10 порад щодо керування та безпеки Microsoft Office 365 для вищої освіти

Рекламні

Office 365 став безцінним для організацій, які повинні використовувати цифрові технології, щоб залишатися конкурентоспроможними. Проте коледжі та університети постійно стикаються з проблемами ІТ, оскільки студенти приходять і йдуть. І хоча Microsoft 365 позбавляє ІТ-команди керувати програмним забезпеченням на кожній машині, дистанційне навчання та дистанційна робота створюють більше проблем. Тим не менш, ви можете подолати перешкоди та максимально використовувати переваги Office 365 для вищої освіти.

1. Студенти можуть представляти внутрішні загрози

Вищі навчальні заклади є розсадником хакерської діяльності, оскільки студенти з інформаційних технологій часто вивчають передові ІТ-технології. Студенти часто цікавляться і намагаються побачити, чи можуть вони обійти контроль безпеки. Таким чином, студенти можуть стати потенційною внутрішньою загрозою для хмарної безпеки.

У той час як порушення безпеки з боку інсайдерів рідко наголошуються, дослідження показують, що інсайдерські загрози становлять близько 14% загального числа порушень безпеки. Інсайдери, як правило, більш небезпечні, ніж сторонні, оскільки вони мають привілеї доступу до вашої мережі та системи.

Щоб пом’якшити внутрішні загрози, вам потрібен цілісний підхід до ІТ-безпеки для кращого керування вразливими місцями Office 365. В ідеалі ви повинні знати, що відбувається у вашій мережі, щоб мати справу з підозрілою діяльністю. Експерти з ІТ-безпеки рекомендують впроваджувати достатній контроль доступу та призначати рівні доступу на основі потреб, відповідальності та довіри.

Найголовніше, перед розробкою стратегії безпеки вам слід визначити зовнішні та внутрішні загрози. Ви можете налаштувати системи доступу та попередження про загрози, щоб попереджати вас про підозрілу активність у вашому середовищі Microsoft 365.

2. Керування віддаленими пристроями

Користувачі Microsoft 365 використовують хмарну службу, але найкращі методи безпеки ІТ вимагають послідовної стратегії керування пристроями. Нещодавно Національна безпека та АНБ наказали всім урядовим установам США враховувати версію Windows на своїх пристроях і впроваджувати протоколи виправлення для управління основними вразливими місцями.

Ви можете реалізувати належну стратегію керування пристроями, використовуючи технологічний інструмент для інвентаризації всіх пристроїв, пов’язаних із середовищем Microsoft 365. Як правило, ви повинні знати, які пристрої мають доступ до хмарної служби, версію програмного забезпечення на пристрої та дії, які виконуються на кожному пристрої. Хоча дані надходять з екосистеми Microsoft, ізоляція та консолідація даних для створення звіту може бути виснажливим. Тому вам слід використовувати рішення для моніторингу безпеки, щоб отримати чітку видимість усіх пристроїв, які мають доступ до вашого хмарного середовища.

3. Вирішення хмарних ризиків від дистанційного навчання

Перенесення функцій і процесів вашої організації в хмару створює нові загрози та ризики. Крім того, дистанційне навчання та віддалена робота можуть становити додаткову загрозу до системи. Віддалений доступ дозволяє студентам і співробітникам отримувати доступ до вашої хмарної системи та ресурсів даних. Це також означає, що студенти отримують доступ до хмарної екосистеми через персональні мережі та пристрої.

Хоча керування кількома користувачами BYOD може бути важким, це необхідний крок для забезпечення безпеки та відповідності. В ідеалі, установи повинні впровадити хорошу систему управління ідентифікацією, щоб розуміти, де знаходяться користувачі, і стежити за їхньою діяльністю в хмарі.

4. Вирішення проблем безпеки Microsoft 365

Microsoft 365 зберігає значну кількість конфіденційних інституційних даних. Дані мають бути захищені для захисту конфіденційної інформації та забезпечення відповідності нормативним вимогам. І для більшості користувачів хмари безпека викликає дедалі більше занепокоєння, оскільки зловмисники використовують усі можливі уразливості для здійснення атаки.

Незалежно від рівня компетенції ваших команд із ІТ-безпеки, важливо мати інструмент безпеки, який реєструє всю діяльність у середовищі Office 365 та повідомляє про будь-які невідповідності. Щоразу, коли відбувається подія безпеки, ви можете перевірити журнали, визначити, що сталося, і допомогти своїй команді усунути вразливі місця.

5. Впровадження протоколів управління

ІТ-управління забезпечує ефективне та ефективне використання ІТ-ресурсів, щоб допомогти організаціям досягти своїх цілей. І хоча Office 365 зробив кроки для забезпечення кращого керування додатками для співпраці та продуктивності, Higher Ed IT може покращити вашу позицію керування.

