Outlook คืออะไรและใช้ทำอะไร

Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลและผู้จัดงานจาก Microsoft และเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office ส่วนใหญ่จะใช้เป็นไคลเอนต์อีเมล แต่ยังมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น ปฏิทิน ตัวจัดการที่ติดต่อ ตัวจัดการงานจดบันทึก บันทึกประจำวัน และการท่องเว็บ

Outlook ใช้สำหรับอะไร

Microsoft Outlook เป็นของ Microsoft แอปพลิเคชันไคลเอนต์อีเมลซึ่งส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการจัดการอีเมล อย่างไรก็ตาม มันยังมีคุณสมบัติและฟังก์ชันอื่น ๆ อีกมากมายที่ทำให้มันเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับใครก็ตามที่ต้องการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานหรือข้อมูลส่วนบุคคลของตน

คุณสมบัติหลักบางอย่าง ได้แก่ การจัดกำหนดการนัดหมายและการประชุม การจัดการผู้ติดต่อ และการจัดการงานและรายการสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับฟังก์ชันการค้นหาที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้การค้นหาอีเมลและข้อมูลอื่นๆ เป็นเรื่องง่าย โดยพื้นฐานแล้ว มันสามารถช่วยให้คุณมีระเบียบและมีประสิทธิผลในการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ

การจัดการอีเมล

คุณลักษณะการจัดการอีเมลของ Outlook มาพร้อมกับเครื่องมือในการจัดระเบียบกล่องขาเข้าอีเมลของคุณ คุณสามารถใช้กฎเพื่อจัดเรียงอีเมลโดยอัตโนมัติ ตั้งค่าสถานะอีเมลที่สำคัญ และคุณจะได้กล่องจดหมายเข้าเฉพาะที่ให้คุณแยกอีเมลที่สำคัญออกจากกัน

คุณยังได้รับคุณสมบัติองค์กรจำนวนมากสำหรับอีเมลของคุณ คุณสามารถใช้แฟล็กเพื่อตั้งค่าการเตือน และจัดระเบียบกล่องจดหมายโดยใช้หมวดหมู่สี หรือใช้เธรดการสนทนา Outlook ยังมีระบบโฟลเดอร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งเดียวกัน

ปฏิทิน & กำหนดการ

Outlook ช่วยให้คุณจัดกำหนดการนัดหมาย การประชุม และกิจกรรม และจัดระเบียบได้ คุณสามารถตั้งเตือน ดูหลายปฏิทิน และแชร์กำหนดการกับผู้อื่นได้

นอกจากนี้ยังมีการปรับแต่งมากมายเพื่อให้เข้ากับปฏิทินตามรสนิยมของคุณ รวมถึงโหมดมืด การเข้ารหัสสี และอื่นๆ คุณยังสามารถรักษาเขตเวลาหลายโซน ตัวเลือกการซิงค์ต่างๆ ตัวเลือกในการเพิ่มบัฟเฟอร์การประชุมและช่วงพัก

การจัดการการติดต่อ

คุณสามารถบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลติดต่อ เช่น ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ทางไปรษณีย์ Outlook ยังให้คุณเพิ่มบันทึกย่อและหมวดหมู่ในที่ติดต่อเพื่อการจัดระเบียบและการค้นหาที่ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังมีหลายวิธีในการซิงค์ผู้ติดต่อและนำเข้าและส่งออก คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชี Microsoft 365 ของคุณกับ LinkedIn Outlook ยังมีโฟลเดอร์สำหรับผู้ติดต่อรวมถึงการจัดการรายการที่ซ้ำกัน

คุณสมบัติหลักของ Outlook คืออะไร?

