Ulike måter å dele Outlook-kalendere på

De fleste fagfolk og organisasjoner bruker Outlook til å kommunisere med relevante personer i virksomheten deres. Enda viktigere er at dette Microsofts programvaresystem for personlig informasjonsbehandling lar deg informere andre om timeplanen din, takket være kalenderfunksjonene og verktøyene. Med dette kan du enkelt gi en idé til kollegene dine når de skal kontakte deg. Enda mer, du kan dele andre detaljer og filer i kalenderen din. Du kan ganske enkelt gjøre det i noen få enkle trinn. Det er måter å gjøre det på siden Outlook er tilgjengelig via web eller en skrivebordsapp. Du kan også velge å publisere den for å la hvem som helst se kalenderen din eller abonnere på den.

Del kalender via skrivebordsappen

1. Start Outlook-appen på datamaskinen.
2. Appen har forskjellige visninger. Fra Mail går du til kalendervisningen ved å klikke på ikonet nederst til venstre på skjermen.
3. Fra Hjem-fanen i Kalender velger du kommandoen "Del kalender". Når du klikker på det, vises alternativet "Kalender" under Outlook-e-postadressen din. Klikk på den for å spesifikt velge kalenderen du vil dele.
4. En dialogboks for Kalenderegenskaper vises og åpnes i Tillatelser-delen. Her må du legge til brukerne du bare vil ha tilgang til kalenderen du vil dele. For å gjøre det, klikk "Legg til...".
5. I dialogboksen "Legg til brukere" som åpnes, vil du se kontaktlisten din. Du kan velge mellom dem én etter én eller søke etter en bestemt. Når du vil legge til en kontakt, klikker du bare "Legg til". Velg Ok når du er ferdig.
6. Du kommer tilbake i dialogboksen Kalenderegenskaper med brukerne du har lagt til. Nå kan du tildele tillatelser til dem én etter én. Bare klikk på e-post etter hverandre og velg tilgangen du vil gi (kan se når jeg er opptatt, kan se titler og steder, kan se alle detaljer, kan redigere, delegere). Klikk på Bruk-knappen og deretter OK for å lagre alt.
7. En e-post vil bli sendt til brukerne du har lagt til, og de kan godta eller avvise invitasjonen. De kan deretter se den ved å gå til kalendervisningen i Outlook og bla ned til venstre barnavigasjon. Klikk på "Delt kalender" og velg kalenderen du sendte. De kan velge å se den separat fra sine egne kalendere eller ha den i overleggsmodus for å sammenligne og se om det er konflikter i timeplanene.

Merk: Deling av kalenderen din i en e-post via "E-postkalender"-kommandoen er ikke lenger tilgjengelig med Outlook for Microsoft 365. Funksjonen som brukes til å tillate brukere å sende en statisk kopi av en kalender for en bestemt datoperiode, der oppdateringer og endringer ville ikke bli sett av mottakeren. 

Del kalender via Internett

1. Start Outlook via nettet. Utformingen av web- og Outlook-apper på skrivebordet er litt annerledes, men begge er intuitive. Gå til kalendervisningen ved å klikke på kalenderikonet plassert under e-post på venstre navigasjon.
2. Klikk på "Del"-knappen øverst til høyre på skjermen. Det åpner et vindu kalt "Deling og tillatelser", hvor du kan legge til brukere. Det er også en annen måte å åpne vinduet på. Hvis du har en bestemt kalender å dele (under Mine kalendere på venstre grensesnitt), kan du ganske enkelt høyreklikke på den eller velge ikonet med tre knapper som vises når du holder musepekeren, og Deling og tillatelser åpnes.
3. I vinduet Deling og tillatelser kan du søke etter e-postadressen til personene du vil dele kalenderen din med. Det kommer forslag når du skriver. Du kan bare velge dem. 
4. Når du velger en bruker, blir du spurt om typen tillatelse du vil gi. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av brukeren og velg tilgangen de kan ha (kan se alle detaljene mine eller kan redigere). I motsetning til i desktop-appen, må du tildele tillatelse til brukeren umiddelbart etter å ha valgt dem for å søke etter en annen. Hvis du velger Del-knappen, sendes en invitasjon umiddelbart, så sørg for tilgangen du vil gi.
5. Søk gjentatte ganger etter brukere og tildel tillatelser til du er ferdig.
6. En invitasjon vil bli sendt direkte til brukeren, og de godtar eller avviser den. Du kan endre tillatelsene når som helst eller slutte å dele ved å gå til Deling og Tillatelser igjen og se etter en bestemt bruker.

Publiser Kalender på nettet

1. Start Outlook på nettet og gå til kalendervisningen.
2. Klikk på tannhjulikonet øverst til venstre på skjermen for å åpne Innstillinger. Rull ned og klikk "Vis alle Outlook-innstillinger."
3. Når Innstillinger-vinduet vises, går du til Kalender-delen og klikker Del kalendere.
4. Under «Publiser en kalender» er det rullegardinmenyer du kan bruke til å velge kalenderen du vil publisere og tillatelsene (kan se når jeg er opptatt og kan se alle detaljer). Klikk på Publiser-knappen når du har konfigurert alt. Merk: Å velge en HTML-kobling betyr at mottakerne kan kopiere og lime inn URL-en i en nettleser. Dette lar dem se kalenderen i et nytt nettleservindu. I mellomtiden vil en ICS-kobling tillate dem å laste ned ICS-filen og importere den til Outlook og til og med bruke den til å abonnere på kalenderen din gjennom Outlook. Både HTML- og ICS-koblinger vil heller ikke tillate redigering av kalenderen din.
5. Hvis du trenger å oppheve publiseringen av kalenderen, følger du bare de samme trinnene, bortsett fra at du nå klikker på «Avpubliser».

Del Outlook-kalenderhendelser med kontaktene dine via mobilappen

1. Du kan ikke dele kalenderen din via Outlook-mobilappen, men du kan invitere kontakter som deltakere til et arrangement. Bare start appen og gå til kalendervisningen ved å trykke på det tredje ikonet nederst på appens skjerm.
2. Trykk på plussikonet. Den lar deg lage en begivenhet.
3. Fyll ut de nødvendige delene av invitasjonen, for eksempel tittel, plassering, beskrivelse og mer. Under tittelen skriver du inn e-postadressene til personene du vil invitere.
4. Klikk på haken øverst til høyre på skjermen for å lagre invitasjonen og sende invitasjonene til de valgte deltakerne.