10 Microsoft Office 365-beheer- en beveiligingstips voor het hoger onderwijs

Gesponsorde

Office 365 is van onschatbare waarde geworden voor organisaties die digitale technologie moeten gebruiken om concurrerend te blijven. Hogescholen en universiteiten worden echter voortdurend geconfronteerd met IT-uitdagingen, aangezien studenten komen en gaan. En hoewel Microsoft 365 de noodzaak elimineert voor IT-teams om software op elke machine te beheren, vormen afstandsonderwijs en mandaten voor werken op afstand meer uitdagingen. Toch kunt u obstakels overwinnen en de voordelen van Office 365 voor het hoger onderwijs maximaliseren.

1. Studenten kunnen insiderbedreigingen vormen

Instellingen voor hoger onderwijs zijn een broeinest voor hackactiviteiten, aangezien studenten informatietechnologie vaak geavanceerde IT-technieken leren. De studenten worden vaak nieuwsgierig en proberen te kijken of ze de beveiligingscontroles kunnen omzeilen. Als zodanig kunnen studenten een potentiële interne bedreiging voor cloudbeveiliging worden.

Hoewel beveiligingsinbreuken door insiders zelden worden benadrukt, tonen onderzoeken aan dat bedreigingen van binnenuit ongeveer 14% van de totale beveiligingsinbreuken uitmaken. Insiders zijn over het algemeen gevaarlijker dan buitenstaanders, omdat ze toegangsrechten hebben tot uw netwerk en systeem.

Om bedreigingen van binnenuit te beperken, hebt u een holistische benadering van IT-beveiliging nodig voor een beter beheer van Office 365-kwetsbaarheden. Idealiter zou u zich bewust moeten zijn van wat er op uw netwerk gebeurt om verdachte activiteiten aan te pakken. IT-beveiligingsexperts adviseren de implementatie van voldoende toegangscontroles en het toewijzen van toegangsniveaus op basis van behoeften, verantwoordelijkheden en vertrouwen.

Het belangrijkste is dat u externe en interne bedreigingen identificeert voordat u uw beveiligingsstrategie ontwikkelt. U kunt waarschuwingssystemen voor toegang en bedreigingen instellen om u te waarschuwen wanneer er verdachte activiteit is in uw Microsoft 365-omgeving.

2. Externe apparaten beheren

Microsoft 365-gebruikers gebruiken een cloudservice, maar best practices voor IT-beveiliging vereisen een consistente strategie voor apparaatbeheer. Onlangs hebben Homeland Security en NSA alle Amerikaanse overheidsinstanties opgedragen om de Windows-versie op hun apparaten te verantwoorden en patchprotocollen te implementeren om grote kwetsbaarheden te beheren.

U kunt een goede strategie voor apparaatbeheer implementeren met behulp van een technologietool om alle apparaten te inventariseren die zijn gekoppeld aan uw Microsoft 365-omgeving. Meestal moet u weten welke apparaten toegang hebben tot de cloudservice, de softwareversie op het apparaat en de activiteiten die op elk apparaat worden uitgevoerd. Hoewel de gegevens afkomstig zijn uit het Microsoft-ecosysteem, kan het lastig zijn om de gegevens te isoleren en te consolideren om een ​​rapport te genereren. Daarom moet u een oplossing voor beveiligingsmonitoring gebruiken om duidelijk zicht te krijgen op alle apparaten die toegang hebben tot uw cloudomgeving.

3. Omgaan met cloudrisico's van afstandsonderwijs

Het verplaatsen van de functies en processen van uw organisatie naar de cloud brengt nieuwe bedreigingen en risico's met zich mee. Bovendien, leren op afstand en werken op afstand kunnen extra bedreigingen vormen naar het systeem. Met externe toegang hebben studenten en medewerkers toegang tot uw cloudsysteem en gegevensactiva. Het betekent ook dat studenten toegang krijgen tot het cloud-ecosysteem via persoonlijke netwerken en apparaten.

Hoewel het beheer van meerdere BYOD-gebruikers hectisch kan zijn, is het een noodzakelijke stap om beveiliging en naleving te waarborgen. Idealiter zouden instellingen een goed identiteitsbeheersysteem moeten implementeren om te begrijpen waar gebruikers zich bevinden en om hun activiteiten in de cloud in de gaten te houden.

4. Omgaan met Microsoft 365-beveiligingsproblemen

Microsoft 365 slaat een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige institutionele gegevens op. De gegevens moeten worden beveiligd om gevoelige informatie te beschermen en naleving van de regelgeving te waarborgen. En voor de meeste cloudgebruikers is beveiliging een groeiende zorg, aangezien kwaadwillende dreigingsactoren profiteren van alle denkbare kwetsbaarheden om een ​​aanval uit te voeren.

Ongeacht de competentieniveaus van uw IT-beveiligingsteams, is het belangrijk om een ​​beveiligingstool te hebben die alle activiteiten binnen de Office 365-omgeving registreert en eventuele inconsistenties meldt. Telkens wanneer zich een beveiligingsgebeurtenis voordoet, kunt u de logboeken controleren, bepalen wat er is gebeurd en uw team helpen de kwetsbaarheden aan te pakken.

5. Implementatie van bestuursprotocollen

IT-governance zorgt voor een efficiënt en effectief gebruik van IT-middelen om organisaties te helpen hun doelstellingen te bereiken. En terwijl Office 365 stappen heeft ondernomen om te zorgen voor een beter beheer van samenwerkings- en productiviteitstoepassingen, kan Higher Ed IT uw bestuurshouding verbeteren.

