Chữ ký email Outlook: Cách tạo, thêm và thay đổi

Do tính kết nối ngày càng mở rộng của chúng ta, email đã trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta, cho dù chúng ta có vấn đề cần giải quyết hay muốn liên lạc với bạn bè và gia đình.

Vì Outlook là một trong những ứng dụng email tốt nhất trên thị trường, nên việc sử dụng chữ ký email Outlook đẹp có thể nâng cao tính chuyên nghiệp của bạn một cách đáng kể, điều này có thể dẫn đến những hậu quả sâu rộng đối với cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn.

Với sự trợ giúp của bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo, thêm và sửa đổi chữ ký email Outlook, giúp bạn có khả năng tạo ấn tượng tích cực với các liên hệ email của mình.

Thực hành tốt nhất cho chữ ký Email

Để đảm bảo thực hành và quản lý chữ ký email hiệu quả nhất, có một số yếu tố cần được xem xét:

• Giữ cho nó ngắn và hấp dẫn trực quan
• Bao gồm các chi tiết liên lạc cần thiết
• Để thuyết phục người đọc hành động, hãy bao gồm lời kêu gọi hành động (CTA)
• Đảm bảo nó hoạt động trên thiết bị di động
• Sử dụng các biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội với các liên kết
• Tôn trọng kích thước hình ảnh chữ ký email Outlook (giá trị chiều rộng thấp hơn 650px và tối đa 10KB. Khi nó đến sử dụng logo, nên sử dụng kích thước 100x100px)
• Sử dụng dải phân cách và dải phân cách

Đối với chữ ký email Outlook, kích thước hình ảnh sẽ được giữ nguyên rộng trong phạm vi 650 pixel. Nếu bạn không muốn thay đổi kích thước hình ảnh trong chữ ký email Outlook, hãy đảm bảo rằng hình ảnh của bạn không lớn hơn 10KB. Kích thước logo rộng 100 pixel và cao tối đa 100 pixel phù hợp với chữ ký email Outlook.

Mẹo: Nếu bạn muốn có quyền truy cập vào tệp Chữ ký cho ứng dụng email này, điều quan trọng là phải biết vị trí chữ ký email Outlook ở đâu. Để mở thư mục đó, nhấn tổ hợp phím Win + R và nhập đường dẫn sau: 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Giờ đây, chúng tôi đã cập nhật các phương pháp mới nhất, hãy đi sâu vào các bước bạn cần thực hiện.

Cách tạo chữ ký email Outlook

1. Mở tùy chọn chữ ký Outlook

1. Nhấn vào Tin nhắn tùy chọn từ thanh công cụ trên cùng và chọn Chữ ký > Chữ ký.
2. Chọn Thư từ thanh bên trái. Vị trí của tùy chọn sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang trả lời hay tạo một email mới.
3. Tìm Soạn tin nhắn và nhấp vào Chữ ký.

2. Thiết kế chữ ký mới và thêm thông tin liên hệ

Chú thích: Bạn cũng có thể khám phá Mẫu chữ ký email Microsoft Outlook để lấy cảm hứng về chủ đề này.

1. Nhấp chuột Mới theo Chọn Chữ ký để chỉnh sửa và nhập tên cho Chữ ký của bạn.
2. Tạo Chữ ký của bạn dưới Chỉnh sửa chữ ký phần. Đảm bảo sử dụng các tùy chọn để thay đổi phông chữ, màu sắc và kích cỡ hoặc sử dụng Word để tùy chỉnh Chữ ký của bạn bằng cách sử dụng bộ sưu tập chữ ký email, rồi sao chép-dán nó vào hộp văn bản này.
3. Hoàn thành các thông tin được yêu cầu trong Chọn chữ ký mặc định bằng cách thêm tài khoản email và khi Chữ ký tự động xuất hiện (trả lời hoặc chuyển tiếp email). Nếu bạn không muốn kích hoạt tính năng này, hãy để giá trị (none) được đặt và nhấn OK.

3. Bao gồm một liên lạc chuyên nghiệp

Thêm logo hoặc hình ảnh vào Chữ ký để chữ ký email của bạn nổi bật giữa đám đông.

Làm theo các bước sau để làm như vậy:

1. Tạo một tin nhắn mới và chọn Chữ ký > Chữ ký.
2. Chọn Chữ ký bạn muốn sử dụng từ Chọn chữ ký để chỉnh sửa cái hộp.
3. Vui lòng chọn biểu tượng hình ảnh, tìm hình ảnh của bạn và chọn Chèn để thêm nó vào chữ ký.
4. Thay đổi kích thước và cắt hình ảnh của bạn để phù hợp với mong muốn của bạn bằng cách nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Hình ảnh. Bạn có thể sửa đổi kích thước của nó bằng cách sử dụng Kích thước máy chuyển hướng. Đảm bảo kích hoạt Khóa tỷ lệ khung hình tùy chọn để duy trì tỷ lệ tập tin.
5. Sau khi bạn đã hoàn tất quá trình này, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

 Làm cách nào để thêm chữ ký trong Outlook 365?

Cho dù bạn đang thắc mắc về cách tự động thêm chữ ký trong Outlook 365 hay nếu thỉnh thoảng bạn muốn sử dụng chữ ký, bạn có thể tìm thêm thông tin bên dưới:

Thêm chữ ký tự động

Sau khi tạo nó, bạn sẽ muốn đảm bảo chữ ký email của mình hiển thị theo mặc định trên mỗi email mới mà bạn viết.

1. Mở Tùy chọn chữ ký như được mô tả trong Bước 1.
2. Bên dưới Chọn phần chữ ký mặc định, sử dụng danh sách thả xuống và chọn email bạn muốn sử dụng.
3. Chọn Chữ ký mới được tạo và nhấp vào OK để lưu cài đặt.

Thêm chữ ký thủ công

1. Mở một tin nhắn email mới.
2. Nhấp chuột Chữ ký tìm thấy trên Tin nhắn chuyển hướng.
3. Chọn Chữ ký bạn muốn sử dụng từ trình đơn thả xuống.

Cách thay đổi chữ ký email Outlook của bạn

1. Mở Tùy chọn chữ ký bằng cách làm theo phương pháp trong Bước 1.
2. Chọn Chữ ký bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách.
3. Chỉnh sửa nó bằng cách sử dụng các tùy chọn được hiển thị.
4. Nhấp chuột Lưu để áp dụng các cài đặt.

Tùy chỉnh chữ ký cho các tài khoản khác nhau

Bạn có thể thay đổi chữ ký cho từng tài khoản email Outlook nếu bạn có nhiều thiết lập. Điều này cho phép bạn sửa đổi chữ ký của mình dựa trên mục tiêu của email hoặc đối tượng dự kiến.

1. Mở Tùy chọn chữ kývà chọn tài khoản email bạn muốn tùy chỉnh.
2. Chỉnh sửa Chữ ký tương ứng cho phù hợp với nhu cầu mới của bạn.
3. Nhấn vào OK để lưu các thay đổi.
4. Lặp lại quy trình tương tự cho tất cả các email nếu bạn muốn sử dụng nhiều chữ ký tùy chỉnh hơn.

Tóm lại, một chữ ký email mạnh mẽ có thể giúp bạn xây dựng bản sắc doanh nghiệp của mình và khuyến khích giao tiếp tốt hơn.

Chữ ký email Outlook của bạn có thể dễ dàng tạo, thêm và thay đổi bằng cách làm theo hướng dẫn trong bài viết này. Giữ cho giao tiếp của bạn đơn giản, chuyên nghiệp và liên tục trên tất cả các nền tảng bằng cách làm theo các mẹo sau.