Čas je eden najbolj dragocenih in redkih virov, v objavi v spletnem dnevniku pa je Microsoft podrobno opisal vsa nova orodja in funkcije, ki so priložena Microsoftu 365, ki uporabnikom pomagajo pri upravljanju tega vira, z namenom porabiti manj časa za pripravo na sestanke, varovanje vašega osebnega časa, in organizirate svoj koledar, da ostanete uravnoteženi.

[lwptoc title=”Nova orodja za upravljanje časa Microsoft 365” width=”50%” float=”desno”]

Manj časa porabite za pripravo na sestanke

Spletna srečanja in videoklici so nadomestili neformalne pogovore na hodniku, obiske v pisarni in celo nekatere družabne pogovore ljudi. Več sestankov pomeni tudi več časa, potrebnega za pripravo nanje in zagotovitev nadaljnjih ukrepov. Preprosto iskanje datotek in e-poštnih sporočil, ki jih potrebujete za sestanek, vam lahko pomaga, da porabite manj časa za pripravo na sestanek.

Vpogledi v srečanje v Outlooku za Android

Poiščite informacije, ki jih potrebujete tvoje srečanjes v enem mesto -Meeting Insights prinaša e-poštna sporočila in datoteke, ki lahko relevantno za vaše srečanje neposredno v podrobnosti dogodka v vašem koledarju, tako da lahko preprosto in hitro najdete tisto, kar potrebujete. 

V Outlooku za mobilne naprave lahko najdete vpogled v srečanje v podrobnostih dogodka.

Boljše srečanje vabi upravljanje v Outlooku

Zdaj je lažje in hitreje videti vse podrobnosti sestanka kar v mapi »Prejeto«. Preklapljajte med sporočili in podrobnostmi sestanka, si oglejte seznam udeležencev in kdo se udeležuje sestanka ter mu celo dodajte spletno srečanje, če ga je organizator pozabil. Nič več nekomu pošiljati e-pošte, naj doda povezavo za Teams!

V Outlooku v spletu si oglejte sporočila, podrobnosti sestanka, odgovore udeležencev in dodajte spletno srečanje neposredno iz mape »Prejeto«.

Pridružite se spletnim srečanjem z enim dotikom

Outlook in Teams že odlično sodelujeta vendar Microsoft razume, da nekateri ljudje prejemajo vabila na sestanke na sestanke z uporabo drugih spletnih storitev za sestanke. Zanje je Microsoft dodal izkušnjo JOIN z enim dotikom v Outlooku za mobilne naprave, zdaj če prejmete povabilo od nekoga, ki uporablja storitve, kot sta Zoom ali Webex, morate samo tapniti Pridruži se, da jih hitro srečate na spletu.

Z enim dotikom se pridružite večini sestankov iz Outlooka za Android.

Nastavite, da se vsi sestanki ustvarijo na spletu, samodejno

Ker večina ljudi še vedno dela na daljavo, je dobra praksa, da se vedno lahko pridružite sestanku prek spleta. To lahko nastavite kot privzeto možnost v Outlooku za mobilne naprave in splet, tako da nikoli več ne pozabite dodati te povezave Teams. Ne skrbite, še vedno lahko rezervirate sobo.

V nastavitvah v Outlooku za mobilne naprave in splet lahko izberete, da se vsa srečanja privzeto ustvarijo v spletu.

Zaščitite svoj osebni čas

Vpogledi iz »Prihodnost dela” omeniti, da koncept delovnega dneva od 9 do 5 morda izginja, a ljudem daje tudi bolj prilagodljiv urnik. Ljudje delajo ob urah, ki jim ustrezajo, in k mešanici dodajajo svoje osebne in družinske obveznosti. Delovni čas se je povečal zjutraj, zvečer in ob vikendih, saj si ljudje med delovnikom vzamejo čas za osebne ali družinske zadeve. Ker se osebni in delovni čas ter prostori zameglijo skupaj, naprave pa so ves čas zraven vas, morate poskrbeti, da se upošteva čas, določen za vaše osebne zadeve.