ІТ може допомогти спростити розгортання Microsoft 365 у вашій установі. Як правило, SaaS легше розгорнути, ніж локальні рішення, але ІТ-відділи повинні забезпечити всім користувачам відповідні послуги, навчання, підтримку та безперешкодний доступ.

Оскільки більшість вищих навчальних закладів мають ІТ-відділи з обмеженими бюджетами, управління активами та оптимізація часто є серйозною проблемою. Однак ви можете легко керувати та максимізувати цінність вашого хмарного сервісу за допомогою надійного інструменту керування SaaS, щоб забезпечити безпечний доступ та використання інституційних даних. Замість того, щоб розгортати детальні ІТ-рішення, краще зупинитися на єдиному рішенні, яке забезпечує безперебійну видимість і керування вашими хмарними активами.

6. Прийняття управління змінами, продуктивність для максимізації інвестиційної вартості

Належне управління вищою освітою вимагає ретельного управління ресурсами для досягнення максимальної продуктивності. Статистика показує, що близько 56% ліцензій Office 365 не призначені, неактивні або використовуються недостатньо.

Щоб максимізувати інвестиційну цінність і продуктивність у вашій установі, вам потрібно використовувати весь потенціал Office 365. В ідеалі ви повинні використовувати дані про використання, щоб визначити, які програми найбільше використовуються. Це також змушує ваші команди та студентів використовувати правильний додаток для певної мети.

7. Проблеми з наданням Office 365

Коледжі та університети часто стикаються з проблемами надання та деініціалізації користувачів. А оскільки в школах навчаються тисячі учнів, забезпечення є величезною проблемою. Цикли циклічні і рідко поширюються на навчальний рік.

Хоча все ще важливо підтримувати надання, воно має бути обмежено залежно від того, де перебувають користувачі в процесі шкільної метрики. Замість того, щоб підтримувати повний доступ до послуг, ІТ-команда повинна скасувати надання будь-якого користувача, який більше не потребує послуги.

8. Юридична відповідність

Вищі навчальні заклади, як і будь-які інші організації, повинні миритися з нормативними заходами. Зокрема, Закон FERPA вимагає від шкіл захищати конфіденційні дані учнів. Дотримання вимог стає серйозною проблемою з безпекою та фінансовими наслідками. І хоча випадків порушення даних і штрафних санкцій зростає, ІТ-відділи недостатньо швидко реагують.

Якщо ви не дотримуєтеся найкращих методів кібербезпеки, ваша позиція безпеки слабка. В ідеалі ви повинні дивитися на те, що роблять однолітки, і застосовувати цілісний підхід до безпеки та відповідності. Спробуйте оцінити ефективність вашого Office 365 на основі даних однорангових партнерів і результатів, зосередившись на управлінні конфігурацією, контролі доступу та відповідності.

Більшість агенцій та структур, що відповідають за дотримання вимог, просять журнали даних за певний період часу, але Microsoft може зберігати журнали лише за останні 30 днів. Ви можете використовувати стороннє рішення, яке зберігає ваші дані щонайменше один рік, щоб забезпечити відповідність.

9. Максимізація співпраці, коли ІТ-адміністратори працюють віддалено

Коли Office 365 був вперше випущений, більшість ІТ-адміністраторів були фізично присутні на території кампусу. Але сьогодні більшість команд працюють дистанційно, але все одно повинні виконувати свої адміністративні обов’язки. Якщо всі системні адміністратори знаходяться на місці й несуть виключну відповідальність за надання користувачів і зміну паролів, у вас, ймовірно, виникнуть проблеми. Однак ви можете розподілити обов’язки адміністратора по всій організації за допомогою безпечної та детальної моделі.

Сценарії віддаленої роботи вимагають спеціального доступу, навіть якщо адміністратор знаходиться за милі. Ви можете досягти цього, надавши нові права адміністратора для виконання конкретних завдань у вашому хмарному середовищі. Найважливішим є те, що ви також можете обмежити час, протягом якого нещодавно делегований адміністратор може зберігати привілеї, щоб мінімізувати інциденти безпеки.

10. Керування віртуальними приватними мережами (VPN)

Більшість установ розгортають VPN для підтримки безпечного віддаленого доступу. Але це не завжди може бути правильним. Підтримка VPN може бути неспокійною, оскільки кінцеві користувачі мають різні пристрої, які одночасно запитують доступ.

VPN, як правило, обходять засоби контролю безпеки в Microsoft для аналізу загроз і безпечного доступу. І оскільки VPN діють як бекдор для вашої мережі, вони можуть полегшити доступ до мережі незахищених пристроїв. Схоже, що користувачі надходять із мережі, що ускладнює вашій ІТ-команді визначити IP-адреси, походження та ідентифікатор пристрою, коли трапляється інцидент.

Висновок

Хмарні технології є основною рушійною силою сучасних організацій. Однак розгортання та використання не завжди легкі. І оскільки існує безліч варіантів вирішення питань безпеки Office 365, важливо розробити відповідну стратегію, щоб забезпечити виконання відповідних заходів.