Час є одним із найцінніших і дефіцитних ресурсів, і в дописі в блозі Microsoft докладно описала всі нові інструменти та функції, які постачаються з Microsoft 365, щоб допомогти користувачам керувати цим ресурсом з метою витрачати менше часу на підготовку до зустрічей, захист вашого особистого часу, і організувати свій календар, щоб залишатися збалансованим.

[lwptoc title=”Нові інструменти керування часом Microsoft 365” width=”50%” float=”right”]

Витрачайте менше часу на підготовку до зустрічей

Онлайн-зустрічі та відеодзвінки замінили неформальні розмови в коридорі, заїзди в офіс і навіть деякі соціальні розмови, які ведуть люди. Більше зустрічей також означає більше часу, необхідного для підготовки до них і забезпечення подальших дій. Легкий пошук файлів і електронних листів, необхідних для наради, допоможе вам витрачати менше часу на підготовку до неї.

Meeting Insights в Outlook для Android

Знайдіть потрібну інформацію для ваша зустрічs в одному місце-Meeting Insights містить повідомлення електронної пошти та файли, які можуть бути актуальними для вашої зустрічі прямо в деталях події у вашому календарі, щоб ви могли легко і швидко знайти те, що вам потрібно. 

В Outlook Mobile ви можете знайти Meeting Insights у деталях події.

Краще керування запрошеннями на зустрічі в Outlook

Тепер легше та швидше бачити всі деталі зустрічі прямо у вашій папці "Вхідні". Перемикайтеся між повідомленнями та деталями зустрічі, дивіться список учасників і тих, хто бере участь у зустрічі, і навіть додайте до неї онлайн-зустріч, якщо організатор забув. Більше не потрібно надсилати комусь електронні листи, щоб додати посилання на Teams!

В Outlook в Інтернеті переглядайте повідомлення, деталі зустрічі, відповіді учасників і додавайте онлайн-зустріч прямо зі своєї папки "Вхідні".

Приєднуйтеся до онлайн-зустрічей одним дотиком

Outlook і Teams уже чудово працюють разом але корпорація Майкрософт розуміє, що деякі люди отримують запрошення на зустрічі за допомогою інших служб онлайн-конференцій. Для них Microsoft додала можливість ПРИЄДНАТИСЯ одним дотиком в Outlook Mobile. Тепер, якщо ви отримуєте запрошення від когось, хто користується такими службами, як Zoom або Webex, все, що вам потрібно зробити, це натиснути «Приєднатися», щоб швидко зустрітися з ним онлайн.

Приєднуйтесь одним дотиком до більшості зустрічей із Outlook для Android.

Налаштуйте автоматичне створення всіх ваших зустрічей онлайн

Оскільки більшість людей все ще працюють віддалено, добре завжди мати можливість приєднатися до наради онлайн. Ви можете встановити це як параметр за замовчуванням у мобільній та веб-версії Outlook, щоб ви ніколи не забули знову додати це посилання Teams. Не хвилюйтеся, ви все ще можете забронювати номер.

У налаштуваннях програми Outlook для мобільних пристроїв і Інтернету ви можете вибрати, щоб усі ваші наради створювалися онлайн за замовчуванням.

Бережіть свій особистий час

Стаття від "Майбутнє роботи” згадайте, що концепція робочого дня з 9 до 5 може зникнути, але також дасть людям більш гнучкий графік. Люди працюють у зручний для них час і додають до цього свої особисті та сімейні зобов’язання. Робочі години збільшилися вранці, ввечері та у вихідні, оскільки люди виділяють час протягом робочого дня, щоб зайнятися особистими чи сімейними справами. Оскільки особистий і робочий час і місця розмиваються, а пристрої постійно поруч з вами, вам потрібно переконатися, що час, призначений для ваших особистих справ, враховано.

Додайте особистий календар до робочого облікового запису 

Переконайтеся, що у вас є час для особистих подій, може бути складно, якщо ви ведете два календарі. Тепер, коли ви додаєте особистий календар до Outlook в Інтернеті, час для цих подій відображатиметься як зайнятий (без деталей чи інформації), коли хтось хоче запланувати зустріч з вами за допомогою помічника з планування в Outlook, і ви також можете переглядайте свій особистий календар поряд із робочим або в одному поданні.

Додайте особистий календар, щоб ваші колеги знали, коли ваша справжня доступність.

Легко діліться часовими інтервалами, які відповідають вашим уподобанням

Штучний інтелект в Outlook є ключовою можливістю, яка допоможе вам робити речі швидше та легше. Однією з цих ключових можливостей є запропоновані відповіді, які можна використовувати в Outlook для мобільних пристроїв і в Інтернеті. Незабаром у програмі Outlook Mobile ви побачите пропозиції «Надіслати інформацію про доступність» або «Запланувати зустріч», коли хтось захоче зустрітися з вами.

Незабаром у програмі Outlook Mobile запропоновані відповіді включатимуть простий спосіб поділитися інформацією про вашу доступність.

Плануйте час доставки ваших електронних листів

Оскільки більше людей користуються перевагами гнучких графіків, вони можуть опинитись у стані сортування, відповіді та надсилання електронних повідомлень у нестандартні години. Щоб допомогти людям уникнути необхідності бути «завжди на зв’язку» або турбувати їх під час відпустки, ви можете запланувати доставку електронних листів у кращий час. Створіть свій електронний лист у зручний для вас час і доставте його о 9 ранку або коли вони повернуться з відпустки.

