時間は最も貴重で希少なリソースの365つであり、ブログ投稿で、Microsoftは、ユーザーがこのリソースを管理するのに役立つMicrosoftXNUMXに付属するすべての新しいツールと機能について詳しく説明しています。 会議の準備に費やす時間が減り、 あなたの個人的な時間を保護し、 バランスを保つためにカレンダーを整理します。

[lwptoc title=”新しい Microsoft 365 時間管理ツール” width=”50%” float=”right”]

会議の準備に費やす時間を短縮

オンライン会議やビデオ通話は、非公式の廊下での会話、オフィスの立ち寄り、さらには人々が行う社会的な会話の一部に取って代わりました。 会議が増えるということは、会議の準備とフォローアップの実施に必要な時間が増えることも意味します。 会議に必要なファイルやメールを簡単に見つけることができ、会議の準備に費やす時間を短縮できます。

Outlook forAndroidでのMeetingInsights

必要な情報を見つける あなたの会議s 1で 場所 - Meeting Insightsは、次のような電子メールメッセージとファイルを提供します。 カレンダーのイベントの詳細に直接会議に関連する可能性があります、必要なものを簡単かつ迅速に見つけることができます. 

Outlookモバイルでは、会議の詳細にMeetingInsightsがあります。

より良い会議はOutlookの管理を招待します

これで、会議のすべての詳細を受信トレイで簡単かつ迅速に確認できます。 メッセージと会議の詳細を切り替え、出席者リストと会議に参加している人を確認し、主催者が忘れた場合はオンライン会議を追加することもできます。 チームリンクを追加するために誰かにメールを送る必要はもうありません！

Outlook on the webで、メッセージ、会議の詳細、出席者の応答を確認し、受信トレイからオンライン会議を追加します。

ワンタップでオンライン会議に参加

OutlookとTeamsはすでにうまく連携しています ただし、Microsoftは、他のオンライン会議サービスを使用して会議の招待状を受け取る人がいることを理解しています。 彼らのために、MicrosoftはOutlookモバイルにワンタップのJOINエクスペリエンスを追加しました。ZoomやWebexなどのサービスを使用している人から招待状を受け取った場合は、[参加]をタップするだけでオンラインですばやく会うことができます。

Outlook forAndroidのほとんどの会議をワンタップで参加できます。

すべての会議をオンラインで自動的に作成するように設定します

ほとんどの人はまだリモートで作業しているため、オンラインで会議に参加するオプションを常に用意しておくことをお勧めします。 これをOutlookモバイルおよびWebの既定のオプションとして設定できるため、そのTeamsリンクを再度追加することを忘れないでください。 心配しないでください、あなたはまだ部屋を予約することもできます。

OutlookモバイルおよびWebの[設定]で、デフォルトでオンラインで作成するすべての会議を選択できます。

あなたの個人的な時間を保護します

「からの洞察仕事の未来」は、9〜5営業日の概念が薄れている可能性があるだけでなく、人々により柔軟なスケジュールを提供していると述べています。 人々は彼らにとって都合の良い時間に働いており、彼らの個人的および家族的なコミットメントをミックスに加えています。 労働時間は、朝、夕方、週末に増加しました。これは、人々が仕事中に個人的または家族的な問題を抱える傾向があるためです。 個人的な時間と労働時間とスペースがあいまいになり、デバイスが常にあなたの隣にあるので、あなたはあなたの個人的な事柄のために設定された時間を考慮に入れることを確認する必要があります。

個人のカレンダーを仕事用アカウントに追加します 

XNUMXつのカレンダーを保持している場合、個人的なイベントの時間を確保するのは難しい場合があります。 これで、Web上のOutlookに個人のカレンダーを追加すると、誰かがOutlookのスケジュールアシスタントを使用してあなたとの会議をスケジュールしたいときに、それらのイベントの時間がビジーとして表示されます（詳細や情報はありません）。個人のカレンダーを仕事と並べて、またはXNUMXつのビューで表示します。

個人のカレンダーを追加して、同僚が実際の空き状況を把握できるようにします。

好みに合ったタイムスロットを簡単に共有

OutlookのAIは、物事をより速く、より簡単に行うのに役立つ重要な機能です。 これらの重要な機能のXNUMXつは、OutlookモバイルおよびWebで使用できる提案された返信です。 間もなくOutlookモバイルで、誰かがあなたと会いたいときに、可用性を送信したり、会議をスケジュールしたりするための提案が表示されます。

間もなくOutlookモバイルで、提案された返信に空き状況を共有する簡単な方法が含まれるようになります。

メールが配信されるタイミングをスケジュールする

柔軟なスケジュールを利用する人が増えると、トリアージ、応答、および奇数時間に電子メールメッセージを送信することに気付く可能性があります。 人々が休暇中に「常にオン」である必要性を回避したり、迷惑をかけたりするのを防ぐために、電子メールがより適切な時間に配信されるようにスケジュールすることができます。 都合の良い時間にメールを作成し、午前9時または休暇から戻ったときに配信します。

