Fatturazione manuale vs software di fatturazione: quale è meglio?

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Le aziende spesso eseguono la fatturazione a mano poiché non dispongono di sistemi ben definiti all'inizio delle loro iniziative. Potrebbe essere necessario iniziare da zero quando si prepara una fattura cartacea. Potrebbe anche richiedere il download e la modifica manuale di documenti Word o modelli di fatture di fogli di calcolo. Gli allegati e-mail vengono quindi inviati come risultato di questo processo.

Immagina per un momento di essere il proprietario di una di queste moderne attività. La gestione manuale della fatturazione diventa più dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori man mano che la tua attività cresce. È qui che entra in gioco la fatturazione automatica. La fatturazione automatica è la pratica di generare e inviare automaticamente fatture ai clienti utilizzando software di fatturazione.

Qui confronteremo e confronteremo la fatturazione manuale eseguita utilizzando modelli di fattura scaricabili con la fatturazione automatizzata eseguita con un app di fatturazione per spiegarti esattamente qual è il migliore per la tua attività.

Cos'è la fatturazione manuale?

Esistono due tipi di fatturazione manuale: fogli di calcolo e processi basati su modelli di word processor. È un concetto del tutto originale.

Ciascun modello, inclusi i nomi di mittente e destinatario, deve essere compilato nella fattura prima di poter essere consegnato.

Così sono gli strumenti digitali, che sono legati sia alle modalità di fatturazione manuali che elettroniche. Di conseguenza, non è necessaria una strategia globale perché possono essere integrati diversi canali di pagamento. Tuttavia, né i solleciti di pagamento né i rapporti possono essere modificati in tempo reale. Il processo manuale richiede un notevole investimento di tempo.

Cos'è il software di fatturazione?

L'app di fatturazione aiuta con i crediti del conto. Utilizzando questo strumento è possibile generare facilmente una fattura con le specifiche dei beni venduti o dei servizi forniti. Quando si tratta di gestire le finanze dell'azienda, è importante prestare attenzione alle cose più piccole.

Il software di fatturazione ha una varietà di modelli predefiniti che lo rendono semplice da gestire. Gli utenti possono anche inviare facilmente queste fatture ad altri facendo clic su un pulsante.

Software di fatturazione e fatturazione manuale: scopri la differenza!

Questa sezione è dedicata alla spiegazione degli aspetti chiave che contraddistinguono le due fatture:

Automazione:

Durante il processo di fatturazione manuale, spetta al contabile o ad un altro individuo preparare la fattura e assicurarsi che tutti i fatti pertinenti siano inclusi. D'altra parte, l'utilizzo del software di fatturazione porrà fine a questa pratica. Poiché il software è stato aggiornato con tutte le informazioni, sarà in grado di creare la fattura in breve tempo.

Monitoraggio manuale:

Quando si utilizza l'approccio della fatturazione manuale, è essenziale dare seguito a eventuali problemi che potrebbero sorgere manualmente. La persona che gestisce l'azienda è responsabile del follow-up manuale con i propri clienti sui pagamenti. Tuttavia, con l'assistenza di un'app di fatturazione, è possibile stabilire promemoria di pagamento che verranno inviati ai consumatori in modo automatizzato. Ad intervalli prestabiliti, i clienti saranno informati dei pagamenti imminenti che gli sono dovuti.

Rapporti in tempo reale

Quando la fatturazione veniva eseguita manualmente, la sfida più significativa era la generazione della fattura al termine dell'attività. Ci sono situazioni in cui il contabile impiega un gran numero di giorni per crearlo. Tuttavia, questo problema è stato risolto introducendo un software per la generazione delle fatture. La procedura può essere completata all'istante e tutto ciò che il contabile deve fare è descrivere i dettagli; dopodiché, tutto può essere organizzato in breve tempo.

Pagamento online:

Quando le fatture vengono generate manualmente, non è possibile integrare app di pagamento di terze parti. Tuttavia, se utilizzi un'app di fatturazione, sarà molto più semplice collegare eventuali programmi di terze parti necessari per la riscossione dei pagamenti. In altre parole, l'azienda è stata in grado di riscuotere i pagamenti tempestivamente grazie all'utilizzo di un software di fatturazione, che ha reso il processo piuttosto semplice.

Hai ancora molte opzioni da esaminare quando si tratta di software di fatturazione accessibile. In questo momento, i clienti possono usufruire di un servizio chiamato Ufficio Fatture, che semplifica il processo.

Conclusione

La maggior parte dei proprietari di aziende sta iniziando a includere software di fatturazione automatizzata nelle proprie operazioni. A volte il software specifico del settore è l'opzione migliore, mentre altre volte una soluzione universale che offre tutto è l'opzione migliore.

Le esigenze, il flusso di lavoro e le procedure contabili della tua azienda giocheranno un ruolo nel software per la fatturazione online che finirai per selezionare. Il software che gestisce le informazioni dei tuoi clienti soddisferà i tuoi requisiti per la generazione delle fatture.

Mentre stai selezionando il software per la fatturazione e la fatturazione, ti consigliamo vivamente di confrontare tutti gli elementi essenziali necessari per la tua azienda.