Заплануйте надсилання свого повідомлення пізніше в кращий час, а ваше повідомлення буде надіслано пізніше в кращий час.

Відкладіть повідомлення електронної пошти на потім, коли зможете впоратися з ним

Іноді ви читаєте електронний лист, на який вам потрібно відповісти або вжити заходів, але зараз невідповідний час для цього, або ви не маєте для цього інформації, або, можливо, це пов’язано з чимось, що вам потрібно зробити пізніше. Щоб допомогти вам справлятися з повідомленнями електронної пошти в потрібний час, ви можете відкласти їх, щоб вони знову з’являлися у верхній частині папки «Вхідні», коли вони вам знадобляться. Для цього клацніть правою кнопкою миші повідомлення в Outlook в Інтернеті або проведіть пальцем по повідомленню в Outlook Mobile.

Щоб отримати додаткову допомогу щодо того, як захистити свій особистий час і бути уважним до інших, обов’язково перевірте, що MyAnalytics в Outlook можна зробити.

Керуйте своїм календарем, щоб залишатися збалансованим

Оскільки люди шукають способів підтримувати відчуття благополуччя та бути збалансованими в рамках більш гнучкого робочого графіка, переконайтеся, що ви плануєте свою роботу та виділяєте місце для догляду за собою у своєму календарі. Виконуючи справи у зручний час і плануючи та розставляючи пріоритети у своїх завданнях і перервах у своєму календарі, ви зможете почувати себе більш контрольованим і збалансованим.

Легко створюйте завдання з мобільного повідомлення електронної пошти

Багато повідомлень електронної пошти несуть із собою завдання, і можливість додати їх як завдання допоможе вам ефективніше спланувати свій день і знайти для них час. Усі ваші завдання синхронізовані та доступні Microsoft 365, щоб ви могли створити завдання з Outlook для iOS, а потім керувати ним у Outlook або To Do. Ці нові завдання використовуватимуть ту саму тему електронного листа та включатимуть оригінальний електронний лист і посилання на розмову в Outlook для швидкого використання в To Do.

Легко додайте завдання до To Do з Outlook Mobile.

Виділіть частину повідомлення електронної пошти та додайте її як завдання

Іноді тема електронного листа недостатньо деталізована, щоб створити її як завдання, і Microsoft має бути трохи точнішим, коли Microsoft додає електронний лист як завдання, щоб Microsoft точно знала, що Microsoft має зробити швидко.

Виберіть частину повідомлення, щоб додати, що як завдання повідомлення електронної пошти завжди додається до нього.

Плануйте, коли ваші завдання потрібно виконати заздалегідь

Планування, визначення пріоритетів і забезпечення часу для виконання завдань допоможуть вам залишатися організованими, контролювати свій день і те, що потрібно зробити. У веб-версії Outlook використовуйте «Мій день» у календарі, щоб переконатися, що ви призначаєте час для виконання завдань, важливих у ваш день і тиждень.

Перетягніть завдання з My Day у свій календар, щоб перетворити їх на подію із заблокованим часом і нагадуваннями.

Готуючись до дня, отримайте допомогу від Cortana

Кортана може допомогти вам підготуватися до дня та не відставати від зобов’язань і зустрічей із Інформаційний електронний лист від Cortana. Ви отримаєте персоналізоване повідомлення електронної пошти на початку вашого робочого дня, коли Cortana знайде дієві рекомендації щодо документів, які ви можете переглянути перед зустрічами, і незавершені запити з попередніх електронних листів, на які ви можете звернути увагу. Цей електронний лист також допоможе вам зарезервувати «час для зосередженості» протягом робочого дня для безперервної зосередженої роботи з вимкненими сповіщеннями Microsoft Teams.

Електронна пошта містить персоналізовані рекомендації та дії, які ви можете виконати безпосередньо у своїй папці "Вхідні".

Робіть невелику перерву між зустрічами, зробивши їх коротшими за замовчуванням

У той час, коли навантаження на ваші зустрічі різко зросло, і, ймовірно, буде багато днів зустрічей один за одним, гарною ідеєю може бути невелика перепочинок між ними. У веб-версії Outlook або Outlook для Windows можна налаштувати раннє завершення всіх зустрічей, повернутися на 5–15 хвилин, щоб розтягнутися або випити кави.

Налаштуйте раннє завершення зустрічей і подій за замовчуванням у параметрах календаря в Outlook для Windows і Інтернет.

Наздоганяйте з Play My Emails в Outlook для Android

Сортування вашої поштової скриньки може зайняти багато часу протягом дня, тому чудово, коли ви можете прослухати та відповісти на свою електронну пошту, поки ви зайняті іншими справами. Дозвольте Cortana зачитувати ваші нові повідомлення електронної пошти, щоб ви могли слухати їх без рук, залишатися на зв’язку та швидко дізнаватися, чи хтось змінив ваш календар. Дізнайтеся більше про це тут.

Ви також можете приєднатися до зустрічі Teams з Outlook за допомогою голосових команд.

Оновіть години зустрічі, щоб повідомити колег, коли ви вільні

Оскільки зустрічі продовжують займати значну частину ваших днів, переконайтеся, що ви оновили години зустрічі відповідно до бажаної доступності, щоб колеги отримали найкращу інформацію про вашу доступність для зустрічі. Ви можете налаштувати це в налаштуваннях календаря в Outlook в Інтернеті або в параметрах календаря в Outlook для Windows у розділі «Робочі години».