10 Microsoft Office 365 administrasjons- og sikkerhetstips for høyere utdanning

Sponset

Office 365 har blitt uvurderlig for organisasjoner som må ta i bruk digital teknologi for å forbli konkurransedyktige. Høyskoler og universiteter står imidlertid overfor konstante IT-utfordringer siden studenter kommer og går. Og mens Microsoft 365 eliminerer behovet for IT-team til å administrere programvare på hver maskin, utgjør fjernundervisning og fjernarbeidsmandater flere utfordringer. Likevel kan du overvinne hindringer og maksimere fordelene med Office 365 for høyere utdanning.

1. Elever kan utgjøre insidertrusler

Institusjoner for høyere læring er et arnested for hackingaktiviteter siden informasjonsteknologistudenter ofte lærer avanserte IT-teknikker. Elevene blir ofte nysgjerrige og prøver å se om de kan omgå sikkerhetskontrollene. Som sådan kan studenter bli en potensiell innsidetrussel mot skysikkerhet.

Mens sikkerhetsbrudd fra innsidere sjelden vektlegges, viser studier at innsidetrusler utgjør omtrent 14 % av totale sikkerhetsbrudd. Innsidere har en tendens til å være farligere enn utenforstående siden de har tilgangsrettigheter til nettverket og systemet ditt.

For å redusere innsidetrusler trenger du en helhetlig tilnærming til IT-sikkerhet for bedre håndtering av Office 365-sårbarheter. Ideelt sett bør du være bevisst hva som skjer på nettverket ditt for å håndtere mistenkelige aktiviteter. IT-sikkerhetseksperter anbefaler implementering av tilstrekkelige tilgangskontroller og tildeling av tilgangsnivåer basert på behov, ansvar og tillit.

Det viktigste er at du bør identifisere eksterne og interne trusler før du utvikler sikkerhetsstrategien din. Du kan sette opp tilgangs- og trusselvarslingssystemer for å advare deg når det er mistenkelig aktivitet på Microsoft 365-miljøet ditt.

2. Administrere eksterne enheter

Microsoft 365-brukere er på en skytjeneste, men beste fremgangsmåter for IT-sikkerhet krever en konsekvent enhetsadministrasjonsstrategi. Nylig beordret Homeland Security og NSA alle amerikanske myndighetsorganer til å gjøre rede for Windows-versjonen på enhetene sine og implementere oppdateringsprotokoller for å håndtere store sårbarheter.

Du kan implementere en riktig enhetsadministrasjonsstrategi ved å bruke et teknologiverktøy for å inventere alle enheter som er koblet til ditt Microsoft 365-miljø. Vanligvis bør du vite hvilke enheter som har tilgang til skytjenesten, programvareversjonen på enheten og aktiviteter utført på hver enhet. Mens dataene kommer fra Microsofts økosystem, kan det være kjedelig å isolere og konsolidere dataene for å generere en rapport. Derfor bør du utnytte en sikkerhetsovervåkingsløsning for å få klar synlighet av alle enhetene som har tilgang til skymiljøet ditt.

3. Håndtering av skyrisikoer fra fjernundervisning

Å flytte organisasjonens funksjoner og prosesser til skyen introduserer nye trusler og risikoer. Dessuten, fjernlæring og fjernarbeid kan utgjøre ytterligere trusler til systemet. Fjerntilgang lar studenter og ansatte få tilgang til skysystemet og datamidlene. Det betyr også at elevene får tilgang til skyøkosystemet gjennom personlige nettverk og enheter.

Selv om det kan være hektisk å administrere flere BYOD-brukere, er det et nødvendig skritt for å sikre sikkerhet og samsvar. Ideelt sett bør institusjoner implementere et godt identitetsstyringssystem for å forstå hvor brukerne befinner seg og følge med på deres aktiviteter på skyen.

4. Håndtere Microsoft 365-sikkerhetsfeil

Microsoft 365 lagrer en betydelig mengde sensitive institusjonelle data. Dataene må sikres for å beskytte sensitiv informasjon og sikre overholdelse av regelverk. Og for de fleste skybrukere er sikkerhet en økende bekymring siden ondsinnede trusselaktører utnytter alle tenkelige sårbarheter for å utføre et angrep.

Uavhengig av kompetansenivåene til IT-sikkerhetsteamene dine, er det viktig å ha et sikkerhetsverktøy som logger all aktivitet i Office 365-miljøet og rapporterer eventuelle inkonsekvenser. Når en sikkerhetshendelse inntreffer, kan du sjekke loggene, finne ut hva som har skjedd, og hjelpe teamet ditt med å løse sårbarhetene.

5. Implementering av styringsprotokoller

IT-styring sikrer effektiv og effektiv bruk av IT-ressurser for å hjelpe organisasjoner med å nå sine mål. Og mens Office 365 har tatt skritt for å sikre bedre styring av samarbeids- og produktivitetsapplikasjoner, kan Higher Ed IT forbedre styringsposisjonen din.

