10 tipov na správu a zabezpečenie Microsoft Office 365 pre vyššie vzdelávanie

Sponzorované

Office 365 sa stal neoceniteľným pre organizácie, ktoré musia prijať digitálnu technológiu, aby zostali konkurencieschopné. Vysoké školy a univerzity však čelia neustálym výzvam v oblasti IT, pretože študenti prichádzajú a odchádzajú. A zatiaľ čo Microsoft 365 eliminuje potrebu IT tímov spravovať softvér na každom počítači, dištančné vzdelávanie a práca na diaľku predstavujú ďalšie výzvy. Napriek tomu môžete prekonať prekážky a maximalizovať výhody Office 365 pre vyššie vzdelávanie.

1. Študenti môžu predstavovať vnútorné hrozby

Inštitúcie vyššieho vzdelávania sú ohniskom pre hackerské aktivity, pretože študenti informačných technológií sa často učia pokročilé IT techniky. Študenti sú často zvedaví a skúšajú, či dokážu obísť bezpečnostné kontroly. Študenti sa tak môžu stať potenciálnou hrozbou pre bezpečnosť cloudu.

Zatiaľ čo narušenie bezpečnosti zo strany zasvätených osôb sa len zriedka zdôrazňuje, štúdie ukazujú, že vnútorné hrozby predstavujú asi 14 % z celkového počtu porušení bezpečnosti. Insideri sú zvyčajne nebezpečnejší ako outsideri, pretože majú prístupové práva k vašej sieti a systému.

Na zmiernenie vnútorných hrozieb potrebujete holistický prístup k bezpečnosti IT pre lepšiu správu zraniteľných miest Office 365. V ideálnom prípade by ste si mali byť vedomí toho, čo sa deje vo vašej sieti, aby ste mohli riešiť podozrivé aktivity. Odborníci na bezpečnosť IT odporúčajú implementovať dostatočné kontroly prístupu a prideľovať úrovne prístupu na základe potrieb, zodpovedností a dôvery.

Najdôležitejšie je, že pred vypracovaním vašej bezpečnostnej stratégie by ste mali identifikovať externé a interné hrozby. Môžete nastaviť systémy upozornení na prístup a hrozby, ktoré vás upozornia vždy, keď sa vo vašom prostredí Microsoft 365 vyskytne podozrivá aktivita.

2. Správa vzdialených zariadení

Používatelia služieb Microsoft 365 využívajú cloudovú službu, ale osvedčené postupy zabezpečenia IT vyžadujú konzistentnú stratégiu správy zariadení. Nedávno Homeland Security a NSA nariadili všetkým vládnym agentúram USA, aby zodpovedali za verziu systému Windows na svojich zariadeniach a implementovali opravné protokoly na správu veľkých zraniteľností.

Môžete implementovať správnu stratégiu správy zariadení pomocou technologického nástroja na inventarizáciu všetkých zariadení prepojených s vaším prostredím Microsoft 365. Zvyčajne by ste mali vedieť, ktoré zariadenia pristupujú ku cloudovej službe, verziu softvéru v zariadení a činnosti vykonávané na jednotlivých zariadeniach. Hoci údaje pochádzajú z ekosystému spoločnosti Microsoft, izolovať a konsolidovať údaje na vytvorenie zostavy môže byť únavné. Preto by ste mali využiť riešenie monitorovania zabezpečenia, aby ste získali jasný prehľad o všetkých zariadeniach pristupujúcich k vášmu cloudovému prostrediu.

3. Zaobchádzanie s cloudovými rizikami z dištančného vzdelávania

Presun funkcií a procesov vašej organizácie do cloudu prináša nové hrozby a riziká. navyše vzdelávanie na diaľku a práca na diaľku môžu predstavovať ďalšie hrozby do systému. Vzdialený prístup umožňuje študentom a zamestnancom pristupovať k vášmu cloudovému systému a dátovým aktívam. Znamená to tiež, že študenti pristupujú ku cloudovému ekosystému prostredníctvom osobných sietí a zariadení.

