10 نکته مدیریت و امنیت Microsoft Office 365 برای آموزش عالی

حمایت مالی

آفیس 365 برای سازمان هایی که باید از فناوری دیجیتال استفاده کنند تا در رقابت باقی بمانند بسیار ارزشمند شده است. با این حال، کالج‌ها و دانشگاه‌ها از زمان آمدن و رفتن دانشجویان با چالش‌های دائمی فناوری اطلاعات مواجه هستند. و در حالی که مایکروسافت 365 نیازی به تیم های فناوری اطلاعات برای مدیریت نرم افزار در هر دستگاه را از بین می برد، آموزش از راه دور و دستورات کار از راه دور چالش های بیشتری را ایجاد می کند. با این وجود، می‌توانید بر موانع غلبه کنید و از مزایای Office 365 برای آموزش عالی به حداکثر برسانید.

1. دانش آموزان می توانند تهدیدات داخلی ایجاد کنند

موسسات آموزش عالی کانونی برای فعالیت های هک هستند زیرا دانشجویان فناوری اطلاعات اغلب تکنیک های پیشرفته فناوری اطلاعات را یاد می گیرند. دانش آموزان اغلب کنجکاو می شوند و سعی می کنند ببینند که آیا می توانند کنترل های امنیتی را دور بزنند. به این ترتیب، دانش آموزان می توانند به یک تهدید داخلی بالقوه برای امنیت ابر تبدیل شوند.

در حالی که به ندرت بر نقض‌های امنیتی از سوی افراد داخلی تأکید می‌شود، مطالعات نشان می‌دهد که تهدیدات داخلی حدود 14 درصد از کل نقض‌های امنیتی را تشکیل می‌دهند. خودی‌ها نسبت به افراد خارجی خطرناک‌تر هستند، زیرا آنها امتیازات دسترسی به شبکه و سیستم شما را دارند.

برای کاهش تهدیدات داخلی، برای مدیریت بهتر آسیب‌پذیری‌های آفیس 365، به یک رویکرد جامع برای امنیت فناوری اطلاعات نیاز دارید. در حالت ایده‌آل، برای مقابله با فعالیت‌های مشکوک، باید از آنچه در شبکه‌تان اتفاق می‌افتد آگاه باشید. کارشناسان امنیت فناوری اطلاعات اجرای کنترل های دسترسی کافی و تعیین سطوح دسترسی بر اساس نیازها، مسئولیت ها و اعتماد را توصیه می کنند.

مهمتر از همه، شما باید قبل از توسعه استراتژی امنیتی خود، تهدیدات خارجی و داخلی را شناسایی کنید. می‌توانید سیستم‌های هشدار دسترسی و تهدید را راه‌اندازی کنید تا در صورت وجود فعالیت مشکوک در محیط Microsoft 365 به شما هشدار دهند.

2. مدیریت دستگاه های راه دور

کاربران مایکروسافت 365 در سرویس ابری هستند، اما بهترین شیوه های امنیت فناوری اطلاعات نیازمند یک استراتژی مدیریت دستگاه سازگار است. اخیراً، امنیت داخلی و NSA به همه سازمان‌های دولتی ایالات متحده دستور داده است که نسخه ویندوز را روی دستگاه‌های خود حساب کنند و پروتکل‌های وصله‌سازی را برای مدیریت آسیب‌پذیری‌های اصلی پیاده‌سازی کنند.

می‌توانید با استفاده از یک ابزار فناوری، یک استراتژی مدیریت دستگاه مناسب را برای موجودی همه دستگاه‌های مرتبط با محیط Microsoft 365 خود پیاده‌سازی کنید. به طور معمول، باید بدانید که کدام دستگاه‌ها به سرویس ابری، نسخه نرم‌افزار روی دستگاه و فعالیت‌های انجام‌شده در هر دستگاه دسترسی دارند. در حالی که داده ها از اکوسیستم مایکروسافت می آیند، جداسازی و ادغام داده ها برای تولید یک گزارش می تواند خسته کننده باشد. بنابراین، شما باید از یک راه حل نظارت بر امنیت استفاده کنید تا تمام دستگاه هایی که به محیط ابری شما دسترسی دارند به وضوح دیده شوند.

3. مدیریت خطرات ابری ناشی از آموزش از راه دور

انتقال عملکردها و فرآیندهای سازمان شما به فضای ابری تهدیدها و خطرات جدیدی را به همراه دارد. علاوه بر این، یادگیری از راه دور و کار از راه دور می تواند تهدیدهای دیگری باشد به سیستم دسترسی از راه دور به دانش آموزان و کارمندان اجازه می دهد تا به سیستم ابری و دارایی های داده شما دسترسی داشته باشند. همچنین به این معنی است که دانش آموزان از طریق شبکه ها و دستگاه های شخصی به اکوسیستم ابری دسترسی دارند.

