Microsoft tillkännager nya policyer för extern personal för att bättre skydda sin IP och konfidentiell information

Microsoft avslöjade nyligen sina planer på att minska storleken på sin totala personalstyrka med upp till 18,000 12,500 jobb till nästa år. I detta förväntas Nokia Devices and Services-relaterade professionella och fabriksarbetare stå för cirka 18 6 jobb. Microsoft kommer att erbjuda avgångsvederlag till alla anställda som påverkas av dessa förändringar, samt hjälp med jobbövergång på många platser. Utöver det gör Microsoft vissa ändringar i policyer relaterade till USA-baserad extern personal (inklusive tillfälliga byråer, leverantörer och affärsgäster). Enligt den nya policyn kan Microsofts externa personal endast få tillgång till Microsofts byggnader och Microsofts företagsnätverk under en period av XNUMX månader. Därefter krävs XNUMX månaders uppehåll för att få tillgång igen. Microsoft tror att denna nya policy kommer att bättre skydda deras IP och konfidentiell information.

Tack vare Geekwire, vi har hela memo som Microsoft skickat angående denna policyändring.

Från: Microsoft GPG Communications
Datum: Fre 18 juli 2014
Ämne: Ändringar av Microsofts nätverk och byggnadsåtkomst för extern personal

Syftet med detta mail är att introducera en ny policy som bättre kommer att skydda vår Microsoft IP och konfidentiell information. Policyändringen påverkar USA-baserad extern personal (inklusive tillfälliga byråer, leverantörer och affärsgäster) och begränsar deras åtkomst till Microsofts byggnader och Microsofts företagsnätverk till en period på 18 månader, med en obligatorisk paus på sex månader innan åtkomst kan beviljas på nytt. Om din personal inte har Microsoft-byggnad eller nätverksåtkomst kommer denna policyändring inte att gälla eller påverka dem. Policyn trädde i kraft den 1 juli 2014 och gäller enligt följande:

Typ av extern personal
Vikariär arbetstagare (a-)
Alla andra typer av extern personal inklusive leverantörer och affärsgäster (v- eller b-)

Ny policy för extern personal som haft tillträde före 1 juli 2014:

En bemanningsanställd som anställdes före den 1 juli 2014 kan fortsätta att utföra tjänster under sina ursprungliga 365 dagar, plus ytterligare sex månader för att anpassa dem till den nya 18-månaders åtkomstpolicyn. De kommer att få nätverks- och byggnadsåtkomst borttagen under en period på minst 6 månader.

Extern personal klassad som leverantör eller affärsgäst som hade tillgång till Microsofts byggnad eller företagsnätverk före 1 juli 2014, kan ha fortsatt åtkomst i 18 månader, det vill säga till 1 januari 2016. Efter 18 månader kommer nätverks- och byggnadsåtkomst att tas bort under en period av minst 6 månader.

Ny policy för extern personal som beviljas tillträde 1 juli 2014 eller senare:

Efter 18 månader kommer nätverks- och byggnadsåtkomst att tas bort under en period på minst 6 månader.

Ny policy för tidigare Microsoft-anställda som beviljas åtkomst som extern personal:
Alla Microsoft-anställda som separerade från Microsoft den 1 juli 2014 eller senare måste ta en minsta 6-månaders paus från åtkomst mellan den dag då den anställde separerar från Microsoft och det datum då den tidigare anställde kan påbörja ett uppdrag som extern Personal som utför tjänster åt Microsoft.

Även om nätverk och byggnadsåtkomst kan krävas för att effektivt slutföra projektarbete, har vi ofta effektiva sätt att arbeta tillsammans utan att bevilja åtkomst. Denna policy kommer att hjälpa våra sponsorer att fatta genomtänkta beslut angående nätverk och bygga åtkomst för att stärka skyddet av Microsofts konfidentiella kommunikation.

Vi värdesätter ditt partnerskap och tackar dig på förhand för ditt stöd under de kommande 18 månaderna när du arbetar med dina sponsorer för att hjälpa dig förstå Microsofts affärseffekter av dessa förändringar och för att säkerställa kontinuitet i verksamheten.

Vänligen dela denna information med ditt företags Microsoft-kontoansvarig(a) och med din personal på uppdrag hos Microsoft. Om du har frågor, vänligen maila vårt Microsoft External Staff Operations-team som är tillgängliga för att hjälpa dig. Notera också att vi har bett våra anställda som sponsrar extern personal att skjuta upp eventuella frågor även till vårt External Staff Operations-team.

Många tack,
Microsofts globala inköpsteam

Vanliga frågor
Åtkomstbaserad tilldelningslängd

F: Vad är extern personal?

S: Extern personal är ett paraplybegrepp för personer som utför tjänster för Microsoft på icke-permanent basis. Exempel inkluderar konsulter, tillfälliga kontraktsanställda, säljare, frilansare, oberoende yrkesmän och entreprenörer, personalökning och affärsgäster.

F: Vilken är den nya policyn?