メッセージを後でより良い時間に送信するようにスケジュールします。メッセージを後でより良い時間に送信するようにスケジュールします。

後で対処できるように、電子メールメッセージをスヌーズします

返信やアクションが必要なメールを読んでも、そのタイミングが適切でないか、情報がないか、後で行う必要のあることに関連している場合があります。 電子メールメッセージを適切なタイミングで処理できるように、スヌーズして、必要なときに受信トレイの一番上に戻るようにすることができます。 これを行うには、Web上のOutlookでメッセージを右クリックするか、OutlookMobileでメッセージをスワイプします。

あなたの個人的な時間を保護し、他の人に注意を払う方法に関する追加のヘルプについては、必ず何を確認してください OutlookのMyAnalytics できる。

バランスを保つためにカレンダーを管理する

人々はより柔軟な仕事のスケジュールの中で幸福感とバランスを維持する方法を探しているので、あなたが仕事を計画し、あなたのカレンダーにセルフケアのためのスペースを作ることを確認することが重要です。 都合の良い時間に物事を成し遂げ、カレンダーのタスクと休憩を計画して優先順位を付けることで、よりコントロールし、バランスをとることができます。

モバイルメールメッセージからタスクを簡単に作成

多くの電子メールメッセージにはアクションアイテムが含まれており、それらをタスクとして追加できると、XNUMX日の計画をより効率的にし、時間を作るのに役立ちます。 すべてのタスクが同期され、全体で利用可能になります Microsoft 365、iOS用のOutlookからタスクを作成し、OutlookまたはToDoで管理できます。 これらの新しいタスクは同じ電子メールの件名を使用し、元の電子メールとOutlookの会話へのリンクが含まれており、ToDoからすばやく参照できます。

OutlookモバイルからToDoにタスクを簡単に追加できます。

メールメッセージの一部を強調表示して、タスクとして追加します

電子メールの件名がタスクとして作成するのに十分詳細でない場合があります。Microsoftが電子メールをタスクとして追加する場合、Microsoftはもう少し具体的にする必要があります。これにより、MicrosoftはMicrosoftが迅速に行う必要があることを正確に把握できます。

メッセージの一部を選択してタスクとして追加すると、電子メールメッセージが常に添付されます。

タスクを事前に完了する必要がある時期を計画する

計画を立て、優先順位を付け、タスクを完了する時間をブロックすることで、整理された状態を保ち、XNUMX日を管理し、何をする必要があるかを確認できます。 Outlook on the webで、カレンダーのMy Dayを使用して、日と週で重要なタスクを完了する時間を割り当てていることを確認します。

タスクをMyDayからカレンダーにドラッグアンドドロップして、時間とリマインダーがブロックされたイベントに変換します。

XNUMX日の準備をするときに、Cortanaの助けを借りてください

Cortanaは、XNUMX日の準備を支援し、 Cortanaからのブリーフィングメール。 就業日の開始間際に、Cortanaが会議の前に確認するための実用的なドキュメントの推奨事項を見つけ、フォローアップする可能性のある以前の電子メールからの保留中の要求を見つけると、パーソナライズされた電子メールメッセージが届きます。 この電子メールにより、Microsoft Teamsの通知を無音にして、中断のない集中的な作業のために、勤務時間中に「集中時間」を簡単に予約することもできます。

ブリーフィングメールには、受信トレイで直接実行できるパーソナライズされた推奨事項とアクションが含まれています。

デフォルトで会議を短くして、会議の合間に少し休憩を取ります

会議の負荷が急増し、連続して会議が行われる可能性が高い時期には、会議の合間に少し息抜きをすることをお勧めします。 Outlook on theWebまたはOutlookfor Windowsの早い段階ですべての会議を終了するように設定し、5〜15分戻ってストレッチしたり、コーヒーを飲んだりすることができます。

Outlook for WindowsおよびWebの予定表設定で、予定とイベントをデフォルトとして早期に終了するように設定します。

Outlook forAndroidでPlayMyEmailsに追いつく

受信トレイのトリアージはXNUMX日の中で時間がかかる可能性があるため、他のことをするのに忙しいときにメールを聞いて返信できると便利です。 Cortanaに新しいメールメッセージを読み取らせて、ハンズフリーで聞いたり、接続を維持したり、誰かがカレンダーに変更を加えたかどうかをすばやく確認したりできるようにします。 それについてもっと知る こちら.

Outlookから音声コマンドを使用してTeams会議に参加することもできます。

会議時間を更新して、あなたがいつ対応できるかを同僚に知らせます

会議はXNUMX日の大部分を占め続けるため、希望する空き状況に合わせて会議時間を更新してください。こうすることで、同僚は会議の空き状況に関する最良の情報を得ることができます。 これは、Web上のOutlookの予定表設定またはOutlook forWindowsの[予定表オプション]の[勤務時間]で設定できます。