Outlook e-postsignatur: Hur man skapar, lägger till och ändrar

På grund av vår ständigt växande sammankoppling har e-post blivit en viktig del av vårt personliga och professionella liv, oavsett om vi har ett problem som vi behöver lösa eller vill komma ikapp med vänner och familj.

Eftersom Outlook är en av de bästa e-postklienterna på marknaden, kan användningen av en snygg Outlook-e-postsignatur öka din professionalitet avsevärt, vilket i sin tur kan få omfattande konsekvenser för ditt privatliv och ditt yrkesliv.

Med hjälp av den här artikeln kommer du att lära dig hur du skapar, lägger till och ändrar en e-postsignatur för Outlook, vilket ger dig möjligheten att göra ett positivt intryck på dina e-postkontakter.

Bästa metoder för e-postsignaturer

För att säkerställa den mest effektiva hanteringen och övningen av e-postsignaturer finns det några faktorer som bör beaktas:

• Håll det kort och visuellt tilltalande
• Inkludera nödvändiga kontaktuppgifter
• För att övertyga läsarna att agera, inkludera en uppmaning (CTA)
• Se till att det fungerar på mobilen
• Använd ikoner för sociala medier med länkar
• Respektera storleken på Outlook e-signaturbilden (värde lägre än 650px bredd och en maximalt 10KB. När det kommer till logotypanvändning rekommenderas en storlek på 100x100px)
• Använd avdelare och avdelare

För Outlook e-postsignaturer bör bildstorleken förbli inom 650 pixlars bredd. Om du inte vill ändra storlek på en bild i e-postsignaturen Outlook, se till att din bild inte är större än 10KB. En logotypstorlek på 100 pixlar bred och upp till 100 pixlar hög är lämplig för en Outlook-e-postsignatur.

Tips: Om du vill få åtkomst till signaturfilerna för den här e-postklienten är det viktigt att veta var Outlooks e-postsignaturplats finns. För att öppna den mappen, tryck på tangentkombinationen Win + R och skriv följande sökväg: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Nu när vi är uppdaterade med de senaste metoderna, låt oss dyka in i stegen du behöver ta.

Hur man skapar en e-postsignatur för Outlook

1. Öppna signaturalternativen för Outlook

1. Klicka på Meddelande alternativ från det övre verktygsfältet och välj Signatur > Signaturer.
2. Välj Mail i det vänstra sidofältet. Platsen för alternativet kommer att variera beroende på om du svarar eller skapar ett nytt e-postmeddelande.
3. Hitta Skapa meddelanden och klicka på signaturer.

2. Designa en ny signatur och lägg till kontaktinformation

Anmärkningar: Du kan också utforska Microsoft Outlook e-signaturmallar för inspiration i detta ämne.

1. Klicka Nya under Välj Signatur för att redigera och skriv ett namn för din signatur.
2. Skapa din signatur under Redigera signatur sektion. Se till att använda alternativen för att ändra teckensnitt, färger och storlekar, eller använd Word för att anpassa din signatur genom att använda e-postsignaturgalleriet och sedan kopiera och klistra in det i den här textrutan.
3. Fyll i den information som krävs i Välj standardsignatur genom att lägga till ett e-postkonto och när signaturen ska visas automatiskt (svar eller vidarebefordra e-postmeddelanden). Om du inte vill att detta ska aktiveras, lämna (inget) värdet inställt och tryck OK.

3. Inkludera en professionell touch

Lägg till en logotyp eller bild till signaturen så att din e-postsignatur sticker ut från mängden.

Följ dessa steg för att göra det:

1. Skapa ett nytt meddelande och välj namnteckning > signaturer.
2. Välj den signatur du vill använda från Välj Signatur för att redigera låda.
3. Välj bildikonen, hitta din bild och välj Insert för att lägga till den i signaturen.
4. Ändra storlek och beskära bilden så att den passar dina önskemål genom att högerklicka på bilden och välja Bild. Du kan ändra dess storlek genom att använda Storlek flik. Se till att aktivera Lås bildförhållande möjlighet att behålla filproportionerna.
5. När du har slutfört den här processen klickar du OK för att spara ändringarna.

 Hur lägger man till en signatur i Outlook 365?

Oavsett om du undrar hur du automatiskt lägger till en signatur i Outlook 365 eller om du vill använda signaturen ibland, kan du hitta mer information nedan:

Lägg till signatur automatiskt

När du har skapat den vill du se till att din e-postsignatur visas som standard på varje nytt e-postmeddelande du skriver.

1. Öppna Signaturalternativ som beskrivs i steg 1.
2. Enligt Välj standardsignatursektion, använd rullgardinsmenyn och välj den e-postadress du vill använda den med.
3. Välj den nyskapade signaturen och klicka OK för att spara inställningarna.

Lägg till signatur manuellt

1. Öppna ett nytt e-postmeddelande.
2. Klicka namnteckning finns på Meddelande fliken.
3. Välj den signatur du vill använda från rullgardinsmenyn.

Hur du ändrar din e-postsignatur för Outlook

1. Öppna Signaturalternativ genom att följa metoden i steg 1.
2. Välj den signatur du vill redigera från listan.
3. Redigera den genom att använda de visade alternativen.
4. Klicka Save för att tillämpa inställningarna.

Anpassa signaturer för olika konton

Du kan ändra signaturerna för varje Outlook-e-postkonto om du har flera inställningar. Detta låter dig ändra dina signaturer baserat på e-postmeddelandets mål eller den avsedda målgruppen.

1. Öppen Signaturalternativ, och välj det e-postkonto du vill anpassa.
2. Redigera respektive signatur för att passa dina nya behov.
3. Klicka på OK knappen för att spara ändringarna.
4. Upprepa samma process för alla e-postmeddelanden om du vill använda fler anpassade signaturer.

Sammanfattningsvis kan en robust e-postsignatur hjälpa dig att bygga upp din företagsidentitet och uppmuntra till bättre kommunikation.

Din Outlook-e-postsignatur kan enkelt skapas, läggas till och ändras genom att följa instruktionerna i den här artikeln. Håll din kommunikation rak, professionell och konstant på alla plattformar genom att följa dessa tips.