Az idő az egyik legértékesebb és legszűkebb erőforrás, és egy blogbejegyzésben a Microsoft részletesen bemutatta a Microsoft 365-höz tartozó összes új eszközt és szolgáltatást, amelyek segítségével a felhasználók kezelhetik ezt az erőforrást, azzal a céllal, hogy kevesebb időt tölt a találkozókra való felkészüléssel, megvédi személyes idejét, és a naptár rendszerezése, hogy egyensúlyban maradjon.

[lwptoc title=”Új Microsoft 365 időgazdálkodási eszközök” width=”50%” float=”right”]

Töltsön kevesebb időt a találkozókra való felkészüléssel

Az online értekezletek és videohívások felváltották az informális folyosói beszélgetéseket, az irodai bejelentkezéseket, és még néhány társas beszélgetést is. A több találkozó azt is jelenti, hogy több időre van szükség a felkészüléshez és a nyomon követés biztosításához. Az értekezlethez szükséges fájlok és e-mailek egyszerű megtalálása révén kevesebb időt tölthet a találkozó előkészítésével.

Találkozó Insights az Outlook for Androidban

Keresse meg a szükséges információkat a találkozásods az egyik hely-A Meeting Insights azokat az e-mail üzeneteket és fájlokat hozza, amelyeket találkozója szempontjából releváns lehet közvetlenül az esemény részleteiben a naptárában, így könnyen és gyorsan megtalálhatja, amire szüksége van. 

Az Outlook Mobile alkalmazásban a Meeting Insights az esemény részletei között található.

Jobb értekezlet Meghívók kezelése az Outlookban

Mostantól könnyebben és gyorsabban láthatja a megbeszélés összes részletét közvetlenül a postaládájában. Váltson az üzenetek és az értekezlet részletei között, megtekintheti a résztvevők listáját és az értekezleten részt vevőket, és akár online találkozót is hozzáadhat hozzá, ha a szervező elfelejtette. Nem kell többé e-mailt küldenie valakinek, hogy adjon hozzá egy Teams-linket!

A webes Outlookban megtekintheti az üzeneteket, a megbeszélés részleteit, a résztvevők válaszait, és közvetlenül a beérkezett üzenetek mappájából vehet fel egy online értekezletet.

Csatlakozzon online értekezletekhez egyetlen érintéssel

Az Outlook és a Teams már most is remekül működik együtt de a Microsoft tisztában van azzal, hogy egyes emberek más online értekezlet-szolgáltatások használatával értekezlet-meghívásokat kapnak. Számukra a Microsoft hozzáadta az egyérintéses JOIN-élményt az Outlook Mobile-ban, most, ha meghívást kap valakitől, aki olyan szolgáltatásokat használ, mint a Zoom vagy a Webex, csak a Csatlakozás gombra kell koppintania, hogy gyorsan online találkozzon velük.

Csatlakozzon egyetlen érintéssel a legtöbb értekezlethez az Android Outlook alkalmazásból.

Állítsa be, hogy az összes értekezlet automatikusan online jöjjön létre

Mivel a legtöbb ember még mindig távolról dolgozik, bevált gyakorlat, hogy mindig lehetőségünk van online csatlakozni egy megbeszéléshez. Beállíthatja ezt alapértelmezett beállításként az Outlook mobil és webes alkalmazásban, így soha nem felejti el újra hozzáadni a Teams hivatkozást. Ne aggódjon, továbbra is foglalhat szobát.

Az Outlook mobil és web beállításaiban kiválaszthatja, hogy az összes értekezlet alapértelmezés szerint online legyen létrehozva.

Védje személyes idejét

Insights from "A munka jövője” megemlítik, hogy a 9-től 5-ig tartó munkanap fogalma elhalványulhat, de egyben rugalmasabb időbeosztást is ad az embereknek. Az emberek a számukra megfelelő órákban dolgoznak, és személyes és családi kötelezettségeiket is hozzáadják a keverékhez. A délelőtti, esti és hétvégi órákban megnőtt a munkaidő, mivel az emberek munkaidőben időt szakítanak a személyes vagy családi ügyek intézésére. Mivel a személyes és a munkaidő és a terek összemosódnak, és az eszközök mindig melletted vannak, gondoskodnia kell arról, hogy a személyes ügyeihez beállított időt figyelembe vegye.

