10 советов по управлению и безопасности Microsoft Office 365 для высшего образования

Спонсоров

Office 365 стал бесценным для организаций, которым необходимо внедрить цифровые технологии, чтобы оставаться конкурентоспособными. Однако колледжи и университеты постоянно сталкиваются с проблемами в области ИТ, поскольку студенты приходят и уходят. И хотя Microsoft 365 избавляет ИТ-специалистов от необходимости управлять программным обеспечением на каждом компьютере, требования к дистанционному обучению и удаленной работе создают больше проблем. Тем не менее вы можете преодолеть препятствия и максимально использовать преимущества Office 365 для высшего образования.

1. Учащиеся могут представлять внутренние угрозы

Высшие учебные заведения являются рассадником хакерской деятельности, поскольку студенты, изучающие информационные технологии, часто изучают передовые ИТ-технологии. Студенты часто проявляют любопытство и пытаются посмотреть, смогут ли они обойти контроль безопасности. Таким образом, студенты могут стать потенциальной внутренней угрозой для облачной безопасности.

Хотя нарушения безопасности со стороны инсайдеров редко выделяются, исследования показывают, что внутренние угрозы составляют около 14% от общего числа нарушений безопасности. Инсайдеры, как правило, более опасны, чем посторонние, поскольку у них есть права доступа к вашей сети и системе.

Чтобы уменьшить внутренние угрозы, вам нужен целостный подход к ИТ-безопасности для более эффективного управления уязвимостями Office 365. В идеале вы должны быть в курсе того, что происходит в вашей сети, чтобы справляться с подозрительными действиями. Эксперты по ИТ-безопасности рекомендуют реализовать достаточный контроль доступа и назначать уровни доступа на основе потребностей, обязанностей и доверия.

Самое главное, вы должны определить внешние и внутренние угрозы, прежде чем разрабатывать свою стратегию безопасности. Вы можете настроить системы оповещения о доступе и угрозах, чтобы предупреждать вас о подозрительных действиях в вашей среде Microsoft 365.

2. Управление удаленными устройствами

Пользователи Microsoft 365 используют облачную службу, но передовые методы ИТ-безопасности требуют согласованной стратегии управления устройствами. Недавно Министерство национальной безопасности и АНБ приказало всем правительственным учреждениям США учитывать версию Windows на своих устройствах и внедрить протоколы исправления для устранения основных уязвимостей.

Вы можете реализовать правильную стратегию управления устройствами, используя технологический инструмент для инвентаризации всех устройств, связанных с вашей средой Microsoft 365. Как правило, вы должны знать, какие устройства имеют доступ к облачной службе, версию программного обеспечения на устройстве и действия, выполняемые на каждом устройстве. Хотя данные поступают из экосистемы Microsoft, изоляция и консолидация данных для создания отчета может быть утомительной. Поэтому вам следует использовать решение для мониторинга безопасности, чтобы получить четкое представление обо всех устройствах, имеющих доступ к вашей облачной среде.

3. Управление облачными рисками, связанными с дистанционным обучением

Перенос функций и процессов вашей организации в облако создает новые угрозы и риски. Кроме того, дистанционное обучение и удаленная работа могут представлять дополнительные угрозы к системе. Удаленный доступ позволяет учащимся и сотрудникам получать доступ к вашей облачной системе и ресурсам данных. Это также означает, что учащиеся получают доступ к облачной экосистеме через личные сети и устройства.

Хотя управление несколькими пользователями BYOD может быть утомительным, это необходимый шаг для обеспечения безопасности и соответствия требованиям. В идеале учреждения должны внедрить хорошую систему управления идентификацией, чтобы понимать, где находятся пользователи, и следить за их действиями в облаке.

4. Устранение сбоев безопасности Microsoft 365

Microsoft 365 хранит значительный объем конфиденциальных институциональных данных. Данные должны быть защищены для защиты конфиденциальной информации и соблюдения нормативных требований. И для большинства пользователей облачных сред безопасность становится все более серьезной проблемой, поскольку злоумышленники используют все мыслимые уязвимости для проведения атаки.

Независимо от уровня компетенции ваших групп ИТ-безопасности важно иметь инструмент безопасности, который регистрирует все действия в среде Office 365 и сообщает о любых несоответствиях. Всякий раз, когда происходит событие безопасности, вы можете проверить журналы, определить, что произошло, и помочь своей команде устранить уязвимости.

5. Внедрение протоколов управления

Управление ИТ обеспечивает эффективное и действенное использование ИТ-ресурсов, чтобы помочь организациям достичь своих целей. И хотя Office 365 предпринял шаги по улучшению управления приложениями для совместной работы и повышения производительности, ИТ-специалисты высшего образования могут улучшить ваше управление.

