10 Mẹo Quản lý & Bảo mật Microsoft Office 365 dành cho Giáo dục Đại học

Được tài trợ

Office 365 đã trở nên vô giá đối với các tổ chức phải áp dụng công nghệ kỹ thuật số để duy trì tính cạnh tranh. Tuy nhiên, các trường cao đẳng và đại học phải đối mặt với những thách thức liên tục về CNTT kể từ khi sinh viên đến và đi. Và trong khi Microsoft 365 loại bỏ sự cần thiết của các nhóm CNTT để quản lý phần mềm trên mỗi máy, đào tạo từ xa và các nhiệm vụ làm việc từ xa đặt ra nhiều thách thức hơn. Tuy nhiên, bạn có thể vượt qua những trở ngại và tối đa hóa lợi ích của Office 365 dành cho giáo dục đại học.

1. Học sinh có thể đặt ra mối đe dọa từ người trong cuộc

Các cơ sở giáo dục đại học là một điểm nóng cho các hoạt động hack vì sinh viên công nghệ thông tin thường học các kỹ thuật CNTT tiên tiến. Các sinh viên thường tò mò và cố gắng xem liệu họ có thể vượt qua các kiểm soát an ninh hay không. Như vậy, sinh viên có thể trở thành mối đe dọa nội gián tiềm tàng đối với bảo mật đám mây.

Trong khi các vi phạm bảo mật từ người trong cuộc hiếm khi được nhấn mạnh, các nghiên cứu cho thấy các mối đe dọa từ nội bộ chiếm khoảng 14% tổng số vi phạm bảo mật. Người trong cuộc có xu hướng nguy hiểm hơn người ngoài vì họ có đặc quyền truy cập vào mạng và hệ thống của bạn.

Để giảm thiểu các mối đe dọa nội bộ, bạn cần có một cách tiếp cận toàn diện về bảo mật CNTT để quản lý tốt hơn các lỗ hổng Office 365. Tốt nhất, bạn nên ý thức về những gì đang xảy ra trên mạng của mình để đối phó với các hoạt động đáng ngờ. Các chuyên gia bảo mật CNTT khuyến nghị thực hiện các biện pháp kiểm soát truy cập đầy đủ và chỉ định các cấp độ truy cập dựa trên nhu cầu, trách nhiệm và sự tin cậy.

Quan trọng nhất, bạn nên xác định các mối đe dọa bên ngoài và bên trong trước khi phát triển chiến lược bảo mật của mình. Bạn có thể thiết lập quyền truy cập và hệ thống cảnh báo mối đe dọa để cảnh báo bạn bất cứ khi nào có hoạt động đáng ngờ trên môi trường Microsoft 365 của bạn.

2. Quản lý thiết bị từ xa

Người dùng Microsoft 365 đang sử dụng dịch vụ đám mây, nhưng các phương pháp hay nhất về bảo mật CNTT yêu cầu một chiến lược quản lý thiết bị nhất quán. Gần đây, Bộ An ninh Nội địa và NSA đã ra lệnh cho tất cả các cơ quan chính phủ Hoa Kỳ phải tính đến phiên bản Windows trên thiết bị của họ và thực hiện các giao thức vá lỗi để quản lý các lỗ hổng lớn.

Bạn có thể triển khai chiến lược quản lý thiết bị thích hợp bằng cách sử dụng một công cụ công nghệ để kiểm kê tất cả các thiết bị được liên kết với môi trường Microsoft 365 của bạn. Thông thường, bạn nên biết thiết bị nào đang truy cập dịch vụ đám mây, phiên bản phần mềm trên thiết bị và các hoạt động được thực hiện trên mỗi thiết bị. Mặc dù dữ liệu đến từ hệ sinh thái của Microsoft, việc cô lập và hợp nhất dữ liệu để tạo báo cáo có thể rất tẻ nhạt. Do đó, bạn nên tận dụng giải pháp giám sát bảo mật để có được khả năng hiển thị rõ ràng của tất cả các thiết bị truy cập môi trường đám mây của bạn.

3. Xử lý rủi ro đám mây từ đào tạo từ xa

Việc chuyển các chức năng và quy trình của tổ chức bạn lên đám mây sẽ dẫn đến các mối đe dọa và rủi ro mới. Hơn thế nữa, học tập từ xa và làm việc từ xa có thể gây ra các mối đe dọa bổ sung vào hệ thống. Quyền truy cập từ xa cho phép sinh viên và nhân viên truy cập vào hệ thống đám mây và tài sản dữ liệu của bạn. Nó cũng có nghĩa là sinh viên truy cập vào hệ sinh thái đám mây thông qua các mạng và thiết bị cá nhân.