• ผู้ช่วยจัดตารางเวลา: กำหนดการนัดหมายและการประชุมกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย
• ค้นหาห้อง: จองห้องทางกายภาพในพื้นที่ทำงานขององค์กรของคุณร่วมกับผู้ช่วยจัดกำหนดการ
• การจัดการผู้ติดต่อ: บันทึก แก้ไข และจัดการผู้ติดต่อและรายการ
• รายการสิ่งที่ต้องทำ: ติดตามงานและกำหนดเวลาของคุณโดยใช้ตัวจัดการงานของ Outlook
• ค้นหา: ค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็วโดยใช้การค้นหาขั้นสูงของ Outlook เพื่อค้นหาข้อมูลของคุณ
• การแชร์ปฏิทิน: แบ่งปันปฏิทินของคุณกับผู้ทำงานร่วมกันเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา
• ข้อความอัตโนมัติ: ส่งอีเมลตอบกลับด่วนพร้อมเทมเพลตข้อความที่คุณสามารถแทรกได้ในคลิกเดียว
• อะไหล่ด่วน: บันทึกและนำส่วนของเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้เขียน ฟิลด์ และข้อความอัตโนมัติ
• การแจ้งเตือนสิ่งที่แนบมา: รับการแจ้งเตือนหากข้อความอีเมลของคุณกล่าวถึงไฟล์แนบ แต่อีเมลไม่มีไฟล์แนบมาด้วย
• ปฏิทินอัตโนมัติ: ดึงข้อมูลการจองที่เกี่ยวข้องจากแผนการเดินทางในกล่องจดหมายอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ และเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ
• แป้นพิมพ์ลัด: ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อประหยัดเวลา เช่น Ctrl + 1 เพื่อสลับไปยังเมล, Ctrl + 2 สำหรับปฏิทิน, Ctrl + 3 สำหรับรายชื่อติดต่อ, Ctrl + 4 สำหรับงาน และอื่นๆ
• ดื่มด่ำกับผู้อ่าน: มุ่งเน้นไปที่ข้อความอีเมลและปรับแต่งอินเทอร์เฟซพื้นหลังและสิ่งรบกวน
• การปรับแต่ง: ปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของอีเมล พร้อมตัวเลือกในการเปลี่ยนรูปแบบและสีของอีเมลประเภทต่างๆ รวมถึงองค์ประกอบอื่นๆ
• จดโน๊ต: สร้างบันทึกสั้นๆ หรือจัดการรายการและไฟล์ขนาดใหญ่ขึ้นใน Journal

ข้อดีของการมี Outlook คืออะไร?

Outlook มีแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์สำหรับจัดการอีเมล การสื่อสาร การจัดตารางเวลา และข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณอาจต้องการ ผสานรวมกับแอปพลิเคชัน Microsoft Office อื่นๆ และสามารถใช้แชร์เวิร์กโฟลว์กับผู้อื่นและทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานต่างๆ

เป็นบริการที่เหนือชั้นกว่าบริการอีเมลทั่วไปของคุณอย่างแน่นอน การใช้ไคลเอนต์เฉพาะเช่น Outlook จะช่วยให้คุณทำงานเสร็จได้มากขึ้น มันบรรจุการทำงานของแอพและบริการต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว ด้วย Office 365 ที่ใหม่กว่า มันจะรวมเข้ากับบริการคลาวด์ OneDrive ของ Microsoft เพื่อให้คุณใช้งานได้มากขึ้นและการซิงค์ที่ดียิ่งขึ้น

Microsoft Outlook มาพร้อมกับคุณสมบัติและการผสานรวมมากมาย ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานให้เสร็จได้โดยคลิกน้อยลงและใช้เวลาสั้นลง

Outlook ปลอดภัยแค่ไหน?

