Maak kennis met Scheduler, een nieuwe Microsoft-service om het plannen van vergaderingen eenvoudiger te maken

Microsoft heeft vandaag de beschikbaarheid aangekondigd van Scheduler, een nieuwe Microsoft-service om het plannen van vergaderingen eenvoudiger te maken. U kunt bijvoorbeeld iets zeggen als 'Cortana, zoek een tijd om volgende week af te spreken' of 'Cortana, zoek ons ​​alstublieft 45 minuten in de laatste week van de maand in de ochtend voor Pacific Time en maak er een Teams-vergadering van. ” Hoewel Scheduler en Cortana onafhankelijke services zijn, fungeert Cortana als front-end voor Scheduler.

Microsoft Scheduler-functies:

• Zoek vergadertijd: Cortana vindt de beste tijd die voor iedereen werkt, zowel binnen als buiten uw organisatie.
• Agenda-uitnodiging verzenden: Wanneer een tijd is gevonden, stuurt Cortana agenda-uitnodigingen naar alle deelnemers vanuit de e-mail van de organisator.
• Coördineren tussen tijdzones: Cortana begrijpt tijdzones. Omdat het 24/7 beschikbaar is, kan het onderhandelen met deelnemers en de beste tijden vinden in hun verschillende tijdzones.
• E-mail deelnemers: Als Cortana geen geschikt tijdstip kan vinden, stuurt Cortana de deelnemers een e-mail om te onderhandelen over de beste tijdsoptie totdat er een overeenkomst is.
• Microsoft Teams-vergaderingen toevoegen: Cortana kan vergaderingen plannen als Microsoft Teams-vergaderingen.
• Eenvoudig vergaderingen opnieuw plannen: Conflicten gebeuren altijd, stuur een e-mail naar Cortana en vraag om een ​​nieuwe afspraak te maken.

Zo kan Scheduler mensen helpen:

• Plan eenvoudig een vergadering met mensen binnen uw organisatie, met één e-mail – Met Scheduler heeft Cortana toegang tot dezelfde informatie die u heeft bij het plannen van vergaderingen, inclusief de beschikbaarheid van u en uw collega's vrij/bezet in Outlook zonder toegang te hebben tot verdere details. Dit betekent dat Cortana weet wanneer u en uw collega's vrij of bezet zijn en de tijden kunnen vinden die voor iedereen geschikt zijn zonder dat u de beschikbaarheid van iedereen hoeft door te nemen.
• Sla de heen en weer e-mails over wanneer u een vergadering plant met mensen buiten uw organisatie – Scheduler biedt Cortana alleen toegang tot de vrij/bezet-beschikbaarheid van uw organisatie. Om een ​​vergadertijd af te spreken met mensen buiten uw organisatie, zal Cortana u een paar keer per e-mail voorstellen wanneer u beschikbaar bent voor de andere deelnemers. De deelnemers buiten uw organisatie kunnen de door Cortana voorgestelde tijden accepteren of nieuwe tijden voorstellen via e-mail. Zodra er overeenstemming is bereikt, stuurt Cortana iedereen uitnodigingen voor de vergadering.
• Laat Cortana complexere scenario's beheren bij ontmoetingen met mensen binnen en buiten uw organisatie – Omdat Cortana toegang heeft tot een aantal van de aanwezigen vrij/bezet, zal Cortana tijden vinden die geschikt zijn voor die subset van deelnemers en die tijden vervolgens voorstellen aan de mensen buiten de organisatie. Zodra er overeenstemming is bereikt, stuurt Cortana iedereen uitnodigingen voor de vergadering.

Ten slotte is Microsoft Scheduler de eerste AI-service met menselijke hulp in Microsoft 365. Hoewel de meeste planningsverzoeken automatisch worden voltooid door Cortana, hebben sommige instanties mogelijk menselijke hulp nodig. Hier is hoe menselijke hulp wordt behandeld:

Als een verzoek menselijke hulp nodig heeft, hebben ze toegang tot het e-mailgesprek vanaf het punt waarop Cortana aan het gesprek is toegevoegd, Microsoft Graph-gegevens, namen en e-mails van de mensen die bij het gesprek betrokken zijn, maar ze hebben geen toegang tot koppelingen noch bijlagen. Bovendien verwerkt Scheduler geen versleutelde berichten die naar de Cortana-mailbox zijn verzonden.

Bron: Microsoft