Adja hozzá személyes naptárát munkahelyi fiókjához 

Ha két naptárt vezet, bonyolult lehet, hogy legyen ideje a személyes eseményekre. Most, amikor személyes naptárt ad a webes Outlookhoz, az események időpontja foglaltként jelenik meg (részletek vagy információk nélkül), ha valaki megbeszélést szeretne ütemezni Önnel az Outlook ütemezési asszisztensével, és Ön is személyes naptárát a munkája mellett láthatja egy vagy egy nézetben.

Adjon hozzá személyes naptárat, hogy munkatársai tudják, mikor van valós elérhetősége.

Könnyen megoszthatja a preferenciáinak megfelelő időréseket

Az Outlook mesterséges intelligencia kulcsfontosságú képessége, amely segít a dolgok gyorsabb és egyszerűbb elvégzésében. Ezen kulcsfontosságú lehetőségek egyike a javasolt válaszok, amelyeket az Outlook mobil- és webes alkalmazásban használhat. Hamarosan az Outlook Mobile-ban javaslatokat fog látni az elérhetőség elküldésére vagy az értekezlet ütemezésére vonatkozóan, ha valaki találkozni szeretne Önnel.

Hamarosan az Outlook Mobile-ban a javasolt válaszok között szerepelni fog az elérhetőség egyszerű megosztása.

Ütemezze be az e-mailek kézbesítését

Mivel egyre többen veszik igénybe a rugalmas időbeosztás előnyeit, előfordulhat, hogy páratlan órákban próbálják ki, válaszolnak és küldenek e-mail üzeneteket. Annak érdekében, hogy ne kelljen „mindig bekapcsolva” lenniük, vagy ne kelljen zavarni őket a vakáció alatt, beállíthatja, hogy e-mailjeit jobb időpontban kézbesítsék. Írja meg e-mailjét az Ön számára megfelelő időpontban, és kézbesítse reggel 9 órakor, vagy amikor visszatérnek a nyaralásból.

Ütemezze be, hogy az üzenetet később, egy jobb időpontban küldje el, és az üzenetet később, jobb időben küldje el.

Halassza el az e-mail üzenetet későbbi használatra, amikor meg tudja oldani

Előfordul, hogy elolvas egy e-mailt, amelyre válaszolnia kell, vagy valamilyen intézkedést kell tennie, de ez nem a megfelelő időpont erre, vagy nem rendelkezik megfelelő információval, vagy esetleg valamihez kapcsolódik, amit később meg kell tennie. Annak érdekében, hogy a megfelelő időben kezelhesse az e-mail üzeneteket, elhalaszthatja őket, így szükség esetén újra a beérkező levelek tetején jelennek meg. Ehhez kattintson a jobb gombbal az üzenetre a webes Outlook alkalmazásban, vagy csúsztassa el az üzenetet az Outlook Mobile alkalmazásban.

Ha további segítségre van szüksége a személyes idő védelmével és a másokra való odafigyeléssel kapcsolatban, feltétlenül ellenőrizze, hogy mit MyAnalytics az Outlookban képes csinálni.

Kezelje naptárát, hogy egyensúlyban maradjon

Miközben az emberek a jó közérzet és a kiegyensúlyozottság érzetének megőrzésének módját keresik egy rugalmasabb munkarendben, kulcsfontosságú, hogy megtervezze a munkáját és hagyjon helyet a naptárban az öngondoskodásra. Ha megfelelő időben végzi el a dolgokat, és gondoskodik arról, hogy megtervezze és rangsorolja a feladatokat és a szüneteket a naptárban, akkor jobban irányíthatja és kiegyensúlyozottabbá teheti magát.

Könnyen létrehozhat feladatot mobil e-mail üzenetből

Sok e-mail üzenet tartalmaz műveletelemet, és ha feladatként felveheti őket, akkor hatékonyabban tervezheti meg a napját, és időt szánhat rájuk. Az összes feladat szinkronizálva van, és elérhető Microsoft 365, így létrehozhat egy feladatot az Outlook for iOS alkalmazásból, majd kezelheti az Outlookban vagy a Teendőben. Ezek az új feladatok ugyanazt az e-mail tárgyat fogják használni, és tartalmazzák az eredeti e-mailt, valamint az Outlookban folytatott beszélgetésre mutató hivatkozást a Teendők gyors hivatkozásához.

