4 způsoby archivace e-mailů v aplikaci Outlook

Archivace je nezbytná, protože po čase může být vaše doručená pošta přeplněná hromadou starých e-mailů, takže hledání zpráv, které potřebujete, je obtížné. To může také vybrat daň na vašem zařízení a značně jej zpomalit.

Tento proces je možné provést ručně nebo automaticky v aplikaci Outlook a tato příručka vám poskytne přesné kroky, které musíte provést, abyste mohli archivovat e-maily v aplikaci Outlook.

1. Ručně archivujte e-maily v Outlooku 365

1. Klikněte na Soubor.
   
2. Rozšířit Tools a zvolte Vyčistěte staré věci.
   
3. vybrat Archivujte tuto složku a všechny podsložky, vyberte složku, kterou potřebujete archivovat, pod Archivovat položky starší než, vyberte datum a klikněte na OK .
   
4. Aplikace Outlook bude archivovat vybrané e-maily v této složce a v rozsahu dat v souboru .PST.

2. Automatická archivace e-mailů v aplikaci Outlook

1. V levém podokně rozhraní aplikace Outlook vyberte složku, kterou chcete archivovat.
   
2. Klikněte na Soubor Karta.
   
3. V levém podokně klikněte na možnosti.
   
4. Vybrat pokročilý klepněte na kartu Nastavení automatické archivace Tlačítko na pravé straně.
   
5. Zaškrtněte Každou spusťte automatickou archivaci zadejte preferovaný počet dní a klikněte na OK tlačítko ve spodní části. Všechny vaše e-maily budou archivovány ve vybrané složce podle vašeho nastavení.
   
6. Volitelně můžete před kliknutím na tlačítko OK upravit další nastavení, např Dotázat se před spuštěním automatické archivace, Smazat položky, jejichž platnost vypršela (pouze e-mailová složka), Archivujte nebo smažte staré položky, Zobrazit archivní složku v seznamu složek, atd. Jednoduše vyzkoušejte, co vám vyhovuje.

3. Automaticky archivujte další složky v aplikaci Outlook

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou potřebujete automaticky archivovat, a klikněte na Nemovitosti.
   
2. Vybrat AutoArchive a klepněte na tlačítko Archivujte položky v této složce pomocí výchozího nastavení, poté klepněte na tlačítko Podat žádost a OK.
   
3. Volitelně můžete kliknout na Výchozí nastavení archivu a před kliknutím změňte některá nastavení Podat žádost a OK.

Výše uvedený proces automatické archivace bude fungovat pouze v případě, že jste původně zapnuli automatickou archivaci pro jednu ze svých e-mailových složek.

4. Archivujte e-maily aplikace Outlook pomocí funkce Archiv online

1. Přihlaste se do Webový portál Microsoft 365 a klikněte na administrátor ikona.
   
2. Klikněte na nabídku (3 vodorovné čáry) vlevo nahoře a vyberte Dodržování.
   
3. Rozbalte Správa životního stylu dat možnost v levém podokně a vyberte Microsoft 365.
   
4. klikněte Archiv, vyberte e-mail, pro který jej potřebujete povolit, a klikněte Povolit archiv.
   
5. Znovu spusťte aplikaci Outlook a funkce archivace by měla fungovat. Pamatujte, že toto řešení funguje pouze v případě, že používáte Microsoft 365 a máte přístup k panelu Správce.

Pokud jste dočetli až sem, měli byste znát všechna možná řešení archivace e-mailů v Outlooku. Většina diskutovaných řešení je velmi snadno implementovatelná. Můžete také zvážit ruční smazání jednotlivých e-mailů, ale toto řešení nebude praktické, pokud máte mnoho e-mailů k odstranění.

Máte-li jiná řešení, naši čtenáři o vás rádi uslyší. Zanechte tedy prosím své poznámky v sekci komentářů níže.