10 Microsoft Office 365 Management & Security Tips för högre utbildning

Sponsrade

Office 365 har blivit ovärderligt för organisationer som måste ta till sig digital teknik för att förbli konkurrenskraftiga. Men högskolor och universitet står inför ständiga IT-utmaningar eftersom studenter kommer och går. Och medan Microsoft 365 eliminerar behovet för IT-team att hantera programvara på varje maskin, innebär distansutbildning och distansarbete fler utmaningar. Ändå kan du övervinna hinder och maximera fördelarna med Office 365 för högre utbildning.

1. Elever kan utgöra insiderhot

Högskolorna är en grogrund för hackingverksamhet eftersom IT-studenter ofta lär sig avancerade IT-tekniker. Eleverna blir ofta nyfikna och försöker se om de kan kringgå säkerhetskontroller. Som sådan kan elever bli ett potentiellt insiderhot mot molnsäkerhet.

Även om säkerhetsintrång från insiders sällan betonas, visar studier att insiderhot står för cirka 14 % av de totala säkerhetsintrången. Insiders tenderar att vara farligare än utomstående eftersom de har åtkomsträttigheter till ditt nätverk och ditt system.

För att mildra insiderhot behöver du ett holistiskt synsätt på IT-säkerhet för bättre hantering av Office 365-sårbarheter. Helst bör du vara medveten om vad som händer i ditt nätverk för att hantera misstänkta aktiviteter. IT-säkerhetsexperter rekommenderar implementering av tillräckliga åtkomstkontroller och tilldelning av åtkomstnivåer baserat på behov, ansvar och förtroende.

Det viktigaste är att du bör identifiera externa och interna hot innan du utvecklar din säkerhetsstrategi. Du kan konfigurera åtkomst- och hotvarningssystem för att varna dig när det finns misstänkt aktivitet i din Microsoft 365-miljö.

2. Hantera fjärrenheter

Microsoft 365-användare använder en molntjänst, men bästa metoder för IT-säkerhet kräver en konsekvent enhetshanteringsstrategi. Nyligen beordrade Homeland Security och NSA alla amerikanska statliga myndigheter att redogöra för Windows-versionen på sina enheter och implementera patchprotokoll för att hantera stora sårbarheter.

Du kan implementera en korrekt enhetshanteringsstrategi med hjälp av ett teknikverktyg för att inventera alla enheter som är kopplade till din Microsoft 365-miljö. Vanligtvis bör du veta vilka enheter som har åtkomst till molntjänsten, mjukvaruversionen på enheten och aktiviteter som utförs på varje enhet. Även om data kommer från Microsofts ekosystem kan det vara tråkigt att isolera och konsolidera data för att generera en rapport. Därför bör du utnyttja en säkerhetsövervakningslösning för att få tydlig synlighet av alla enheter som kommer åt din molnmiljö.

3. Hantera molnrisker från distansutbildning

Att flytta din organisations funktioner och processer till molnet introducerar nya hot och risker. Dessutom, fjärrinlärning och distansarbete kan utgöra ytterligare hot till systemet. Fjärråtkomst ger studenter och anställda tillgång till ditt molnsystem och datatillgångar. Det innebär också att elever får tillgång till molnets ekosystem via personliga nätverk och enheter.

Även om det kan vara hektiskt att hantera flera BYOD-användare, är det ett nödvändigt steg för att säkerställa säkerhet och efterlevnad. Helst borde institutioner implementera ett bra identitetshanteringssystem för att förstå var användare finns och hålla koll på deras aktiviteter i molnet.

4. Hantera säkerhetsproblem i Microsoft 365

Microsoft 365 lagrar en betydande mängd känsliga institutionella data. Uppgifterna måste säkras för att skydda känslig information och säkerställa efterlevnad av regelverk. Och för de flesta molnanvändare är säkerhet ett växande problem eftersom skadliga hotaktörer drar fördel av alla tänkbara sårbarheter för att utföra en attack.

Oavsett kompetensnivåerna hos dina IT-säkerhetsteam är det viktigt att ha ett säkerhetsverktyg som loggar all aktivitet inom Office 365-miljön och rapporterar eventuella inkonsekvenser. Närhelst en säkerhetshändelse inträffar kan du kontrollera loggarna, avgöra vad som hände och hjälpa ditt team att ta itu med sårbarheterna.

5. Genomförande av styrelseprotokoll

IT-styrning säkerställer en effektiv och effektiv användning av IT-resurser för att hjälpa organisationer att nå sina mål. Och medan Office 365 har tagit steg för att säkerställa bättre styrning av samarbets- och produktivitetsapplikationer, kan Higher Ed IT förbättra din styrningsställning.