IT kan helpen bij het stroomlijnen van de Microsoft 365-implementatie in uw instelling. SaaS is doorgaans gemakkelijker te implementeren dan oplossingen op locatie, maar IT-afdelingen moeten ervoor zorgen dat alle gebruikers over de juiste services, training, ondersteuning en naadloze toegang beschikken.

Aangezien de meeste instellingen voor hoger onderwijs IT-afdelingen hebben met beperkte budgetten, zijn assetmanagement en optimalisatie vaak een grote zorg. U kunt echter eenvoudig de waarde van uw cloudservice beheren en maximaliseren met een betrouwbare SaaS-beheertool om veilige toegang tot en veilig gebruik van institutionele gegevens te garanderen. In plaats van gedetailleerde IT-oplossingen te implementeren, kunt u het beste genoegen nemen met één enkele oplossing die naadloos inzicht en beheer van uw cloudmiddelen biedt.

6. Veranderingsbeheer toepassen, productiviteit om de investeringswaarde te maximaliseren

Een goed bestuur van het hoger onderwijs vereist een nauwgezet beheer van middelen om de productiviteit te maximaliseren. Statistieken tonen aan dat ongeveer 56% van de Office 365-licenties niet-toegewezen, inactief of onderbenut zijn.

Om de investeringswaarde en productiviteit in uw instelling te maximaliseren, moet u het volledige potentieel van Office 365 benutten. Idealiter zou u gebruiksgegevens moeten gebruiken om te bepalen welke applicaties het meest worden gebruikt. Hierdoor gebruiken uw teams en studenten ook de juiste applicatie voor een specifiek doel.

7. De uitdagingen met Office 365 Provisioning

Hogescholen en universiteiten worden vaak geconfronteerd met de uitdagingen van het in- en uitschakelen van gebruikers. En aangezien scholen met duizenden studenten te maken hebben, is voorzieningen een enorme uitdaging. De cycli zijn cyclisch en worden zelden gespreid over het academiejaar.

Hoewel het nog steeds belangrijk is om de inrichting te behouden, moet deze worden beperkt, afhankelijk van waar de gebruikers zich bevinden in het metrische proces van de school. In plaats van volledige toegang tot services te behouden, moet het IT-team elke gebruiker die geen service meer nodig heeft, de-provisioneren.

8. Wettelijke naleving

Instellingen voor hoger onderwijs hebben net als elke andere organisatie te maken met regelgevende maatregelen. In het bijzonder vereist de FERPA-wet dat scholen gevoelige leerlinggegevens beschermen. Naleving wordt een enorm probleem met veiligheids- en financiële implicaties. En hoewel er steeds meer incidenten van datalekken en boetes zijn, reageren IT-afdelingen niet snel genoeg.

Tenzij u de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging in acht neemt, is uw beveiligingshouding zwak. In het ideale geval moet u kijken naar wat collega's doen en een holistische benadering van beveiliging en naleving aannemen. Probeer te evalueren hoe uw Office 365 presteert op basis van peer-gegevens en scores door u te concentreren op configuratiebeheer, toegangscontrole en naleving.

De meeste compliance-instanties en frameworks vragen om datalogs voor een bepaalde periode, maar Microsoft kan alleen logs van de laatste 30 dagen bewaren. U kunt een oplossing van derden gebruiken die uw gegevens minimaal een jaar opslaat om naleving te garanderen.

9. Samenwerking maximaliseren wanneer IT-beheerders op afstand werken

Toen Office 365 voor het eerst werd uitgebracht, waren de meeste IT-beheerders fysiek aanwezig op de campus. Maar tegenwoordig werken de meeste teams op afstand, maar moeten ze nog steeds hun administratieve taken uitvoeren. Als alle systeembeheerders ter plaatse zijn en exclusief verantwoordelijk zijn voor het inrichten van gebruikers en het wijzigen van wachtwoorden, heeft u waarschijnlijk een probleem. U kunt echter beheerdersverantwoordelijkheden over de organisatie verdelen met behulp van een veilig en gedetailleerd model.

Scenario's voor werken op afstand vereisen specifieke toegang, zelfs als de beheerder kilometers ver weg is. U kunt dit bereiken door nieuwe beheerdersrechten te verlenen om specifieke taken in uw cloudomgeving uit te voeren. Het belangrijkste is dat u ook kunt beperken hoeveel tijd een nieuw gedelegeerde beheerder de rechten kan behouden om beveiligingsincidenten te minimaliseren.

10. Virtual Private Networks (VPN's) beheren

De meeste instellingen zetten VPN's in om veilige toegang op afstand te ondersteunen. Maar dit is misschien niet altijd het juiste om te doen. Het ondersteunen van een VPN kan hectisch zijn, omdat de eindgebruikers verschillende apparaten hebben die in één keer om toegang vragen.

VPN's hebben de neiging om de beveiligingscontroles binnen Microsoft te omzeilen voor informatie over bedreigingen en veilige toegang. En aangezien VPN's fungeren als een achterdeur naar uw netwerk, kunnen ze netwerktoegang door onveilige apparaten vergemakkelijken. De gebruikers lijken van binnen het netwerk te komen, waardoor het voor uw IT-team moeilijk is om IP-adressen, herkomst en apparaatidentiteit te lokaliseren wanneer zich een incident voordoet.

Conclusie

Cloudtechnologie is een belangrijke drijvende kracht voor moderne organisaties. Implementatie en gebruik zijn echter niet altijd eenvoudig. En aangezien er tal van opties zijn bij het aanpakken van Office 365-beveiliging, is het belangrijk om een ​​geschikte strategie te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat u de juiste maatregelen implementeert.