Tid er en av de mest verdifulle og knappe ressursene, og i et blogginnlegg har Microsoft detaljert alle de nye verktøyene og funksjonene som følger med Microsoft 365 for å hjelpe brukere med å administrere denne ressursen, med sikte på bruke mindre tid på å forberede møter, beskytte din personlige tid, og organisere kalenderen din for å holde deg balansert.

[lwptoc title=”Nye Microsoft 365 Time Management Tools” width=”50%” float=”right”]

Bruk mindre tid på å forberede møter

Nettmøter og videosamtaler har erstattet de uformelle gangsamtalene, kontorets drop-ins og til og med noen av de sosiale samtalene folk har. Flere møter betyr også mer tid som trengs for å forberede seg på dem og sikre oppfølging. Å enkelt finne filene og e-postene du trenger for et møte kan hjelpe deg med å bruke mindre tid på å forberede det.

Meeting Insights i Outlook for Android

Finn informasjonen du trenger møtet ditts i ett plass-Meeting Insights bringer e-postmeldinger og filer som kan være relevant for møtet ditt rett inn i hendelsesdetaljene i kalenderen din, slik at du enkelt og raskt kan finne det du trenger. 

I Outlook mobil kan du finne Meeting Insights i hendelsesdetaljene.

Bedre møteinvitasjonsledelse i Outlook

Nå er det enklere og raskere å se alle detaljene for et møte rett i innboksen din. Bytt mellom meldinger og møtedetaljer, se deltakerlisten og hvem som deltar på møtet, og til og med legg til et nettmøte hvis arrangøren har glemt det. Ikke mer å sende e-post til noen for å legge til en Teams-lenke!

I Outlook på nettet kan du se meldinger, møtedetaljer, deltakernes svar og legge til et nettmøte direkte fra innboksen din.

Bli med på nettmøter med ett trykk

Outlook og Teams fungerer allerede utmerket sammen men Microsoft forstår at noen mottar møteinvitasjoner til møter ved hjelp av andre nettbaserte møtetjenester. For dem har Microsoft lagt til en JOIN-opplevelse med ett trykk i Outlook mobil, nå hvis du får en invitasjon fra noen som bruker tjenester som Zoom eller Webex, er alt du trenger å gjøre å trykke på Bli med for raskt å møte dem online.

Bli med på de fleste møter fra Outlook for Android med ett trykk.

Angi at alle møtene dine skal opprettes online, automatisk

Siden de fleste fortsatt jobber eksternt, er det en god praksis å alltid ha muligheten til å bli med på et møte online. Du kan angi dette som standardalternativ i Outlook mobil og web, slik at du aldri glemmer å legge til Teams-lenken igjen. Ikke bekymre deg, du kan fortsatt bestille et rom også.

I Innstillinger i Outlook mobil og nett kan du velge at alle møtene dine skal opprettes online som standard.

Beskytt din personlige tid

Innsikt fra "Arbeidets fremtid” nevne at konseptet med 9 til 5 arbeidsdager kan forsvinne, men også gi folk en mer fleksibel timeplan. Folk jobber på timene som passer for dem og legger til deres personlige og familiemessige forpliktelser til blandingen. Arbeidstiden har økt om morgenen, kvelden og i helgene ettersom folk tar seg tid i løpet av arbeidsdagen til å ta seg av personlige eller familiesaker. Ettersom personlige timer og arbeidstider og mellomrom uskarpes og enheter er ved siden av deg hele tiden, må du sørge for at tiden som er satt for dine personlige saker blir tatt hensyn til.

Legg til din personlige kalender på jobbkontoen din 

Å sørge for at du har tid til dine personlige arrangementer kan være vanskelig hvis du har to kalendere. Nå når du legger til en personlig kalender i Outlook på nettet, vil tidspunktene for disse hendelsene vises som opptatt (uten detaljer eller informasjon) når noen ønsker å planlegge et møte med deg ved hjelp av planleggingsassistenten i Outlook, og du kan også se din personlige kalender side ved side til arbeidet ditt én eller i én visning.

Legg til en personlig kalender slik at kollegene dine vet når din virkelige tilgjengelighet er.

Del enkelt tidsluker som passer dine preferanser

AI i Outlook er en nøkkelfunksjon for å hjelpe deg å gjøre ting raskere og enklere. En av disse nøkkelfunksjonene er foreslåtte svar, som du kan bruke i Outlook mobil og web. Snart i Outlook mobil vil du se forslag om å sende tilgjengelighet eller avtale møte når noen vil møte deg.

Snart i Outlook mobil vil foreslåtte svar inkludere en enkel måte å dele tilgjengeligheten din på.

Planlegg når e-postene dine er levert

Ettersom flere mennesker drar nytte av fleksible tidsplaner, kan de finne seg selv i triaging, svare og sende e-postmeldinger på uvanlige tidspunkter. For å hjelpe folk å unngå behovet for å være "alltid på" eller plage dem i ferier, kan du planlegge at e-postene dine skal leveres på et bedre tidspunkt. Skriv e-posten din på det tidspunktet som passer deg og få den levert kl. 9 eller når de er tilbake fra ferie.

Planlegg at meldingen din skal sendes senere på et bedre tidspunkt e meldingen din skal sendes senere på et bedre tidspunkt.