S: All extern personal som har tillgång till Microsofts företagsnätverk eller byggnader kan endast ha åtkomst under en 18-månadersperiod. I slutet av de 18 månaderna kommer den externa personalen att få sitt Microsoft-företagsnätverk och byggnadsåtkomst borttagen i minst sex månader innan åtkomst kan begäras igen. 18-månadersperioden börjar den första dagen av det första uppdraget som kräver nätverksaccess eller byggnadstillträde, eller den första dagen av ett nytt uppdrag efter ett sex månaders uppehåll från access, och löper i följd. Extern personal kan ta mer än ett uppdrag från Microsoft under 18-månadersperioden, men deras åtkomst kommer att tas bort efter 18-månadersdatumet. Extern personal utan tillgång till Microsofts företagsnätverk eller byggnader omfattas inte av den nya policyn.

F: Vad händer efter de 18 månaderna?

S: 18-månadsklockan börjar den 1 juli 2014 för extern personal som har tillgång till Microsofts företagsnätverk eller byggnader vid den tidpunkten. I det här fallet kommer den obligatoriska sexmånadersuppehållet att börja den 1 januari 2016. Under detta sexmånadersuppehåll kommer den externa personalen att få sitt Microsoft-företagsnätverk och sin byggnadsåtkomst borttagen.

Vikarieanställda (a-) som hade tillgång till Microsofts företagsnätverk eller byggnader och var aktiva i våra system från och med den 1 juli 2014, kan fortsätta att utföra tjänster under den ursprungliga uppdragslängden på 365 dagar, plus ytterligare en sex månader.

All extern personal (inklusive tillfälligt anställda) som börjar efter 1 juli 2014 kommer att anpassas till 18-månaderspolicyn.

F: Varför ändrade Microsoft just sin policy för extern personal (leverantörer, byråvikarier, affärsgäster) så att de är begränsade till ett 18-månaders uppdrag med krav på att ta en 6-månaders paus mellan uppdragen? Är detta en del av aviserade nedskärningar?

S: Nej. Policyn gäller endast extern personal som har tillgång till Microsofts byggnader och nätverk och har införts för att bättre skydda Microsofts immateriella rättigheter och konfidentialitet.

F: Varför tar inte vissa leverantörsanställda pauser när andra gör det?

S: Det finns vissa affärsfunktioner och processer som helt har lagts ut på entreprenad (outsourcing), såsom cafeteriatjänster, landskapsarkitektur och callcenter. Dessa outsourcinguppdrag är begränsade, kräver att en viss uppsättning kriterier uppfylls och måste gå igenom en rigorös godkännandeprocess.

F: Kan mina anställda fortfarande arbeta med Microsoft-engagemang om de inte längre har tillgång till nätverk eller byggnader?

S: Om arbetet inte kräver åtkomst till Microsofts företagsnätverk eller byggnader, hindras inte din anställde från att arbeta till stöd för leverantörens engagemang med Microsoft.

F: Vad händer om min anställd behövs för ett engagemang i ett annat land?

S: För närvarande gäller policyn bara för USA. Om din anställd sitter utanför USA kan han eller hon göra det i enlighet med Microsofts policyer som gäller för det landet. Men om resurserna finns utanför USA, men är tilldelade en amerikansk företagskod, kommer policyn att gälla. Du kan anvisa Microsoft-sponsorn, i det här scenariot, att arbeta med sin ekonomikontrollant för att hjälpa till att ställa in din resurs i kostnadsstället som är kopplat till den korrekta fysiska platsen.

F: Vad händer om min anställd har varit på ett engagemang utanför USA och påbörjar ett nytt engagemang i USA utan paus däremellan? Kan de fortsätta med det nya engagemanget?

S: För närvarande gäller policyn bara för USA. Om din anställd är engagerad utanför USA i ett Microsoft-projekt eller uppdrag och sedan kommer till USA för ett nytt eller liknande engagemang, kommer klockan att starta när han eller hon flyttar till USA och påbörjar det nya engagemanget. De 18 månaderna börjar på uppdragets första dag och löper i följd fram till slutet av 18 månader. Extern personal får endast ges tillträde igen efter 6 månaders tillträdesuppehåll.

F: Vad händer om min anställd arbetar i steg (1 månad på, 1 månad ledig)? Hur mäts uppdragslängden?

S: Från och med den första dagen av det första uppdraget har arbetaren 18 månaders åtkomst till Microsofts nätverk och byggnader. Under den tidsperioden kan de arbeta på och utanför uppdrag så ofta som det dikteras av Microsofts sponsor. Om tillträdesavbrotten mellan uppdragen är mindre än 6 månader ingår all tid i uppdragslängden på 18 månader. Om ett uppehåll är 6 månader eller längre, börjar en ny 18 månaders period första dagen av det första uppdraget efter det uppehållet.

Byte av arbetsgivare

F: Vi skulle vilja engagera en tidigare Microsoft-anställd i ett Microsoft-projekt eller uppdrag som en extern personalresurs. Behöver den externa personalen ta en paus innan start?

A: Ja, en paus krävs. Den externa personalen får inte beviljas nätverksåtkomst eller byggnadsåtkomst förrän han eller hon har tagit en sex månaders paus efter den sista dagen av sin Microsoft-anställning.

F: Min anställd arbetade nyligen för en annan leverantör; behöver han eller hon ta en paus mellan uppdragen?

S: Så länge den externa personalen inte har arbetat under hela 18-månadersperioden kan du engagera honom eller henne i ett nytt uppdrag eller projekt utan att han eller hon tar en paus från Microsoft. Extern personal kan arbeta under den 18-månadersperiod som började på hans eller hennes första uppdrag med att utföra tjänster åt Microsoft (oavsett leverantörsarbetsgivare).