در حالی که مدیریت چندین کاربر BYOD می تواند دشوار باشد، این یک گام ضروری برای اطمینان از امنیت و انطباق است. در حالت ایده‌آل، موسسات باید یک سیستم مدیریت هویت خوب را پیاده‌سازی کنند تا بفهمند کاربران در کجا قرار دارند و فعالیت‌های آنها را در فضای ابری بررسی کنند.

4. مقابله با اشکالات امنیتی مایکروسافت 365

Microsoft 365 مقدار قابل توجهی از داده های حساس سازمانی را ذخیره می کند. داده ها باید برای محافظت از اطلاعات حساس و حفاظت از انطباق با مقررات ایمن شوند. و برای اکثر کاربران ابر، امنیت یک نگرانی فزاینده است زیرا عوامل تهدید مخرب از تمام آسیب پذیری های قابل تصور برای اجرای یک حمله استفاده می کنند.

صرف نظر از سطوح شایستگی تیم های امنیتی فناوری اطلاعات شما، داشتن یک ابزار امنیتی که تمام فعالیت ها را در محیط Office 365 ثبت می کند و هرگونه ناهماهنگی را گزارش می کند، مهم است. هر زمان که یک رویداد امنیتی رخ می دهد، می توانید گزارش ها را بررسی کنید، تعیین کنید چه اتفاقی افتاده است و به تیم خود کمک کنید تا آسیب پذیری ها را برطرف کند.

5. اجرای پروتکل های حاکمیتی

حاکمیت فناوری اطلاعات استفاده کارآمد و مؤثر از منابع فناوری اطلاعات را برای کمک به سازمانها در دستیابی به اهداف خود تضمین می کند. و در حالی که آفیس 365 گام‌هایی را در جهت تضمین مدیریت بهتر همکاری و برنامه‌های کاربردی برداشته است، Higher Ed IT می‌تواند وضعیت حاکمیت شما را بهبود بخشد.

فناوری اطلاعات می‌تواند به ساده‌سازی استقرار Microsoft 365 در مؤسسه شما کمک کند. به طور معمول، استقرار SaaS نسبت به راه‌حل‌های در محل آسان‌تر است، اما بخش‌های فناوری اطلاعات باید اطمینان حاصل کنند که همه کاربران خدمات، آموزش، پشتیبانی و دسترسی یکپارچه مناسب را دارند.

از آنجایی که اکثر مؤسسات آموزش عالی دارای بخش های فناوری اطلاعات با بودجه محدود هستند، مدیریت دارایی و بهینه سازی اغلب یک نگرانی عمده است. با این حال، برای اطمینان از دسترسی و استفاده ایمن از داده‌های سازمانی، می‌توانید به راحتی ارزش سرویس ابری خود را با یک ابزار مدیریت SaaS قابل اعتماد مدیریت و به حداکثر برسانید. به جای استقرار راه‌حل‌های گرانول فناوری اطلاعات، بهتر است روی یک راه‌حل واحد که دید و مدیریت یکپارچه دارایی‌های ابری شما را فراهم می‌کند، بسنده کنید.

6. اتخاذ مدیریت تغییر، بهره وری برای به حداکثر رساندن ارزش سرمایه گذاری

مدیریت صحیح آموزش عالی مستلزم مدیریت دقیق منابع برای به حداکثر رساندن بهره وری است. آمار نشان می دهد که حدود 56 درصد از مجوزهای Office 365 واگذار نشده، غیرفعال یا کم استفاده هستند.

برای به حداکثر رساندن ارزش سرمایه‌گذاری و بهره‌وری در مؤسسه خود، باید از پتانسیل کامل Office 365 استفاده کنید. در حالت ایده‌آل، باید از داده‌های استفاده برای تعیین اینکه کدام برنامه‌ها بیشترین استفاده را دارند، استفاده کنید. این همچنین باعث می شود که تیم ها و دانش آموزان شما از برنامه مناسب برای یک هدف خاص استفاده کنند.

7. چالش های تامین آفیس 365

کالج‌ها و دانشگاه‌ها اغلب با چالش‌های تامین و حذف کاربران مواجه هستند. و از آنجایی که مدارس با هزاران دانش آموز سروکار دارند، تأمین یک چالش بزرگ است. چرخه ها چرخه ای هستند و به ندرت در طول سال تحصیلی پخش می شوند.