Dodajte osebni koledar v svoj službeni račun 

Poskrbeti, da imate čas za osebne dogodke, je lahko težavno, če imate dva koledarja. Zdaj, ko v Outlook v spletu dodate osebni koledar, bodo časi za te dogodke prikazani kot zaseden (brez podrobnosti ali informacij), ko bo nekdo želel načrtovati sestanek z vami s pomočjo pomočnika za razporejanje v Outlooku, lahko pa tudi oglejte si svoj osebni koledar vzporedno s svojim službenim v enem ali v enem pogledu.

Dodajte osebni koledar, da bodo vaši sodelavci vedeli, kdaj je vaša dejanska razpoložljivost.

Preprosto delite časovne termine, ki ustrezajo vašim željam

AI v Outlooku je ključna zmožnost, ki vam pomaga delati stvari hitreje in lažje. Ena od teh ključnih zmogljivosti so predlagani odgovori, ki jih lahko uporabite v Outlooku za mobilne naprave in splet. Kmalu boste v Outlooku za mobilne naprave videli predloge za pošiljanje razpoložljivosti ali načrtovanje sestanka, ko se nekdo želi sestati z vami.

Kmalu bodo v Outlooku za mobilne naprave predlagani odgovori vključevali preprost način za skupno rabo vaše razpoložljivosti.

Načrtujte, kdaj bodo vaša e-poštna sporočila dostavljena

Ker več ljudi izkoristi prilagodljive urnike, se lahko znajdejo v razvrščanju, odgovarjanju in pošiljanju e-poštnih sporočil ob nenavadnih urah. Da bi se ljudem izognili, da bi morali biti »vedno vklopljeni« ali jih motiti med počitnicami, lahko načrtujete, da bodo vaša e-poštna sporočila dostavljena ob boljšem času. Sestavite svoj e-poštni naslov ob času, ki vam ustreza, in ga dostavite ob 9. uri zjutraj ali ko se vrnejo z dopusta.

Načrtujte, da bo vaše sporočilo poslano pozneje ob boljšem času e, da bo vaše sporočilo poslano pozneje ob boljšem času.

Preložite e-poštno sporočilo za pozneje, ko ga boste lahko obravnavali

Včasih preberete e-pošto, na katero morate odgovoriti ali ukrepati, vendar preprosto ni pravi čas za to ali pa nimate informacij za to, ali pa je morda povezano z nečim, kar morate storiti pozneje. Da bi vam pomagali pri obravnavi e-poštnih sporočil ob pravem času, jih lahko preložite, tako da so spet na vrhu mape »Prejeto«, ko jih potrebujete. To storite tako, da z desno tipko miške kliknete sporočilo v Outlooku v spletu ali povlečete po sporočilu v Outlooku za mobilne naprave.

Za dodatno pomoč o tem, kako zaščititi svoj osebni čas in biti pozoren na druge, preverite, kaj MyAnalytics v Outlooku lahko.

Upravljajte svoj koledar, da ostanete uravnoteženi

Ker ljudje iščejo načine za ohranjanje občutka dobrega počutja in uravnoteženosti v bolj prilagodljivem delovnem urniku, je ključnega pomena, da načrtujete svoje delo in v koledar pustite prostor za samooskrbo. Če stvari opravite ob primernem času in poskrbite, da načrtujete in date prednost svojim nalogam in odmorom v koledarju, vam lahko pomaga, da se počutite bolj pod nadzorom in uravnoteženo.

Preprosto ustvarite nalogo iz mobilnega e-poštnega sporočila

Veliko e-poštnih sporočil nosi s seboj določeno dejanje in možnost, da jih dodate kot nalogo, vam pomaga učinkoviteje načrtovati svoj dan in si vzeti čas zanje. Vsa vaša opravila so sinhronizirana in na voljo povsod Microsoft 365, tako da lahko ustvarite opravilo iz Outlooka za iOS in ga nato upravljate v Outlooku ali Opravilu. Ta nova opravila bodo uporabljala isto zadevo e-pošte in vključevala izvirno e-pošto in povezavo do pogovora v Outlooku za hitro sklicevanje na opravila.