Outlook มาพร้อมกับฟีเจอร์ความปลอดภัยมาตรฐาน เช่น การเข้ารหัสและการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย มันใช้ Transport Layer Security (TLS) ฉวยโอกาส การดำเนินการนี้จะเข้ารหัสการเชื่อมต่อที่คุณส่งอีเมล ซึ่งหมายความว่าจะไม่สามารถดักฟังระหว่างทางได้ อย่างไรก็ตาม การเข้ารหัส TLS ไม่สามารถป้องกันการส่งต่อได้

นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้ใช้ Outlook ที่สมัครใช้งาน Microsoft 365 Family หรือ Microsoft 365 Personal สามารถใช้ฟีเจอร์เข้ารหัสได้ อีเมลที่คุณส่งโดยใช้ฟีเจอร์นี้สามารถถอดรหัสได้ก็ต่อเมื่อผู้รับใช้ Outlook.com, แอป Outlook หรือแอป Mail บน Windows 10 และ 11 ผู้ใช้รายอื่นจะต้องมีรหัสผ่านชั่วคราวเพื่อถอดรหัสอีเมล นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ 'ป้องกันการส่งต่อ' ในเวอร์ชัน Microsoft 365 ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณจะไม่สามารถคัดลอกหรือส่งต่อได้

จะเรียนรู้ Outlook ได้อย่างไร

ในตอนแรก Microsoft Outlook อาจดูน่ากลัว แต่ด้วยความอดทนเพียงเล็กน้อย มันค่อนข้างง่าย วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเลือกใช้คือการใช้ด้วยตัวเองและค้นพบคุณสมบัติของมัน คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซและการนำทางของ Outlook วิธีเริ่มต้นที่ดีคือสำรวจคุณสมบัติและเมนูต่างๆ เช่น ปฏิทิน รายชื่อ และรายการงาน คุณสามารถเริ่มรวมเข้ากับกิจวัตรประจำวันของคุณอย่างช้าๆ

เพื่อพัฒนาทักษะ Outlook ของคุณให้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถเรียนหลักสูตรหรือบทช่วยสอนในหัวข้อนี้ได้ แม้ว่าหลายหลักสูตรจะเปิดสอนทางออนไลน์ ฟรี และมีค่าใช้จ่าย แต่วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือ การฝึกอบรม Outlook อย่างเป็นทางการของ Microsoft วัสดุ. มีบทช่วยสอนและคำอธิบายมากมายที่ครอบคลุม Outlook ในแพลตฟอร์มต่างๆ หากคุณวางแผนที่จะใช้ Microsoft 365 รุ่นใหม่ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้อย่างเป็นทางการอย่างสมบูรณ์ การฝึกอบรม Microsoft 365 เช่นกัน. นอกจากนี้ยังมีบทช่วยสอนและวิดีโอออนไลน์มากมายจากแหล่งที่มาของบุคคลที่สาม คุณสามารถตรวจสอบ YouTube สำหรับบทช่วยสอนคุณสมบัติเฉพาะเพิ่มเติม

Outlook และ Office 365 แตกต่างกันอย่างไร

Outlook และ Office 365 เป็นทั้งผลิตภัณฑ์ของ Microsoft Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลที่ปัจจุบันเป็นผู้จัดการข้อมูลส่วนบุคคล และเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ในทางกลับกัน Office 365 เป็นบริการสมัครสมาชิกที่ให้การเข้าถึงแอปพลิเคชันและบริการต่างๆ ของ Microsoft

ซึ่งรวมถึงชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Office (เช่น Word, Excel และ PowerPoint) และบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการทำงานร่วมกัน (เช่น OneDrive และ SharePoint) คิดว่าเป็น Microsoft Office ยกเว้นว่าจะเป็นแบบออนไลน์และมาในรูปแบบการสมัครสมาชิก

Outlook รวมเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365 แต่คุณก็สามารถซื้อ Outlook เป็นแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลนได้เช่นกัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ Outlook ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้งาน Office 365 อย่างไรก็ตาม การสมัครใช้งาน Office 365 ได้เพิ่มสิทธิพิเศษต่างๆ เช่น การอัปเดตปกติและการเข้าถึงฟีเจอร์ล่าสุด

Outlook และ Microsoft Exchange แตกต่างกันอย่างไร

Outlook และ Microsoft Exchange มักถูกกล่าวถึงและใช้ร่วมกัน แต่สร้างขึ้นเพื่อการใช้งานที่แตกต่างกัน Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลที่ใช้จัดการอีเมล ปฏิทิน และที่ติดต่อ Microsoft Exchange เป็นเมลเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้สำหรับจัดการอีเมล ปฏิทิน และที่ติดต่อในระดับที่ใหญ่ขึ้น

