Microsoft merinci alat Manajemen Waktu dan Tugas baru di Microsoft 365
9 menit Baca
Diperbarui pada
Bagikan artikel ini
Sempurnakan panduan ini
Baca halaman pengungkapan kami untuk mengetahui bagaimana Anda dapat membantu MSPoweruser mempertahankan tim editorial Baca lebih lanjut
Waktu adalah salah satu sumber daya yang paling berharga dan langka, dan dalam posting blog, Microsoft telah merinci semua alat dan fitur baru yang disertakan dengan Microsoft 365 untuk membantu pengguna mengelola sumber daya ini, dengan tujuan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempersiapkan pertemuan, melindungi waktu pribadi Anda, dan mengatur kalender Anda agar tetap seimbang.
[lwptoc title=”Alat Manajemen Waktu Microsoft 365 Baru” width=”50%” float=”kanan”]
Habiskan lebih sedikit waktu untuk mempersiapkan rapat
Rapat online dan panggilan video telah menggantikan percakapan informal di lorong, kunjungan kantor, dan bahkan beberapa percakapan sosial yang dilakukan orang. Lebih banyak pertemuan juga berarti lebih banyak waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkannya dan memastikan tindak lanjut terjadi. Menemukan file dan email yang Anda perlukan untuk rapat dengan mudah dapat membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempersiapkannya.
Wawasan Rapat di Outlook untuk Android
Temukan info yang Anda butuhkan untuk pertemuanmus dalam satu tempat-
Di Outlook seluler, Anda dapat menemukan Wawasan Rapat di detail acara.
Manajemen Undangan Rapat yang Lebih Baik di Outlook
Di Outlook di web, lihat pesan, detail rapat, respons peserta, dan tambahkan rapat online langsung dari kotak masuk Anda.
Bergabunglah dengan rapat online dengan satu ketukan
Outlook dan Teams sudah bekerja sama dengan baik tetapi Microsoft memahami bahwa beberapa orang menerima undangan rapat untuk rapat menggunakan layanan rapat online lainnya. Bagi mereka, Microsoft telah menambahkan pengalaman GABUNG sekali ketuk di Outlook seluler, sekarang jika Anda mendapat undangan dari seseorang yang menggunakan layanan seperti Zoom atau Webex, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetuk Gabung untuk bertemu dengan mereka secara online dengan cepat.
Bergabunglah dalam satu ketukan sebagian besar rapat dari Outlook untuk Android.
Atur semua rapat Anda agar dibuat online, secara otomatis
Karena kebanyakan orang masih bekerja dari jarak jauh, merupakan praktik yang baik untuk selalu memiliki opsi untuk bergabung dalam rapat online. Anda dapat mengatur ini sebagai opsi default di Outlook seluler dan web, sehingga Anda tidak akan pernah lupa untuk menambahkan tautan Teams itu lagi. Jangan khawatir, Anda masih bisa memesan kamar juga.
Di Pengaturan di Outlook seluler dan web, Anda dapat memilih semua rapat yang akan dibuat secara online secara default.
Lindungi waktu pribadi Anda
Wawasan dari “Masa depan kerja” menyebutkan bahwa konsep hari kerja 9 hingga 5 mungkin memudar, tetapi juga memberi orang jadwal yang lebih fleksibel. Orang-orang bekerja pada jam yang nyaman bagi mereka dan menambahkan komitmen pribadi dan keluarga mereka ke dalam campuran. Jam kerja meningkat di pagi hari, malam hari, dan akhir pekan karena orang-orang meluangkan waktu selama hari kerja untuk mengurus masalah pribadi atau keluarga. Karena jam dan ruang pribadi dan kerja kabur bersama-sama dan perangkat selalu ada di samping Anda sepanjang waktu, Anda perlu memastikan waktu yang ditetapkan untuk masalah pribadi Anda diperhitungkan.
