůzky účastní, a dokonce k ní přidejte online schůzku, pokud organizátor zapomněl. Už žádné posílání e-mailů někomu, aby přidal odkaz na Teams!

V Outlooku na webu zobrazte zprávy, podrobnosti o schůzce, odpovědi účastníků a přidejte online schůzku přímo ze své doručené pošty.

Připojte se k online schůzkám jediným klepnutím

Outlook a Teams už spolu skvěle fungují ale Microsoft chápe, že někteří lidé dostávají pozvánky na schůzky pomocí jiných online schůzkových služeb. Pro ně společnost Microsoft přidala možnost JOIN jedním klepnutím v aplikaci Outlook pro mobily. Pokud nyní dostanete pozvánku od někoho, kdo používá služby jako Zoom nebo Webex, stačí klepnout na tlačítko Připojit a rychle se s nimi setkat online.

Připojte se jedním klepnutím k většině schůzek z Outlooku pro Android.

Nastavte, aby se všechny vaše schůzky automaticky vytvořily online

Protože většina lidí stále pracuje na dálku, je dobrým zvykem mít vždy možnost připojit se ke schůzce online. Tuto možnost můžete nastavit jako výchozí v Outlooku pro mobily a na webu, takže nikdy nezapomenete znovu přidat odkaz na Teams. Nebojte se, stále si můžete zarezervovat pokoj.

V Nastavení v Outlooku pro mobily a weby můžete vybrat všechny schůzky, které se mají ve výchozím nastavení vytvářet online.

Chraňte svůj osobní čas

Postřehy z „Budoucnost práce“ zmiňují, že koncept 9 až 5 pracovních dnů se může vytrácet, ale také dává lidem flexibilnější rozvrh. Lidé pracují v pracovní dobu, která jim vyhovuje, a přidávají k tomu své osobní a rodinné závazky. Pracovní doba se prodloužila v ranních, večerních hodinách ao víkendech, protože lidé si během pracovního dne berou čas na osobní nebo rodinné záležitosti. Protože se osobní a pracovní doba a prostory smazávají a zařízení máte neustále vedle sebe, musíte se ujistit, že čas určený pro vaše osobní záležitosti bude započítán.

Přidejte svůj osobní kalendář do svého pracovního účtu 

Ujistit se, že máte čas na své osobní události, může být složité, pokud si vedete dva kalendáře. Když nyní přidáte osobní kalendář do Outlooku na webu, časy pro tyto události se zobrazí jako zaneprázdněné (bez podrobností nebo informací), když si s vámi někdo bude chtít naplánovat schůzku pomocí Pomocníka pro plánování v Outlooku, a můžete také prohlédněte si svůj osobní kalendář vedle svého pracovního jednoho nebo jednoho zobrazení.

Přidejte si osobní kalendář, aby vaši spolupracovníci věděli, kdy je vaše skutečná dostupnost.

Snadno sdílejte časové úseky, které vyhovují vašim preferencím

AI v Outlooku je klíčová funkce, která vám pomůže dělat věci rychleji a snadněji. Jednou z těchto klíčových funkcí jsou navrhované odpovědi, které můžete použít v Outlooku pro mobily a na webu. Brzy v Outlooku pro mobily uvidíte návrhy na Odeslat dostupnost nebo Naplánovat schůzku, když se s vámi bude chtít někdo setkat.

Brzy v Outlooku pro mobily budou navrhované odpovědi obsahovat snadný způsob, jak sdílet vaši dostupnost.

Naplánujte si, kdy budou vaše e-maily doručeny

Vzhledem k tomu, že více lidí využívá flexibilní rozvrhy, může se stát, že budou třídit, odpovídat a odesílat e-mailové zprávy v liché hodiny. Chcete-li lidem pomoci vyhnout se nutnosti být „vždy zapnutý“ nebo je obtěžovat během dovolené, můžete si naplánovat doručení e-mailů na lepší čas. Napište svůj e-mail v čase, který vám vyhovuje, a nechte si jej doručit v 9:XNUMX nebo až se vrátí z dovolené.

Naplánujte si odeslání zprávy později v lepší čas a odeslání zprávy později v lepší čas.

Odložte e-mailovou zprávu na později, až se s ní budete moci vypořádat

Někdy si přečtete e-mail, na který potřebujete odpovědět nebo na něj něco udělat, ale prostě na to není ten správný čas nebo na to nemáte informace, nebo možná souvisí s něčím, co musíte udělat později. Abychom vám pomohli vypořádat se s e-mailovými zprávami ve správný čas, můžete je odložit, aby byly zpět v horní části vaší doručené pošty, když je budete potřebovat. Udělejte to kliknutím pravým tlačítkem na zprávu v Outlooku na webu nebo přejetím prstem po zprávě v Outlooku pro mobily.

Chcete-li další pomoc, jak chránit svůj osobní čas a dbát na ostatní, nezapomeňte zkontrolovat co MyAnalytics v aplikaci Outlook může udělat.

