Automaattisen poissaolovastauksen asettaminen Outlookissa
2 min. lukea
Julkaistu
Jaa tämä artikkeli
Paranna tätä ohjetta
Lue ilmoitussivumme saadaksesi selville, kuinka voit auttaa MSPoweruseria ylläpitämään toimitustiimiä Lue lisää
On tullut yhä tärkeämpää pitää yhteyttä työtovereihin myös silloin, kun olet poissa toimistosta. Etkö ole varma, kuinka Poissa toimistosta asetetaan Outlookissa? Olemme turvassa!
Microsoft Outlook tarjoaa tähän aiheeseen liittyvän kätevän ominaisuuden, joka tunnetaan nimellä Out Of Office Automatic Reply, jonka avulla käyttäjät voivat ilmoittaa sähköpostikontakteilleen poissaolostaan ja antaa heille asiaankuuluvat vaihtoehtoiset yhteystiedot.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit määrittää automaattisen Poissa-vastauksen määrittämisen Outlookissa, jotta voit pysyä ammattimaisena ja pitää yhteyttä, vaikka et olisikaan työpöytäsi ääressä.
Kuinka voin määrittää Out of Office -vastauksen Outlookissa?
Alla näet tarkat vaiheet, jotka sinun on suoritettava asettaaksesi automaattisen vastauksen onnistuneesti Outlookissa:
- Avaa Microsoft Outlook tietokoneellasi.
- Valitse filee -välilehti vasemmasta yläkulmasta ja valitse Automaattiset vastaukset vaihtoehto avattavasta valikosta.
Huomautus: varten Outlook 2007, käyttää Työkalut > Poissa toiminnasta Assistant. - Määritä automaattisen Poissaolo-vastauksen kesto.
- Valitse Oma organisaatio -välilehti, ja kirjoita mukautettu vastauksesi käytettäväksi vastauksena kollegoille.
- Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia yrityksesi ulkopuolisille henkilöille, napsauta Oma organisaatio -välilehden ulkopuolellaja aseta mukautettu viesti.
- Tallenna muutokset napsauttamalla OK.
Parhaat käytännöt Out of Office -vastauksen asettamiseen Outlookissa
- Käytä lyhyitä kappaleita varmistaaksesi, että se on helppo lukea ja ymmärtää
- Vältä monimutkaisten, epäselvien termien tai ammattislangen käyttöä
- Mainitse aikavyöhykkeiden erot matkustaessasi
- Tarkista, onko viestissäsi virheitä tai kirjoitusvirheitä
Automaattisen Poissaolo-vastauksen määrittäminen Outlookissa on suoraviivainen, mutta tärkeä toimenpide, jolla varmistetaan riittävä kontakti ihmisten kanssa ollessasi poissa.
Poissaoloviestisi Outlookissa tulee kirjoittaa ammattimaisesti ja kohteliaasti ja määrittää poissaoloaikasi ja vaihtoehtoiset yhteyshenkilöt. Tämä varmistaa, että yhteyshenkilösi saavat tietoa ja heistä huolehditaan riittävästi, kun olet poissa.