Tambahkan kalender pribadi Anda ke akun kerja Anda
Memastikan Anda memiliki waktu untuk acara pribadi Anda bisa jadi rumit jika Anda menyimpan dua kalender. Sekarang saat Anda menambahkan kalender pribadi ke Outlook di web, waktu untuk acara tersebut akan ditampilkan sebagai sibuk (tanpa detail atau informasi) saat seseorang ingin menjadwalkan rapat dengan Anda menggunakan Asisten Penjadwalan di Outlook, dan Anda juga dapat melihat kalender pribadi Anda berdampingan dengan pekerjaan Anda satu atau dalam satu tampilan.
Tambahkan kalender pribadi sehingga rekan kerja Anda tahu kapan ketersediaan Anda sebenarnya.
Bagikan slot waktu yang sesuai dengan preferensi Anda dengan mudah
AI di Outlook adalah kemampuan utama untuk membantu Anda melakukan berbagai hal dengan lebih cepat dan mudah. Salah satu kemampuan utama tersebut adalah balasan yang disarankan, yang dapat Anda gunakan di Outlook seluler dan web. Segera di Outlook seluler, Anda akan melihat saran untuk Mengirim Ketersediaan atau Menjadwalkan Rapat saat seseorang ingin bertemu dengan Anda.
Segera di Outlook seluler, balasan yang disarankan akan menyertakan cara mudah untuk membagikan ketersediaan Anda.
Jadwalkan kapan email Anda terkirim
Dengan semakin banyak orang yang memanfaatkan jadwal fleksibel, mereka mungkin mendapati diri mereka melakukan triase, merespons, dan mengirim pesan email pada jam-jam yang tidak biasa. Untuk membantu orang menghindari kebutuhan untuk "selalu aktif" atau mengganggu mereka selama liburan, Anda dapat menjadwalkan email Anda untuk dikirimkan pada waktu yang lebih baik. Tulis email Anda pada waktu yang nyaman bagi Anda dan kirimkan pada jam 9 pagi atau ketika mereka kembali dari liburan.
Jadwalkan pesan Anda untuk dikirim nanti pada waktu yang lebih baik dan pesan Anda akan dikirim nanti pada waktu yang lebih baik.
Tunda pesan email untuk nanti saat Anda dapat menanganinya
Terkadang Anda membaca email yang perlu Anda tanggapi atau lakukan tindakan, tetapi itu bukan waktu yang tepat untuk itu atau Anda tidak memiliki informasi untuk itu, atau mungkin itu terkait dengan sesuatu yang perlu Anda lakukan nanti. Untuk membantu Anda menangani pesan email pada waktu yang tepat, Anda dapat menundanya agar kembali berada di bagian atas kotak masuk saat Anda membutuhkannya. Lakukan ini dengan mengklik kanan pesan di Outlook di web atau menggesek pesan di Outlook seluler.
Untuk bantuan tambahan tentang cara melindungi waktu pribadi Anda dan memperhatikan orang lain, pastikan untuk memeriksa apa MyAnalytics di Outlook bisa lakukan.
Kelola kalender Anda agar tetap seimbang
Saat orang mencari cara untuk menjaga rasa sejahtera dan seimbang dalam jadwal kerja yang lebih fleksibel, pastikan Anda merencanakan pekerjaan Anda dan menyediakan ruang untuk perawatan diri ke dalam kalender Anda adalah kuncinya. Menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang tepat dan memastikan Anda merencanakan dan memprioritaskan tugas dan waktu istirahat di kalender dapat membantu Anda merasa lebih terkendali dan seimbang.
Buat tugas dengan mudah dari pesan email seluler
Banyak pesan email membawa item tindakan dan dapat menambahkannya sebagai tugas membantu Anda merencanakan hari dengan lebih efisien dan meluangkan waktu untuknya. Semua tugas Anda disinkronkan dan tersedia di seluruh Microsoft 365, sehingga Anda bisa membuat tugas dari Outlook untuk iOS lalu mengelolanya di Outlook atau To Do. Tugas baru ini akan menggunakan subjek email yang sama dan menyertakan email asli serta tautan ke percakapan di Outlook untuk referensi cepat dari To Do.
Tambahkan tugas dengan mudah ke To Do dari Outlook seluler.
