Microsoft kondigt nieuw beleid aan met betrekking tot extern personeel om hun IP en vertrouwelijke informatie beter te beschermen

Microsoft heeft onlangs hun plannen onthuld om de omvang van hun totale personeelsbestand tegen volgend jaar met wel 18,000 banen te verminderen. Hierin zullen naar verwachting aan Nokia Devices and Services gerelateerde professionele en fabrieksarbeiders ongeveer 12,500 banen voor hun rekening nemen. Microsoft biedt alle werknemers die door deze wijzigingen worden getroffen een ontslagvergoeding, evenals hulp bij het overstappen op veel locaties. Daarnaast brengt Microsoft enkele wijzigingen aan in het beleid met betrekking tot extern personeel in de VS (inclusief uitzendkrachten, leveranciers en zakelijke gasten). Volgens het nieuwe beleid hebben externe medewerkers van Microsoft slechts voor een periode van 18 maanden toegang tot Microsoft-gebouwen en het Microsoft-bedrijfsnetwerk. Daarna is een pauze van 6 maanden vereist om weer toegang te krijgen. Microsoft is van mening dat dit nieuwe beleid hun IP en vertrouwelijke informatie beter zal beschermen.

Dankzij GeekWire, hebben we de volledige memo die Microsoft heeft gestuurd met betrekking tot deze beleidswijziging.

Van: Microsoft GPG-communicatie
Datum: vr 18 jul 2014
Onderwerp: Wijzigingen in Microsoft-netwerk en gebouwtoegang voor extern personeel

Het doel van deze e-mail is om een ​​nieuw beleid te introduceren dat onze Microsoft IP en vertrouwelijke informatie beter zal beschermen. De beleidswijziging is van invloed op extern personeel in de VS (inclusief tijdelijke uitzendkrachten, leveranciers en zakelijke gasten) en beperkt hun toegang tot Microsoft-gebouwen en het Microsoft-bedrijfsnetwerk tot een periode van 18 maanden, met een vereiste pauze van zes maanden voordat toegang kan worden verleend nog een keer. Als uw personeel geen Microsoft-gebouw of netwerktoegang heeft, is deze beleidswijziging niet op hen van toepassing. Het beleid is op 1 juli 2014 in werking getreden en is als volgt van toepassing:

Type extern personeel
Uitzendkracht (a-)
Alle andere soorten extern personeel inclusief leveranciers en zakelijke gasten (v- of b-)

Nieuw beleid voor externe medewerkers die voor 1 juli 2014 toegang hadden:

Een Uitzendkracht die vóór 1 juli 2014 in dienst is genomen, mag diensten blijven verlenen voor de duur van de oorspronkelijke 365 dagen, plus nog eens zes maanden om hem in overeenstemming te brengen met het nieuwe toegangsbeleid van 18 maanden. Ze zullen de netwerk- en gebouwtoegang voor een periode van minimaal 6 maanden laten verwijderen.

Extern personeel geclassificeerd als leverancier of zakelijke gast die vóór 1 juli 2014 toegang had tot een Microsoft-gebouw of bedrijfsnetwerk, heeft mogelijk nog 18 maanden toegang, dat wil zeggen tot 1 januari 2016. Na 18 maanden wordt de toegang tot het netwerk en het gebouw verwijderd voor een periode van minimaal 6 maanden.

Nieuw beleid voor externe medewerkers die per 1 juli 2014 of later toegang krijgen:

Na 18 maanden wordt de netwerk- en gebouwtoegang voor een periode van minimaal 6 maanden verwijderd.

Nieuw beleid voor voormalige Microsoft-medewerkers die als externe staf toegang krijgen:
Elke Microsoft-werknemer die op of na 1 juli 2014 van Microsoft is gescheiden, moet een pauze van minimaal zes maanden nemen tussen de dag waarop de werknemer van Microsoft scheidt en de datum waarop de voormalige werknemer aan een opdracht als externe medewerker kan beginnen. Personeel dat diensten uitvoert voor Microsoft.

