Faktur manual vs. Perangkat lunak Penagihan: mana yang lebih baik?

Disponsori

Perusahaan sering melakukan faktur mereka dengan tangan karena mereka tidak memiliki sistem yang terdefinisi dengan baik di awal usaha mereka. Ini mungkin perlu dimulai dari awal saat menyiapkan faktur kertas. Mungkin juga perlu mengunduh dan mengubah dokumen kata atau templat faktur spreadsheet secara manual. Lampiran email kemudian dikirim sebagai hasil dari proses ini.

Bayangkan sejenak bahwa Anda adalah pemilik salah satu bisnis modern ini. Menangani faktur dengan tangan menjadi lebih memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Di sinilah faktur otomatis masuk. Faktur otomatis adalah praktik menghasilkan dan mengirim faktur secara otomatis ke pelanggan menggunakan perangkat lunak penagihan.

Di sini, kami akan membandingkan dan membedakan faktur manual yang dilakukan menggunakan templat faktur yang dapat diunduh dengan faktur otomatis yang dilakukan dengan aplikasi penagihan untuk menjelaskan kepada Anda dengan tepat mana yang terbaik untuk bisnis Anda.

Apa itu faktur manual?

Ada dua jenis faktur manual: spreadsheet dan proses berbasis template pengolah kata. Ini adalah konsep yang sepenuhnya orisinal.

Setiap template, termasuk nama pengirim dan penerima, harus diisi dalam faktur sebelum dapat dikirimkan.

Begitu juga alat digital, yang terkait dengan metode penagihan manual dan elektronik. Akibatnya, strategi yang komprehensif tidak diperlukan karena beberapa saluran pembayaran mungkin terintegrasi. Namun, baik pengingat pembayaran maupun laporan tidak dapat disesuaikan secara real-time. Proses manual membutuhkan investasi waktu yang signifikan.

Apa itu perangkat lunak penagihan?

Aplikasi penagihan membantu dengan piutang. Faktur dengan spesifik tentang barang yang dijual atau layanan yang diberikan dapat dibuat menggunakan alat ini dengan mudah. Dalam mengelola keuangan perusahaan, penting untuk memperhatikan hal-hal yang paling kecil.

Perangkat lunak penagihan memiliki berbagai templat yang dibuat sebelumnya yang membuatnya mudah untuk ditangani. Pengguna juga dapat dengan mudah mengirim faktur ini kepada orang lain dengan mengklik tombol.

Perangkat lunak faktur vs. faktur manual: Pelajari perbedaannya!

Bagian ini didedikasikan untuk menjelaskan aspek utama yang membedakan kedua faktur:

Otomasi:

Selama proses pembuatan faktur manual, akuntan atau individu lain bertanggung jawab untuk menyiapkan faktur dan memastikan semua fakta terkait disertakan. Di sisi lain, menggunakan perangkat lunak penagihan akan menghentikan praktik ini. Karena perangkat lunak telah diperbarui dengan semua informasi, itu akan dapat membuat faktur dalam waktu singkat.

Pemantauan manual:

Saat menggunakan pendekatan faktur manual, penting untuk menindaklanjuti setiap masalah yang mungkin timbul secara manual. Orang yang menjalankan perusahaan bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut manual dengan pelanggan mereka tentang pembayaran. Namun, dengan bantuan aplikasi penagihan, pengingat pembayaran dapat dibuat, dan akan dikirim ke konsumen secara otomatis. Pada interval yang telah ditentukan, klien akan diberitahu tentang pembayaran yang akan datang yang jatuh tempo kepada mereka.

Pelaporan waktu nyata

Ketika penagihan dilakukan secara manual, tantangan yang paling signifikan adalah pembuatan faktur saat aktivitas selesai. Ada situasi ketika akuntan membutuhkan banyak hari untuk membuatnya. Namun, masalah ini telah dipecahkan dengan memperkenalkan perangkat lunak untuk menghasilkan faktur. Prosedurnya dapat diselesaikan secara instan, dan yang harus dilakukan akuntan hanyalah menjelaskan secara spesifik; setelah itu, semuanya dapat diatur dalam waktu singkat.

Pembayaran online:

Saat faktur dibuat secara manual, tidak ada cara untuk mengintegrasikan aplikasi pembayaran pihak ketiga. Namun, jika Anda menggunakan aplikasi penagihan, akan jauh lebih mudah untuk menghubungkan program pihak ketiga yang diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran. Dengan kata lain, perusahaan dapat mengumpulkan pembayaran dengan segera berkat penggunaan perangkat lunak faktur, yang membuat prosesnya cukup mudah.

Anda masih memiliki banyak opsi untuk diselidiki terkait perangkat lunak faktur yang dapat diakses. Saat ini, pelanggan dapat menggunakan layanan yang disebut Kantor Faktur, yang menyederhanakan prosesnya.

Kesimpulan

Mayoritas pemilik perusahaan mulai memasukkan perangkat lunak penagihan otomatis dalam operasi mereka. Terkadang perangkat lunak khusus industri adalah pilihan terbaik, sementara di lain waktu solusi universal yang memberikan segalanya adalah pilihan terbaik.

Kebutuhan, alur kerja, dan prosedur akuntansi perusahaan Anda semuanya akan berperan dalam perangkat lunak untuk faktur online yang akhirnya Anda pilih. Perangkat lunak yang menangani informasi pelanggan Anda akan memenuhi kebutuhan Anda untuk membuat faktur.

Saat Anda sedang dalam proses memilih perangkat lunak untuk penagihan dan faktur, kami sangat menyarankan agar Anda membandingkan semua item penting yang diperlukan untuk perusahaan Anda.