در حالی که حفظ تدارکات همچنان مهم است، بسته به جایی که کاربران در فرآیند سنجش مدرسه هستند، باید محدود شود. به جای حفظ دسترسی کامل به خدمات، تیم فناوری اطلاعات باید هر کاربری را که دیگر نیازی به سرویس ندارد، حذف کند.

8. مطابقت قانونی

مؤسسات آموزش عالی باید مانند هر سازمان دیگری اقدامات نظارتی را تحمل کنند. به طور خاص، قانون FERPA مدارس را ملزم می کند که از داده های حساس دانش آموزان محافظت کنند. انطباق با پیامدهای امنیتی و مالی به یک مسئله بزرگ تبدیل شده است. و در حالی که حوادث فزاینده نقض داده ها و مجازات ها وجود دارد، بخش های فناوری اطلاعات در پاسخگویی به اندازه کافی سریع نیستند.

مگر اینکه بهترین شیوه های امنیت سایبری را رعایت کنید، وضعیت امنیتی شما ضعیف است. در حالت ایده‌آل، باید به کارهایی که همتایان انجام می‌دهند نگاه کنید و یک رویکرد کل نگر برای امنیت و انطباق اتخاذ کنید. سعی کنید عملکرد Office 365 خود را بر اساس داده‌ها و امتیازات با تمرکز بر مدیریت پیکربندی، کنترل‌های دسترسی و انطباق ارزیابی کنید.

اکثر سازمان‌ها و چارچوب‌های انطباق، گزارش‌های داده را برای یک بازه زمانی خاص درخواست می‌کنند، اما مایکروسافت فقط می‌تواند گزارش‌ها را برای 30 روز گذشته نگه دارد. می توانید از یک راه حل شخص ثالث استفاده کنید که داده های شما را حداقل برای یک سال ذخیره می کند تا از انطباق اطمینان حاصل شود.

9. به حداکثر رساندن همکاری زمانی که مدیران فناوری اطلاعات از راه دور کار می کنند

زمانی که آفیس 365 برای اولین بار منتشر شد، اکثر مدیران فناوری اطلاعات به صورت فیزیکی در محوطه دانشگاه حضور داشتند. اما امروزه اکثر تیم ها از راه دور کار می کنند اما همچنان باید وظایف اداری خود را انجام دهند. اگر همه ادمین‌های سیستم در محل هستند و به طور انحصاری مسئولیت تامین کاربران و تغییر رمز عبور را بر عهده دارند، احتمالاً با مشکل مواجه خواهید شد. با این حال، شما می توانید مسئولیت های مدیریت را با استفاده از یک مدل ایمن و گرانول در سراسر سازمان توزیع کنید.

سناریوهای کار از راه دور نیاز به دسترسی خاصی دارند حتی زمانی که سرپرست مایل ها دورتر است. شما می توانید با اعطای امتیازات مدیریت جدید برای انجام وظایف خاص در محیط ابری خود به این امر دست یابید. مهمتر از همه، شما همچنین می توانید مدت زمانی را که یک مدیر جدید تفویض اختیار می تواند برای به حداقل رساندن حوادث امنیتی حفظ کند، محدود کنید.

10. مدیریت شبکه های خصوصی مجازی (VPN)

اکثر موسسات VPN ها را برای پشتیبانی از دسترسی از راه دور ایمن مستقر می کنند. اما این ممکن است همیشه کار درستی نباشد. پشتیبانی از VPN می تواند گیج کننده باشد زیرا کاربران نهایی دستگاه های متفاوتی دارند که به یکباره درخواست دسترسی دارند.

VPN ها تمایل دارند کنترل های امنیتی مایکروسافت را برای اطلاعات تهدید و دسترسی ایمن دور بزنند. و از آنجایی که VPN ها به عنوان یک درب پشتی برای شبکه شما عمل می کنند، می توانند دسترسی به شبکه را توسط دستگاه های ناامن تسهیل کنند. به نظر می‌رسد کاربران از داخل شبکه می‌آیند و تشخیص آدرس‌های IP، مبدا و هویت دستگاه در هنگام وقوع حادثه برای تیم فناوری اطلاعات شما دشوار است.

نتیجه

فناوری ابری یک نیروی محرکه اصلی برای سازمان های مدرن است. با این حال، استقرار و استفاده همیشه آسان نیست. و از آنجایی که هنگام پرداختن به امنیت Office 365 گزینه های متعددی وجود دارد، مهم است که یک استراتژی مناسب برای اطمینان از اجرای اقدامات مناسب ایجاد کنید.