Mặc dù việc quản lý nhiều người dùng BYOD có thể bận rộn, nhưng đây là một bước cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ. Tốt nhất, các tổ chức nên triển khai một hệ thống quản lý danh tính tốt để hiểu vị trí của người dùng và theo dõi các hoạt động của họ trên đám mây.

4. Xử lý sự cố bảo mật Microsoft 365

Microsoft 365 lưu trữ một lượng lớn dữ liệu tổ chức nhạy cảm. Dữ liệu phải được bảo mật để bảo vệ thông tin nhạy cảm và bảo vệ sự tuân thủ quy định. Và đối với hầu hết người dùng đám mây, bảo mật là mối quan tâm ngày càng tăng vì các tác nhân đe dọa độc hại lợi dụng tất cả các lỗ hổng có thể tưởng tượng được để thực hiện một cuộc tấn công.

Bất kể cấp độ năng lực của nhóm bảo mật CNTT của bạn là bao nhiêu, điều quan trọng là phải có một công cụ bảo mật ghi lại tất cả hoạt động trong môi trường Office 365 và báo cáo mọi mâu thuẫn. Bất cứ khi nào một sự kiện bảo mật xảy ra, bạn có thể kiểm tra nhật ký, xác định điều gì đã xảy ra và giúp nhóm của bạn giải quyết các lỗ hổng bảo mật.

5. Thực hiện các giao thức quản trị

Quản trị CNTT đảm bảo sử dụng hiệu quả và hiệu quả các nguồn lực CNTT để giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu của họ. Và trong khi Office 365 đã thực hiện các bước nhằm đảm bảo quản trị tốt hơn các ứng dụng cộng tác và năng suất, thì Higher Ed IT có thể cải thiện tư thế quản trị của bạn.

CNTT có thể giúp hợp lý hóa việc triển khai Microsoft 365 trong tổ chức của bạn. Thông thường, SaaS dễ triển khai hơn các giải pháp tại chỗ, nhưng các bộ phận CNTT phải đảm bảo tất cả người dùng có các dịch vụ thích hợp, đào tạo, hỗ trợ và truy cập liền mạch.

Vì hầu hết các cơ sở giáo dục đại học đều có bộ phận CNTT với ngân sách hạn chế nên việc quản lý tài sản và tối ưu hóa thường là một mối quan tâm lớn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng quản lý và tối đa hóa giá trị của dịch vụ đám mây của mình bằng công cụ quản lý SaaS đáng tin cậy để đảm bảo truy cập và sử dụng dữ liệu tổ chức một cách an toàn. Thay vì triển khai các giải pháp CNTT chi tiết, tốt nhất nên giải quyết trên một giải pháp duy nhất cung cấp khả năng hiển thị và quản lý liền mạch các tài sản đám mây của bạn.

6. Áp dụng Quản lý Thay đổi, Năng suất để Tối đa hóa Giá trị Đầu tư

Quản trị giáo dục đại học đúng cách đòi hỏi phải quản lý tỉ mỉ các nguồn lực để tối đa hóa năng suất. Thống kê cho thấy khoảng 56% giấy phép Office 365 chưa được chỉ định, không hoạt động hoặc sử dụng không đầy đủ.

Để tối đa hóa giá trị đầu tư và năng suất trong tổ chức của mình, bạn cần sử dụng toàn bộ tiềm năng của Office 365. Tốt nhất, bạn nên tận dụng dữ liệu sử dụng để xác định ứng dụng nào được sử dụng nhiều nhất. Điều này cũng làm cho các nhóm và sinh viên của bạn sử dụng ứng dụng phù hợp cho một mục đích cụ thể.

7. Những thách thức với việc cung cấp Office 365

Các trường cao đẳng và đại học thường phải đối mặt với những thách thức trong việc cung cấp và hủy cấp phép người dùng. Và vì các trường học đối phó với hàng nghìn học sinh, nên việc cung cấp dịch vụ là một thách thức rất lớn. Các chu kỳ diễn ra theo chu kỳ và hiếm khi trải dài trong năm học.