ИТ-отдел может помочь оптимизировать развертывание Microsoft 365 в вашем учреждении. Как правило, SaaS проще в развертывании, чем решения на месте, но ИТ-отделы должны обеспечить всем пользователям соответствующие услуги, обучение, поддержку и беспрепятственный доступ.

Поскольку в большинстве высших учебных заведений есть ИТ-отделы с ограниченным бюджетом, управление активами и оптимизация часто являются серьезной проблемой. Тем не менее, вы можете легко управлять и максимизировать ценность вашего облачного сервиса с помощью надежного инструмента управления SaaS, чтобы обеспечить безопасный доступ и использование институциональных данных. Вместо развертывания разрозненных ИТ-решений лучше выбрать единое решение, обеспечивающее полную видимость и управление вашими облачными активами.

6. Принятие управления изменениями, повышение производительности для максимизации инвестиционной ценности

Надлежащее управление высшим образованием требует тщательного управления ресурсами для максимизации производительности. Статистика показывает, что около 56% лицензий Office 365 не назначены, неактивны или используются недостаточно.

Чтобы максимизировать инвестиционную ценность и производительность в вашем учреждении, вам необходимо использовать весь потенциал Office 365. В идеале вы должны использовать данные об использовании, чтобы определить, какие приложения используются чаще всего. Это также заставляет ваши команды и студентов использовать правильное приложение для конкретной цели.

7. Проблемы с предоставлением Office 365

Колледжи и университеты часто сталкиваются с проблемами инициализации и деинициализации пользователей. А поскольку в школах учатся тысячи учеников, подготовка — огромная проблема. Циклы цикличны и редко распределяются по всему учебному году.

Хотя по-прежнему важно поддерживать подготовку, ее следует ограничивать в зависимости от того, на какой стадии школьного процесса метрики находятся пользователи. Вместо того, чтобы поддерживать полный доступ к службам, ИТ-команда должна отменить предоставление любого пользователя, которому больше не нужна служба.

8. Соблюдение правовых норм

Вузы должны мириться с регулятивными мерами, как и любая другая организация. В частности, Закон FERPA требует, чтобы школы защищали конфиденциальные данные учащихся. Соответствие становится огромной проблемой с безопасностью и финансовыми последствиями. И хотя количество случаев утечки данных и штрафов растет, ИТ-отделы не реагируют достаточно быстро.

Если вы не соблюдаете передовые методы кибербезопасности, ваша безопасность слаба. В идеале вы должны следить за тем, что делают коллеги, и применять целостный подход к безопасности и соответствию требованиям. Попробуйте оценить, как работает ваш Office 365, на основе данных и оценок коллег, сосредоточив внимание на управлении конфигурацией, элементах управления доступом и соответствии требованиям.

Большинство агентств и структур, отвечающих за соответствие требованиям, запрашивают журналы данных за определенный период времени, но Microsoft может хранить журналы только за последние 30 дней. Вы можете использовать стороннее решение, которое хранит ваши данные не менее одного года, чтобы обеспечить соответствие требованиям.

9. Максимальное сотрудничество, когда ИТ-администраторы работают удаленно

Когда Office 365 был впервые выпущен, большинство ИТ-администраторов физически присутствовали в кампусе. Но сегодня большинство команд работают удаленно, но им все равно нужно выполнять свои административные обязанности. Если все системные администраторы находятся на месте и несут исключительную ответственность за инициализацию пользователей и смену паролей, скорее всего, у вас возникнут проблемы. Однако вы можете распределить обязанности администратора по всей организации, используя безопасную и детализированную модель.

Сценарии удаленной работы требуют специального доступа, даже если администратор находится далеко. Этого можно добиться, предоставив новые права администратора для выполнения определенных задач в облачной среде. Что наиболее важно, вы также можете ограничить время, в течение которого недавно делегированный администратор может сохранять привилегии, чтобы свести к минимуму инциденты безопасности.

10. Управление виртуальными частными сетями (VPN)

Большинство учреждений развертывают VPN для поддержки безопасного удаленного доступа. Но это не всегда может быть правильным поступком. Поддержка VPN может быть беспокойной, поскольку у конечных пользователей есть разные устройства, которые одновременно запрашивают доступ.

VPN, как правило, обходят элементы управления безопасностью в Microsoft для анализа угроз и безопасного доступа. А поскольку виртуальные частные сети действуют как черный ход в вашей сети, они могут облегчить доступ к сети с незащищенных устройств. Похоже, что пользователи приходят из сети, что затрудняет для вашей ИТ-команды определение IP-адресов, источников и идентификаторов устройств при возникновении инцидента.

Заключение

Облачные технологии являются основной движущей силой современных организаций. Однако развертывание и использование не всегда просты. А поскольку существует множество вариантов обеспечения безопасности Office 365, важно разработать подходящую стратегию, которая обеспечит реализацию соответствующих мер.