Outlook e-postsignatur: Hvordan lage, legge til og endre

På grunn av vår stadig voksende sammenkobling, har e-post blitt en viktig del av vårt personlige og profesjonelle liv, enten vi har et problem vi trenger å løse eller ønsker å ta igjen venner og familie.

Siden Outlook er en av de beste e-postklientene på markedet, kan bruk av en fin Outlook-e-postsignatur øke profesjonaliteten din betraktelig, noe som igjen kan få omfattende konsekvenser for ditt personlige og profesjonelle liv.

Ved hjelp av denne artikkelen vil du lære hvordan du oppretter, legger til og endrer en Outlook-e-postsignatur, noe som gir deg muligheten til å gjøre et positivt inntrykk på e-postkontaktene dine.

Beste fremgangsmåter for e-postsignaturer

For å sikre den mest effektive administrasjonen og praksisen av e-postsignaturer, er det noen få elementer som bør vurderes:

• Hold det kort og visuelt tiltalende
• Ta med de nødvendige kontaktopplysningene
• For å overtale leserne til å handle, ta med en handlingsfremmende oppfordring (CTA)
• Sørg for at det fungerer på mobil
• Bruk sosiale medier-ikoner med lenker
• Respekter Outlook e-signaturbildestørrelsen (verdi lavere enn 650px bredde og en maksimalt 10KB. Når det gjelder logobruk, anbefales en størrelse på 100x100px)
• Bruk skillevegger og skillevegger

For Outlook-e-postsignaturer bør bildestørrelsen forbli innenfor en bredde på 650 piksler. Hvis du ikke vil endre størrelsen på et bilde i e-postsignaturen Outlook, sørg for at bildet ikke er større enn 10 KB. En logostørrelse på 100 piksler bred og opptil 100 piksler høy er egnet for en Outlook-e-postsignatur.

Tips: Hvis du ønsker å få tilgang til signaturfilene for denne e-postklienten, er det viktig å vite hvor Outlook e-postsignaturplasseringen er. For å åpne den mappen, trykk på Win + R-tastekombinasjonen og skriv inn følgende bane: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Nå som vi er oppdatert med den nyeste praksisen, la oss dykke ned i trinnene du må ta.

Hvordan lage en Outlook e-postsignatur

1. Åpne Outlook-signaturalternativene

1. Klikk på Melding alternativet fra den øverste verktøylinjen, og velg Signatur > Signaturer.
2. Velg Mail fra venstre sidefelt. Plasseringen av alternativet vil variere avhengig av om du svarer eller oppretter en ny e-post.
3. Finn det Skriv meldinger delen, og klikk på signaturer.

2. Design en ny signatur og legg til kontaktinformasjon

Merknader: Du kan også utforske Microsoft Outlook e-signaturmaler for inspirasjon om dette emnet.

1. Klikk Ny under Velg Signatur for å redigere seksjonen, og skriv inn et navn for signaturen din.
2. Lag din signatur under Rediger signatur seksjon. Sørg for å bruke alternativene for å endre fonter, farger og størrelser, eller bruk Word til å tilpasse signaturen din ved å bruke e-signaturgalleriet og deretter kopiere og lime det inn i denne tekstboksen.
3. Fyll ut informasjonen som kreves i Velg standardsignatur ved å legge til en e-postkonto og når signaturen skal vises automatisk (svar eller videresend e-poster). Hvis du ikke vil ha dette aktivert, la verdien (ingen) stå og trykk OK.

3. Ta med et profesjonelt preg

Legg til en logo eller et bilde i signaturen for å få e-postsignaturen din til å skille seg ut fra mengden.

Følg disse trinnene for å gjøre det:

1. Opprett en ny melding og velg Signatur > signaturer.
2. Velg signaturen du vil bruke fra Velg Signatur for å redigere eske.
3. Velg bildeikonet, finn bildet ditt og velg innfelt for å legge den til signaturen.
4. Endre størrelse og beskjær bildet slik at det passer dine ønsker ved å høyreklikke på bildet og velge bilde. Du kan endre størrelsen ved å bruke Størrelse fanen. Sørg for å aktivere Lås sideforhold mulighet for å opprettholde filproporsjonene.
5. Etter at du har fullført denne prosessen, klikk OK for å lagre endringene.

 Hvordan legge til en signatur i Outlook 365?

Enten du lurer på hvordan du automatisk legger til en signatur i Outlook 365 eller om du vil bruke signaturen av og til, kan du finne mer informasjon nedenfor:

Legg til signatur automatisk

Etter å ha opprettet den, vil du sørge for at e-postsignaturen din vises som standard på hver nye e-post du skriver.

1. Åpne Signaturalternativer som beskrevet i Trinn 1.
2. Under Velg standard signaturseksjon, bruk rullegardinmenyen og velg e-posten du vil bruke den med.
3. Velg den nyopprettede signaturen, og klikk OK for å lagre innstillingene.

Legg til signatur manuelt

1. Åpne en ny e-postmelding.
2. Klikk Signatur funnet på Melding tab.
3. Velg signaturen du vil bruke fra rullegardinmenyen.

Slik endrer du Outlook-e-postsignaturen

1. Åpne Alternativer for signatur ved å følge metoden i trinn 1.
2. Velg signaturen du vil redigere fra listen.
3. Rediger den ved å bruke de viste alternativene.
4. Klikk Spar for å bruke innstillingene.

Tilpasse signaturer for forskjellige kontoer

Du kan endre signaturene for hver Outlook-e-postkonto hvis du har flere oppsett. Dette lar deg endre signaturene dine basert på e-postens mål eller den tiltenkte målgruppen.

1. Åpen Alternativer for signatur, og velg e-postkontoen du vil tilpasse.
2. Rediger den respektive signaturen for å passe dine nye behov.
3. Klikk på OK knappen for å lagre endringene.
4. Gjenta den samme prosessen for alle e-postene hvis du vil bruke flere egendefinerte signaturer.

Avslutningsvis kan en robust e-postsignatur hjelpe deg med å bygge bedriftsidentiteten din og oppmuntre til bedre kommunikasjon.

Outlook-e-postsignaturen din kan enkelt opprettes, legges til og endres ved å følge instruksjonene i denne artikkelen. Hold kommunikasjonen grei, profesjonell og konstant på tvers av alle plattformer ved å følge disse tipsene.