Mặc dù điều quan trọng là phải duy trì cấp phép, nhưng điều đó nên bị hạn chế tùy thuộc vào vị trí của người dùng trong quy trình đo lường trường học. Thay vì duy trì quyền truy cập đầy đủ vào các dịch vụ, nhóm CNTT nên hủy cung cấp cho bất kỳ người dùng nào không còn cần dịch vụ nữa.

8. Tuân thủ pháp luật

Các cơ sở giáo dục đại học phải đưa ra các biện pháp quản lý giống như bất kỳ tổ chức nào khác. Cụ thể, Đạo luật FERPA yêu cầu các trường học bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của học sinh. Tuân thủ đang trở thành một vấn đề lớn với các tác động về an ninh và tài chính. Và trong khi ngày càng có nhiều sự cố vi phạm dữ liệu và hình phạt, các bộ phận CNTT không đủ nhanh để phản ứng.

Trừ khi bạn đang tuân thủ các phương pháp hay nhất về an ninh mạng, nếu không, thế trận bảo mật của bạn còn yếu. Tốt nhất, bạn nên xem xét những gì các đồng nghiệp đang làm và áp dụng một cách tiếp cận toàn diện để bảo mật và tuân thủ. Cố gắng đánh giá Office 365 của bạn đang hoạt động như thế nào dựa trên dữ liệu và điểm số ngang hàng bằng cách tập trung vào quản lý cấu hình, kiểm soát truy cập và tuân thủ.

Hầu hết các cơ quan và khuôn khổ tuân thủ yêu cầu nhật ký dữ liệu trong một khung thời gian nhất định, nhưng Microsoft chỉ có thể lưu giữ nhật ký trong 30 ngày qua. Bạn có thể sử dụng giải pháp của bên thứ ba lưu trữ dữ liệu của bạn trong ít nhất một năm để đảm bảo tuân thủ.

9. Tối đa hóa sự cộng tác khi các quản trị viên CNTT đang làm việc từ xa

Khi Office 365 lần đầu tiên được phát hành, hầu hết các quản trị viên CNTT đều có mặt tại khuôn viên trường. Nhưng ngày nay, hầu hết các nhóm làm việc từ xa nhưng vẫn cần thực hiện các nhiệm vụ hành chính của họ. Nếu tất cả quản trị viên hệ thống đều có mặt tại chỗ và chịu trách nhiệm độc quyền về việc cấp phép cho người dùng và thay đổi mật khẩu, thì có thể bạn đang gặp sự cố. Tuy nhiên, bạn có thể phân bổ trách nhiệm quản trị viên trong toàn tổ chức bằng cách sử dụng mô hình chi tiết và an toàn.

Các tình huống làm việc từ xa yêu cầu quyền truy cập cụ thể ngay cả khi quản trị viên ở cách xa hàng km. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách cấp các đặc quyền quản trị viên mới để thực hiện các tác vụ cụ thể trong môi trường đám mây của bạn. Quan trọng nhất, bạn cũng có thể giới hạn thời gian quản trị viên mới được ủy quyền có thể giữ lại các đặc quyền để giảm thiểu sự cố bảo mật.

10. Quản lý mạng riêng ảo (VPN)

Hầu hết các tổ chức triển khai VPN để hỗ trợ truy cập từ xa an toàn. Nhưng điều này có thể không phải lúc nào cũng là điều đúng đắn để làm. Việc hỗ trợ VPN có thể rất bận rộn vì người dùng cuối có các thiết bị khác nhau yêu cầu quyền truy cập cùng một lúc.

VPN có xu hướng vượt qua các kiểm soát bảo mật trong Microsoft để tìm kiếm thông tin về mối đe dọa và quyền truy cập an toàn. Và vì VPN hoạt động như một cửa hậu đối với mạng của bạn, chúng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập mạng bởi các thiết bị không an toàn. Người dùng dường như đến từ bên trong mạng, khiến nhóm CNTT của bạn khó xác định địa chỉ IP, nguồn gốc và danh tính thiết bị khi sự cố xảy ra.

Kết luận

Công nghệ đám mây là một động lực chính cho các tổ chức hiện đại. Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Và vì có nhiều tùy chọn khi giải quyết vấn đề bảo mật Office 365, điều quan trọng là phải phát triển một chiến lược phù hợp để đảm bảo bạn triển khai các biện pháp thích hợp.