Könnyen hozzáadhat feladatokat a Teendőkhöz az Outlook Mobile alkalmazásból.

Jelölje ki az e-mail üzenet egy részét, és adja hozzá feladatként

Néha az e-mail tárgya nem elég részletes ahhoz, hogy feladatként hozzuk létre, és a Microsoftnak egy kicsit pontosabbnak kell lennie, amikor a Microsoft hozzáad egy e-mailt feladatként, hogy a Microsoft pontosan tudja, mit kell gyorsan tennie.

Jelölje ki az üzenet egy részét, és adja hozzá feladatként, hogy az e-mail mindig csatolva legyen.

Tervezze meg előre, mikor kell elvégeznie a feladatait

A tervezés, a prioritások meghatározása és a feladatok elvégzéséhez szükséges idő blokkolása segíthet abban, hogy szervezett maradjon, kézben tudja tartani a napját és a tennivalókat. A webes Outlookban használja a naptár Saját napom elemét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy időt jelöl ki a napi és heti fontos feladatok elvégzésére.

Húzzon át egy feladatot a Saját napom közül a naptárába, hogy blokkolt idővel és emlékeztetőkkel rendelkező eseménnyé alakítsa azokat.

Kérjen segítséget a Cortanától a napra való felkészüléshez

A Cortana segíthet felkészülni a napra, és lépést tartani a kötelezettségvállalásokkal és a találkozókkal Tájékoztató e-mail a Cortanától. Személyre szabott e-mail üzenetet fog kapni a munkanapja kezdete előtt, amikor a Cortana hasznos dokumentumokra vonatkozó javaslatokat talál, amelyeket meg kell tekintenie a megbeszélések előtt, valamint a függőben lévő kéréseket a korábbi e-mailekből, amelyeket esetleg követni szeretne. Ez az e-mail azt is megkönnyíti, hogy a munkanapja során „fókuszidőt” tartson fenn a megszakítás nélküli koncentrált munkához, miközben a Microsoft Teams értesítései el vannak némítva.

A tájékoztató e-mail személyre szabott ajánlásokat és műveleteket tartalmaz, amelyeket közvetlenül a beérkező levelek között végezhet el.

Tartson egy kis szünetet a megbeszélések között, ha alapértelmezés szerint lerövidíti azokat

Egy olyan időszakban, amikor a találkozók terhelése az egekbe szökött, és valószínűleg sok egymást követő találkozónap lesz, jó ötlet lehet egy rövid lélegzetvételnyi szünet közöttük. Beállíthatja, hogy a webes Outlookban vagy az Outlook for Windowsban minden értekezlet korán véget érjen, és 5-15 percet vissza kell várni, hogy elhúzódjon vagy igyon egy kávét.

A találkozók és események korai befejeződését állítsa be alapértelmezettként az Outlook for Windows és webes naptárbeállításaiban.

Érje el a Play My Emails funkciót az Android Outlookban

A beérkező levelek kiürítése eltarthat a nap folyamán, ezért nagyszerű, ha meghallgathatja e-mailjeit, és válaszolhat rájuk, miközben mással van elfoglalva. Hagyja, hogy a Cortana felolvassa az új e-mail üzeneteket, így kihangosítva hallgathatja, kapcsolatban maradhat, és gyorsan megtudhatja, ha valaki módosította a naptárát. Tudjon meg többet róla itt.

Hangutasításokkal is csatlakozhat egy Teams-értekezlethez az Outlook alkalmazásból.

Frissítse a megbeszélések idejét, hogy értesítse munkatársait, amikor elérhető

Mivel az értekezletek továbbra is a napok nagy részét teszik ki, ügyeljen arra, hogy frissítse a megbeszélések időpontját, hogy megfeleljen a kívánt elérhetőségnek, így a munkatársak a legjobb információhoz juthatnak a találkozási lehetőségekről. Ezt a webes Outlook naptárbeállításaiban vagy az Outlook for Windows naptárbeállításaiban a „Munkaidő” alatt állíthatja be.