IT kan bidra til å strømlinjeforme Microsoft 365-distribusjon i institusjonen din. Vanligvis er SaaS enklere å distribuere enn løsninger på stedet, men IT-avdelinger bør sikre at alle brukere har de riktige tjenestene, opplæringen, støtten og sømløs tilgang.

Siden de fleste høyere utdanningsinstitusjoner har IT-avdelinger med begrensede budsjetter, er kapitalforvaltning og optimalisering ofte et stort problem. Du kan imidlertid enkelt administrere og maksimere verdien av skytjenesten din med et pålitelig SaaS-administrasjonsverktøy for å sikre sikker tilgang og bruk av institusjonelle data. I stedet for å implementere detaljerte IT-løsninger, er det best å sette seg på én enkelt løsning som gir sømløs synlighet og administrasjon av skyressursene dine.

6. Vedta endringsledelse, produktivitet for å maksimere investeringsverdien

Riktig styring av høyere utdanning krever grundig forvaltning av ressurser for å maksimere produktiviteten. Statistikk viser at omtrent 56 % av Office 365-lisensene ikke er tildelt, inaktive eller underutnyttede.

For å maksimere investeringsverdien og produktiviteten i institusjonen din, må du utnytte det fulle potensialet til Office 365. Ideelt sett bør du utnytte bruksdata for å finne ut hvilke applikasjoner som brukes mest. Dette gjør også at teamene og studentene dine bruker riktig applikasjon til et bestemt formål.

7. Utfordringene med Office 365-klargjøring

Høyskoler og universiteter står ofte overfor utfordringene med å klargjøre og fjerne brukere. Og siden skoler håndterer tusenvis av elever, er tilrettelegging en stor utfordring. Syklusene er sykliske og er sjelden spredt over studieåret.

Selv om det fortsatt er viktig å opprettholde klargjøring, bør det begrenses avhengig av hvor brukerne er i skolens beregningsprosess. I stedet for å opprettholde full tilgang til tjenester, bør IT-teamet de-provisjonere enhver bruker som ikke lenger trenger en tjeneste.

8. Lovlig etterlevelse

Institusjoner for høyere utdanning må tåle reguleringstiltak akkurat som enhver annen organisasjon. Spesifikt krever FERPA-loven at skoler beskytter sensitive elevdata. Overholdelse er i ferd med å bli et stort problem med sikkerhet og økonomiske implikasjoner. Og mens det er økende hendelser med datainnbrudd og straffer, er ikke IT-avdelingene raske nok i responsen.

Med mindre du følger beste praksis for cybersikkerhet, er sikkerhetsstillingen din svak. Ideelt sett bør du se på hva jevnaldrende gjør og ta i bruk en helhetlig tilnærming til sikkerhet og samsvar. Prøv å evaluere hvordan Office 365 presterer basert på peer-data og poengsummer ved å fokusere på konfigurasjonsadministrasjon, tilgangskontroller og overholdelse.

De fleste overholdelsesbyråer og rammeverk ber om datalogger for en viss tidsramme, men Microsoft kan bare holde logger for de siste 30 dagene. Du kan bruke en tredjepartsløsning som lagrer dataene dine i minst ett år for å sikre samsvar.

9. Maksimere samarbeid når IT-administratorer arbeider eksternt

Da Office 365 først ble utgitt, var de fleste IT-administratorer fysisk til stede på campus. Men i dag jobber de fleste team eksternt, men må fortsatt utføre sine administrative oppgaver. Hvis alle systemadministratorene er på stedet og utelukkende er ansvarlige for å klargjøre brukere og endre passord, har du sannsynligvis et problem. Du kan imidlertid fordele administratoransvar på tvers av organisasjonen ved å bruke en sikker og detaljert modell.

Eksterne arbeidsscenarier krever spesifikk tilgang selv når administratoren er milevis unna. Du kan oppnå dette ved å gi nye administratorrettigheter for å utføre spesifikke oppgaver i skymiljøet ditt. Det viktigste er at du også kan begrense hvor mye tid en nylig delegert administrator kan beholde rettighetene for å minimere sikkerhetshendelser.

10. Administrere virtuelle private nettverk (VPN-er)

De fleste institusjoner distribuerer VPN-er for å støtte sikker ekstern tilgang. Men dette er kanskje ikke alltid det rette å gjøre. Å støtte en VPN kan være hektisk siden sluttbrukerne har forskjellige enheter som ber om tilgang på en gang.

VPN-er har en tendens til å omgå sikkerhetskontrollene i Microsoft for trusselintelligens og sikker tilgang. Og siden VPN-er fungerer som en bakdør til nettverket ditt, kan de lette nettverkstilgang for usikre enheter. Brukerne ser ut til å komme fra nettverket, noe som gjør det vanskelig for IT-teamet ditt å finne IP-adresser, opprinnelse og enhetsidentitet når en hendelse oppstår.

konklusjonen

Skyteknologi er en viktig drivkraft for moderne organisasjoner. Imidlertid er distribusjon og bruk ikke alltid lett. Og siden det er mange alternativer når du adresserer Office 365-sikkerhet, er det viktig å utvikle en passende strategi for å sikre at du implementerer de riktige tiltakene.