適用於高等教育的 10 個 Microsoft Office 365 管理和安全提示

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對於必須採用數字技術以保持競爭力的組織而言，Office 365 已成為無價之寶。 然而，由於學生來來去去，高校面臨著不斷的 IT 挑戰。 雖然 Microsoft 365 消除了 IT 團隊管理每台機器上的軟件的需要，但遠程學習和遠程工作任務帶來了更多挑戰。 不過，您可以克服障礙，最大限度地利用 Office 365 的高等教育優勢。

1. 學生可以構成內部威脅

高等院校是黑客活動的溫床，因為信息技術專業的學生經常學習先進的 IT 技術。 學生們經常好奇，並試圖看看他們是否可以繞過安全控制。 因此，學生可能成為雲安全的潛在內部威脅。

雖然很少強調來自內部人員的安全漏洞，但研究表明內部威脅約佔安全漏洞總數的 14%。 內部人員往往比外部人員更危險，因為他們有權訪問您的網絡和系統。

為了緩解內部威脅，您需要一種整體的 IT 安全方法，以更好地管理 Office 365 漏洞。 理想情況下，您應該了解網絡上發生的事情以處理可疑活動。 IT 安全專家建議實施充分的訪問控制並根據需求、責任和信任分配訪問級別。

最重要的是，您應該在製定安全策略之前識別外部和內部威脅。 您可以設置訪問和威脅警報系統，以便在您的 Microsoft 365 環境中出現可疑活動時向您發出警告。

2. 管理遠程設備

Microsoft 365 用戶使用雲服務，但 IT 安全最佳實踐需要一致的設備管理策略。 最近，國土安全部和 NSA 下令所有美國政府機構對其設備上的 Windows 版本進行說明，並實施修補協議來管理重大漏洞。

您可以使用技術工具來實施適當的設備管理策略，以清點鏈接到您的 Microsoft 365 環境的所有設備。 通常，您應該知道哪些設備正在訪問云服務、設備上的軟件版本以及在每個設備上執行的活動。 雖然數據來自 Microsoft 生態系統，但隔離和合併數據以生成報告可能很乏味。 因此，您應該利用安全監控解決方案來清楚地了解訪問您的雲環境的所有設備。

3. 處理遠程學習帶來的雲風險

將組織的職能和流程遷移到雲端會帶來新的威脅和風險。 而且， 遠程學習和遠程工作可能會帶來額外的威脅 到系統。 遠程訪問允許學生和員工訪問您的雲系統和數據資產。 這也意味著學生通過個人網絡和設備訪問云生態系統。

雖然管理多個 BYOD 用戶可能會很忙，但這是確保安全性和合規性的必要步驟。 理想情況下，機構應該實施一個良好的身份管理系統，以了解用戶的位置並密切關注他們在雲上的活動。

4. 處理 Microsoft 365 安全故障

Microsoft 365 存儲了大量敏感的機構數據。 必須保護數據以保護敏感信息並確保合規性。 對於大多數雲用戶來說，安全性越來越受到關注，因為惡意威脅參與者利用所有可以想像的漏洞來執行攻擊。

無論您的 IT 安全團隊的能力水平如何，擁有一個安全工具來記錄 Office 365 環境中的所有活動並報告任何不一致都非常重要。 每當發生安全事件時，您都可以檢查日誌、確定發生了什麼並幫助您的團隊解決漏洞。

5. 實施治理協議

IT 治理確保高效和有效地使用 IT 資源，以幫助組織實現其目標。 儘管 Office 365 已採取措施確保更好地管理協作和生產力應用程序，但高等教育 IT 可以改善您的管理狀況。

IT 可以幫助簡化您機構中的 Microsoft 365 部署。 通常，SaaS 比現場解決方案更容易部署，但 IT 部門應確保所有用戶都獲得適當的服務、培訓、支持和無縫訪問。

由於大多數高等教育機構的 IT 部門預算有限，因此資產管理和優化通常是一個主要問題。 但是，您可以使用可靠的 SaaS 管理工具輕鬆管理和最大化雲服務的價值，以確保安全訪問和使用機構數據。 最好不要部署細粒度的 IT 解決方案，而是選擇一個能夠提供無縫可見性和雲資產管理的單一解決方案。

6. 採用變革管理，生產力最大化投資價值

高等教育的適當治理需要對資源進行細緻的管理，以最大限度地提高生產力。 統計數據顯示，大約 56% 的 Office 365 許可證未分配、不活動或未充分利用。

為了最大限度地提高您機構的投資價值和生產力，您需要利用 Office 365 的全部潛力。理想情況下，您應該利用使用數據來確定哪些應用程序最常用。 這也使您的團隊和學生可以將正確的應用程序用於特定目的。

7. Office 365 配置的挑戰

高校經常面臨供應和取消供應用戶的挑戰。 而且由於學校要處理成千上萬的學生，因此供應是一個巨大的挑戰。 週期是周期性的，很少分佈在整個學年。

雖然維持供應仍然很重要，但它應該受到限制，具體取決於用戶在學校度量過程中所處的位置。 IT 團隊不應保留對服務的完全訪問權限，而應取消配置不再需要服務的任何用戶。

8. 法律合規

高等教育機構必須像任何其他組織一樣忍受監管措施。 具體來說，FERPA 法案要求學校保護敏感的學生數據。 合規性正在成為一個具有安全和財務影響的大問題。 儘管數據洩露和處罰事件不斷增加，但 IT 部門的響應速度還不夠快。

除非您遵守網絡安全最佳實踐，否則您的安全態勢很弱。 理想情況下，您應該查看同行正在做什麼，並採用整體方法來確保安全性和合規性。 通過關注配置管理、訪問控制和合規性，嘗試根據對等數據和分數評估 Office 365 的執行情況。

大多數合規機構和框架都要求提供特定時間範圍內的數據日誌，但 Microsoft 只能保留過去 30 天的日誌。 您可以使用將您的數據存儲至少一年的第三方解決方案，以確保合規性。

9. 當 IT 管理員遠程工作時最大化協作

當 Office 365 首次發佈時，大多數 IT 管理員都在校園內。 但是今天，大多數團隊都在遠程工作，但仍需要履行其行政職責。 如果所有系統管理員都在現場並專門負責配置用戶和更改密碼，那麼您可能會遇到問題。 但是，您可以使用安全且細粒度的模型在整個組織中分配管理員職責。

即使管理員在數英里之外，遠程工作場景也需要特定的訪問權限。 您可以通過授予新的管理員權限以在您的雲環境中執行特定任務來實現此目的。 最重要的是，您還可以限制新委派的管理員可以保留權限的時間，以最大限度地減少安全事件。

10. 管理虛擬專用網絡 (VPN)

大多數機構部署 VPN 以支持安全的遠程訪問。 但這可能並不總是正確的做法。 支持 VPN 可能會很忙，因為最終用戶擁有不同的設備來一次請求訪問。

VPN 傾向於繞過 Microsoft 內部的安全控制以獲取威脅情報和安全訪問。 而且由於 VPN 充當您網絡的後門，它們可以促進不安全設備的網絡訪問。 用戶似乎來自網絡內部，使您的 IT 團隊在事件發生時很難查明 IP 地址、來源和設備身份。

結論

雲技術是現代組織的主要驅動力。 然而，部署和使用並不總是那麼容易。 由於在解決 Office 365 安全問題時有多種選擇，因此制定合適的策略以確保實施適當的措施非常重要。