10 sfaturi de management și securitate Microsoft Office 365 pentru învățământul superior

Sponsorizat

Office 365 a devenit de neprețuit pentru organizațiile care trebuie să adopte tehnologia digitală pentru a rămâne competitive. Cu toate acestea, colegiile și universitățile se confruntă cu provocări IT constante, deoarece studenții vin și pleacă. Și în timp ce Microsoft 365 elimină nevoia ca echipele IT să gestioneze software-ul pe fiecare mașină, învățarea la distanță și mandatele de lucru la distanță ridică mai multe provocări. Cu toate acestea, puteți depăși obstacolele și puteți maximiza beneficiile Office 365 pentru învățământul superior.

1. Studenții pot prezenta amenințări interne

Instituțiile de învățământ superior sunt un focar pentru activități de hacking, deoarece studenții de tehnologia informației învață adesea tehnici IT avansate. Elevii devin adesea curioși și încearcă să vadă dacă pot ocoli controalele de securitate. Ca atare, studenții pot deveni o potențială amenințare la adresa securității în cloud.

În timp ce încălcările de securitate de la persoane din interior sunt rareori accentuate, studiile arată că amenințările din interior reprezintă aproximativ 14% din totalul încălcărilor de securitate. Persoanele din interior tind să fie mai periculoși decât cei din afară, deoarece au privilegii de acces la rețeaua și sistemul dvs.

Pentru a atenua amenințările interne, aveți nevoie de o abordare holistică a securității IT pentru o gestionare mai bună a vulnerabilităților Office 365. În mod ideal, ar trebui să fii conștient de ceea ce se întâmplă în rețeaua ta pentru a face față activităților suspecte. Experții în securitate IT recomandă implementarea unor controale de acces suficiente și atribuirea nivelurilor de acces în funcție de nevoi, responsabilități și încredere.

Cel mai important, ar trebui să identificați amenințările externe și interne înainte de a vă dezvolta strategia de securitate. Puteți configura sisteme de alertă de acces și amenințări pentru a vă avertiza ori de câte ori există activitate suspectă în mediul dumneavoastră Microsoft 365.

2. Gestionarea dispozitivelor de la distanță

Utilizatorii Microsoft 365 folosesc un serviciu cloud, dar cele mai bune practici de securitate IT necesită o strategie coerentă de gestionare a dispozitivelor. Recent, Homeland Security și NSA au ordonat tuturor agențiilor guvernamentale americane să țină cont de versiunea Windows pe dispozitivele lor și să implementeze protocoale de corecție pentru a gestiona vulnerabilitățile majore.

Puteți implementa o strategie adecvată de gestionare a dispozitivelor folosind un instrument tehnologic pentru a inventaria toate dispozitivele conectate la mediul dumneavoastră Microsoft 365. De obicei, ar trebui să știți ce dispozitive accesează serviciul cloud, versiunea software de pe dispozitiv și activitățile efectuate pe fiecare dispozitiv. În timp ce datele provin din ecosistemul Microsoft, izolarea și consolidarea datelor pentru a genera un raport poate fi plictisitoare. Prin urmare, ar trebui să utilizați o soluție de monitorizare a securității pentru a obține o vizibilitate clară a tuturor dispozitivelor care accesează mediul dvs. cloud.

3. Gestionarea riscurilor cloud din învățământul la distanță

Mutarea funcțiilor și proceselor organizației dvs. în cloud introduce noi amenințări și riscuri. În plus, învățarea la distanță și munca la distanță pot reprezenta amenințări suplimentare la sistem. Accesul de la distanță permite studenților și angajaților să acceseze sistemul dvs. cloud și activele de date. De asemenea, înseamnă că studenții accesează ecosistemul cloud prin rețele și dispozitive personale.

Deși gestionarea mai multor utilizatori BYOD poate fi agitată, este un pas necesar pentru a asigura securitatea și conformitatea. În mod ideal, instituțiile ar trebui să implementeze un sistem bun de gestionare a identității pentru a înțelege unde se află utilizatorii și pentru a urmări activitățile lor pe cloud.

4. Tratarea erorilor de securitate Microsoft 365

Microsoft 365 stochează o cantitate semnificativă de date instituționale sensibile. Datele trebuie securizate pentru a proteja informațiile sensibile și pentru a garanta conformitatea cu reglementările. Și pentru majoritatea utilizatorilor de cloud, securitatea este o preocupare din ce în ce mai mare, deoarece actorii de amenințări rău intenționați profită de toate vulnerabilitățile imaginabile pentru a executa un atac.

Indiferent de nivelurile de competență ale echipelor dumneavoastră de securitate IT, este important să aveți un instrument de securitate care să înregistreze toată activitatea din mediul Office 365 și să raporteze orice inconsecvență. Ori de câte ori are loc un eveniment de securitate, puteți verifica jurnalele, puteți determina ce s-a întâmplat și puteți ajuta echipa să abordeze vulnerabilitățile.

5. Implementarea Protocoalelor de Guvernare

Guvernanța IT asigură utilizarea eficientă și eficientă a resurselor IT pentru a ajuta organizațiile să-și atingă obiectivele. Și, în timp ce Office 365 a luat măsuri pentru asigurarea unei guvernări mai bune a aplicațiilor de colaborare și productivitate, IT-ul superior vă poate îmbunătăți postura de guvernare.