Hoewel netwerk- en gebouwtoegang nodig kan zijn om projectwerk effectief te voltooien, hebben we vaak effectieve middelen om samen te werken zonder toegang te verlenen. Dit beleid helpt onze sponsors om doordachte beslissingen te nemen met betrekking tot netwerk- en gebouwtoegang om de bescherming van de vertrouwelijke communicatie van Microsoft te versterken.

We waarderen uw partnerschap en danken u bij voorbaat voor uw steun in de komende 18 maanden terwijl u samenwerkt met uw sponsor(s) om inzicht te krijgen in de zakelijke impact van deze wijzigingen voor Microsoft en om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Deel deze informatie met de Microsoft-accountmanager(s) van uw bedrijf en met uw personeel in opdracht bij Microsoft. Als u vragen heeft, kunt u een e-mail sturen naar ons Microsoft External Staff Operations-team dat beschikbaar is om u te helpen. Houd er ook rekening mee dat we onze medewerkers die extern personeel sponsoren hebben gevraagd om eventuele vragen ook uit te stellen aan ons External Staff Operations-team.

Hartelijk dank,
Het Microsoft Global Procurement-team

Veelgestelde vragen
Op toegang gebaseerde toewijzingslengte

V: Wat zijn externe medewerkers?

A: Extern personeel is een overkoepelende term voor personen die op niet-permanente basis services voor Microsoft uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn consultants, uitzendkrachten, leveranciersmedewerkers, freelancers, zzp'ers en aannemers, personeelsuitbreiding en zakelijke gasten.

Vraag: Wat is het nieuwe beleid?

A: Alle externe medewerkers die toegang hebben tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk of de gebouwen, hebben mogelijk slechts toegang voor een periode van 18 maanden. Aan het einde van de 18 maanden wordt de toegang tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk en het gebouw van het externe personeel voor minimaal zes maanden verwijderd voordat opnieuw toegang kan worden aangevraagd. De periode van 18 maanden begint op de eerste dag van de eerste opdracht waarvoor netwerktoegang of toegang tot het gebouw nodig is, of de eerste dag van een nieuwe opdracht na een onderbreking van zes maanden van toegang, en loopt achtereenvolgens. Externe medewerkers kunnen gedurende de periode van 18 maanden meer dan één opdracht van Microsoft aannemen, maar hun toegang wordt ingetrokken nadat de datum van 18 maanden is bereikt. Externe medewerkers zonder toegang tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk of gebouwen vallen niet onder het nieuwe beleid.

Vraag: Wat gebeurt er na de 18 maanden?

A: De klok van 18 maanden gaat in op 1 juli 2014 voor externe medewerkers die op dat moment toegang hebben tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk of gebouwen. In dit geval begint de vereiste pauze van zes maanden op 1 januari 2016. Tijdens deze pauze van zes maanden wordt de toegang van het externe personeel tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk en de toegang tot het gebouw verwijderd.

Uitzendkrachten (a-) die toegang hadden tot het Microsoft bedrijfsnetwerk of gebouwen en vanaf 1 juli 2014 actief waren in onze systemen, mogen diensten blijven verlenen voor de duur van de oorspronkelijke opdrachtduur van 365 dagen, plus een extra zes maanden.

Eventueel extern personeel (inclusief uitzendkracht) dat na 1 juli 2014 in dienst treedt, wordt afgestemd op het 18 maanden beleid.

V: Waarom heeft Microsoft zojuist haar beleid voor extern personeel (leveranciers, uitzendkrachten, zakelijke gasten) gewijzigd, zodat ze beperkt zijn tot een opdracht van 18 maanden met een vereiste om een ​​pauze van 6 maanden te nemen tussen opdrachten? Hoort dit bij de aangekondigde bezuinigingen?

A: Nee. Het beleid is alleen van toepassing op extern personeel dat toegang heeft tot Microsoft-gebouwen en -netwerken en is ingevoerd om het intellectuele eigendom en de vertrouwelijkheid van Microsoft beter te beschermen.