Zatiaľ čo správa viacerých používateľov BYOD môže byť hektická, je to nevyhnutný krok na zaistenie bezpečnosti a súladu. V ideálnom prípade by inštitúcie mali implementovať dobrý systém správy identity, aby pochopili, kde sa používatelia nachádzajú, a mali prehľad o ich aktivitách v cloude.

4. Riešenie problémov so zabezpečením Microsoft 365

Microsoft 365 ukladá značné množstvo citlivých inštitucionálnych údajov. Údaje musia byť zabezpečené, aby sa ochránili citlivé informácie a zabezpečilo sa dodržiavanie predpisov. A pre väčšinu používateľov cloudu je bezpečnosť čoraz väčším problémom, pretože aktéri so zlými úmyslami využívajú na vykonanie útoku všetky predstaviteľné zraniteľnosti.

Bez ohľadu na úrovne kompetencií vašich tímov zabezpečenia IT je dôležité mať bezpečnostný nástroj, ktorý zaznamenáva všetky aktivity v prostredí Office 365 a hlási všetky nezrovnalosti. Kedykoľvek dôjde k bezpečnostnej udalosti, môžete skontrolovať protokoly, určiť, čo sa stalo, a pomôcť svojmu tímu vyriešiť slabé miesta.

5. Implementácia protokolov o riadení

IT governance zabezpečuje efektívne a efektívne využívanie IT zdrojov na pomoc organizáciám pri dosahovaní ich cieľov. A zatiaľ čo Office 365 podnikol kroky na zabezpečenie lepšieho riadenia aplikácií na spoluprácu a produktivitu, Higher Ed IT môže zlepšiť vašu pozíciu riadenia.

IT môže pomôcť zefektívniť nasadenie Microsoft 365 vo vašej inštitúcii. SaaS je zvyčajne jednoduchšie nasadiť ako riešenia na mieste, ale IT oddelenia by mali zabezpečiť, aby všetci používatelia mali vhodné služby, školenia, podporu a bezproblémový prístup.

Keďže väčšina inštitúcií vysokoškolského vzdelávania má IT oddelenia s obmedzenými rozpočtami, správa aktív a optimalizácia sú často hlavným problémom. Môžete však jednoducho spravovať a maximalizovať hodnotu svojej cloudovej služby pomocou spoľahlivého nástroja na správu SaaS, aby ste zaistili bezpečný prístup a používanie inštitucionálnych údajov. Namiesto nasadzovania podrobných IT riešení je najlepšie uspokojiť sa s jediným riešením, ktoré poskytuje bezproblémovú viditeľnosť a správu vašich cloudových aktív.

6. Prijatie riadenia zmien, produktivita na maximalizáciu hodnoty investície

Správne riadenie vysokoškolského vzdelávania si vyžaduje starostlivé riadenie zdrojov na maximalizáciu produktivity. Štatistiky ukazujú, že približne 56 % licencií Office 365 je nepriradených, neaktívnych alebo nedostatočne využívaných.

Ak chcete maximalizovať hodnotu investície a produktivitu vo svojej inštitúcii, musíte využiť plný potenciál služieb Office 365. V ideálnom prípade by ste mali využiť údaje o používaní na určenie, ktoré aplikácie sú najpoužívanejšie. Vďaka tomu budú vaše tímy a študenti používať správnu aplikáciu na konkrétny účel.

7. Výzvy s poskytovaním služieb Office 365

Vysoké školy a univerzity často čelia problémom poskytovania a rušenia poskytovania používateľov. A keďže školy pracujú s tisíckami študentov, zabezpečenie je obrovskou výzvou. Cykly sú cyklické a zriedkavo sú rozdelené na celý akademický rok.

