Meet Scheduler, dịch vụ mới của Microsoft giúp việc lên lịch họp dễ dàng hơn

Microsoft hôm nay đã công bố tính khả dụng của Trình lập lịch biểu, một dịch vụ mới của Microsoft giúp việc lên lịch cuộc họp dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như “Cortana, vui lòng tìm thời gian gặp mặt vào tuần tới” hoặc “Cortana, vui lòng dành cho chúng tôi 45 phút vào tuần cuối cùng của tháng vào buổi sáng theo giờ Thái Bình Dương và biến nó thành cuộc họp Nhóm. ” Mặc dù Trình lập lịch biểu và Cortana là các dịch vụ độc lập nhưng Cortana đóng vai trò là giao diện người dùng cho Trình lập lịch biểu.

Các tính năng của Bộ lập lịch của Microsoft:

• Tìm thời gian gặp nhau: Cortana sẽ tìm thấy thời điểm phù hợp nhất cho mọi người, cả trong và ngoài tổ chức của bạn.
• Gửi lịch mời: Khi đã tìm thấy thời gian, Cortana sẽ gửi lời mời theo lịch tới tất cả những người tham dự từ email của người tổ chức.
• Phối hợp theo các múi giờ: Cortana hiểu múi giờ. Bởi vì nó hoạt động 24/7 nên nó có thể thương lượng với những người tham dự và tìm ra thời điểm tốt nhất trên các múi giờ khác nhau của họ.
• Gửi email cho người tham dự: Nếu Cortana không tìm được thời gian phù hợp, Cortana sẽ gửi email cho những người tham dự để thương lượng lựa chọn thời gian tốt nhất cho đến khi đạt được thỏa thuận.
• Thêm cuộc họp Microsoft Teams: Cortana có thể lên lịch cuộc họp dưới dạng cuộc họp Microsoft Teams.
• Lên lịch lại các cuộc họp một cách dễ dàng: Xung đột luôn xảy ra, chỉ cần gửi email cho Cortana và yêu cầu lên lịch lại một cuộc họp cụ thể.

Đây là cách Trình lập lịch biểu có thể trợ giúp mọi người:

• Dễ dàng lên lịch cuộc họp với những người trong tổ chức của bạn chỉ bằng một email – Với Trình lập lịch biểu, Cortana có quyền truy cập vào cùng thông tin mà bạn thực hiện khi lên lịch cuộc họp, bao gồm cả tình trạng rảnh/bận Outlook của bạn và đồng nghiệp của bạn mà không cần truy cập vào bất kỳ chi tiết nào khác. Điều này có nghĩa là Cortana biết khi nào bạn và đồng nghiệp của bạn rảnh hay bận và có thể tìm thấy thời gian phù hợp với mọi người mà bạn không cần phải xem xét tình trạng sẵn sàng của mọi người.
• Bỏ qua các email qua lại khi lên lịch cuộc họp với những người bên ngoài tổ chức của bạn – Bộ lập lịch chỉ cung cấp cho Cortana quyền truy cập vào tình trạng rảnh/bận của tổ chức bạn. Để thương lượng thời gian họp với những người bên ngoài tổ chức của bạn, Cortana sẽ đề xuất một vài thời điểm khi bạn có thể tiếp xúc với những người tham dự khác qua email. Những người tham dự bên ngoài tổ chức của bạn có thể chấp nhận thời gian mà Cortana đề xuất hoặc đề xuất thời gian mới qua email. Sau khi đạt được sự đồng thuận, Cortana sẽ gửi lời mời họp tới mọi người.
• Hãy để Cortana quản lý các tình huống phức tạp hơn khi họp với mọi người trong và ngoài tổ chức của bạn – Vì Cortana có quyền truy cập vào tình trạng sẵn sàng rảnh/bận của một số người tham dự, Cortana sẽ tìm thời gian phù hợp với nhóm nhỏ người tham dự đó và sau đó đề xuất những thời gian đó cho những người bên ngoài tổ chức. Sau khi đạt được sự đồng thuận, Cortana sẽ gửi lời mời họp tới mọi người.

Cuối cùng, Microsoft Scheduler là dịch vụ AI đầu tiên có sự trợ giúp của con người trong Microsoft 365. Mặc dù hầu hết các yêu cầu lập lịch trình đều được Cortana hoàn thành tự động nhưng một số trường hợp có thể cần sự trợ giúp của con người. Đây là cách xử lý sự trợ giúp của con người:

Nếu một yêu cầu cần sự trợ giúp của con người, họ sẽ có quyền truy cập vào cuộc hội thoại email từ thời điểm Cortana được thêm vào cuộc hội thoại, dữ liệu Microsoft Graph, tên và email của những người tham gia vào cuộc hội thoại nhưng họ sẽ không có quyền truy cập vào các liên kết cũng không có tệp đính kèm. Ngoài ra, Trình lập lịch biểu sẽ không xử lý các tin nhắn được mã hóa được gửi tới hộp thư Cortana.

nguồn: microsoft