Preprosto dodajte opravilo v opravilo iz Outlooka za mobilne naprave.

Označite del e-poštnega sporočila in ga dodajte kot opravilo

Včasih tema e-poštnega sporočila ni dovolj podrobna, da bi bila ustvarjena kot naloga, in Microsoft mora biti nekoliko bolj natančen, ko Microsoft doda e-pošto kot nalogo, tako da Microsoft natančno ve, kaj mora Microsoft hitro narediti.

Izberite del sporočila, da dodate kot nalogo, da mu je e-poštno sporočilo vedno priloženo.

Načrtujte, kdaj je treba svoje naloge dokončati vnaprej

Načrtovanje, določanje prednostnih nalog in zagotavljanje, da blokirate čas za dokončanje nalog, vam lahko pomagajo ostati organizirani, nadzorovati svoj dan in kaj je treba storiti. V Outlooku v spletu uporabite Moj dan v koledarju, da zagotovite, da si dodelite čas za dokončanje opravil, ki so pomembna v vašem dnevu in tednu.

Povlecite in spustite opravilo iz Mojega dne v svoj koledar, da ga spremenite v dogodek z blokiranim časom in opomniki.

Pri pripravi na dan poiščite pomoč od Cortane

Cortana vam lahko pomaga pripraviti se na dan in ostati na tekočem z obveznostmi in sestanki z Informacijska e-pošta iz Cortane. Prilagojeno e-poštno sporočilo boste prejeli blizu začetka delovnega dneva, ko Cortana najde uporabna priporočila dokumentov, ki jih lahko pregledate pred vašimi sestanki, in čakajoče zahteve iz prejšnjih e-poštnih sporočil, ki jih boste morda želeli nadaljevati. To e-poštno sporočilo vam bo prav tako olajšalo rezervacijo »časa osredotočenosti« med delovnim dnevom za nemoteno osredotočeno delo z utišanimi obvestili Microsoft Teams.

E-poštno sporočilo z informacijami vsebuje prilagojena priporočila in dejanja, ki jih lahko izvedete neposredno v mapi »Prejeto«.

Med sestanki si privoščite kratek odmor, tako da jih privzeto skrajšate

V času, ko je vaša obremenitev na sestankih narasla do neba in boste verjetno imeli veliko zaporednih sestankov, bi bila lahko dobra ideja, da si med seboj malo oddahnete. V Outlooku v spletu ali Outlooku za Windows lahko nastavite, da se vsa srečanja končajo zgodaj, se vrnete 5–15 minut, da se raztegnete ali si privoščite kavo.

Nastavite sestanke in dogodke tako, da se privzeto končajo predčasno v nastavitvah koledarja v Outlooku za Windows in splet.

Upoštevajte Play My Emails v Outlooku za Android

Preizkušanje mape »Prejeto« vam lahko vzame čas, zato je super, če lahko poslušate in odgovarjate na svojo e-pošto, medtem ko ste zaposleni z drugimi stvarmi. Naj Cortana prebere vaša nova e-poštna sporočila, da boste lahko prostoročno poslušali, ostali povezani in hitro izvedeli, ali je kdo spremenil vaš koledar. Več o tem tukaj.

Sestanku Teams se lahko pridružite tudi iz Outlooka z glasovnimi ukazi.

Posodobite ure sestankov, da bodo sodelavci vedeli, kdaj ste dosegljivi

Ker sestanki še naprej zavzemajo velik del vaših dni, poskrbite, da boste svoje ure sestankov posodobili tako, da bodo ustrezali želeni razpoložljivosti, tako bodo imeli sodelavci najboljše informacije o vaši razpoložljivosti za srečanje. To lahko nastavite v nastavitvah koledarja v Outlooku v spletu ali v možnostih koledarja v Outlooku za Windows v razdelku »Delovni čas«.