ทั้งสองฟังดูคล้ายกัน แต่ Outlook มุ่งเน้นไปที่การใช้งานส่วนตัวและธุรกิจขนาดเล็กมากกว่า และมีฟีเจอร์องค์กรส่วนบุคคลมากกว่า Microsoft Exchange เป็นโซลูชันระดับองค์กรที่สร้างขึ้นสำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงและจัดการอีเมล ปฏิทิน และผู้ติดต่อด้วยระบบการดูแลระบบ

หากคุณต้องการตัดสินใจระหว่างสองสิ่งนี้ คุณควรพิจารณาขนาดของการดำเนินการของคุณก่อน หากคุณต้องการไคลเอ็นต์อีเมลสำหรับตัวคุณเองหรือสำหรับกลุ่มเล็กๆ Outlook ก็ทำได้ดี Microsoft Exchange เป็นโซลูชันที่ดีกว่าหากคุณต้องการนำอีเมลและฟังก์ชันการทำงานและการจัดการอื่นๆ มาใช้กับคนกลุ่มใหญ่และต้องการการควบคุม

Gmail กับ Outlook ต่างกันอย่างไร?

Gmail และ Outlook เป็นทั้งบริการอีเมลและไคลเอ็นต์สำหรับจัดการอีเมล ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ Gmail เป็นผลิตภัณฑ์ Google ของ Google ซึ่งเป็นบริการอีเมลฟรีที่นำเสนอการทำงานร่วมกับบริการอื่นๆ ของ Google นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB สำหรับทุกบัญชีในปี 2023

Outlook เป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft และปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของชุดแอปพลิเคชัน Microsoft Office และ Office 365 มีคุณลักษณะคล้ายกับ Gmail แต่ยังมาพร้อมกับคุณลักษณะเพิ่มเติมที่เน้นการทำงานร่วมกันและทีม Gmail เป็นผลิตภัณฑ์ส่วนบุคคลที่เป็นแกนหลัก คุณสามารถ ใช้กล่องจดหมาย Gmail ใน Outlookแต่คุณไม่สามารถใช้ที่อยู่อีเมล Outlook ใน Gmail

ทั้ง Gmail และ Outlook มีเวอร์ชันฟรี แม้ว่าเวอร์ชันฟรีของ Outlook จะไม่ได้มีอุปกรณ์ครบครันเท่าของ Gmail เวอร์ชันจ่ายของ Outlook มีให้ใช้งานโดยเป็นส่วนหนึ่งของการซื้อ Microsoft Office แบบครั้งเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365 เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินของ Gmail เป็นส่วนหนึ่งของ G Suite ซึ่งคล้ายกับ Office 365

ข้อเสียของการใช้ Outlook สำหรับ Gmail คืออะไร

การใช้ Gmail กับ Outlook อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลงหรือปัญหาการซิงโครไนซ์สำหรับผู้ใช้บางราย นอกจากนี้ ฟีเจอร์บางอย่างของ Gmail เช่น ป้ายกำกับและตัวกรองอาจไม่พร้อมใช้งานหรือใช้งานได้ดีเมื่อใช้กับ Outlook Outlook ทำงานได้ไม่ดีนักกับการผสานรวมและส่วนเสริมของบุคคลที่สาม ซึ่งแตกต่างจาก Gmail

การใช้ Gmail กับ Outlook ต้องมีการตั้งค่าและการกำหนดค่าเพิ่มเติม Gmail ค่อนข้างเรียบง่ายและตั้งค่าได้ง่าย อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้ Gmail ใน Outlook คุณจะต้องใช้เวลาตั้งค่าสักครู่ และอาจเสี่ยงที่คุณลักษณะบางอย่างจะทำงานได้ไม่ดี