Spravujte svůj kalendář, abyste zůstali vyvážení

Protože lidé hledají způsoby, jak si udržet pocit pohody a být v rovnováze v rámci flexibilnějšího pracovního rozvrhu, je klíčové, abyste si práci naplánovali a vytvořili si ve svém kalendáři prostor pro sebeobsluhu. Dělat věci ve vhodnou dobu a ujistit se, že si úkoly a přestávky v kalendáři naplánujete a upřednostníte, vám pomůže mít větší kontrolu a vyrovnanost.

Snadno vytvořte úkol z mobilní e-mailové zprávy

Mnoho e-mailových zpráv s sebou nese nějakou akci a možnost přidat je jako úkol vám pomůže naplánovat si den efektivněji a udělat si na ně čas. Všechny vaše úkoly jsou synchronizované a dostupné napříč Microsoft 365, takže můžete vytvořit úkol z Outlooku pro iOS a poté jej spravovat v Outlooku nebo Úkolech. Tyto nové úkoly budou používat stejný předmět e-mailu a budou obsahovat původní e-mail a odkaz na konverzaci v Outlooku pro rychlou orientaci z Úkolů.

Snadno přidejte úkol do To Do z Outlooku pro mobily.

Zvýrazněte část e-mailové zprávy a přidejte ji jako úkol

Někdy není předmět e-mailu dostatečně podrobný, aby mohl být vytvořen jako úkol, a společnost Microsoft musí být trochu konkrétnější, když Microsoft přidá e-mail jako úkol, aby Microsoft přesně věděl, co musí rychle udělat.

Vyberte část zprávy a přidejte, že jako úkol bude e-mailová zpráva vždy připojena k ní.

Naplánujte si předem, kdy je třeba úkoly splnit

Plánování, stanovení priorit a zajištění blokování času na dokončení úkolů vám pomůže udržet si pořádek, mít kontrolu nad svým dnem a nad tím, co je třeba udělat. V Outlooku na webu použijte Můj den v kalendáři, abyste se ujistili, že přidělujete čas dokončení úkolů, které jsou důležité ve vašem dni a týdnu.

Přetažením úkolu z Můj den do kalendáře z něj uděláte událost s zablokovaným časem a připomenutím.

Získejte pomoc od Cortany, když se připravujete na svůj den

Cortana vám může pomoci připravit se na váš den a zůstat na vrcholu závazků a schůzek s Informační e-mail od Cortany. Obdržíte personalizovanou e-mailovou zprávu na začátku vašeho pracovního dne, když pro vás Cortana najde praktická doporučení dokumentů, které si můžete prohlédnout před vašimi schůzkami, a nevyřízené požadavky z předchozích e-mailů, na které byste se mohli chtít obrátit. Tento e-mail vám také usnadní vyhrazení „času soustředění“ během vašeho pracovního dne na nepřerušovanou soustředěnou práci se ztišenými oznámeními Microsoft Teams.

E-mail s přehledem obsahuje přizpůsobená doporučení a akce, které můžete provést přímo ve své doručené poště.

Udělejte si mezi schůzkami malou přestávku tím, že je ve výchozím nastavení zkrátíte

V době, kdy vaše zátěž na schůzky raketově vzrostla a pravděpodobně budete mít mnoho dnů schůzek po sobě, může být dobrý nápad si mezi nimi krátce odpočinout. V Outlooku na webu nebo Outlooku pro Windows můžete všechny schůzky nastavit tak, aby končily dříve, vrátit se 5–15 minut na protažení nebo si dát kávu.

V Nastavení kalendáře v Outlooku pro Windows a na webu nastavte schůzky a události tak, aby končily dříve.

Dohoďte s Play My Emails v Outlooku pro Android

Zkoumání vaší doručené pošty může během dne zabrat čas, takže je skvělé, když můžete poslouchat e-maily a odpovídat na ně, když jste zaneprázdněni jinými věcmi. Nechte Cortanu číst vaše nové e-mailové zprávy, abyste mohli poslouchat handsfree, zůstat ve spojení a rychle zjistit, zda někdo provedl změnu ve vašem kalendáři. Zjistěte o tom více zde.

Ke schůzce Teams se můžete připojit také z Outlooku pomocí hlasových příkazů.

Aktualizujte si hodiny schůzek, aby kolegové věděli, kdy jste k dispozici

Vzhledem k tomu, že schůzky i nadále zabírají velkou část vašich dní, ujistěte se, že aktualizujete hodiny schůzek tak, aby odpovídaly požadované dostupnosti, aby spolupracovníci měli ty nejlepší informace o vaší dostupnosti, aby se mohli setkat. Můžete to nastavit v Nastavení kalendáře v Outlooku na webu nebo v Možnosti kalendáře v Outlooku pro Windows v části „Pracovní doba“.