Signature d'e-mail Outlook : comment créer, ajouter et modifier

En raison de notre interconnexion sans cesse croissante, le courrier électronique est devenu un élément essentiel de notre vie personnelle et professionnelle, que nous ayons un problème à résoudre ou que nous souhaitions rattraper nos amis et notre famille.

Comme Outlook est l'un des meilleurs clients de messagerie sur le marché, l'utilisation d'une belle signature de messagerie Outlook peut augmenter considérablement votre professionnalisme, ce qui peut, à son tour, avoir des conséquences considérables sur votre vie personnelle et professionnelle.

À l'aide de cet article, vous apprendrez à créer, ajouter et modifier une signature de courrier électronique Outlook, ce qui vous permettra de faire bonne impression sur vos contacts de messagerie.

Meilleures pratiques pour les signatures d'e-mails

Pour assurer la gestion et la pratique les plus efficaces des signatures d'e-mails, quelques éléments doivent être pris en compte :

• Soyez bref et visuellement attrayant
• Inclure les coordonnées nécessaires
• Pour persuader les lecteurs d'agir, incluez un appel à l'action (CTA)
• Assurez-vous que cela fonctionne sur mobile
• Utilisez des icônes de médias sociaux avec des liens
• Respectez la taille de l'image de signature d'e-mail Outlook (Plus-value inférieur à 650px de largeur et maximum de 10 Ko. Quand il s'agit de utilisation du logo, une taille de 100x100px est recommandée)
• Utilisez des séparateurs et des séparateurs

Pour les signatures d'e-mail Outlook, la taille de l'image doit rester moins de 650 pixels de large. Si vous ne souhaitez pas redimensionner une image dans la signature d'e-mail Outlook, assurez-vous que votre image ne dépasse pas 10 Ko. Une taille de logo de 100 pixels de large et jusqu'à 100 pixels de haut convient à une signature d'e-mail Outlook.

Conseil : Si vous souhaitez accéder aux fichiers de signatures pour ce client de messagerie, il est important de savoir où se trouve l'emplacement de la signature de messagerie Outlook. Pour ouvrir ce dossier, appuyez sur la combinaison de touches Win + R et saisissez le chemin suivant : 
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Maintenant que nous sommes à jour avec les dernières pratiques, plongeons dans les étapes que vous devez suivre.

Comment créer une signature de courrier électronique Outlook

1. Ouvrez les options de signature Outlook

1. Cliquez Message dans la barre d'outils supérieure, puis choisissez Signature > Signatures.
2. Choisissez Mail dans la barre latérale gauche. L'emplacement de l'option varie selon que vous répondez ou créez un nouvel e-mail.
3. Trouvez le Composer des messages section, et cliquez sur Signatures.

2. Créez une nouvelle signature et ajoutez des informations de contact

Notes: Vous pouvez également explorer le Modèles de signature de courrier électronique Microsoft Outlook pour vous inspirer sur ce sujet.

1. Cliquez Nouveauté sous le Sélectionnez Signature pour modifier section et saisissez un nom pour votre signature.
2. Créez votre signature sous le Editer la signature section. Assurez-vous d'utiliser les options pour modifier les polices, les couleurs et les tailles, ou utilisez Word pour personnaliser votre signature en utilisant la galerie de signatures d'e-mails, puis en la copiant-collant dans cette zone de texte.
3. Complétez les informations requises dans Choisir la signature par défaut en ajoutant un compte de messagerie et quand faire apparaître automatiquement la signature (réponses ou transferts d'e-mails). Si vous ne voulez pas que cela soit activé, laissez la valeur (aucune) définie et appuyez sur OK.

3. Ajoutez une touche professionnelle

Ajoutez un logo ou une image à la signature pour que votre signature électronique se démarque de la foule.

Pour ce faire, procédez comme suit:

1. Créez un nouveau message et choisissez Signature > Signatures.
2. Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser dans la Sélectionnez la signature à modifier boîte.
3. Veuillez sélectionner l'icône de l'image, trouver votre image et sélectionner insérer pour l'ajouter à la signature.
4. Redimensionnez et recadrez votre image selon vos désirs en cliquant avec le bouton droit sur l'image et en choisissant Image. Vous pouvez modifier sa taille en utilisant le Taille languette. Assurez-vous d'activer le Verrouiller le format d'image option pour conserver les proportions du fichier.
5. Après avoir terminé ce processus, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

 Comment ajouter une signature dans Outlook 365 ?

Que vous vous demandiez comment ajouter automatiquement une signature dans Outlook 365 ou que vous souhaitiez utiliser la signature occasionnellement, vous trouverez plus d'informations ci-dessous :

Ajouter une signature automatiquement

Après l'avoir créé, vous voudrez vous assurer que votre signature d'e-mail s'affiche par défaut sur chaque nouvel e-mail que vous écrivez.

1. Ouvrez le Options de signature comme décrit dans Étape 1.
2. En vertu des Normes sur l’information et les communications, les organismes doivent rendre leurs sites et applications Web accessibles. Ils y parviennent en conformant leurs sites Web au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Choisissez la section de signature par défaut, utilisez le menu déroulant et sélectionnez l'e-mail avec lequel vous souhaitez l'utiliser.
3. Choisissez la signature nouvellement créée et cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.

Ajouter une signature manuellement

1. Ouvrez un nouveau message électronique.
2. Cliquez Signature trouvé sur le Message languette.
3. Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant.

Comment changer la signature de votre e-mail Outlook

1. Ouvrez le Options de signature en suivant la méthode de l'étape 1.
2. Choisissez la signature que vous souhaitez modifier dans la liste.
3. Modifiez-le en utilisant les options affichées.
4. Cliquez Épargnez pour que les paramètres soient appliqués.

Personnalisation des signatures pour différents comptes

Vous pouvez modifier les signatures de chaque compte de messagerie Outlook si vous avez plusieurs configurations. Cela vous permet de modifier vos signatures en fonction de l'objectif de l'e-mail ou du public visé.

1. Ouvert Options de signature, puis choisissez le compte de messagerie que vous souhaitez personnaliser.
2. Modifiez la signature respective en fonction de vos nouveaux besoins.
3. Cliquez OK Pour enregistrer les modifications.
4. Répétez le même processus pour tous les e-mails si vous souhaitez utiliser plus de signatures personnalisées.

En conclusion, une signature électronique robuste peut vous aider à construire l'identité de votre entreprise et encourager une meilleure communication.

Votre signature électronique Outlook peut être facilement créée, ajoutée et modifiée en suivant les instructions de cet article. Gardez votre communication simple, professionnelle et constante sur toutes les plateformes en suivant ces conseils.