Outlook e-mail aláírás: létrehozása, hozzáadása és módosítása

Folyamatosan bővülő összekapcsolódásunk miatt az e-mail a magán- és szakmai életünk elengedhetetlen részévé vált, akár problémánk van, amit meg kell oldanunk, akár szeretnénk felzárkózni a barátokkal és a családdal.

Mivel az Outlook az egyik legjobb e-mail kliens a piacon, egy szép Outlook e-mail aláírás használata jelentősen növelheti a professzionalizmust, ami viszont széleskörű következményekkel járhat az Ön személyes és szakmai életében.

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan hozhat létre, adhat hozzá és módosíthat Outlook e-mail aláírást, amellyel pozitív benyomást kelthet e-mail kapcsolataiban.

Az e-mail aláírások legjobb gyakorlatai

Az e-mail aláírások leghatékonyabb kezelésének és gyakorlatának biztosítása érdekében néhány elemet figyelembe kell venni:

• Legyen rövid és tetszetős
• Adja meg a szükséges elérhetőségeket
• Az olvasók cselekvésre való rábálása érdekében tegyen cselekvésre ösztönzést (CTA)
• Győződjön meg arról, hogy működik mobilon
• Használjon közösségi média ikonokat linkekkel
• Tartsa be az Outlook e-mail aláírásának képméretét (érték szélessége kisebb, mint 650 képpont és egy maximum 10KB. Amikor arra kerül sor logó használata, 100x100px méret javasolt)
• Használjon elválasztókat és elválasztókat

Az Outlook e-mail aláírások esetén a képméretnek meg kell maradnia 650 pixel szélességű. Ha nem szeretne átméretezni egy képet az e-mail aláírást aláíró Outlook alkalmazásban, győződjön meg arról, hogy a kép mérete nem haladja meg a 10 KB-ot. A 100 pixel széles és legfeljebb 100 képpont magas embléma alkalmas az Outlook e-mail aláírására.

típus: Ha hozzá szeretne férni az e-mail kliens aláírásfájljaihoz, fontos tudnia, hol található az Outlook e-mail aláírásának helye. A mappa megnyitásához nyomja meg a Win + R billentyűkombinációt, és írja be a következő elérési utat: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Most, hogy naprakészek vagyunk a legújabb gyakorlatokkal, nézzük meg, milyen lépéseket kell tennie.

Hogyan hozzunk létre egy Outlook e-mail aláírást

1. Nyissa meg az Outlook aláírási beállításait

1. Kattintson az Üzenet opciót a felső eszköztáron, és válassza ki Aláírás > Aláírások.
2. Válassza a Levelezés lehetőséget a bal oldalsávon. Az opció helye attól függően változik, hogy válaszol-e vagy új e-mailt hoz létre.
3. Keresse meg a Üzenetek írása szakaszt, és kattintson a gombra aláírások.

2. Tervezzen meg egy új aláírást, és adjon hozzá elérhetőségi adatokat

Megjegyzések: Azt is felfedezheti a Microsoft Outlook e-mail aláírási sablonok inspirációért ebben a témában.

1. Kattints Új alatt a Válassza a Szerkesztés aláírást szakaszt, és írjon be egy nevet az aláírásának.
2. Hozd létre az aláírásodat a Aláírás szerkesztése szakasz. Ügyeljen arra, hogy használja a lehetőségeket a betűtípusok, színek és méretek módosításához, vagy használja a Wordet az aláírás testreszabásához az e-mail aláírásgaléria használatával, majd másolja be ebbe a szövegmezőbe.
3. Töltse ki az Alapértelmezett aláírás kiválasztása részben szükséges információkat egy e-mail fiók hozzáadásával, és adja meg, hogy mikor jelenjen meg automatikusan az aláírás (válaszok vagy e-mailek továbbítása). Ha nem szeretné aktiválni, hagyja be a (nincs) értéket, és nyomja meg a gombot OK.

3. Adjon hozzá egy professzionális érintést

Adjon hozzá logót vagy képet az aláíráshoz, hogy e-mail aláírása kitűnjön a tömegből.

Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Hozzon létre egy új üzenetet, és válassza ki aláírás > aláírások.
2. Válassza ki a használni kívánt aláírást a Válassza a Szerkesztendő aláírás lehetőséget doboz.
3. Kérjük, válassza ki a kép ikonját, keresse meg a képet, és válassza ki betétlap hogy hozzáadja az aláíráshoz.
4. Méretezze át és vágja le a képet, hogy megfeleljen a vágyainak. Ehhez kattintson a jobb gombbal a képre, és válassza ki Kép. A méretét a gombbal módosíthatja Méret lapon. Győződjön meg arról, hogy engedélyezi a Képarány zárolása lehetőség a fájlarányok megtartására.
5. Miután befejezte ezt a folyamatot, kattintson a gombra OK a változtatások mentéséhez.

 Hogyan adhatok hozzá aláírást az Outlook 365-ben?

Akár arra kíváncsi, hogyan adhat hozzá automatikusan aláírást az Outlook 365-ben, vagy ha időnként szeretné használni az aláírást, az alábbiakban talál további információt:

Automatikus aláírás hozzáadása

Létrehozása után gondoskodnia kell arról, hogy e-mail-aláírása alapértelmezés szerint minden új e-mailen megjelenjen.

1. Nyissa meg a Aláírási lehetőségek pontban leírtak szerint 1 lépés.
2. Alatt Válassza ki az alapértelmezett aláírási részt, használja a legördülő menüt, és válassza ki azt az e-mailt, amellyel használni szeretné.
3. Válassza ki az újonnan létrehozott aláírást, és kattintson a gombra OK a beállítások mentéséhez.

Aláírás hozzáadása kézzel

1. Nyisson meg egy új e-mailt.
2. Kattints aláírás megtalálható a Üzenet lap.
3. Válassza ki a használni kívánt aláírást a legördülő menüből.

Az Outlook e-mail aláírásának megváltoztatása

1. Nyissa meg a Aláírási beállítások az 1. lépésben leírt módszert követve.
2. Válassza ki a listából a szerkeszteni kívánt aláírást.
3. Szerkessze a megjelenített opciók segítségével.
4. Kattints Megtakarítás a beállítások alkalmazásához.

Aláírások testreszabása különböző fiókokhoz

Több beállítás esetén módosíthatja az egyes Outlook e-mail fiókok aláírásait. Ez lehetővé teszi az aláírások módosítását az e-mail célja vagy a célközönség alapján.

1. Nyisd ki Aláírási beállítások, és válassza ki a személyre szabni kívánt e-mail fiókot.
2. Szerkessze a megfelelő aláírást az új igényeinek megfelelően.
3. Kattintson az OK gombot a módosítások mentéséhez.
4. Ismételje meg ugyanezt a folyamatot az összes e-mailre, ha több egyéni aláírást szeretne használni.

Összefoglalva, egy robusztus e-mail aláírás segíthet az üzleti identitás kialakításában, és jobb kommunikációt ösztönözhet.

Az Outlook e-mail aláírása egyszerűen létrehozható, hozzáadható és módosítható a cikkben található utasítások követésével. Ha követi ezeket a tippeket, a kommunikáció egyenes, professzionális és állandó legyen minden platformon.