Sorot bagian dari pesan email dan tambahkan sebagai tugas
Terkadang subjek email tidak cukup detail untuk dibuat sebagai tugas dan Microsoft perlu sedikit lebih spesifik saat Microsoft menambahkan email sebagai tugas sehingga Microsoft tahu persis apa yang harus dilakukan Microsoft dengan cepat.
Pilih bagian dari pesan untuk ditambahkan sebagai tugas, pesan email selalu dilampirkan padanya.
Rencanakan kapan tugas Anda harus diselesaikan terlebih dahulu
Merencanakan, memprioritaskan, dan memastikan Anda memblokir waktu untuk menyelesaikan tugas Anda dapat membantu Anda tetap teratur, mengendalikan hari Anda, dan apa yang perlu dilakukan. Di Outlook di web, gunakan Hari Saya di kalender untuk memastikan Anda menetapkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting di hari dan minggu Anda.
Seret dan lepas tugas dari Hari Saya ke kalender Anda untuk mengubahnya menjadi acara dengan waktu dan pengingat yang diblokir.
Dapatkan bantuan dari Cortana saat Anda mempersiapkan hari Anda
Cortana dapat membantu Anda mempersiapkan hari Anda dan tetap di atas komitmen dan pertemuan dengan Email pengarahan dari Cortana. Anda akan mendapatkan pesan email yang dipersonalisasi menjelang awal hari kerja Anda ketika Cortana menemukan rekomendasi dokumen yang dapat ditindaklanjuti untuk Anda tinjau sebelum rapat dan permintaan tertunda dari email sebelumnya yang mungkin ingin Anda tindak lanjuti. Email ini juga akan memudahkan Anda untuk memesan "waktu fokus" selama hari kerja Anda untuk pekerjaan terfokus tanpa gangguan dengan pemberitahuan Microsoft Teams yang dibungkam.
Email Pengarahan berisi rekomendasi dan tindakan yang dipersonalisasi yang dapat Anda lakukan langsung di kotak masuk Anda.
Dapatkan sedikit jeda di antara rapat dengan membuatnya lebih pendek secara default
Di saat beban rapat Anda meroket dan kemungkinan memiliki banyak hari rapat berturut-turut, beristirahat sejenak di antara mereka bisa menjadi ide yang bagus. Anda dapat mengatur semua rapat agar berakhir lebih awal di Outlook di web atau Outlook untuk Windows, kembali 5-15 menit untuk melakukan peregangan atau minum kopi.
Atur janji dan acara agar berakhir lebih awal sebagai default di Pengaturan Kalender di Outlook untuk Windows dan web.
Ikuti terus Mainkan Email Saya di Outlook untuk Android
Triaging kotak masuk Anda dapat memakan waktu di hari Anda sehingga sangat bagus ketika Anda dapat mendengarkan dan menanggapi email Anda saat Anda sedang sibuk melakukan hal-hal lain. Biarkan Cortana membacakan pesan email baru Anda sehingga Anda dapat mendengarkan secara handsfree, tetap terhubung, dan dengan cepat mengetahui jika seseorang telah membuat perubahan pada kalender Anda. Pelajari lebih lanjut tentang itu di sini.
Anda juga dapat bergabung dalam rapat Teams dari Outlook dengan perintah suara.
Perbarui jam rapat Anda untuk memberi tahu rekan kerja saat Anda tersedia
Karena rapat terus menghabiskan sebagian besar hari Anda, pastikan Anda memperbarui jam rapat agar sesuai dengan ketersediaan yang diinginkan, dengan cara ini rekan kerja memiliki informasi terbaik tentang ketersediaan Anda untuk bertemu. Anda dapat mengatur ini di Pengaturan Kalender di Outlook di web atau di Opsi Kalender di Outlook untuk Windows di bawah “Jam kerja”.
Sebagian besar fitur baru ini tersedia sekarang atau dalam proses peluncuran.
Microsoft mengatakan mereka terus mencari cara untuk membantu pengguna mengatur waktu mereka dengan paling efektif dan menerima saran di Suara Pengguna channel.