IT poate ajuta la eficientizarea implementării Microsoft 365 în instituția dvs. De obicei, SaaS este mai ușor de implementat decât soluțiile la fața locului, dar departamentele IT ar trebui să se asigure că toți utilizatorii au serviciile adecvate, instruirea, suportul și accesul fără probleme.

Deoarece majoritatea instituțiilor de învățământ superior au departamente IT cu bugete limitate, gestionarea activelor și optimizarea sunt adesea o preocupare majoră. Cu toate acestea, puteți gestiona și maximiza cu ușurință valoarea serviciului dvs. cloud cu un instrument de management SaaS de încredere pentru a asigura accesul și utilizarea în siguranță a datelor instituționale. În loc să implementați soluții IT granulare, cel mai bine este să vă alegeți o singură soluție care să ofere vizibilitate și gestionare perfectă a activelor dvs. din cloud.

6. Adoptarea managementului schimbării, productivitatea pentru a maximiza valoarea investiției

O guvernare adecvată a învățământului superior necesită un management meticulos al resurselor pentru a maximiza productivitatea. Statisticile arată că aproximativ 56% din licențele Office 365 sunt nealocate, inactive sau subutilizate.

Pentru a maximiza valoarea investiției și productivitatea în instituția dvs., trebuie să utilizați întregul potențial al Office 365. În mod ideal, ar trebui să utilizați datele de utilizare pentru a determina care aplicații sunt cele mai utilizate. Acest lucru face, de asemenea, ca echipele și studenții dvs. să folosească aplicația potrivită pentru un anumit scop.

7. Provocările legate de furnizarea Office 365

Colegiile și universitățile se confruntă adesea cu provocările legate de furnizarea și deprovisionarea utilizatorilor. Și din moment ce școlile se ocupă cu mii de studenți, aprovizionarea este o provocare uriașă. Ciclurile sunt ciclice și sunt rareori răspândite pe parcursul anului universitar.

Deși este încă important să se mențină aprovizionarea, aceasta ar trebui să fie limitată în funcție de locul în care se află utilizatorii în procesul de măsurare a școlii. În loc să mențină accesul deplin la servicii, echipa IT ar trebui să dezprovizeze orice utilizator care nu mai are nevoie de un serviciu.

8. Conformitate legală

Instituțiile de învățământ superior trebuie să suporte măsuri de reglementare la fel ca orice altă organizație. Mai exact, Legea FERPA cere școlilor să protejeze datele sensibile ale elevilor. Conformitatea devine o problemă uriașă cu implicații financiare și de securitate. Și deși există tot mai multe incidente de încălcare a datelor și sancțiuni, departamentele IT nu sunt suficient de rapide în răspunsul lor.

Dacă nu respectați cele mai bune practici de securitate cibernetică, postura dvs. de securitate este slabă. În mod ideal, ar trebui să vă uitați la ceea ce fac colegii și să adoptați o abordare holistică a securității și conformității. Încercați să evaluați cum funcționează Office 365 pe baza datelor și a scorurilor de la egal la egal, concentrându-vă pe gestionarea configurației, controalele accesului și conformitatea.

Cele mai multe agenții și cadre de conformitate solicită jurnalele de date pentru un anumit interval de timp, dar Microsoft poate păstra jurnalele doar pentru ultimele 30 de zile. Puteți utiliza o soluție terță parte care vă stochează datele timp de cel puțin un an pentru a asigura conformitatea.

9. Maximizarea colaborării atunci când administratorii IT lucrează de la distanță

Când Office 365 a fost lansat pentru prima dată, majoritatea administratorilor IT erau prezenți fizic în campus. Însă astăzi, majoritatea echipelor lucrează de la distanță, dar încă trebuie să își îndeplinească sarcinile administrative. Dacă toți administratorii de sistem sunt la fața locului și sunt exclusiv responsabili pentru furnizarea de utilizatori și schimbarea parolelor, este posibil să aveți o problemă. Cu toate acestea, puteți distribui responsabilitățile de administrare în întreaga organizație folosind un model securizat și granular.

Scenariile de lucru la distanță necesită acces specific chiar și atunci când administratorul este la kilometri distanță. Puteți realiza acest lucru acordând noi privilegii de administrator pentru a efectua anumite sarcini în mediul dvs. cloud. Cel mai important, puteți limita, de asemenea, cât de mult timp un administrator nou-delegat poate păstra privilegiile pentru a minimiza incidentele de securitate.

10. Gestionarea rețelelor private virtuale (VPN)

Majoritatea instituțiilor implementează VPN-uri pentru a sprijini accesul securizat de la distanță. Dar s-ar putea să nu fie întotdeauna lucrul corect de făcut. Sprijinirea unui VPN poate fi agitată, deoarece utilizatorii finali au dispozitive disparate care solicită acces simultan.

VPN-urile tind să ocolească controalele de securitate din cadrul Microsoft pentru informații despre amenințări și acces sigur. Și deoarece VPN-urile acționează ca o ușă în spate pentru rețeaua dvs., ele pot facilita accesul la rețea de către dispozitive nesigure. Utilizatorii par să provină din interiorul rețelei, ceea ce face dificil pentru echipa dumneavoastră IT să identifice adresele IP, originile și identitatea dispozitivului atunci când are loc un incident.

Concluzie

Tehnologia cloud este o forță motrice majoră pentru organizațiile moderne. Cu toate acestea, implementarea și utilizarea nu sunt întotdeauna ușoare. Și, deoarece există numeroase opțiuni atunci când abordați securitatea Office 365, este important să dezvoltați o strategie adecvată pentru a vă asigura că implementați măsurile adecvate.