Czas jest jednym z najcenniejszych i najbardziej deficytowych zasobów, a w poście na blogu firma Microsoft szczegółowo opisała wszystkie nowe narzędzia i funkcje, które są dostarczane z platformą Microsoft 365, aby pomóc użytkownikom zarządzać tym zasobem, mając na celu: spędzanie mniej czasu na przygotowywaniu się do spotkań, ochrona Twojego czasu osobistego, i uporządkować swój kalendarz, aby zachować równowagę.

[lwptoc title=”Nowe narzędzia do zarządzania czasem Microsoft 365” szerokość=”50%” float=”right”]

Spędzaj mniej czasu na przygotowywaniu się do spotkań

Spotkania online i rozmowy wideo zastąpiły nieformalne rozmowy w korytarzu, wizyty w biurze, a nawet niektóre rozmowy towarzyskie. Więcej spotkań oznacza również więcej czasu potrzebnego na przygotowanie się do nich i zapewnienie dalszych działań. Łatwe znajdowanie plików i wiadomości e-mail potrzebnych na spotkanie może pomóc Ci poświęcić mniej czasu na przygotowywanie się do niego.

Informacje o spotkaniach w programie Outlook dla systemu Android

Znajdź potrzebne informacje twoje spotkanies w jednym miejsce-Meeting Insights dostarcza wiadomości e-mail i pliki, które może mieć znaczenie dla Twojego spotkania bezpośrednio w szczegółach wydarzenia w Twoim kalendarzu, dzięki czemu możesz łatwo i szybko znaleźć to, czego potrzebujesz. 

W aplikacji Outlook Mobile możesz znaleźć Meeting Insights w szczegółach wydarzenia.

Lepsze zarządzanie zaproszeniami na spotkania w Outlooku

Teraz możesz łatwiej i szybciej zobaczyć wszystkie szczegóły spotkania bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej. Przełączaj się między wiadomościami i szczegółami spotkania, zobacz listę uczestników i kto uczestniczy w spotkaniu, a nawet dodaj do niego spotkanie online, jeśli organizator zapomni. Nigdy więcej wysyłania e-maili do kogoś, aby dodać link do Teams!

W Outlook w sieci Web wyświetlaj wiadomości, szczegóły spotkań, odpowiedzi uczestników i dodawaj spotkanie online bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Dołącz do spotkań online jednym dotknięciem

Outlook i Teams już świetnie ze sobą współpracują ale firma Microsoft rozumie, że niektóre osoby otrzymują zaproszenia na spotkania przy użyciu innych usług spotkań online. Dla nich firma Microsoft dodała funkcję DOŁĄCZ jednym dotknięciem w programie Outlook Mobile. Teraz, jeśli otrzymasz zaproszenie od kogoś, kto korzysta z usług, takich jak Zoom lub Webex, wystarczy dotknąć opcji Dołącz, aby szybko spotkać się z nimi w trybie online.

Dołącz jednym dotknięciem do większości spotkań z programu Outlook dla systemu Android.

Ustaw wszystkie spotkania, aby były tworzone online, automatycznie

Ponieważ większość ludzi nadal pracuje zdalnie, dobrą praktyką jest zawsze mieć możliwość dołączenia do spotkania online. Możesz ustawić to jako opcję domyślną w aplikacji mobilnej i sieci Web programu Outlook, dzięki czemu nigdy nie zapomnisz ponownie dodać tego linku do aplikacji Teams. Nie martw się, nadal możesz zarezerwować pokój.

W Ustawieniach w aplikacji mobilnej i internetowej Outlook możesz wybrać wszystkie spotkania, które mają być domyślnie tworzone w trybie online.

Chroń swój czas osobisty

Informacje z „Przyszłość pracy” wspominają, że koncepcja dnia roboczego od 9 do 5 może zanikać, ale także zapewniać ludziom bardziej elastyczny harmonogram. Ludzie pracują w dogodnych dla nich godzinach i dodają do tego swoje osobiste i rodzinne zobowiązania. Godziny pracy wydłużyły się rano, wieczorem iw weekendy, ponieważ ludzie poświęcają czas w ciągu dnia na załatwianie spraw osobistych lub rodzinnych. Ponieważ godziny i przestrzenie osobiste i robocze zacierają się, a urządzenia są cały czas przy Tobie, musisz upewnić się, że czas ustawiony na Twoje sprawy osobiste jest rozliczony.