IT kan hjälpa till att effektivisera Microsoft 365-distributionen i din institution. Vanligtvis är SaaS lättare att implementera än lösningar på plats, men IT-avdelningar bör se till att alla användare har lämpliga tjänster, utbildning, support och sömlös åtkomst.

Eftersom de flesta lärosäten har IT-avdelningar med begränsade budgetar, är kapitalförvaltning och optimering ofta ett stort problem. Däremot kan du enkelt hantera och maximera värdet av din molntjänst med ett pålitligt SaaS-hanteringsverktyg för att säkerställa säker åtkomst och användning av institutionell data. Istället för att distribuera detaljerade IT-lösningar är det bäst att välja en enda lösning som ger sömlös synlighet och hantering av dina molntillgångar.

6. Anta förändringsledning, produktivitet för att maximera investeringsvärdet

En korrekt styrning av högre utbildning kräver noggrann förvaltning av resurser för att maximera produktiviteten. Statistik visar att cirka 56 % av Office 365-licenserna är otilldelade, inaktiva eller underutnyttjade.

För att maximera investeringsvärdet och produktiviteten i din institution måste du utnyttja Office 365s fulla potential. Helst bör du utnyttja användningsdata för att avgöra vilka applikationer som används mest. Detta gör också att dina team och elever använder rätt applikation för ett specifikt syfte.

7. Utmaningarna med Office 365 Provisioning

Högskolor och universitet står ofta inför utmaningarna med att tillhandahålla och avregistrera användare. Och eftersom skolor har att göra med tusentals elever är proviantering en enorm utmaning. Cyklerna är cykliska och är sällan spridda över läsåret.

Även om det fortfarande är viktigt att upprätthålla administrationen bör den begränsas beroende på var användarna befinner sig i skolans mätningsprocessen. Istället för att bibehålla full tillgång till tjänsterna bör IT-teamet ta bort alla användare som inte längre behöver en tjänst.

8. Laglig efterlevnad

Högskolorna måste stå ut med regleringsåtgärder precis som alla andra organisationer. Specifikt kräver FERPA Act att skolor skyddar känsliga elevuppgifter. Efterlevnad håller på att bli ett stort problem med säkerhet och ekonomiska konsekvenser. Och medan det finns växande incidenter av dataintrång och påföljder, är IT-avdelningarna inte tillräckligt snabba i sina svar.

Om du inte följer bästa praxis för cybersäkerhet är din säkerhetsställning svag. Helst bör du titta på vad kamrater gör och anta ett holistiskt synsätt på säkerhet och efterlevnad. Försök att utvärdera hur din Office 365 presterar baserat på peer-data och poäng genom att fokusera på konfigurationshantering, åtkomstkontroller och efterlevnad.

De flesta efterlevnadsbyråer och ramverk ber om dataloggar för en viss tidsram, men Microsoft kan bara hålla loggar för de senaste 30 dagarna. Du kan använda en tredjepartslösning som lagrar dina data i minst ett år för att säkerställa efterlevnad.

9. Maximera samarbetet när IT-administratörer arbetar på distans

När Office 365 först släpptes var de flesta IT-administratörer fysiskt närvarande på campus. Men idag arbetar de flesta team på distans men behöver fortfarande utföra sina administrativa uppgifter. Om alla systemadministratörer är på plats och är exklusivt ansvariga för att tillhandahålla användare och ändra lösenord, har du sannolikt ett problem. Däremot kan du fördela administratörsansvar över hela organisationen med hjälp av en säker och detaljerad modell.

Scenarier för fjärrarbete kräver specifik åtkomst även när administratören är mil bort. Du kan uppnå detta genom att ge nya administratörsbehörigheter för att utföra specifika uppgifter i din molnmiljö. Viktigast av allt, du kan också begränsa hur mycket tid en nyligen delegerad administratör kan behålla privilegierna för att minimera säkerhetsincidenter.

10. Hantera virtuella privata nätverk (VPN)

De flesta institutioner distribuerar VPN för att stödja säker fjärråtkomst. Men det här kanske inte alltid är rätt sak att göra. Att stödja ett VPN kan vara hektiskt eftersom slutanvändarna har olika enheter som begär åtkomst på en gång.

VPN tenderar att kringgå säkerhetskontrollerna inom Microsoft för hotintelligens och säker åtkomst. Och eftersom VPN fungerar som en bakdörr till ditt nätverk, kan de underlätta nätverksåtkomst för osäkra enheter. Användarna verkar komma inifrån nätverket, vilket gör det svårt för ditt IT-team att lokalisera IP-adresser, ursprung och enhetsidentitet när en incident inträffar.

Slutsats

Molnteknik är en viktig drivkraft för moderna organisationer. Men distribution och användning är inte alltid lätt. Och eftersom det finns många alternativ när du tar itu med Office 365-säkerhet, är det viktigt att utveckla en lämplig strategi för att säkerställa att du implementerar lämpliga åtgärder.