Aj keď je stále dôležité udržiavať poskytovanie, malo by byť obmedzené v závislosti od toho, kde sa používatelia nachádzajú v procese školského merania. Namiesto zachovania plného prístupu k službám by mal tím IT zrušiť poskytovanie služieb každému používateľovi, ktorý už službu nepotrebuje.

8. Súlad s právnymi predpismi

Inštitúcie vyššieho vzdelávania sa musia vyrovnať s regulačnými opatreniami ako každá iná organizácia. Konkrétne zákon FERPA vyžaduje, aby školy chránili citlivé údaje študentov. Dodržiavanie pravidiel sa stáva obrovským problémom s bezpečnostnými a finančnými dôsledkami. A hoci narastá počet prípadov porušenia ochrany údajov a sankcií, IT oddelenia nereagujú dostatočne rýchlo.

Ak nedodržiavate osvedčené postupy v oblasti kybernetickej bezpečnosti, vaša bezpečnostná situácia je slabá. V ideálnom prípade by ste sa mali pozrieť na to, čo robia kolegovia, a prijať holistický prístup k bezpečnosti a dodržiavaniu predpisov. Pokúste sa zhodnotiť výkonnosť vášho Office 365 na základe údajov a skóre ostatných používateľov so zameraním na správu konfigurácie, riadenie prístupu a dodržiavanie predpisov.

Väčšina agentúr a rámcov pre dodržiavanie predpisov požaduje protokoly údajov na určité časové obdobie, ale spoločnosť Microsoft môže uchovávať protokoly iba za posledných 30 dní. Na zabezpečenie súladu môžete použiť riešenie tretej strany, ktoré uchováva vaše údaje aspoň jeden rok.

9. Maximalizácia spolupráce, keď IT administrátori pracujú na diaľku

Keď bol Office 365 prvýkrát uvedený na trh, väčšina správcov IT bola fyzicky prítomná na akademickej pôde. Dnes však väčšina tímov pracuje na diaľku, no stále si musia plniť svoje administratívne povinnosti. Ak sú všetci správcovia systému na mieste a sú výlučne zodpovední za poskytovanie používateľov a zmenu hesiel, pravdepodobne budete mať problém. Môžete však rozdeliť správcovské povinnosti v rámci organizácie pomocou bezpečného a podrobného modelu.

Scenáre práce na diaľku vyžadujú špecifický prístup, aj keď je správca na míle ďaleko. Môžete to dosiahnuť udelením nových oprávnení správcu na vykonávanie konkrétnych úloh vo vašom cloudovom prostredí. A čo je najdôležitejšie, môžete tiež obmedziť, koľko času si môže novodelegovaný správca ponechať privilégiá na minimalizáciu bezpečnostných incidentov.

10. Správa virtuálnych privátnych sietí (VPN)

Väčšina inštitúcií nasadzuje VPN na podporu zabezpečeného vzdialeného prístupu. To však nemusí byť vždy správne. Podpora VPN môže byť hektická, pretože koncoví používatelia majú rôzne zariadenia, ktoré požadujú prístup naraz.

Siete VPN majú tendenciu obchádzať bezpečnostné kontroly v rámci spoločnosti Microsoft pre informácie o hrozbách a bezpečný prístup. A keďže VPN fungujú ako zadné vrátka do vašej siete, môžu uľahčiť prístup k sieti nezabezpečeným zariadeniam. Zdá sa, že používatelia prichádzajú zo siete, čo sťažuje vášmu IT tímu presne určiť IP adresy, pôvod a identitu zariadenia, keď dôjde k incidentu.

záver

Cloudová technológia je hlavnou hnacou silou moderných organizácií. Nasadenie a používanie však nie je vždy jednoduché. A keďže pri riešení zabezpečenia služieb Office 365 existuje množstvo možností, je dôležité vyvinúť vhodnú stratégiu, ktorá zabezpečí implementáciu vhodných opatrení.