Dodaj swój osobisty kalendarz do swojego konta służbowego 

Upewnienie się, że masz czas na osobiste wydarzenia, może być trudne, jeśli masz dwa kalendarze. Teraz po dodaniu kalendarza osobistego do programu Outlook w sieci Web godziny tych wydarzeń będą wyświetlane jako zajęte (bez szczegółów lub informacji), gdy ktoś chce zaplanować spotkanie z Tobą za pomocą Asystenta planowania w programie Outlook, a także możesz zobaczyć swój kalendarz osobisty obok swojej pracy w jednym widoku lub w jednym widoku.

Dodaj osobisty kalendarz, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, kiedy jest Twoja rzeczywista dostępność.

Łatwo udostępniaj przedziały czasowe, które odpowiadają Twoim preferencjom

Sztuczna inteligencja w Outlooku to kluczowa funkcja, która pomaga robić rzeczy szybciej i łatwiej. Jedną z tych kluczowych funkcji są sugerowane odpowiedzi, których można używać w aplikacji mobilnej i internetowej Outlook. Wkrótce w aplikacji Outlook Mobile zobaczysz sugestie wysłania dostępności lub zaplanowania spotkania, gdy ktoś będzie chciał się z Tobą spotkać.

Wkrótce w aplikacji Outlook Mobile sugerowane odpowiedzi będą zawierały łatwy sposób udostępniania Twojej dostępności.

Zaplanuj, kiedy Twoje e-maile zostaną dostarczone

Ponieważ coraz więcej osób korzysta z elastycznych harmonogramów, mogą oni wybierać, odpowiadać i wysyłać wiadomości e-mail w dziwnych godzinach. Aby pomóc ludziom uniknąć konieczności bycia „zawsze na” lub przeszkadzania im podczas wakacji, możesz zaplanować dostarczanie e-maili w lepszym czasie. Skomponuj wiadomość e-mail w dogodnym dla siebie czasie i dostarcz ją o 9 rano lub po powrocie z wakacji.

Zaplanuj wysłanie wiadomości później w lepszym czasie e wiadomość, aby została wysłana później w lepszym czasie.

Odłóż wiadomość e-mail na później, gdy poradzisz sobie z nią

Czasami czytasz wiadomość e-mail, na którą musisz odpowiedzieć lub podjąć działanie, ale po prostu nie jest to odpowiedni moment na to lub nie masz na to informacji, a może jest to związane z czymś, co musisz zrobić później. Aby ułatwić sobie radzenie sobie z wiadomościami e-mail we właściwym czasie, możesz je odłożyć, aby wróciły na górę skrzynki odbiorczej, gdy ich potrzebujesz. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość w aplikacji Outlook w sieci Web lub przesuń palcem po wiadomości w aplikacji Outlook Mobile.

Aby uzyskać dodatkową pomoc, jak chronić swój czas osobisty i zwracać uwagę na innych, sprawdź, co MyAnalytics w Outlooku może zrobić.

Zarządzaj kalendarzem, aby zachować równowagę

Ponieważ ludzie szukają sposobów na utrzymanie dobrego samopoczucia i równowagi w ramach bardziej elastycznego harmonogramu pracy, kluczowe znaczenie ma zaplanowanie pracy i umieszczenie w kalendarzu miejsca na samoopiekę. Załatwianie spraw w dogodnym czasie i upewnienie się, że planujesz i ustalasz priorytety swoich zadań i przerw w kalendarzu, może pomóc Ci poczuć się bardziej pod kontrolą i zachować równowagę.

Łatwe tworzenie zadań z mobilnej wiadomości e-mail

Wiele wiadomości e-mail zawiera element działania, a możliwość dodania ich jako zadania pomaga efektywniej zaplanować dzień i znaleźć na nie czas. Wszystkie Twoje zadania są zsynchronizowane i dostępne w całym Microsoft 365, dzięki czemu możesz utworzyć zadanie w programie Outlook dla systemu iOS, a następnie zarządzać nim w programie Outlook lub w aplikacji To Do. Te nowe zadania będą używać tego samego tematu wiadomości e-mail i zawierać oryginalną wiadomość e-mail oraz łącze do rozmowy w programie Outlook, aby uzyskać szybki dostęp do funkcji To Do.