V: Waarom nemen sommige werknemers van leveranciers geen pauzes terwijl anderen dat wel doen?

A: Sommige zakelijke functies en processen zijn volledig uitbesteed (Outsourcing), zoals cafetariadiensten, landschapsarchitectuur en callcenters. Deze Outsourcing-opdrachten zijn beperkt, vereisen dat aan een bepaalde reeks criteria wordt voldaan en moeten een streng goedkeuringsproces doorlopen.

V: Kunnen mijn werknemers nog steeds aan Microsoft-opdrachten werken als ze geen toegang meer hebben tot netwerk of gebouwen?

A: Als het werk geen toegang tot het Microsoft-bedrijfsnetwerk of gebouwen vereist, is het uw werknemer niet uitgesloten om te werken ter ondersteuning van de leveranciersbetrokkenheid met Microsoft.

V: Wat gebeurt er als mijn werknemer nodig is voor een opdracht in een ander land?

A: Momenteel is het beleid alleen van toepassing op de VS. Als uw werknemer buiten de VS zit, kan hij of zij dit doen in overeenstemming met het Microsoft-beleid dat van toepassing is op dat land. Als de resources zich echter buiten de VS bevinden, maar zijn toegewezen aan een Amerikaanse bedrijfscode, is het beleid van toepassing. In dit scenario kunt u de Microsoft-sponsor opdracht geven om samen te werken met hun financiële controller om te helpen bij het opzetten van uw resource in de kostenplaats die is gekoppeld aan de juiste fysieke locatie.

V: Wat als mijn werknemer een opdracht buiten de VS heeft gehad en een nieuwe opdracht begint in de VS zonder een pauze tussendoor? Kunnen ze doorgaan met de nieuwe verloving?

A: Momenteel is het beleid alleen van toepassing op de VS. Als uw werknemer buiten de VS betrokken is bij een Microsoft-project of -opdracht en vervolgens naar de VS komt voor een nieuwe of soortgelijke opdracht, gaat de klok lopen zodra hij of zij naar de VS verhuist en aan de nieuwe opdracht begint. De 18 maanden beginnen op de eerste dag van de opdracht en lopen aaneengesloten door tot het einde van 18 maanden. Externe medewerkers mogen pas weer toegang krijgen na een onderbreking van 6 maanden.

V: Wat als mijn werknemer in stappen werkt (1 maand op, 1 maand af)? Hoe wordt de opdrachtlengte gemeten?

A: Vanaf de eerste dag van de eerste opdracht heeft de werknemer 18 maanden toegang tot het Microsoft-netwerk en de gebouwen. Gedurende die periode kunnen ze zo vaak aan en uit opdrachten werken als wordt voorgeschreven door de Microsoft-sponsor. Als de onderbrekingen in de toegang tussen de opdrachten minder dan 6 maanden zijn, wordt alle tijd meegerekend in de opdrachtduur van 18 maanden. Als een pauze 6 maanden of langer is, begint een nieuwe periode van 18 maanden op de eerste dag van de eerste opdracht die volgt op die pauze.

Wijziging van werkgevers

V: We willen graag een voormalige Microsoft-medewerker in dienst nemen voor een Microsoft-project of -opdracht als externe personeelsbron. Moet het externe personeel een pauze nemen voordat ze beginnen?

A: Ja, een pauze is vereist. Het externe personeel mag pas netwerktoegang of toegang tot het gebouw krijgen als hij of zij een pauze van zes maanden heeft genomen na de laatste dag van zijn of haar dienstverband bij Microsoft.

V: Mijn werknemer werkte onlangs voor een andere leverancier; moet hij of zij een pauze nemen tussen opdrachten?

A: Zolang het externe personeel niet de volledige periode van 18 maanden heeft gewerkt, kunt u hem of haar inschakelen voor een nieuwe opdracht of project zonder dat hij of zij een pauze neemt van Microsoft. Extern personeel mag werken gedurende de periode van 18 maanden die begon met zijn of haar eerste opdracht voor het uitvoeren van diensten voor Microsoft (ongeacht de werkgever van de leverancier).