Utsett en e-postmelding til senere når du kan håndtere den

Noen ganger leser du en e-post som du trenger å svare på eller gjøre noe med, men det er bare ikke rett tidspunkt for det, eller du har ikke informasjonen for det, eller kanskje det er relatert til noe du må gjøre senere. For å hjelpe deg med å håndtere e-postmeldinger til rett tid, kan du slumre dem slik at de er tilbake øverst i innboksen når du trenger dem. Gjør dette ved å høyreklikke på meldingen i Outlook på nettet eller sveipe på meldingen i Outlook mobil.

For ytterligere hjelp om hvordan du kan beskytte din personlige tid og være oppmerksom på andre, sørg for å sjekke hva MyAnalytics i Outlook kan gjøre.

Administrer kalenderen din for å holde deg balansert

Når folk leter etter måter å opprettholde en følelse av velvære og å være balansert innenfor en mer fleksibel arbeidsplan, er det viktig å sørge for at du planlegger arbeidet ditt og gir plass til egenomsorg i kalenderen din. Å få ting gjort på et passende tidspunkt og sørge for at du planlegger og prioriterer oppgaver og pauser i kalenderen din, kan hjelpe deg med å føle deg mer i kontroll og balansert.

Lag enkelt en oppgave fra en mobil e-postmelding

Mange e-postmeldinger har et handlingselement med seg, og å kunne legge dem til som en oppgave hjelper deg med å planlegge dagen mer effektivt og få tid til dem. Alle oppgavene dine er synkronisert og tilgjengelig på tvers Microsoft 365, slik at du kan opprette en oppgave fra Outlook for iOS og deretter administrere den i Outlook eller To Do. Disse nye oppgavene vil bruke samme e-postemne og inkludere den originale e-posten og en lenke til samtalen i Outlook for rask referanse fra To Do.

Legg enkelt til en oppgave til å gjøre fra Outlook mobil.

Marker en del av en e-postmelding og legg den til som en oppgave

Noen ganger er emnet for en e-post ikke detaljert nok til å opprettes som en oppgave, og Microsoft må være litt mer spesifikk når Microsoft legger til en e-post som en oppgave, slik at Microsoft vet nøyaktig hva Microsoft trenger å gjøre raskt.

Velg en del av meldingen for å legge til at e-postmeldingen alltid er knyttet til den som en oppgave.

Planlegg når oppgavene dine må fullføres på forhånd

Planlegging, prioritering og sørge for at du blokkerer tid for å fullføre oppgavene dine, kan hjelpe deg med å holde deg organisert, ha kontroll over dagen din og hva som må gjøres. I Outlook på nettet, bruk Min dag i kalenderen for å sikre at du tildeler tid til å fullføre oppgavene som er viktige i dagen og uken.

Dra og slipp en oppgave fra Min dag inn i kalenderen din for å gjøre dem om til en hendelse med blokkert tid og påminnelser.

Få hjelp fra Cortana mens du forbereder deg på dagen

Cortana kan hjelpe deg med å forberede deg på dagen og holde deg oppdatert på forpliktelser og møter med Briefing-e-post fra Cortana. Du vil få en personlig e-postmelding nær starten av arbeidsdagen din når Cortana finner handlingsanbefalinger av dokumenter som du kan se gjennom før møtene dine og ventende forespørsler fra tidligere e-poster som du kanskje vil følge opp. Denne e-posten vil også gjøre det enkelt for deg å reservere "fokustid" i løpet av arbeidsdagen for uavbrutt fokusert arbeid med Microsoft Teams-varslinger stilnet.

Briefing-e-posten inneholder personlige anbefalinger og handlinger du kan utføre direkte i innboksen din.

Få en liten pause mellom møtene ved å gjøre dem kortere som standard

I en tid hvor møtemengden din har skutt i været og sannsynligvis har mange møtedager mot hverandre, kan det være en god idé å ta en liten pust i bakken. Du kan angi at alle møtene dine skal avsluttes tidlig i Outlook på nettet eller Outlook for Windows, komme tilbake 5-15 minutter for å strekke deg eller ta en kaffe.

Angi at avtaler og hendelser skal avsluttes tidlig som standard i Kalenderinnstillinger i Outlook for Windows og web.

Hold deg oppdatert med Play My Emails i Outlook for Android

Triging av innboksen din kan ta tid i løpet av dagen, så det er flott når du kan lytte og svare på e-posten din mens du er opptatt med andre ting. La Cortana lese opp de nye e-postmeldingene dine, slik at du kan lytte håndfritt, holde kontakten og raskt finne ut om noen har gjort en endring i kalenderen din. Lær mer om det her..

Du kan også bli med i et Teams-møte fra Outlook med talekommandoer.

Oppdater møtetidene dine for å fortelle kolleger når du er tilgjengelig

Ettersom møter fortsetter å ta en stor del av dagene dine, sørg for at du oppdaterer møtetidene for å matche ønsket tilgjengelighet, på denne måten har medarbeidere den beste informasjonen om tilgjengeligheten din for å møte opp. Du kan sette opp dette i kalenderinnstillingene i Outlook på nettet eller i kalenderalternativene i Outlook for Windows under "Arbeidstid".