Z łatwością dodawaj zadania do listy zadań z aplikacji mobilnej Outlook.

Zaznacz część wiadomości e-mail i dodaj ją jako zadanie

Czasami temat wiadomości e-mail nie jest wystarczająco szczegółowy, aby można go było utworzyć jako zadanie, a Microsoft musi być nieco bardziej szczegółowy, gdy Microsoft dodaje wiadomość e-mail jako zadanie, aby Microsoft dokładnie wiedział, co Microsoft musi zrobić szybko.

Wybierz część wiadomości, aby dodać, że jako zadanie wiadomość e-mail jest zawsze do niej dołączona.

Zaplanuj z wyprzedzeniem, kiedy Twoje zadania muszą zostać wykonane

Planowanie, ustalanie priorytetów i upewnianie się, że blokujesz czas na wykonanie zadań, może pomóc Ci zachować porządek, kontrolować swój dzień i to, co należy zrobić. W aplikacji Outlook w sieci Web użyj funkcji Mój dzień w kalendarzu, aby upewnić się, że przydzielasz czas na wykonanie zadań, które są ważne w danym dniu i tygodniu.

Przeciągnij i upuść zadanie z Mojego dnia do kalendarza, aby zamienić je w wydarzenie z zablokowanym czasem i przypomnieniami.

Uzyskaj pomoc od Cortany, przygotowując się do dnia

Cortana może pomóc Ci przygotować się do dnia i być na bieżąco ze zobowiązaniami i spotkaniami z E-mail z informacją od Cortana. Otrzymasz spersonalizowaną wiadomość e-mail na początku dnia roboczego, gdy Cortana znajdzie praktyczne zalecenia dotyczące dokumentów, które możesz przejrzeć przed spotkaniami i oczekującymi prośbami z poprzednich wiadomości e-mail, które możesz chcieć sprawdzić. Ta wiadomość e-mail ułatwi również zarezerwowanie „czasu skupienia” w ciągu dnia roboczego na nieprzerwaną, skoncentrowaną pracę z wyciszonymi powiadomieniami Microsoft Teams.

Wiadomość e-mail Briefing zawiera spersonalizowane rekomendacje i działania, które możesz wykonać bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej.

Uzyskaj małą przerwę między spotkaniami, domyślnie skracając je

W czasach, gdy obciążenie spotkaniami gwałtownie wzrosło i prawdopodobnie odbywa się wiele kolejnych dni spotkań, krótką przerwę między nimi może być dobrym pomysłem. Możesz ustawić wszystkie swoje spotkania tak, aby kończyły się wcześniej w Outlook w sieci Web lub Outlook dla systemu Windows, odzyskaj 5-15 minut na rozciągnięcie się lub wypicie kawy.

Ustaw terminy i wydarzenia domyślnie kończące się wcześniej w ustawieniach kalendarza w programie Outlook dla systemu Windows i w sieci Web.

Dołącz do Play My Emails w Outlooku na Androida

Testowanie skrzynki odbiorczej może zająć trochę czasu w ciągu dnia, więc wspaniale jest, gdy możesz słuchać wiadomości e-mail i odpowiadać na nie, gdy jesteś zajęty robieniem innych rzeczy. Pozwól Cortanie odczytywać nowe wiadomości e-mail, aby słuchać ich bez użycia rąk, pozostawać w kontakcie i szybko dowiadywać się, czy ktoś wprowadził zmiany w Twoim kalendarzu. Dowiedz się więcej na ten temat tutaj.

Możesz także dołączyć do spotkania aplikacji Teams z programu Outlook za pomocą poleceń głosowych.

Zaktualizuj godziny spotkań, aby powiadomić współpracowników, kiedy będziesz dostępny

Ponieważ spotkania nadal zajmują dużą część Twoich dni, upewnij się, że aktualizujesz godziny spotkań, aby odpowiadały żądanej dostępności, dzięki czemu współpracownicy będą mieli najlepsze informacje o Twojej dostępności do spotkania. Możesz to skonfigurować w ustawieniach kalendarza w Outlook w sieci Web lub w opcjach kalendarza w programie Outlook dla systemu Windows w sekcji „Godziny pracy”.